Chuyên đề thực tập tốt nghiệp: Nâng cao hiệu quả lập kế hoạch tài chính ở Topica Hà Nội

Lập kế hoạch tài chính là một chức năng quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, giúp… 62 trang · Đại học Kinh tế Quốc dân - Viện Ngân hàng Tài chính · 2018.

• Tác giả: Đỗ Thị Vân Anh
• Người hướng dẫn: TS. Lương Thị Thu Hằng
• Trường học: Đại học Kinh tế Quốc dân - Viện Ngân hàng Tài chính
• Chuyên ngành: Tài chính quốc tế
• Đề tài: Nâng cao hiệu quả lập kế hoạch tài chính tại Tổ hợp Công nghệ Giáo dục Topica Hà Nội
• Loại tài liệu: chuyên đề thực tập
• Năm xuất bản: 2018
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆU QUẢ LẬP KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH TẠI DOANH NGHIỆP
• 1.1. Tổng quan về hoạt động lập kế hoạch tài chính tại doanh nghiệp
• 1.2. Nội dung của một kế hoạch tài chính hoàn chỉnh
• 1.3. Căn cứ lập kế hoạch tài chính
• 1.4. Các kỹ thuật lập dự toán
• 1.4.1. Dự toán từ trên xuống
• 1.4.2. Dự toán từ dưới lên
• 1.4.3. Dự toán theo thời kỳ
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG LẬP KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH Ở TOPICA
• 2.1. Khái quát về Tổ hợp Công nghệ Giáo dục Topica
• 2.2. Cơ cấu tổ chức
• 2.3. Thực trạng lập dự toán tại Topica
• 2.4. Các nguyên tắc cắt – dồn thu – chi tại Topica
• 2.5. Quy trình tiếp nhận chứng từ tại trung tâm Tài chính – Kế hoạch và Nguồn vốn ở Topica
• 2.6. Kết quả hoạt động kinh doanh thực tế và dự toán của Tổ hợp năm 2015, năm 2016 và năm 2017
• 2.7. Đánh giá thực trạng hoạt động tài chính ở Tổ hợp Công nghệ Giáo dục Topica
• 2.8. Thành tựu đạt được
• 2.9. Hạn chế và nguyên nhân
• 3. CHƯƠNG 3: NHỮNG GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ LẬP KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH Ở TOPICA
• 3.1. Nâng cao chất lượng đội ngũ nguồn nhân lực
• 3.2. Tích cực sử dụng công nghệ 4.0 trong việc giao nhận chứng từ
• 3.3. Nâng cao tinh thần trách nhiệm và đạo đức, tinh thần đoàn kết và hoạt động teamwork
• 3.4. Tăng cường minh bạch hệ thống thông tin, giảm bớt áp lực cho các chủ dự toán
• 3.5. Sắp xếp dự toán một cách khoa học, hợp lý

Tóm tắt

I. Tổng quan về hoạt động lập kế hoạch tài chính tại doanh nghiệp

Lập kế hoạch tài chính là một chức năng quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, giúp xác định mục tiêu và phương thức đạt được các mục tiêu đó. Theo tài liệu, lập kế hoạch là quá trình lựa chọn phương án hành động tương lai cho toàn bộ tổ chức, bao gồm việc xác định mục tiêu và phương tiện để đạt được. Kế hoạch tài chính là bản tổng hợp các dự kiến về nhu cầu tài chính cho các hoạt động của doanh nghiệp, giúp quản trị viên ước tính các khoản chi tiêu, đầu tư, và quản lý rủi ro tài chính. Việc lập kế hoạch tài chính phù hợp với mô hình doanh nghiệp và xu hướng thị trường là nhiệm vụ thường niên, đòi hỏi sự phối hợp giữa các phòng ban và khả năng dự đoán biến động môi trường kinh doanh.

1.1. Nội dung của một kế hoạch tài chính hoàn chỉnh

Một kế hoạch tài chính hoàn chỉnh bao gồm các báo cáo như báo cáo kết quả kinh doanh dự báo, báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự báo, và bảng cân đối kế toán. Báo cáo kết quả kinh doanh dự báo thể hiện dự báo về doanh thu, chi phí, và lợi nhuận, trong khi báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự báo giúp quản lý dòng tiền ra vào doanh nghiệp. Bảng cân đối kế toán cung cấp cái nhìn tổng thể về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Các báo cáo này giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hoạt động, quản lý ngân sách, và đưa ra các chiến lược phù hợp.

