CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VE HIỆU QUA LAP KE HOẠCH TÀI CHÍNH TẠI DOANH NGHIỆP 1. Tổng quan về hoạt động lập kế hoạch tài chính tại doanh nghiệp I. Khái niệm Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên trong bốn chức năng của quản lý là lập kế hoạch, tô chức , lãnh đạo và kiểm tra. Lập kế hoạch là chức năng rất quan trọng đối với mỗi nhà quản lý bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và chương trình hành động trong tương lai, giúp nhà quản lý xác định được các chức năng khác còn lại nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra.
Cho đến nay thì có rất nhiều khái niệm về chức năng lập kế hoạch nói chung và lập kế hoạch tài chính nói riêng. Với mỗi quan điểm , mỗi cách tiếp cận khác nhau đều có khái niệm riêng nhưng tat cả đều có gắng biêu hiện đúng bản chat của phạm tru này. Nếu đứng trên góc độ ra quyết định thì lập kế hoạch là khởi đầu và trọng yếu đối với mỗi nhà quản lý: “Lập kế hoạch là một loại ra quyết định đặc thù để xác định một tương lai cụ thé mà các nhà quản lý mong muốn cho tổ chức của họ. Lập kế hoạch có thé vi như là bắt dau từ rễ cái của một cái cây lớn, rồi từ đó mọc lên các “nhánh” tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra ”.
Theo 265 Câu hỏi - đáp về quản lý KH - CN- xuất ban năm 2013, NXB Vĩnh Phúc: “Lap kế hoạch là việc lựa chọn một trong những phương an hành động tương lai cho toàn bộ và từng bộ phận cua một tổ chức. Nó bao gom sự lựa chọn các mục tiêu của tổ chức, của từng bộ phận và xác định các phương thức đề đạt mục tiêu. ` Tuy nhiên, dù hiểu theo cách nào đi nữa thì lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các phương thức dé đạt được các mục tiêu đó. Lập kế hoạch nhằm mục đích xác định mục tiêu cần phải đạt được là cái gì? Và phương tiện để đạt được các mục tiêu đó như thế nào? Hay cụ thể hơn là, lập kế hoạch chính là việc quyết định trước bằng việc trả lời các câu hỏi: 1.
Làm như thế nào?; 3. Ai sẽ làm?; và 4. Khi nào bắt đầu và khi nào kết thúc? GVHD: TS. Lương Thị Thu Hằng SV: Đỗ Thị Vân Anh Chuyên đề thực tập Viện Ngân hàng — Tài chính Đối với kế hoạch tài chính doanh nghiệp nói riêng là bản kế hoạch tổng hợp các dự kiến về nhu cầu tài chính cho toàn bộ các hoạt động của một doanh nghiệp.
Qua đó, người quản trị doanh nghiệp sẽ ước tính được các khoản cần phải sử dụng như chỉ tiêu, tiền đầu tư, công nợ, mức độ chủ động trong tai chính thanh toán các khoản nợ ngắn hạn để phòng xảy ra rủi ro tài chính. Tóm lại, lập kế hoạch tài chính là phan quan trọng không thé thiếu trong quá trình lập kế hoạch của doanh nghiệp. Nó như mái chèo giúp con thuyền doanh nghiệp đi được đến đích. Việc lập một bản kế hoạch tài chính phù hợp với mô hình doanh nghiệp và xu hướng thị trường là vô cùng quan trọng, và là nhiệm vụ thường niên của mỗi doanh nghiệp.
Tuy nhiên, công việc này luôn đứng trước rất nhiều thách thức và khó khăn do môi trường kinh doanh luôn biến động không ngừng và khó dự đoán, hoặc do thiếu kinh nghiệm trong điều phối hay phân công giữa các phòng ban. Ngoài ra, các tổ chức luôn phải đối mặt với van dé khan hiếm nguồn lực do đó các nhà quan trị cũng phải đương dau với các giới hạn về ngân sách. Chủ doanh nghiệp có thé dua vào kế hoạch tài chính, cũng như các kế hoạch thông thường khác dé phân bồ các công việc cho phù hợp như: « Tiến độ triển khai ra sao? e Trách nhiệm thu hồi công nợ của a1? ‹ Các giải pháp vốn cho từng bộ phận như thế nào? e Công việc mà các thành viên trong doanh nghiệp phải thực hiện? 1. Nội dung của một kế hoạch tài chính hoàn chỉnh Đề lập được một dự toán tài chính hoàn chỉnh, các chuyên viên cũng như các nhà quan trị cần phải đưa ra được một báo cáo tài chính tổng hop dé làm đích đến.
