CHƯƠNG I CÁC VẤN ĐỀ LÍ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 1. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp 1. Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu Để tiến hành sản xuất kinh doanh ba yếu tố cơ bản đó là: tư liệu lao động, sức lao động và đối tượng lao động. Trong các doanh nghiệp xây lắp nguyên vật liệu là đối tượng lao động không thể thiếu được.
Nguyên vật liệu( NVL) là đối tượng lao động, là tài sản ngắn hạn, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình xây lắp, là cơ sở vật chất cấu tạo nên thực thể của sản phẩm. Nguyên vật liệu trong ngành xây lắp rất đa dạng, phong phú về chủng loại, phức tạp về kỹ thuật.Trong mỗi quá trình sản xuất, nguyên vật liệu không ngừng chuyển hóa biến đổi cả về mặt hiện vật và giá trị. Về hiện vật, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ thi công công trình, bị tiêu hao toàn bộ không giữ nguyên hình thái ban đầu. Xét về mặt giá trị thì nguyên vật liệu là một bộ phận của vốn kinh doanh.Khi tham gia sản xuất, nguyên vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của chúng vào giá trị công trình mới tạo ra.
Mỗi quá trình thi công xây lắp đều là sự kết hợp của ba yếu tố: đối tượng lao động, sức lao động và tư liệu lao động. Nguyên vật liệu là tư liệu lao động, vì thế chúng không thể thiếu được trong quá trình thi công xây lắp. Mặt khác, trong ngành xây dựng cơ bản nguyên vật liệu thường chiếm từ 60% đến 70% giá trị công trình. Số lượng và chất lượng công trình đều bị quyết định bởi số lượng và chất lượng nguyên vật liệu tạo ra nó.Nguyên vật liệu có chất lượng cao, đúng quy cách, chủng loại phù hợp với công trình thì mới tạo ra những công trình có chất lượng cao.
Do đó, việc tăng cường quản lý công tác Sv: Viên Thị Nga Lớp: CQ49/21.04 Luan van Luận văn tốt nghiệp 4 Học viện Tài chinh kế toán nguyên vật liệu, đảm bảo bảo việc sử dụng tiết kiệm và hiệu quả nhằm hạ thấp chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập cho doanh nghiệp đang là yêu cầu cấp thiết. Yêu cầu quản lí nguyên vật liệu trong quá trình xây lắp Xuất phát từ vai trò đặc điểm nguyên vật liệu trong quá trình thi công xây lắp thì quản lý nguyên vật liệu là một yêu cầu không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp xây lắp nào. Vì vậy các doanh nghiệp xây lắp cần thiết phải tổ chức tốt việc quản lý hạch toán một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu từ khâu thu mua , vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu nhằm mục đích tiết kiệm, ngăn ngừa mất mát, tránh lãng phí trong toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh. - Khâu thu mua: Để quá trình thi công được tiến hành bình thường, DN phải luôn đảm bảo NVL được thu mua đủ khối lượng, đúng quy cách, chủng loại.
Kế hoạch thu mua phù hợp với tiến độ thi công công trình. Đồng thời phải tiến hành phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua để cho nguồn mua bảo đảm số lượng, chất lượng, chi phí thấp nhất. - Khâu bảo quản: phải quan tâm tới việc tổ chức kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ phương tiện cân đo kiểm tra, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại NVL, tránh hư hỏng, mất mát, hoa hụt đảm bảo an toàn là 1 trong những yêu cầu quản lí NVL. - Khâu dự trữ: Doanh nghiệp xây lắp cần phải quản lý theo định mức dự trữ nguyên vật liệu tránh tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm nguyên vật liệu ảnh hưởng đến tốc độ chu chuyển vốn và tiến độ thi công các công trình.
- Khâu sử dụng: phải thực hiện việc sử dụng hợp lí, tiết kiệm trên cơ sở định mức, dự toán chí nhằm hạ thấp chi phí, tiêu hao NVL trong giá thành sản phẩm. Do đó, phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng NVL trong quá trình thi công Sv: Viên Thị Nga Lớp: CQ49/21.04 Luan van Luận văn tốt nghiệp 5 Học viện Tài chinh Một yêu cầu nữa đặt ra là phải quản lý nguyên vật liệu xuất dùng theo từng đối tượng như hạng mục công trình hay công trình. Để đảm bảo quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tốt hơn doanh nghiệp phải có sự phân công phân nhiệm trách nhiệm công việc cho từng người. Ngoài ra, có thể quy định các hình thức thưởng phạt rõ ràng đối với những người có liên quan.