1.2. Căn cứ lập kế hoạch tài chính

Việc lập kế hoạch tài chính dựa trên nhiều căn cứ như nhu cầu thị trường, sự phát triển kinh tế - xã hội, pháp luật hiện hành, và khả năng của doanh nghiệp. Các yếu tố này giúp xác định nhu cầu tài chính, nguồn vốn, và chiến lược phù hợp. Ví dụ, dựa vào hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, doanh nghiệp có thể ước tính doanh thu và chi phí. Sự phát triển kinh tế - xã hội cũng ảnh hưởng đến thu nhập và chi tiêu của người tiêu dùng, từ đó tác động đến kế hoạch tài chính của doanh nghiệp.

II. Thực trạng lập kế hoạch tài chính tại Topica Hà Nội

Topica Hà Nội là một tổ hợp công nghệ giáo dục hàng đầu tại Đông Nam Á, với quá trình phát triển từ năm 2004. Tuy nhiên, việc lập kế hoạch tài chính tại Topica vẫn tồn tại một số hạn chế. Cụ thể, quy trình lập dự toán chưa được tối ưu, dẫn đến việc dự toán không chính xác so với thực tế. Điều này gây ra các hệ lụy như thiếu hụt ngân sách, tăng chi phí lãi vay, và ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động kinh doanh. Bên cạnh đó, việc quản lý thông tin tài chính chưa được minh bạch, gây áp lực cho các chủ dự toán và ảnh hưởng đến quyết định đầu tư.

2.1. Quy trình lập dự toán tại Topica

Quy trình lập dự toán tại Topica bao gồm các bước như xác định danh mục chi phí, phân bổ ngân sách, và điều chỉnh dự toán. Tuy nhiên, quy trình này chưa được chuẩn hóa, dẫn đến việc dự toán không chính xác. Ví dụ, việc dự toán từ trên xuống dựa trên kinh nghiệm của các nhà quản lý, nhưng thiếu sự tham gia của các bộ phận liên quan, dẫn đến sai lệch trong ước tính chi phí. Bên cạnh đó, việc điều chỉnh dự toán thường xuyên gây ra sự bất ổn trong quản lý ngân sách.

2.2. Đánh giá hiệu quả lập kế hoạch tài chính tại Topica

Mặc dù Topica Hà Nội đã đạt được nhiều thành tựu trong lĩnh vực giáo dục trực tuyến, nhưng hiệu quả lập kế hoạch tài chính vẫn còn hạn chế. Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả như tỷ lệ chênh lệch giữa dự toán và thực tế, mức độ minh bạch thông tin, và khả năng quản lý rủi ro tài chính chưa được cải thiện. Nguyên nhân chính là do thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận, hệ thống thông tin chưa được tối ưu, và áp lực từ môi trường kinh doanh biến động.

III. Giải pháp nâng cao hiệu quả lập kế hoạch tài chính tại Topica Hà Nội

Để nâng cao hiệu quả lập kế hoạch tài chính tại Topica Hà Nội, cần thực hiện các giải pháp như tăng cường chất lượng nguồn nhân lực, áp dụng công nghệ 4.0 trong quản lý tài chính, và cải thiện tính minh bạch thông tin. Việc đào tạo và nâng cao kỹ năng cho đội ngũ chuyên viên tài chính sẽ giúp cải thiện độ chính xác trong dự toán và quản lý ngân sách. Bên cạnh đó, việc sử dụng các công cụ công nghệ như phần mềm quản lý tài chính sẽ giúp tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót, và tăng cường hiệu quả quản lý.

3.1. Tăng cường chất lượng nguồn nhân lực

Việc nâng cao chất lượng nguồn nhân lực là yếu tố then chốt để cải thiện hiệu quả lập kế hoạch tài chính. Cần tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng lập dự toán, quản lý ngân sách, và phân tích tài chính cho đội ngũ chuyên viên. Đồng thời, khuyến khích sự hợp tác giữa các bộ phận để đảm bảo tính chính xác và đồng bộ trong quy trình lập kế hoạch.

