CHƯƠNG 1 – CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ TINH GỌN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Lịch sử và khái niệm và các nguyên tắc quản trị tinh gọn 10.1 Lịch sử quản trị tinh gọn. Quản trị tinh gọn được phát triển từ hệ thống của Toyota (Toyota Production System - TPS). Cùng với các cộng sự của mình, Toyoda đã thiết lập một hệ thống sản xuất với mục tiêu là loại bỏ các lãng phí và hoạt động không mang lại giá trị cho khách hàng. Thuật ngữ quản trị tinh gọn đã xuất hiện hầu hết trong các lĩnh vực như sản xuất, bệnh viện, bảo hiểm, ….
Hình 1: Lịch sử hình thành Quản trị tinh gọn Nguồn: http://quản trị tinh gọnsigmavn.com/quản trị tinh gọn-la-gi/ Luan van 8 Bảng 1: Bảng so sánh các loại hình sản xuất Nguồn: http://quantri.vn/dict/details/9164-phan-loai-san-xuat Thời kỳ sản xuất hàng Sản xuất đơn chiếc Sản xuất hàng khối loạt - Chủng loại sản - Số chủng loại sản phẩm - Số chủng loại sản phẩm được sản xuất được sản xuất ra ít thường chỉ phẩm được sản xuất ra ra rất nhiều nhưng sản có một vài loại sản phẩm với tương đối nhiều nhưng lượng mỗi loại được khối lượng sản xuất hàng năm khối lượng sản xuất Khái niệm sản xuất rất nhỏ rất lớn hàng năm mỗi loại sản phẩm chưa đủ lớn để mỗi loại sản phẩm có thể được hình thành một dây chuyền sản xuất độc lập - Công nhân có tay - “Thiết bị máy móc thường - “Công nhân có tay nghề cao”; là các loại thiết bị chuyên nghề thấp và chỉ thao - “Đối với 2 công dùng hoặc các thiết bị tự động, tác một vài công đoạn việc khác nhau thì được sắp xếp thành các dây nhỏ trên chuyền”; không cần tính chính chuyền khép kín cho từng loại - “Số lượng công nhân xác”; sản phẩm”. lớn”; - “Chất lượng cao”; - “Khâu chuẩn bị kỹ thuật sản - “Chi phí sản xuất - “Chi phí sản xuất xuất như thiết kế sản phẩm, rẻ”. chế tạo các mẫu thử sản phẩm và quy trình công nghệ gia Đặc điểm công sản phẩm được chuẩn bị rất chu đáo trước khi đưa vào sản xuẩt đồng loại”. - “Trình độ chuyên môn hoá người lao động cao”.
- “Chất lượng sản phẩm ổn định, giá thành hạ”. - “Nhu cầu vốn đầu tư ban đầu vào các thiết bị chuyên dùng rất lớn”. Luan van 9 “Trải quá quá trình hình thành và phát triển, Toyota đã áp dụng TPS và xây dựng một ngôi nhà để biểu diễn hệ thống sản xuất Toyota”. Hình 2: Ngôi nhà chất lượng của Toyota Nguồn: http://nguonlucdoanhnghiep.com/phuong-phap-quan-tri-chat-luong- theo-mo-hinh-tps.html Hình ảnh ngôi nhà chất lượng lượng của Toyota được miêu tả thông qua hệ thống TPS đã trở thành biểu tượng của một hệ thống có kết cấu chặt chẽ và vững chắc của Hệ thống sản xuất hiện đại.
Bắt đầu từ phần nền móng của ngôi nhà được thể hiện bằng triết lý kinh doanh với các công cụ: quản lý trực quan, chuẩn hóa quy trình và cân bằng sản xuất. Hai nhân tố quan trọng cấu thành là Vừa đúng lúc (Just-in-Time – JIT) tức là khi cần thì mới sản xuất và không sản xuất thừa cũng như sản xuất sớm hơn yêu cầu; và Tự động phòng chống lỗi (Jidoka) nghĩa là trong quá trình tạo sản phẩm không có phế phẩm cho công đoạn tiếp theo và giai đoạn trước sẽ phục vụ và cung Luan van 10 cấp sản phẩm cho giai đoạn sau theo đúng yêu cầu. Phần trung tâm ngôi nhà đề cao sự quan trọng của tập thể nhằm cải tiến liên tục và giảm lãng phí. Mái nhà là tập hợp các yếu tố Chất lượng, Chi phí, Thời gian giao hàng, An toàn, Tinh thần lao động.2 Khái niệm quản trị tinh gọn Quản trị tinh gọn là cách gọi khác của hệ thống TPS đồng thời được cải tiến để phù hợp với các Hệ thống kinh doanh khác nhau.
