Chương 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HOẠT ĐỘNG KHO HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1. Khái niệm và phân loại về kho hàng 1. Khái niệm kho hàng Kho hàng là không gian để bảo quản, lưu trữ hay chứa hàng nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm và như là một vùng đệm trong chuỗi cung ứng. Đồng thời là điểm trung chuyển, nơi tất cả hàng hóa được tiếp nhận sẽ được gửi đi nhanh nhất, hiệu quả nhất có thể.
(Nguồn: Tài liệu bài giảng môn học “Quản lý kho” của Bộ môn Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng (2023), Trường Đại học Thăng Long) Kho hàng đóng vai trò là kho tĩnh – với mục đích chính là kết nối sự sẵn có của hàng hóa phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc di chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp đến khách hàng, đáp ứng nhu cầu kịp thời và hiệu quả về chi phí. Phân loại kho hàng Trong doanh nghiệp sản xuất, các nhà kho có thể do chủ sở hữu vận hành hoặc ký hợp đồng phụ cho các nhà cung cấp dịch vụ hậu cần bên thứ ba, thường bao gồm các loại nhà kho sau: a) Kho nguyên vật liệu Loại kho này là nơi lưu trữ, bảo quản và quản lý các loại nguyên liệu, vật liệu, vật tư,… phục vụ cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Các cơ sở lưu trữ nguyên vật liệu có thể bao gồm các tòa nhà, bể chứa, phễu và cả không gian mở,… thường được đặt ở gần điểm khai thác hoặc gần điểm sản xuất. Đây là một mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng, đảm bảo việc cung cấp nguyên vật liệu thuận tiện, kịp thời và đầy đủ cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục.
Những nguyên vật liệu có thể kể đến như nông sản thô, nhựa, kim loại quý, cát, ca cao và các thành phần thực phẩm khác,… b) Kho bán thành phẩm Kho này đóng vai trò trung gian, lưu trữ tạm thời những sản phẩm đã trải qua một số công đoạn sản xuất nhưng chưa hoàn thiện để trở thành sản phẩm cuối cùng. Những sản phẩm này sẽ được chuyển đến các công đoạn tiếp theo để hoàn thiện và trở thành sản phẩm có thể bán ra thị trường. 4 Kho bán thành phẩm đóng vai trò điều tiết sản xuất, kiểm soát chất lượng khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo trong quá trình sản xuất. Những bán thành phẩm có thể kể đến như động cơ chưa lắp ráp hoàn chỉnh, Vải đã nhuộm màu nhưng chưa may thành quần áo,… Thông thường, các cơ sở lưu trữ sẽ là những khu vực gần dây chuyền sản xuất.
c) Kho thành phẩm Kho thành phẩm là khu vực được thiết kế để lưu trữ các sản phẩm đã hoàn tất quá trình sản xuất, đã đạt tiêu chuẩn chất lượng và sẵn sàng để giao cho khách hàng hoặc các kênh phân phối tiếp theo. Đây là một mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp sản xuất. Ngoài ra, kho còn có vai trò là kho dự trữ/kho đệm hoặc kho an toàn cho các công ty, cho phép tích trữ hàng để chuẩn bị cho việc ra mắt sản phẩm mới, tăng nhu cầu dự kiến hoặc đối phó với thời vụ. d) Kho logistics ngược Kho logistics ngược là một phần quan trọng trong hệ thống logistics của các doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp sản xuất hàng tiêu dùng, điện tử và các ngành công nghiệp khác có sản phẩm cần được thu hồi, tái chế hoặc xử lý sau khi hết vòng đời sử dụng.
Đây là nơi thu hồi và xử lý nhanh chóng các sản phẩm mà doanh nghiệp phát hiện lỗi hoặc do khách hàng trả lại. Bên cạnh đó là xử lý một lượng lớn bao bì bị thu gom theo cách thân thiện với môi trường. Chúng được phân loại và sử dụng làm nhiên liệu hoặc vật liệu tái chế. Các quy trình logistics ngược khác còn bao gồm việc trả lại các thiết bị đóng gói vận chuyển có thể tái sử dụng như lồng cuộn, thùng, pallet, khay.
Khi được sử dụng trong ngành công nghiệp thực phẩm, các dịch vụ gia tăng bao gồm rửa và làm vệ sinh các mặt hàng trước khi chúng gia nhập lại chuỗi cung ứng. Sự phát triển của thương mại điện tử và Luật môi trường như Chỉ thị về thiết bị điện, điện tử về chất thải của Liên minh châu Âu (WEEE-2007) đã buộc các công ty tập trung thời gian và năng lượng vào logistics ngược. Ngày nay, các công ty nhận ra rằng việc thu hồi sản phẩm về kho hoặc xử lý nhanh chóng có thể ảnh hưởng tích cực đến dòng tiền. Do đó, một số kho đã được thiết lập đặc biệt để giải quyết các mặt hàng bị trả lại.
Khi khách hàng trả lại các mặt hàng không mong muốn hoặc bị lỗi cho cửa hàng; các mặt hàng này sẽ được tổng hợp và gửi đến 5 trung tâm trả hàng, nơi chúng được kiểm tra và đóng gói lại, sửa chữa, tái chế hoặc xử lý. Vai trò của kho hàng đối với các doanh nghiệp sản xuất Kho hàng là một mắt xích không thể thiếu và có vai trò vô cùng quan trọng trong chuỗi cung ứng của các doanh nghiệp sản xuất, có thể ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình sản xuất cũng như hoạt động mua bán của doanh nghiệp. Một số vai trò chính của kho hàng đối với doanh nghiệp sản xuất có thể kể đến như sau: - Lưu trữ và bảo quản hàng hóa: Kho hàng cung cấp không gian, môi trường an toàn và được kiểm soát để lưu trữ nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm. - Quản lý hàng tồn kho: Việc lưu trữ hàng hóa trong kho giúp doanh nghiệp kiểm soát và quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả, từ đó tối ưu hóa chi phí và giảm thiểu lãng phí.
- Hỗ trợ quá trình sản xuất: Kho hàng giúp doanh nghiệp duy trì sản xuất liên tục bằng cách cung cấp hàng hóa kịp thời cho dây chuyền sản xuất, ngay cả khi có biến động trong chuỗi cung ứng. - Tăng cường linh hoạt: Kho hàng cho phép doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc điều chỉnh sản xuất theo nhu cầu thị trường. Doanh nghiệp có thể sản xuất hàng hóa với số lượng lớn và lưu trữ để cung cấp khi cần thiết. - Quản lý rủi ro: Kho hàng giúp giảm thiểu rủi ro liên quan đến chuỗi cung ứng, như thiếu hụt nguyên liệu hoặc gián đoạn trong vận chuyển.
Điều này giúp bảo vệ doanh nghiệp khỏi những biến động không lường trước. - Cải thiện dịch vụ khách hàng: Có kho hàng giúp doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng các đơn hàng của khách hàng, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ và tạo sự hài lòng cho khách hàng. - Tiết kiệm chi phí: Việc tối ưu hóa kho hàng có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lưu kho và vận chuyển, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh. - Hỗ trợ quản lý dữ liệu: Kho hàng cung cấp thông tin quan trọng về hàng hóa, giúp doanh nghiệp phân tích và đưa ra quyết định chính xác về thu mua, sản xuất và cung ứng.
Hoạt động kho hàng trong doanh nghiệp sản xuất Hoạt động cơ bản của kho hàng trong các doanh nghiệp sản xuất thường bao gồm: 6 Hoạt động trước khi nhận nguyên vật liệu - Nhập kho và lưu trữ nguyên vật liệu - Xuất kho nguyên vật liệu – Nhập kho và lưu trữ thành phẩm - Xuất kho thành phẩm - Đóng hàng và gửi hàng - Xử lý hàng trả lại (nếu có) - Kiểm kê. a) Hoạt động trước khi nhận nguyên vật liệu Đây là một quá trình quan trọng trong hoạt động kho hàng nhằm đảm bảo quy trình tiếp nhận hàng hóa nguyên liệu diễn ra suôn sẻ và hiệu quả theo đúng kế hoạch sản xuất của công ty. Các nội dung doanh nghiệp cần chú trọng trong hoạt động này bao gồm: - Thảo luận, chỉ định các vấn đề trước khi đặt hàng - Chi phí xử lý - Các loại hàng nguyên liệu cần nhập - Lịch trình nhận hàng - Điểm đến/đi phương tiện vận tải b) Nhập kho và lưu trữ nguyên vật liệu Hoạt động nhận hàng sẽ được tiến hành khi phương tiện vận tải giao hàng đến doanh nghiệp, ở bước này, bộ phận kho sẽ thực hiện việc tiếp nhận, dỡ hàng và kiểm tra chất lượng và số lượng của hàng hóa có đúng với đơn đặt hàng không. Nếu hàng hóa đúng, đủ và đạt yêu cầu thì sẽ được bộ phận kho xác nhận và viết phiếu nhập kho nguyên liệu để lưu trữ, bảo quản chờ sản xuất.
Việc lưu kho nguyên liệu là một hoạt động quan trọng trong chuỗi cung ứng của mọi doanh nghiệp sản xuất. Việc bảo quản và quản lý hàng nguyên liệu một cách hiệu quả sẽ đảm bảo chất lượng sản phẩm cuối cùng, tránh lãng phí và tối ưu hóa quá trình sản xuất. Các nội dung cần lưu ý trong hoạt động này bao gồm: - Vị trí và phương pháp lưu trữ - Điều kiện bảo quản - Phần mềm hệ thống quản lý kho c) Xuất kho nguyên vật liệu Xuất kho nguyên liệu là quá trình lấy nguyên vật liệu từ kho để sử dụng trong quá trình sản xuất. Đây là một hoạt động thường xuyên và quan trọng, đòi hỏi sự chính xác và hiệu quả để đảm bảo sản xuất diễn ra liên tục và ổn định.
7 Dựa trên đơn đặt hàng và kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp, bộ phận Sản xuất sẽ gửi yêu cầu xuất nguyên vật liệu đến bộ phận Kho. Lúc này, bộ phận Kho sẽ tiến hành: - Tiếp nhận và kiểm tra thông tin phiếu yêu cầu. - Kiểm tra tình trạng (số lượng và chất lượng) các mặt hàng cần xuất trong kho hàng. Nếu đúng, đủ và đạt tiêu chuẩn chất lượng thì sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho.
- Soạn hàng theo phiếu xuất kho. - Xuất kho và bàn giao nguyên liệu cho bộ phận sản xuất của doanh nghiệp để phục vụ quá trình sản xuất ra thành phẩm. d) Nhập kho và lưu trữ thành phẩm Bộ phận Sản xuất hàng hóa của doanh nghiệp sẽ thực hiện quá trình biến đổi các yếu tố đầu vào như nguyên liệu, lao động, máy móc, công nghệ thành các sản phẩm/ thành phẩm hoàn chỉnh, sẵn sàng để tiêu thụ hoặc phân phối. Thành phẩm có thể là hàng hóa cuối cùng được bán cho người tiêu dùng hoặc cung cấp cho các doanh nghiệp khác.
Sau khi quá trình sản xuất hoàn tất, doanh nghiệp sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng sản phẩm. Đây là quá trình đánh giá và xác minh xem sản phẩm hoặc dịch vụ có đáp ứng được các tiêu chuẩn, yêu cầu và mong đợi hay không.