3.2. Áp dụng công nghệ 4.0 trong quản lý tài chính

Việc áp dụng công nghệ 4.0 như phần mềm quản lý tài chính, trí tuệ nhân tạo, và phân tích dữ liệu lớn sẽ giúp tự động hóa quy trình lập kế hoạch tài chính, giảm thiểu sai sót, và tăng cường hiệu quả quản lý. Các công cụ này cũng giúp dự báo chính xác hơn về doanh thu, chi phí, và dòng tiền, từ đó hỗ trợ quyết định đầu tư và quản lý rủi ro tài chính.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế tri thức và hội nhập quốc tế, nhu cầu học tập và đào tạo chất lượng cao tại Việt Nam gia tăng nhanh chóng. Số liệu thống kê cho thấy có khoảng 120.000 du học sinh Việt Nam học tập tại nước ngoài với mức chi phí ước tính khoảng 3 tỷ USD mỗi năm, trong khi chi phí đào tạo cho khoảng 2,4 triệu sinh viên trong nước dao động từ 1,7 đến 2 tỷ USD. Điều này phản ánh thực trạng "nhập siêu giáo dục" kéo dài. Trước tình hình đó, Tổ hợp Công nghệ Giáo dục Topica (Topica Edtech Group) được thành lập từ năm 2004, trở thành đơn vị đào tạo trực tuyến hàng đầu khu vực Đông Nam Á và là tổ chức giáo dục đầu tiên của Việt Nam xuất khẩu công nghệ đào tạo ra thị trường quốc tế. Mô hình đào tạo trực tuyến của Topica cho phép cắt giảm tới 70% chi phí cho người học và tổ chức đào tạo, đồng thời mang lại sự linh hoạt tối đa về thời gian và không gian.

Tuy nhiên, cùng với sự phát triển quy mô và mạng lưới đa quốc gia, công tác quản trị nội bộ của đơn vị xuất hiện những khó khăn nhất định, trọng tâm là khâu lập kế hoạch tài chính và kiểm soát dự toán ngân sách. Lập kế hoạch tài chính là công cụ điều phối, gắn liền với các quyết định huy động vốn, kiểm soát chi phí và duy trì dòng tiền hoạt động. Nếu công tác dự toán thiếu chuẩn xác, việc dự toán thấp hơn thực tế sẽ làm đình trệ các chương trình đào tạo, trong khi dự toán quá mức dẫn đến ứ đọng vốn và làm tăng gánh nặng chi phí lãi vay cũng như lãng phí nhân lực.

Nghiên cứu tập trung giải quyết các nhiệm vụ:

1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế hoạch tài chính, các phương pháp lập dự toán và các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả lập kế hoạch tài chính trong doanh nghiệp.
2. Phân tích, đánh giá thực trạng công tác lập và điều hành dự toán tài chính tại Tổ hợp Công nghệ Giáo dục Topica trong giai đoạn 2015 - 2017, nhận diện các quy trình vận hành và hạn chế còn tồn tại.
3. Đề xuất các nhóm giải pháp nhằm nâng cao tính chính xác, tính minh bạch và hiệu quả của hệ thống kế hoạch tài chính tại doanh nghiệp.

• Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động lập kế hoạch tài chính, kỹ thuật xây dựng dự toán và hiệu quả quản trị kế hoạch tài chính tại doanh nghiệp.
• Phạm vi nghiên cứu:
  • Không gian: Tổ hợp Công nghệ Giáo dục Topica (trọng tâm là Head Quarter tại Hà Nội và Trung tâm Tài chính - Kế hoạch - Nguồn vốn thuộc Khối SZ).
  • Thời gian: Dữ liệu kết quả kinh doanh và số liệu lập dự toán thực tế trong giai đoạn 2015 - 2017, cùng thực tiễn vận hành quy trình tài chính năm 2018.

---

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Nghiên cứu vận dụng hệ thống lý luận quản trị học và tài chính doanh nghiệp hiện đại để xây dựng khung phân tích:

• Khung lý thuyết:

  • Chức năng quản trị: Tiếp cận lập kế hoạch như là chức năng khởi đầu trong bốn chức năng quản lý (Lập kế hoạch, Tổ chức, Lãnh đạo, Kiểm tra).
  • Cấu trúc kế hoạch tài chính hoàn chỉnh: Bao gồm hệ thống Báo cáo kết quả kinh doanh dự báo, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự báo (phục vụ đánh giá tính thanh khoản và các chỉ số thẩm định dự án như PP, NPV, IRR) và Bảng cân đối kế toán dự toán.
  • Các kỹ thuật lập dự toán: Kỹ thuật dự toán từ trên xuống (Top-down), dự toán từ dưới lên (Bottom-up) dựa trên cấu trúc phân chia công việc (Work Breakdown Structure - WBS công bố bởi Frederick Taylor năm 1911) và đường cong kinh nghiệm, kỹ thuật dự toán theo thời kỳ, và phương pháp dự toán phối hợp giữa các cấp quản lý.
  • Mô hình chu kỳ sống của dự án: Đánh giá việc lựa chọn dự toán theo đường cong chữ S (năng suất biên giảm) và đường cong phi chữ S (năng suất biên tăng dần).
  • Hệ thống kiểm soát và điều chỉnh: Khung kiểm tra so sánh kết quả thực tế với tiêu chuẩn, xác định biên độ sai lệch chấp nhận được (ngưỡng 15% - 20% tại doanh nghiệp).
  • Các nhân tố tác động: Phân tích nhóm nhân tố chủ quan (năng lực chuyên gia, các cấp quản lý chiến lược - tác nghiệp, hệ thống thông tin, hệ thống kiểm tra) và nhóm nhân tố khách quan (4 giai đoạn của chu kỳ kinh doanh gồm hình thành, tăng trưởng, chín muồi, suy thoái; độ bất ổn môi trường; thời hạn mục tiêu; cơ chế quản lý kinh tế của Nhà nước).