Nó bao gồm: - Báo cáo kết quả kinh doanh dự báo: thể hiện những dự báo về doanh thu, chi phí và lợi nhuận. trong đó, chi phí thường được phân loại theo mục đích, bộ phận hoặc loại hình kinh doanh kèm theo thuyết minh cho nguyên nhân phát sinh những chỉ phí đó. Báo cáo này là một phần then chốt trong việc lập kế hoạch lợi nhuận của doanh nghiệp. Lương Thị Thu Hằng SV: Đỗ Thị Vân Anh Chuyên đề thực tập Viện Ngân hàng — Tài chính - Báo cáo lưu chuyền tiền tệ dự báo: thể hiện những dự báo về dòng tiền ra — vào doanh nghiệp.
Trong đó, các khoản chỉ có thê được phân loại tương tự như chỉ phí nêu trên kèm theo là thuyết minh cho nguyên nhân phát sinh các dòng tiền. Báo cáo này là một phần không thể thiếu trong việc lập kế hoạch ngân quỹ, đánh giá và sử dụng ngân quỹ của doanh nghiệp. Nếu chi phí nằm ngoài ngân sách, báo cáo này sẽ đưa ra cảnh báo sớm, qua đó, giúp cho doanh chủ động thu xếp vốn khác trong trường hợp thiếu vốn tạm thời. Việc phân tích báo cáo lưu chuyên tiền tệ giúp doanh giải quyết các vấn đề phát sinh một cách kịp thời, cải thiện lượng tiền thông qua việc đây nhanh tiến độ thu tiền và làm chậm tiến độ thanh toán mà vẫn không ảnh hưởng đến thời gian quy định trong hợp đồng với nhà cung cấp và sử dụng hiệu quả nguồn tiền dư thừa, đưa ra các thông số chỉ ra rằng doanh có đủ tiền dé thanh toán cho nhà cung cấp và bên cho vay.
Ngoài ra, báo cáo lưu chuyển tiền tệ cho bên cho vay biết nhu cầu vốn lưu động là bao nhiêu. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ còn là nguồn dé phân cấp thứ hạng hiệu quả đầu tu dự án thông qua chỉ số như: Thời gian thu hồi vốn (PP), Giá trị ròng hiện tại (NPV), Tỷ lệ hoàn vốn (IRR),. - Bảng cân đối kế toán Hình thức biéu hiện van tắt của một bản kế hoạch thường sẽ được thé hiện dưới dang sơ đồ hoặc biểu đồ. Vi dụ như: GVHD: TS.
Lương Thị Thu Hằng SV: Đỗ Thị Vân Anh Chuyên đề thực tập Viện Ngân hàng — Tài chính Quy trình Ngân sách A NS Doanh thu NS San xuat ỶY NS Nguyên vật liêu NS Nhân công trực NS Chi phí sản xuất trực tiệp tiếp chung ¥ Ngân sách Hoạt động + NS Chi phi bán hang £——— NS Chi phi R&B/ Thiết kế Ỷ NS chi phí Marketing fe v NS Chi phí phân phối fe. Ỷ NS Chi phí dịch vụ khách hang ¥ NS Chi phi quan ly doanh nghiép Ỷ Báo cáo Kết quả kinh doanh dự toán Ngân sách Tải chính ¥ Báo cáo lưu chuyễn N§vốn —>| N§Tiền |——»lBảng Cân đối kế toán} —>| “tàn tá dự toán Hình 1. Ví dụ về lập kế hoạch ngân sách bằng biểu do Nguồn: Chủ biên PGS.TS Từ Quang Phương (Năm 2014) GVHD: TS. Lương Thị Thu Hằng SV: Đỗ Thị Vân Anh Chuyên đề thực tập Viện Ngân hàng — Tài chính Như ở hình trên, các nha quản tri lập kế hoạch theo dự toán ngân sách.