Quản trị tinh gọn được định nghĩa là: Cải tiến từ những công việc nhỏ nhất: Tập trung huy động trí não tập thể và cùng nhau thảo luận nhằm xây dựng những kinh nghiệm, kỹ năng và trí óc của cả nhóm làm việc nhằm thu thập và phát huy các sáng kiến, triển khai giải pháp của cả tập thể kể cả những cải tiến nhỏ nhất mà không cần đầu tư với chi phí lớn Đặc điểm của quản trị tinh gọn: –Không tồn tại lãng phí trong quá trình sản xuất kinh doanh –Loại trừ và giảm thiểu tối đa các loại lãng phí; –Đơn giản hóa công việc nhưng vẫn hoàn thành mục tiêu; –Sản phẩm đạt chất lượng tốt nhất khi có một môi trường sản xuất ổn định –Tiêu chuẩn hóa công việc thực hiện được các mục tiêu; –Áp dụng triệt để hệ thống kéo (Pull) / Vừa đúng lúc(Just-In-Time (JIT); –Khách hàng chỉ chấp nhận sản phẩm khi sản phẩm đó đạt yêu cầu và đáp ứng vượt sự mong đợi; - Các giải pháp được áp dụng từng bước 1 và được được điều chỉnh trong quá trình áp dụng; - Giảm thiểu tối đa qua việc lưu kho để tối ưu chi phí; - Áp dụng vòng tròn Deming Hoạch định – Thực hiện – Kiểm tra – Khắc phục (PDCA). Trong quản trị tinh gọn, giá trị của một sản phẩm được xác định hoàn toàn dựa trên việc sản phẩm đó có đáp ứng được nhu cầu và mong đợi của khách hàng. Luan van 11 Theo nghiên cứu của Trung tâm Nghiên cứu Doanh nghiệp Quản trị tinh gọn (Quản trị tinh gọn Enterprise Research Centre) các hoạt động trong QUẢN TRỊ TINH GỌN được chia ra như sau: Hoạt động tạo ra giá trị tăng thêm 5% Hoạt động không tạo ra giá trị tăng thêm 60% Hoạt động cần thiết nhưng không tạo ra giá trị tăng thêm 35% ----------------------------------------------------------------- Tổng các hoạt động 100% Nghiên cứu này chỉ ra rằng có đến 60% các hoạt động ở tại một công ty sản xuất đặc trưng có khả năng được loại bỏ. Theo quản trị tinh gọn có 7 dạng lãng phí trong quá trình sản xuất kinh doanh: - Lãng phí do Sản xuất thừa: Là sản xuất ra nhiều sản phẩm hơn yêu cầu của khách hàn.
Điều này dẫn đến tăng chi phí lưu kho, bảo quản, chi phí nhân công. - Lãng phí do tồn kho: Các lãng phí tồn kho có thể nguyên liệu, bán thành phẩm(WIP) hoặc là các sản phẩm hoàn thiện. Điều này phản ảnh nguồn vốn bỏ ra chưa tạo doanh thu. Vì vậy, tồn kho quá mức cần thiết sẽ gây lãng phí cho doanh nghiệp và khách hàng.
- Lãng phí do sai lỗi: Sản phẩm lỗi phải sửa chữ, khắc phục (Ví dụ nhập sai dữ liệu, thông tin, kiểm soát quá trình kém, chương trình sai sót, nhầm lẫn, thông tin không chính xác). - Lãng phí do Chờ đợi: là thời gian công nhân chờ bán thành phẩm từ một quá trình khác hay máy móc, thiết bị đợi nguyên vật liệu khi bàn giao ca. - Lãng phí trong vận chuyển: Mỗi khi một sản phẩm được vận chuyển, ví dụ chuyển nguyên vật liệu từ kho tới phân xưởng sản xuất hay giữa các công đoạn với nhau, đều có nguy cơ xảy ra như hỏng hóc, thất thoát, bị chậm trễ. Hơn nữa khách hàng không trả tiền cho việc này.