• Phương pháp nghiên cứu:

  • Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết: Khái quát hóa các giáo trình, tài liệu chuyên ngành tài chính - quản trị của Đại học Kinh tế Quốc dân và các ấn phẩm học thuật.
  • Phương pháp thống kê mô tả và so sánh: Thu thập dữ liệu thứ cấp từ báo cáo tài chính thực tế và số liệu kế hoạch của Topica giai đoạn 2015 - 2017, so sánh tốc độ hoàn thành để đánh giá độ lệch dự toán.
  • Phương pháp nghiên cứu tình huống (Case study): Khảo sát trực tiếp quy trình luân chuyển chứng từ, các biểu mẫu quản lý ngân sách và hệ thống phần mềm quản lý kế hoạch nội bộ tại phòng Kế hoạch thuộc Topica HQ.

• Nguồn dữ liệu: Dữ liệu nội bộ từ Trung tâm Tài chính - Kế hoạch và Nguồn vốn của Topica, hệ thống cơ sở dữ liệu kế hoạch (kehoach.vn / Osscar), các biểu mẫu chứng từ F150, F500, TEG200, và các báo cáo tài chính tổng hợp từ năm 2015 đến năm 2017.

---

Nội dung chính theo từng chương

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆU QUẢ LẬP KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH TẠI DOANH NGHIỆP

Chương 1 thiết lập nền tảng lý luận toàn diện về quản trị ngân sách và kế hoạch tài chính doanh nghiệp:

• Bản chất và vai trò: Lập kế hoạch tài chính là việc tổng hợp các dự kiến về nhu cầu tài chính cho toàn bộ các hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp ước tính chi tiêu, nguồn vốn đầu tư, quản lý công nợ và phòng ngừa rủi ro thanh khoản. Kế hoạch tài chính khác với chiến lược ở chỗ chiến lược mang tính định hướng mục tiêu tương lai, còn kế hoạch xác định cụ thể nguồn lực, chi phí, các bước hành động và tiến độ triển khai.
• Nội dung cấu thành: Một bản kế hoạch tài chính hoàn chỉnh đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa dự toán hoạt động (nguyên vật liệu, nhân công, chi phí bán hàng, marketing, R&D, quản lý) và dự toán tài chính (ngân sách vốn, ngân sách tiền mặt, bảng cân đối kế toán và báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự toán).
• Phân tích 4 kỹ thuật lập dự toán:
  1. Dự toán từ trên xuống: Dựa trên phán đoán của nhà quản trị cấp cao và dữ liệu lịch sử để phân bổ tỷ lệ ngân sách xuống các đơn vị cấp dưới.
  2. Dự toán từ dưới lên: Xây dựng từ chi tiết từng gói công việc theo cấu trúc WBS, tổng hợp chi phí trực tiếp và gián tiếp, mang lại độ chính xác kỹ thuật cao nhưng tốn nhiều thời gian.
  3. Dự toán theo thời kỳ: Lập dự toán sơ bộ cho toàn bộ dự án và lập dự toán chi tiết cho từng giai đoạn, giúp điều chỉnh linh hoạt theo diễn biến thực tế.
  4. Dự toán phối hợp: Kết hợp thương lượng hai chiều giữa cấp trên và cấp dưới. Cấp trên thường có xu hướng cắt giảm dự toán do nhìn nhận công việc đơn giản hơn hoặc muốn tăng tính hấp dẫn của dự án, trong khi cấp dưới thường dự phòng thêm chi phí để đối phó quy luật Murphy. Việc quyết định áp dụng con số của cấp nào căn cứ vào hình dạng chu kỳ sống dự án (dạng chữ S tuân theo ước lượng cấp trên, dạng phi chữ S tuân theo ước lượng cấp dưới).
• Tiêu chí và nhân tố đánh giá hiệu quả: Hiệu quả lập kế hoạch được đo lường bằng việc tối thiểu hóa chi phí đầu vào (số lượng nhân sự tham gia, thời gian xây dựng, chi phí thu thập thông tin/outsourcing) và tối đa hóa độ chính xác ở kết quả đầu ra (chênh lệch giữa số liệu thực tế và số liệu dự toán nhỏ nhất).