Có nghĩa là, họ sẽ dự toán tất cả các chỉ phí liên quan đến hoạt động của mình (đầu vào) và doanh thu có thê đạt được từ những hoạt động đó (đầu ra), đồng thời dự toán dòng vốn và tiền dé từ đó đưa ra báo cáo kết quả kinh doanh dự toán, bang cân đối kế toán dự toán và báo cáo lưu chuyên tiền tệ dự toán. Các nhà quản tri sẽ dựa vào đó dé điều chỉnh và đưa ra những chiến lược phù hợp hơn. Nhìn chung, để xây dựng được một kế hoạch tốt cũng như làm thế nào dé dat được mục tiêu can rất nhiều yếu tố bao gồm cả chủ quan lẫn khách quan mà chúng ta sẽ tìm hiểu ở phía sau. Tuy nhiên, cũng cần phân biệt giữa kế hoạch và chiến lược.
Chiến lược chỉ mang tính chất định hướng. Nội dung chính của chiến lược là một bức tranh phản ánh điểm đến của tương lai, đòi hỏi bức tranh vẽ ra phải rõ ràng, hoàn chỉnh, tổng thé, trong đó hiện diện tất cả những thành qua của quá trình phan đấu. Nhưng không thể hiện trong chiến lược những tính toán cụ thê về chỉ phí hay hiệu quả của quá trình thực hiện cũng như không phản ánh được nhiều giải pháp hay quá trình tô chức thực hiện để đạt tới. Còn kế hoạch thì bao gồm các bước thực hiện cùng nguồn lực sử dụng dét hực hiện mục tiêu nao đó.
Trước khi có kế hoạch thì phải có chiến lược. Ví dụ như khi muốn thâm nhập vào thị trường giáo dục trực tuyến ở Thái Lan, Topica sẽ xây dựng một kế hoạch cu thé bao gom từ việc nguồn vốn đầu tư, trang thiết bi, cơ sở vật chất đặt ở đâu, nhân sự. Ngoài ra, điểm khác biệt giữa hay khái niệm này là khi xây dựng chiến lược người ta hướng tới mục tiêu mong muốn dat được, mang tinh tan công cao nhưng khi lập kế hoạch thì phải tinh toi nguồn lực để thực hiện kế hoạch nhằm đạt được mục tiêu. Dac điểm Việc lập kế hoạch tài chính tốn khá nhiều thời gian va nhân sự vì nó cần có sự tham gia của nhiều bộ phận trong doanh nghiệp.
Dự kiến được báo cáo kết quả kinh doanh và chính sách phân phối lợi nhuận, nhu cầu tài chính thông qua bảng cân đối kế toán mẫu của doanh nghiệp. Ngoài ra, việc lập kế hoạch tài chính cũng dự kiến kế hoạch lưu chuyên tiền tệ và lựa chọn các biện pháp tổ chức, điều chỉnh, đảm bảo nguồn lực tài chính có thể được sử dụng một cách hiệu quả. Mục đích GVHD: TS. Lương Thị Thu Hằng SV: Đỗ Thị Vân Anh Chuyên đề thực tập Viện Ngân hàng — Tài chính - Về phía doanh nghiệp: o Xác định được mục đích tai chính trong 1 khoảng thời gian va cách thức doanh nghiệp thực hiện dé đạt được mục đích tài chính đó.
o Xây dựng được lòng tin đối với các nhà đầu tư trên thị trường thông qua tính minh bạch trong điều hành doanh nghiệp. o Dựa vào bản kế hoạch tài chính, nhà quản lý hoặc các lãnh đạo trong doanh nghiệp có thé thực hiện các kế hoạch ngân sách và kiểm soát chi tiêu hợp lý, giảm thiêu lãng phí.