- Lãng phí do Xử lý thừa: Các vận động cả tinh thần và thể chất của cá nhân không tạo ra giá trị (ví dụ như việc tìm kiếm hồ sơ, tài liệu hay Luan van 12 thông tin trên máy tính, di chuyển không cần thiết do cách bố trí mặt bằng văn phòng, phân xưởng). - Lãng phí trí tuệ: Không sử dụng hết năng lực và đóng góp của người lao động. Tìm ra 7 lãng phí và loại bỏ hoặc giảm liên tục các lãng phí là mục tiêu hàng đầu khi triển khai quản trị tinh gọn .3 Các nguyên tắc Quản trị tinh gọn. Triển khai áp dụng Quản trị tinh gọn tại doanh nghiệp cần tuân thủ nguyên tắc ứng dụng như sau: –Nhận biết giá trị từ quan điểm của khách hàng cuối cùng đối với sản phẩm và dịch vụ.
–Xác định tất cả các bước trong dòng giá trị cho mỗi nhóm sản phẩm, loại trừ những bước cho thấy không tạo giá trị gia tăng. –Sắp xếp các bước tạo giá trị gia tăng theo một trật tự chặt chẽ đảm bảo sản phẩm được sản xuất trôi chảy hướng theo yêu cầu của khách hàng. –Khi luồng quá trình đã được thiết kế, hệ thống kéo sẽ được ứng dụng (khách hàng kéo giá trị theo hướng người với dòng quá trình). –Khi giá trị đã được xác định, dòng giá trị được nhận biết, các bước lãng phí được loại bỏ, luồng quá trình và hệ thống kéo được đưa vào, lại bắt đầu quá trình và tiếp tục cho đến khi đạt tới sự hoàn hảo, khi đó giá trị là hoàn hảo nhất và không có lãng phí.
Quy trình liên tục Quy trình liên tục là sự kết hợp giữa yếu tố về con người, máy móc, nguyên vật liệu, phương pháp nhằm tạo thành một dòng chảy công việc hoàn hảo, trong đó dòng nguyên liệu luôn trong thạng thái chuyển đổi từ công đoạn trước sang công đoạn sau mà không bị tồn để chờ xử lý từ đó tiết kiệm thời gian của chờ đợi của công nhân, máy móc. Luan van 13 Nguyên tắc Sản xuất kéo (Pull) Sản xuất Kéo – Còn được gọi là Sản xuất Vừa đúng lúc - JIT, sản xuất kéo tức là chỉ tạo sản phẩm khi cần và vào thời gian cần thiết. Khi các công ty bắt đầu thay đổi chiến lược quản trị, họ đều có một khái niệm chung là áp dụng quá trình Vừa đúng lúc trong việc cung cấp và phân phối sản phẩm. Khái niệm Vừa đúng lúc tập trung vào việc sản xuất ra những chi tiết thích hợp với số lượng yêu cầu trong thời gian cần thiết và cung cấp đến đúng nơi cần.
Nhờ đó mà giảm được tồn kho vật liệu và hàng đang gia công trên dây chuyền, dòng chảy quá trình suôn sẻ hơn và tạo không gian để sẵn sàng làm công việc khác. Khái niệm Đúng lúc đơn giản là chỉ đặt vật liệu khi nào cần. Bộ phận sản xuất và lắp ráp chỉ sản xuất khi cần, sau đó thay đổi cho đơn hàng tiếp theo. Vừa đúng lúc đòi hỏi 100% chi tiết làm ra đạt chất lượng và chuyển ngay sang quá trình kế tiếp.
Mọi bộ phận đều được tiêu thụ trong một thời gian ngắn và không xuất tiền đầu tư vào loại vật liệu nào mà chưa được bán ngay. Chất lượng từ gốc (Quality at the Source) Nguyên tắc chất lượng từ gốc có nghĩa là xây dựng chất lượng từ gốc, hoặc giải thích bằng từ đơn giản hơn có nghĩa là không chuyển giao khuyết tật. “Chất lượng cao và Vừa đúng lúc là hai trụ cột quan trọng trong Quản trị tinh gọn và cần phải song hành với nhau. Việc giảm tổng thời gian sản xuất (Lead Time) không có ý nghĩa gì nếu như không loại bỏ khuyết tật ra khỏi dòng giá trị.