---

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG LẬP KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH Ở TOPICA

Chương 2 mô tả chi tiết cơ cấu tổ chức và thực tiễn vận hành công tác dự toán tài chính tại Topica Edtech Group:

• Cơ cấu tổ chức và sản phẩm: Topica phát triển từ dự án TOPIC64 (với sự hỗ trợ của Infodev, Microsoft, Qualcomm, USAID), mở rộng mạng lưới văn phòng tại Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng, Manila, Singapore, Bangkok, Jakarta. Hệ thống sản phẩm bao gồm Topica Uni (cử nhân trực tuyến liên kết 16 trường đại học), Topica Native (luyện nói tiếng Anh trực tuyến với giáo viên bản ngữ), Topica Ivy Native, Edumall, Topica Founder Institute (TFI), Memo và nền tảng quản trị Osscar. Bộ máy tổ chức phân tầng từ Tổ hợp (GC), Công ty/Pháp nhân (CE), Khối (SD), Trung tâm/Ban (TD), Phòng (PM) đến Chuyên viên (OXG), song song với hệ thống cấp bậc chuyên gia từ GXG đến OXG.
• Mô hình quản lý danh mục 4 chiều: Do Topica tổ chức theo mô hình tổ hợp gồm nhiều đơn vị thành viên, hệ thống tài chính thiết lập cơ chế kiểm soát 4 chiều:
  1. Danh mục Pháp nhân (PT): 6 pháp nhân gồm Công ty CP ĐT & PT đào tạo EDH, Công ty ĐT & PT đào tạo EDUTOP64, Topica Edtech Philippines, Edumall Thailand, Topica Thailand, Sadan Indonesia.
  2. Danh mục Sản phẩm (SP): Uni, Native, Edumall, Excel, TFI, Memo, Osscar phân bổ theo từng quốc gia.
  3. Danh mục Chủ dự toán (CDT): Các trưởng/phó đơn vị (PM, TD, SD, CE, GC) chịu trách nhiệm đề xuất và phê duyệt ngân sách.
  4. Danh mục Hoạt động (HD): Phân loại chi tiết dòng tiền vào (tại bên ngoài, tại Topica) và dòng tiền ra (chi đối tác, chi vận hành, chi overhead, chi phí tài chính, chi đầu tư, thuế TNDN và GTGT, chi khác).
• Quy trình vận hành ngân sách và xử lý chứng từ:
  • Kỳ lập dự toán: Kỳ lớn kéo dài 6 tháng (năm tài chính bắt đầu từ tháng 7 đến tháng 6 năm sau, chia thành Kỳ 1: T7-T12 và Kỳ 2: T1-T6); Kỳ nhỏ cập nhật hàng tuần để điều chuyển hoặc bổ sung ngân sách.
  • Nguyên tắc cắt - dồn: Thu không đạt thì cắt không phải bù tháng sau, thu vượt thì giảm trừ dự thu tháng kế tiếp; Chi không hết thì bị cắt hẳn hoặc được phép làm thủ tục dồn sang tháng sau.
  • Công cụ điều chuyển và bổ sung ngân sách: Sử dụng mẫu TEG200 (đề xuất khoản chi ngoài kế hoạch ngân sách thông qua quy trình xếp Queue duyệt vào thứ 4 - thứ 5 hàng tuần), mẫu F150 (đề nghị dồn dự toán giữa các tháng của cùng mã dự toán), mẫu F500 (điều chuyển dự toán giữa các chủ dự toán khác nhau nhằm tận dụng dòng tiền nhàn rỗi, hạn chế vay nợ ngoài).
  • Quy trình tiếp nhận chứng từ 4 bước: Tiếp nhận kiểm tra định mức chữ ký (PM ký dưới 1 triệu; TD ký từ 1 đến 100 triệu; SD ký từ 100 đến 200 triệu; CC/GC ký trên 200 triệu VND) -> Xử lý kiểm tra số dư khả dụng và mã hoạt động -> Hoàn thiện ký xác nhận trên hệ thống kehoach.vn -> Bàn giao phòng kế toán.
• Phân tích kết quả kinh doanh so với kế hoạch (2015 - 2017):