Từ đó đề cao được ý thức trách nhiệm của mỗi cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp.3 Nhiệm vụ của kế toán trong việc quản lí, sử dụng NVL trong các DN Để đáp ứng yêu cầu quản lí NVL, kế toán cần thực hiện các nhiệm vụ sau: -Trên cơ sở những chứng từ có liên quan, kế toán tiến hành nhập liệu, phản ánh chính xác, kịp thời số lượng và giá trị thực tế của từng loại từng thứ nguyên vật liệu để có kết quả tình hình nhập -xuất- tồn nguyên vật liệu một cách chính xác nhất - Thực hiện tốt việc phân loại, đánh giá NVL theo các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán đã quy định và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. - Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong DN để ghi chép, phân loại, tổng hợp một cách đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động tăng giảm của VL trong quá trình thi công nhằm cung cấp thông tin để tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh, xác định trị giá vốn hàng bán. - Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch mua VL, kế hoạch sử dụng VL cho xây lắp. - Tham gia kiểm kê đánh giá lại nguyên vật liệu phục vụ cho công tác lãnh đạo và quản lý, điều hành phân tích kinh tế Vì vậy cần thiết phải tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp.
Sv: Viên Thị Nga Lớp: CQ49/21.04 Luan van Luận văn tốt nghiệp 6 Học viện Tài chinh 1. Phân loại NVL và đánh giá NVL 1. Phân loại NVL Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp cần rất nhiều loại NVL có nội dung kinh tế, công dụng, đặc tính lí hóa khác nhau. Khi tổ chức hạch toán chi tiết cho từng loại NVL phục vụ cho yêu cầu quản trị, DN phải tiến hành phân loại NVL.
Mỗi DN sử dụng những loại NVL khác nhau và mỗi công trình xây dựng cũng sử dụng những loại NVL khác nhau nên việc phân loại cũng sẽ khác nhau theo từng tiêu thức nhất định. Phân loại NVL là việc phân chia NVL của DN thành các nhóm theo tiêu thức phân loại nhất định. Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị của DN, có các loại: + Nguyên vật liệu chính: Đặc điểm chủ yếu của nguyên vật liệu chính là khi tham gia vào quá trình thi công công trình sẽ cấu thành nên công trình; toàn bộ giá trị nguyên vật liệu được chuyển vào giá trị công trình, NVL chính là đối tượng lao động chủ yếu của các DN và là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành thực thể vật chất của sản phẩm như: xi măng, sắt thép…NVL chính dùng vào sản xuất sản phẩm hình thành chi phí NVL trực tiếp. + Vật liệu phụ: Là các loại vật liệu được sử dụng trong quá trình thi công để tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất, bao gói sản phẩm… như dầu mỡ bôi trơn, dầu nhờn… + Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình thi công, phục vụ cho công nghệ sản xuất, phương tiện vận tải, máy thi công, công tác quản lý như: xăng, dầu, ga, than… + Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng, sử dụng để thay thế, sửa chữa các loại máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải.
+ Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại VL và thiết bị, phương tiện lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản của DN xây lắp. Sv: Viên Thị Nga Lớp: CQ49/21.04 Luan van Luận văn tốt nghiệp 7 Học viện Tài chinh + Vật liệu khác: là các loại vật liệu không được xét vào các loại kể trên như phế liệu thu hồi từ thanh lí tài sản cố định, từ sản xuất kinh doanh như bao bì, giấy đóng gói,… Tác dụng: cách phân loại này là cơ sở để hạch toán chi tiết NVL trong DN. Ngoài ra còn giúp cho doanh nghiệp biết được nội dung kinh tế và vai trò chức năng của từng loại NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó xác định mức tiêu hao, dự trữ cho từng loại. - Căn cứ nguồn gốc NVL, chia NVL thành: + NVL mua ngoài + NVL tự chế biến, thuê gia công + NVL từ các nguồn khác: nhận góp vốn, cấp phát, tài trợ, biếu tặng,… Tác dụng: cách phân loại này giúp cho việc xây dựng kế hoạch, tìm nguồn cung cấp NVL sao cho hiệu quả nhất, xác định được chi phí cấu thành nên giá vốn NVL theo từng nguồn.
- Căn cứ mục đích, công dụng NVL có thể chia NVL thành: + NVL dùng cho nhu cầu xây lắp gồm: NVL dùng trực tiếp cho xây lắp, thi công công trình; NVL dùng cho quản lí ở các đội thi công, bộ phận quản lí doanh nghiệp. + NVL dùng cho nhu cầu khác: Nhượng bán; đem góp vốn kinh doanh; đem quyên tặng. Tác dụng: cách phân loại này giúp cho DN tổ chức được các tài khoản kế toán để phản ánh, ghi chép chi phí NVL phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh và tính toán chi phí NVL cho từng đối tượng chịu chi phí. Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá NVL là xác định giá trị của NVL tại các thời điểm nhất định và theo phương pháp nhất định.
Có các nguyên tắc đánh giá NVL là: Sv: Viên Thị Nga Lớp: CQ49/21.04 Luan van Luận văn tốt nghiệp 8 Học viện Tài chinh - Nguyên tắc giá gốc: theo chuẩn mực 02- Hàng tồn kho, VL phải được đánh giá theo giá gốc. Giá gốc hay được gọi là trị giá vốn thực tế của VL là toàn bộ chi phí mà DN đã bỏ ra để có được những VL đó ở địa điểm và thời điểm hiện tại.