CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ MÔ HÌNH THÔNG TIN CÔNG TRÌNH TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH THỦY LỢI 1.1 Tổng quan về quản lý dự án đầu tư xây dựng 1.1 Dự án đầu tư xây dựng Dự án xây dựng là cách gọi tắt của dự án đầu tư xây dựng công trình, được giải thích trong Luật Xây dựng năm 2014 như sau:“ Dự án đầu tư xây dựng là tập hợp các đề xuất có liên quan đến việc sử dụng vốn để tiến hành hoạt động xây dựng để xây dựng mới, sửa chữa, cải tạo công trình xây dựng nhằm phát triển, duy trì, nâng cao chất lượng công trình hoặc sản phẩm, dịch vụ trong thời hạn và chi phí xác định. Ở giai đoạn chuẩn bị dự án đầu tư xây dựng, dự án được thể hiện thông qua Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi đầu tư xây dựng, Báo cáo nghiên cứu khả thi đầu tư xây dựng hoặc Báo cáo kinh tế - kỹ thuật đầu tư xây dựng” [3].2 Phân loại dự án đầu tư xây dựng Các dự án đầu tư xây dựng rất đa dạng về quy mô, cấp độ và thời hạn sử dụng… Do vậy, tuỳ theo mục đích đặc thù và cách thức quản lý mà người ta có thể phân loại dự án đầu tư theo nhiều tiêu chí khác nhau. Theo quy định tại Điều 5 Nghị định số 59/2015/NĐ-CP [4] phân loại dự án đầu tư xây dựng như sau: - Dự án đầu tư xây dựng được phân loại theo quy mô, tính chất, loại công trình chính của dự án gồm: Dự án quan trọng quốc gia, dự án nhóm A, dự án nhóm B và dự án nhóm C theo các tiêu chí quy định của pháp luật về đầu tư công - Phân loại theo quy mô, tính chất, loại công trình chính của dự án: Dự án quan trọng quốc gia; Dự án đầu tư xây dựng công trình nhóm A; Dự án đầu tư xây dựng công trình nhóm B; 5 Dự án đầu tư xây dựng công trình nhóm C. - Loại dự án đầu tư xây dựng công trình chỉ cần yêu cầu lập Báo cáo kinh tế - kỹ thuật đầu tư xây dựng: Dự án đầu tư công trình xây dựng sử dụng cho mục đích tôn giáo; Dự án đầu tư công trình xây dựng mới, sửa chữa, cải tạo, nâng cấp có tổng mức đầu tư dưới 15 tỷ đồng (không bao gồm tiền sử dụng đất).
- Phân loại dự án đầu tư xây dựng theo loại nguồn vốn sử dụng: Dự án đầu tư xây dựng từ nguồn vốn ngân sách nhà nước; Dự án đầu tư xây dựng vốn ngoài ngân sách; Dự án đầu tư xây dựng sử dụng vốn khác.3 Đặc điểm của dự án đầu tư xây dựng - Dự án đầu tư xây dựng cơ bản có tính chất cố định, nơi sản xuất gắn liền với nơi tiêu thụ sản phẩm. Sản phẩm của dự án đầu tư xây dựng là những tài sản cố định, có chức năng tạo ra sản phẩm và dịch vụ khác cho xã hội, thường có vốn đầu tư lớn, do nhiều người, thậm chí do nhiều cơ quan, đơn vị cùng tạo ra; - Dự án đầu tư xây dựng cơ bản có quy mô lớn, kết cấu phức tạp; - Dự án đầu tư xây dựng cơ bản có thời gian sử dụng lâu dài, chất lượng của sản phẩm có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả hoạt động của các ngành khác.4 Quản lý dự án đầu tư xây dựng Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, theo dõi và kiểm soát tất cả những vấn đề của một dự án và điều hành mọi thành phần tham gia vào dự án đó nhằm đạt được những mục tiêu của dự án đúng thời hạn trong phạm vi ngân sách được được duyệt với các chi phí, chất lượng và khả năng thực hiện chuyên biệt. Nói cách khác QLDA là công việc áp dụng các chức năng và hoạt động của quản lý vào suốt vòng đời của dự án hay nói cách khác QLDA là việc huy động các nguồn lực và tổ chức các công nghệ để thực hiện được mục tiêu đề ra. 6 QLDA đầu tư xây dựng là một quá trình phức tạp nó mang tính duy nhất không có sự lặp lại, không xác định rõ ràng và không có dự án nào giống dự án nào.
Mỗi dự án có địa điểm khác nhau, không gian và thời gian khác nhau, yêu cầu về số lượng và chất lượng khác nhau, tiến độ khác nhau, con người cũng khác nhau,…thậm chí trong quá trình thực hiện dự án còn có sự thay đổi mục tiêu, ý tưởng từ Chủ đầu tư. Cho nên việc điều hành QLDA xây dựng cũng luôn thay đổi linh hoạt, không có công thức nhất định [3]. Theo Viện quản lý dự án (PMI): “Quản lý dự án là ứng dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động dự án để thỏa mãn các yêu cầu của dự án”. Theo Giáo trình quản lý dự án của tác giả TS.
Từ Quang Phương: “Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép” [5].1 Mục đích của quản lý dự án Một số mục đích chủ yếu của QLDA như sau: - Liên kết tất cả các công việc, các hoạt động của dự án; - Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa nhóm quản lý dự án với khách hàng và các nhà cung cấp đầu vào cho dự án; - Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án; - Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh và điều chỉnh kịp thời trước những thay đổi hoặc điều kiện không dự án được. Tạo điều kiện cho việc đàm phán trực tiếp giữa các bên liên quan để giải quyết những bất đồng; - Tạo ra những sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn; - Mục tiêu cơ bản của QLDA nói chung là hoàn thành các công việc dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo tiến độ 7 thời gian cho phép [6].2 Vai trò của quản lý dự án - QLDA giúp chủ đầu tư hoạch định, theo dõi và kiểm soát tất cả những khía cạnh của dự án và khuyến thích mọi thành phần tham gia vào dự án đó nhằm đạt được những mục tiêu của dự án đúng thời hạn với chi phí, chất lượng và thời gian như mong muốn ban đầu; - Kết quả cuối cùng cần đạt được (chất lượng của dự án): Mỗi một dự án thường đặt ra một hay nhiều mục tiêu cần đạt được (mục tiêu kỹ thuật công nghệ, mục tiêu kinh tế tài chính, mục tiêu kinh tế xã hội, quốc phòng…) nhưng chất lượng cuối cùng mới là quan trọng nhất [5].3 Đặc điểm của quản lý dự án đầu tư xây dựng QLDA bao gồm những đặc trưng cơ bản sau: - Chủ thể của QLDA chính là người QLDA: Khách thể của QLDA liên quan đến phạm vi công việc của dự án. Những công việc này tạo thành quá trình vận động của hệ thống dự án. Quá trình vận động này được gọi là chu kỳ tồn tại của dự án; - Mục đích của QLDA là để thể hiện được mục tiêu dự án, tức là sản phẩm cuối cùng phải đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.
Bản thân việc quản lý không phải mục đích mà là cách thực hiện mục đích; - Chức năng của QLDA có thể khái quát thành nhiệm vụ lên kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo, điều tiết, khống chế dự án. Nếu tách rời các chức năng này thì dự án không thể vận hành có hiệu quả, mục tiêu quản lý cũng không được thực hiện. Quá trình thực hiện mỗi dự án cần có tính sáng tạo, vì thế chúng ta thường coi việc QLDA là quản lý sáng tạo.4 Quá trình quản lý dự án - QLDA bao gồm ba giai đoạn chủ yếu. Đó là việc lập kế hoạch, điều phối thực hiện và giám sát: Lập kế hoạch: Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định công việc, dự tính 8 nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát triển một kế hoạch hành động thống nhất, theo trình tự logic, có thể biểu diễn dưới dạng sơ đồ hệ thống hoặc theo các phương pháp lập kế hoạch truyền thống; Điều phối thực hiện dự án: Đây là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm: tiền vốn, lao động, thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và quản lý tiến độ.
Giai đoạn này chi tiết hóa thời gian, lập lịch trình cho từng công việc và toàn bộ dự án (khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc), trên cơ sở đó, bố trí tiền vốn, nhân lực và thiết bị cho phù hợp; Giám sát: Đây là quá trình theo dõi kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình thực hiện, báo cáo hiện trạng và đề xuất biện pháp giải quyết những vướng mắc trong quá trình thực hiện. Cùng với hoạt động giám sát, công tác đánh giá dự án giữa kỳ và cuối kỳ cũng được thực hiện nhằm tổng kết rút kinh nghiệm, kiến nghị các pha của dự án. Chủ trương, ý tưởng đầu tư Xác định Chủ đầu tư Chuẩn bị đầu tư Dự án được phê duyệt Thực hiện đầu tư Dự án được nghiệm thu Kết thúc đầu tư Hình 1.1 Quy trình thực hiện đầu tư xây dựng - Công tác QLDA các dự án có một quá trình bao gồm nhiều công việc. Chủ đầu tư hoặc Ban QLDA Nhà nước trực tiếp hoặc gián tiếp giao vốn để thực hiện Dự án từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư đến giai đoạn kết thúc xây dựng đưa vào khai thác sử dụng với mục đích cuối cùng là tạo ra những sản phẩm đáp ứng yêu cầu đề ra, sử dụng có hiệu quả.
Để làm được điều này cơ quan trực tiếp đảm nhận QLDA phải làm tốt các công 9 việc sau: Lập và xin phê duyệt quy hoạch; lập báo cáo đầu tư (dự án nhóm quan trọng Quốc gia), lập Dự án đầu tư; các bước thiết kế; đấu thầu; chỉ định thầu; các thủ tục cần thiết để đủ điều kiện khởi công được công trình; QLCL công trình; thanh toán vốn đầu tư; đưa Dự án vào khai thác sử dụng.