Năm	Chỉ tiêu tài chính	Số thực tế (VND)	Số kế hoạch (VND)	Tỷ lệ hoàn thành (%)
2015	Doanh thu thuần	2.177.592.357.921	3.500.898.483.119	62,20%
	Lợi nhuận thuần từ HĐKD	1.680.310.082.240	2.947.620.811.837	57,01%
	Lợi nhuận sau thuế TNDN	-	-	~25,00%
2016	Doanh thu bán hàng và CCDV	-	-	72,40%
	Lợi nhuận thuần từ HĐKD	1.155.216.506.940	1.696.758.186.325	68,08%
	Lợi nhuận sau thuế TNDN	-	-	< 20,00%
2017	Doanh thu bán hàng và CCDV	2.395.351.593.713	4.551.168.028.055	52,63%
	Giá vốn hàng bán	56.288.299.394	40.205.928.139	140,00%
	Chi phí bán hàng	132.038.733.396	162.407.642.077	81,30%
	Chi phí quản lý doanh nghiệp	252.063.209.196	255.592.094.125	98,62%
	Lợi nhuận thuần từ HĐKD	1.954.635.919.587	4.092.552.808.689	47,76%
	Lợi nhuận sau thuế TNDN	635.887.820.711	2.187.393.813.477	29,07%

Số liệu thực tế chỉ ra rằng công tác lập dự toán của đơn vị có độ lệch rất lớn so với kết quả thực tế. Doanh thu chỉ đạt từ 52% đến 72% kế hoạch đề ra, trong khi một số khoản chi phí phát sinh vượt dự toán (giá vốn hàng bán năm 2017 vượt 140%), khiến lợi nhuận sau thuế thực tế chỉ đạt từ 20% đến 29% so với kế hoạch ban đầu.

---

CHƯƠNG 3: NHỮNG GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ LẬP KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH Ở TOPICA

Dựa trên các hạn chế được nhận diện, tác giả xây dựng 5 nhóm giải pháp cụ thể:

1. Nâng cao chất lượng đội ngũ nguồn nhân lực: Đào tạo chuyên sâu kỹ năng lập ngân sách và phân tích định lượng cho các Chủ dự toán (PM, TD) nhằm hạn chế việc dự toán cảm tính, thiếu căn cứ dữ liệu lịch sử.
2. Tích cực sử dụng công nghệ 4.0 trong việc giao nhận chứng từ: Đẩy mạnh số hóa quy trình phê duyệt điện tử, giảm thiểu việc in ấn hồ sơ giấy tờ cồng kềnh, rút ngắn thời gian xử lý thủ tục trên hệ thống web nội bộ.
3. Nâng cao tinh thần trách nhiệm, đạo đức và hoạt động teamwork: Tăng cường sự phối hợp liên phòng ban giữa các bộ phận kinh doanh, vận hành với phòng Kế hoạch để thống nhất dữ liệu dự báo.
4. Tăng cường minh bạch hệ thống thông tin, giảm bớt áp lực cho các chủ dự toán: Chuẩn hóa luồng thông tin phản hồi, cung cấp công cụ tra cứu số dư dự toán trực tuyến minh bạch, giúp các đơn vị chủ động điều tiết dòng tiền chi tiêu.
5. Sắp xếp dự toán một cách khoa học, hợp lý: Hoàn thiện danh mục phân bổ ngân sách 4 chiều, thiết lập các hạn mức dự phòng rủi ro linh hoạt, bám sát các biến động thực tế của chu kỳ kinh doanh.

---

Kết quả và đóng góp

• Kết quả thực nghiệm nổi bật:
  • Khảo sát và minh họa tường tận quy trình lập dự toán phối hợp kết hợp quản lý 4 chiều (Pháp nhân - Sản phẩm - Chủ dự toán - Hoạt động) tại một doanh nghiệp công nghệ giáo dục đa quốc gia.
  • Phân tích chi tiết chuỗi biểu mẫu nghiệp vụ quản trị tài chính nội bộ gồm TEG200 (chi ngoài ngân sách), F150 (dồn dự toán) và F500 (điều chuyển dự toán).
  • Lượng hóa chính xác sai lệch tài chính qua 3 năm liên tiếp (2015 - 2017), chỉ rõ tốc độ hoàn thành doanh thu chỉ đạt 52,63% - 72,40% và lợi nhuận sau thuế đạt dưới 30% so với kế hoạch, từ đó chứng minh sự cần thiết phải cải tổ công tác dự toán.
• Đề xuất giải pháp: Đưa ra hệ thống 5 giải pháp đồng bộ kết hợp giữa đào tạo nhân lực, số hóa quy trình chứng từ công nghệ 4.0, tăng cường phối hợp teamwork và tái cấu trúc hệ thống danh mục dự toán.
• Đóng góp học thuật và thực tiễn: Khóa luận cung cấp một trường hợp nghiên cứu thực tiễn điển hình về cơ chế điều hành ngân sách nội bộ tại doanh nghiệp Edtech có cấu trúc phi tập trung, đóng góp thêm cứ liệu thực tế cho lý thuyết lập kế hoạch tài chính phối hợp trong điều kiện môi trường kinh doanh biến động nhanh.

---

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế:
  • Dữ liệu nghiên cứu thực tế tập trung chủ yếu tại trụ sở chính Topica Hà Nội (Topica Head Quarter) và Khối SZ, chưa bao quát toàn diện các đặc thù quản trị tài chính tại các pháp nhân nước ngoài (Philippines, Thái Lan, Indonesia).
  • Số liệu kết quả hoạt động kinh doanh phân tích chi tiết dừng lại ở năm 2017 và kế hoạch 2018 theo phạm vi tài liệu tiếp cận trong thời gian thực tập.
• Hướng nghiên cứu tiếp:
  • Mở rộng đánh giá hiệu quả lập dự toán tại các chi nhánh quốc tế trong điều kiện chịu ảnh hưởng bởi biến động tỷ giá hối đoái và rủi ro pháp lý xuyên biên giới.
  • Nghiên cứu mô hình ứng dụng tự động hóa quy trình nghiệp vụ (RPA) và tích hợp hệ thống ERP toàn diện trong việc kiểm soát ngân sách thời gian thực.

---

Giá trị tham khảo

• Đối tượng tham khảo: Sinh viên, học viên chuyên ngành Tài chính - Ngân hàng, Quản trị kinh doanh, Kế toán - Kiểm toán và các nhà quản trị tài chính doanh nghiệp.
• Nội dung giá trị:
  • Cung cấp mô hình quản lý dự toán ngân sách 4 chiều (Pháp nhân - Sản phẩm - Chủ dự toán - Hoạt động) có thể áp dụng cho các doanh nghiệp có nhiều công ty thành viên hoặc nhiều dòng sản phẩm.
  • Quy trình và biểu mẫu điều phối hạn mức ngân sách (dồn dự toán F150, điều chuyển F500, chi bổ sung ngoài ngân sách TEG200) là tài liệu tham khảo giá trị cho việc thiết lập quy chế quản lý tài chính nội bộ.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Topica quản lý danh mục kế hoạch tài chính theo mô hình 4 chiều nào?

Topica quản lý danh mục dự toán theo mô hình ma trận 4 chiều bao gồm:

1. Danh mục Pháp nhân (PT): 6 pháp nhân đại diện pháp luật tại Việt Nam, Singapore, Thái Lan, Philippines và Indonesia (EDH, EDUTOP64, Topica Philippines, Edumall Thailand, Topica Thailand, Sadan Indonesia).
2. Danh mục Sản phẩm (SP): Các dòng sản phẩm Uni, Native, Edumall, Excel, TFI, Memo, Osscar theo từng thị trường quốc gia.
3. Danh mục Chủ dự toán (CDT): Trưởng/phó các cấp từ PM, TD, SD, CE đến GC phụ trách đề xuất và duyệt chi.
4. Danh mục Hoạt động (HD): Các mã hoạt động chi tiết phản ánh dòng tiền vào và dòng tiền ra (chi đối tác, vận hành, overhead, tài chính, đầu tư, thuế).

2. Cơ chế cắt - dồn thu và chi tại Topica được quy định cụ thể như thế nào?

• Về doanh thu: Nếu không đạt kế hoạch, phần thiếu sẽ bị cắt và chủ dự toán không phải bù vào tháng sau; nếu doanh thu vượt kế hoạch, phần vượt sẽ được giảm trừ vào chỉ tiêu dự thu của tháng liền kề.
• Về chi phí: Nếu không sử dụng hết hạn mức (budget) trong tháng, số dư sẽ bị cắt hẳn; trường hợp có nhu cầu sử dụng cho giai đoạn tiếp theo, chủ dự toán phải lập mẫu F150 để xin dồn ngân sách sang các tháng sau.

3. Quy trình đề xuất khoản chi ngoài kế hoạch ngân sách (TEG200) diễn ra theo các mốc thời gian nào trong tuần?

Quy trình đề xuất chi ngoài ngân sách TEG200 được thực hiện qua các bước xếp Queue hàng tuần:

• Hàng ngày: Tiếp nhận đơn hàng, cung cấp biểu mẫu, chủ dự toán điền thông tin và gửi lại bản TEG200 có đủ chữ ký để TPA soát xét.
• Thứ 4 hàng tuần: Xếp Queue và bảo vệ tờ trình đề xuất trước Ban lãnh đạo trong cuộc họp TEG.
• Thứ 5 hàng tuần: Trình duyệt Ban lãnh đạo phê duyệt hoặc từ chối đề xuất.
• Thứ 6 hàng tuần: Thông báo kết quả và TPA cập nhật dữ liệu bổ sung hạn mức lên kho dữ liệu kế hoạch.

4. Kết quả thực hiện kế hoạch kinh doanh năm 2017 của Topica có độ chênh lệch như thế nào so với dự toán?

Năm 2017, doanh thu thuần về bán hàng và CCDV của Topica đạt 2.395,35 tỷ VND, chỉ hoàn thành 52,63% so với kế hoạch (4.551,17 tỷ VND). Giá vốn hàng bán thực tế phát sinh 56,29 tỷ VND, vượt 140% mức dự toán (40,21 tỷ VND). Do chi phí phát sinh cao và doanh thu không đạt kỳ vọng, lợi nhuận sau thuế TNDN thực tế đạt 635,89 tỷ VND, tương ứng mức hoàn thành 29,07% so với kế hoạch (2.187,39 tỷ VND).

5. Hạn mức ký duyệt chứng từ chi tiêu theo thẩm quyền tại Topica được phân cấp như thế nào?

Thẩm quyền ký duyệt chứng từ căn cứ theo các mức giá trị thanh toán:

• Cấp PM (Trưởng phòng): Phê duyệt các chứng từ có giá trị dưới 1 triệu VND.
• Cấp TD (Trưởng trung tâm): Phê duyệt các chứng từ có giá trị từ 1 triệu đến 100 triệu VND.
• Cấp SD (Trưởng khối): Phê duyệt các chứng từ có giá trị từ 100 triệu đến 200 triệu VND.
• Cấp CC/GC (Ban điều hành/Trưởng tổ hợp): Phê duyệt các chứng từ có giá trị từ 200 triệu VND trở lên.

---

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Đỗ Thị Vân Anh đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về kỹ thuật lập dự toán và quản trị ngân sách doanh nghiệp, đồng thời phản ánh bức tranh thực tiễn chi tiết về công tác kế hoạch tài chính tại Tổ hợp Công nghệ Giáo dục Topica. Qua phân tích số liệu giai đoạn 2015 - 2017, nghiên cứu chỉ ra những điểm nghẽn khiến tỷ lệ hoàn thành kế hoạch doanh thu và lợi nhuận đạt thấp, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao chất lượng nhân sự, số hóa chứng từ và tối ưu hóa danh mục 4 chiều. Đây là tài liệu tham khảo có giá trị học thuật và ứng dụng thực tiễn cao cho sinh viên chuyên ngành tài chính và các nhà quản lý doanh nghiệp trong việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát ngân sách nội bộ.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VE HIỆU QUA LAP KE HOẠCH TÀI CHÍNH TẠI DOANH NGHIỆP 1. Tổng quan về hoạt động lập kế hoạch tài chính tại doanh nghiệp I. Khái niệm Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên trong bốn chức năng của quản lý là lập kế hoạch, tô chức , lãnh đạo và kiểm tra. Lập kế hoạch là chức năng rất quan trọng đối với mỗi nhà quản lý bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và chương trình hành động trong tương lai, giúp nhà quản lý xác định được các chức năng khác còn lại nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra.

Cho đến nay thì có rất nhiều khái niệm về chức năng lập kế hoạch nói chung và lập kế hoạch tài chính nói riêng. Với mỗi quan điểm , mỗi cách tiếp cận khác nhau đều có khái niệm riêng nhưng tat cả đều có gắng biêu hiện đúng bản chat của phạm tru này. Nếu đứng trên góc độ ra quyết định thì lập kế hoạch là khởi đầu và trọng yếu đối với mỗi nhà quản lý: “Lập kế hoạch là một loại ra quyết định đặc thù để xác định một tương lai cụ thé mà các nhà quản lý mong muốn cho tổ chức của họ. Lập kế hoạch có thé vi như là bắt dau từ rễ cái của một cái cây lớn, rồi từ đó mọc lên các “nhánh” tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra ”.

Theo 265 Câu hỏi - đáp về quản lý KH - CN- xuất ban năm 2013, NXB Vĩnh Phúc: “Lap kế hoạch là việc lựa chọn một trong những phương an hành động tương lai cho toàn bộ và từng bộ phận cua một tổ chức. Nó bao gom sự lựa chọn các mục tiêu của tổ chức, của từng bộ phận và xác định các phương thức đề đạt mục tiêu. ` Tuy nhiên, dù hiểu theo cách nào đi nữa thì lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các phương thức dé đạt được các mục tiêu đó. Lập kế hoạch nhằm mục đích xác định mục tiêu cần phải đạt được là cái gì? Và phương tiện để đạt được các mục tiêu đó như thế nào? Hay cụ thể hơn là, lập kế hoạch chính là việc quyết định trước bằng việc trả lời các câu hỏi: 1.

Làm như thế nào?; 3. Ai sẽ làm?; và 4. Khi nào bắt đầu và khi nào kết thúc? GVHD: TS. