CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG HCM 1. Giới thiệu hệ thống HCM dựa trên nền tảng đám mây (Cloud-based HCM system) 1. Giới thiệu về hệ thống HCM Vốn con người là một thành phần của vốn trí tuệ, là kiến thức then chốt, lâu dài của một công ty trong môi trường cạnh tranh.
Những kiến thức này được sử dụng trong quản lý chiến lược của một công ty đồng thời được tạo ra như một sự kết hợp giữa các thông tin và kiến thức từ môi trường xung quanh bên ngoài của công ty. Tương tự như các đầu vào sản xuất khác, nhân lực cũng cần được quản lý và với mục đích tăng cường khả năng cạnh tranh, cần phải tìm kiếm những cách thức mới để nâng cao hiệu quả của nó. Đây chính là điều mà quản lý nguồn nhân lực (Human Capital Management - HCM) tập trung vào. HCM đại diện cho một phương pháp quản lý nhân sự.
Việc đánh giá đúng tài năng, động lực và bố trí đúng người vào đúng vị trí có thể tối ưu hóa việc sử dụng nguồn nhân lực. Theo Lawler, mục đích của HCM nằm ở việc giữ chân những nhân viên có năng lực trong công ty, hoạt động của họ được phản ánh trong hoạt động chung của công ty. Đối với các công ty, điều quan trọng là phải thực hiện chính sách động viên nhân viên vào đúng thời điểm, giúp đạt được lợi thế cạnh tranh. Ghosh hiểu bản chất của HCM là một khái niệm bao quát, bao gồm một tập hợp các phương pháp thực hành, nhu cầu tổ chức, công nghệ và khả năng nhằm mục đích đạt được năng lực tổ chức để tiếp nhận, quản lý và tối ưu hóa lực lượng lao động.
HCM cũng có thể được định nghĩa là việc quản lý nhân viên trong một công ty nhằm đảm bảo rằng mỗi nhân viên đều đóng góp vào năng suất chung thông qua các kỹ năng và kiến thức của họ. Công ty Gartner định nghĩa HCM là một bộ quy trình cần thiết để thu hút, quản lý và tối ưu hóa lực lượng lao động trong phạm vi quản lý nguồn nhân lực. Việc áp dụng các phương pháp và quy trình trong lĩnh vực HC có thể được thực hiện ở bất kỳ tổ chức nào, nhưng nó đặc biệt phù hợp với những tổ chức mà con người đóng vai trò quan trọng nhất. 6 Công ty Personio xác định nguyên tắc chính để HCM thành công là bố trí đúng người trong công ty vào đúng vị trí vào đúng thời điểm.
Việc xem xét tài năng và tính cách của cá nhân, cùng với việc đào tạo và phát triển chuyên môn của họ, có thể giúp tạo ra một ứng viên hoàn hảo cho vị trí tuyển dụng. HCM là một khái niệm hiện đại về quản lý con người, được coi là sự bổ sung cho quản lý nguồn nhân lực. HCM đại diện cho một quá trình bao gồm bảy giai đoạn, chắc chắn có liên quan đến chiến lược của công ty. Các yếu tố cơ bản của HCM được thể hiện bằng các chỉ số hiệu suất chính, số liệu biểu thị giá trị HC, số liệu về hiệu quả sử dụng HC và số liệu về hiệu quả đầu tư vào HC.
Ngoài những yếu tố này, HCM còn là một tổ hợp các biện pháp khắc phục và báo cáo về HC. Quá trình HCM bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố bên ngoài cũng như bên trong. Các yếu tố bên ngoài bao gồm tình hình thị trường lao động, các biện pháp chính sách kinh tế, nhà cung cấp, khách hàng và đối thủ cạnh tranh của công ty, cũng như những tiến bộ công nghệ và môi trường đổi mới ở một quốc gia. Các yếu tố nội bộ được thể hiện, ví dụ như hệ thống lương thưởng, chương trình tạo động lực, văn hóa doanh nghiệp, tỷ lệ luân chuyển nhân viên, v.
Cơ sở hình thành hệ thống Hệ thống HCM dựa trên nền tảng đám mây là hệ thống quản lý nhân sự được lưu trữ trên máy chủ từ xa và được truy cập qua internet. Hệ thống này cung cấp một số lợi thế so với hệ thống HCM tại chỗ truyền thống, bao gồm chi phí thấp hơn, tính linh hoạt cao hơn và khả năng mở rộng dễ dàng hơn. Hệ thống HCM dựa trên đám mây hoàn hảo cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô muốn quản lý chức năng nhân sự của mình hiệu quả hơn. Hệ thống HCM dựa trên nền tảng đám mây giúp cải thiện chức năng tuyển dụng.
Chức năng cốt lõi của bộ phận nhân sự là tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới. Ví dụ: chức năng tuyển dụng của nhân sự yêu cầu lưu trữ nhiều dữ liệu vì nó liên quan đến việc quản lý sơ yếu lý lịch, lên lịch phỏng vấn và theo dõi phản hồi sau khi phỏng vấn. Các ứng dụng phần mềm đã được sử dụng trong nhiều năm trong một số trường hợp, chẳng hạn như quy trình xử lý CV, trong khi xử lý thủ công vẫn chiếm ưu thế ở một số trường hợp khác. Đôi khi, 7 nhà tuyển dụng phải giải quyết những sai sót, nhầm lẫn và mâu thuẫn trong quá trình tuyển dụng.
Phần mềm dựa trên đám mây có thể giúp các tổ chức loại bỏ nhiều điểm thiếu hiệu quả này. Ứng dụng dựa trên đám mây xử lý hầu hết dữ liệu trên đám mây và cho phép người dùng truy cập dữ liệu đó từ bất kỳ thiết bị nào. Giải pháp phần mềm HCM trên nền tảng đám mây cho phép các công ty quản lý tập trung ứng viên từ khi họ nhận CV cho đến khi họ lên lịch phỏng vấn và đưa ra lời mời làm việc. Giải pháp phần mềm dựa trên đám mây cũng cung cấp khả năng phân tích dữ liệu có giá trị cao.
Ví dụ: dữ liệu tiền lương có thể được sử dụng để so sánh mức lương. Mối quan hệ giữa lý lịch và thời gian lưu trú có thể được xác định bằng cách sử dụng dữ liệu về nhà tuyển dụng trước đây của ứng viên và trường đại học. Tiềm năng của phân tích nhân sự là vô hạn. Tuân thủ quy định là mối quan tâm thiết yếu đối với nguồn nhân lực trong tổ chức.
Điều quan trọng là phải nhận ra rằng các giải pháp dựa trên đám mây mang lại lợi thế về cập nhật phần mềm tự động và kịp thời so với các ứng dụng được lưu trữ tại cơ sở. Các công ty phải tuân thủ các quy định mới hàng năm, như yêu cầu về quyền riêng tư đối với dữ liệu của nhân viên và các quy định về làm thêm giờ. Các quy định này thường yêu cầu các công ty tạo ra các báo cáo toàn diện và chứng nhận rằng phần mềm họ sử dụng tuân thủ các quy định mới nhất. Các giải pháp dựa trên đám mây giải quyết cả hai khía cạnh.
Các giải pháp dựa trên nền tảng đám mây thường được cập nhật dựa trên các quy định mới nhất của các nhà cung cấp phần mềm quản lý nguồn nhân lực do các chuyên gia duy trì các giải pháp đám mây. Các ứng dụng này cũng bao gồm khả năng báo cáo nâng cao giúp đơn giản hóa việc tạo báo cáo tuân thủ. Mục tiêu phát triển hệ thống Các giải pháp HCM dựa trên nền tảng đám mây có thể giúp nhà tuyển dụng cải thiện trải nghiệm của nhân viên. Bằng cách hợp nhất dữ liệu từ nhiều nguồn và cung cấp dữ liệu 8 đó cho nhân viên thông qua một cổng thông tin an toàn, duy nhất, nhân viên có thể truy cập thông tin họ cần để đưa ra quyết định sáng suốt về công việc của mình Nhân viên cũng có thể tương tác với các bộ phận nhân sự hiệu quả hơn.
Ví dụ: họ có thể truy cập vào cuống phiếu lương và các tài liệu khác nhanh hơn, gửi biểu mẫu đăng ký quyền lợi và hoàn thành đánh giá hiệu suất trực tuyến. Điều này giúp nhân viên quản lý dữ liệu của họ dễ dàng hơn trong khi bộ phận nhân sự có cái nhìn tổng hợp về tất cả thông tin của nhân viên. Giải pháp HCM dựa trên nền tảng đám mây giúp các tổ chức cải thiện độ chính xác của dữ liệu. Bằng cách cung cấp một kho lưu trữ thống nhất, duy nhất cho tất cả thông tin nhân viên, phần mềm dựa trên đám mây đảm bảo rằng tất cả thông tin đều được cập nhật và chính xác.
Gần như mọi khía cạnh của việc điều hành một doanh nghiệp đều đòi hỏi sự chính xác. Điều này đặc biệt đúng đối với Quản lý nguồn nhân lực, nơi chất lượng dữ liệu và độ chính xác của nó rất quan trọng. Hệ thống dựa trên đám mây giúp đảm bảo rằng tất cả thông tin của nhân viên luôn chính xác và cập nhật Các giải pháp dựa trên nền tảng đám mây cung cấp quyền truy cập vào dữ liệu theo thời gian thực, vì vậy người quản lý có thể chắc chắn rằng thông tin họ cần luôn có sẵn. Với hệ thống nhân sự dựa trên đám mây, nhân viên có thể nhập dữ liệu của mình, đảm bảo tính chính xác của thông tin và luôn cập nhật cho đội ngũ nhân sự.
Tính khả dụng theo thời gian thực này cũng đảm bảo rằng nhân viên có thể truy cập thông tin cá nhân và bảng lương của họ khi cần. Nhiều công ty phải được thuyết phục về tính bảo mật dữ liệu của họ sau khi ký hợp đồng đám mây. Điều này rất cần thiết khi nói đến dữ liệu cá nhân, bao gồm nhiều thông tin nhân khẩu học và tài chính được pháp luật bảo vệ. Các nhà cung cấp nhân sự dựa trên đám mây có khả năng bảo vệ ứng dụng và dữ liệu tốt hơn nhiều so với khi bạn cam kết cung cấp chúng.
Đầu tiên, phần mềm đám mây đã được thiết kế ngay từ đầu để đảm bảo an toàn. Nó bao gồm dữ liệu và ứng dụng được lưu trữ từ xa và dữ liệu được mã hóa chỉ được gửi đến khách hàng khi cần thiết. Thứ hai, cần 9 phải hạn chế và quản lý quyền truy cập vật lý và dựa trên ID vào dữ liệu. Nhà cung cấp đám mây cũng là người tốt nhất để xử lý việc này.
Ngày nay, hầu hết các công ty phần mềm quản lý nguồn nhân lực đều đang tham gia vào một 'cuộc chiến' giành nhân tài đang diễn ra, cố gắng thu hút sự chú ý của nhân viên hiện tại, khách hàng, nhân viên tiềm năng và khách hàng tiềm năng. Để tối đa hóa cơ hội thành công, bạn phải đạt được mọi lợi thế có thể. Có một số cách giúp các giải pháp nhân sự dựa trên đám mây trở nên khác biệt.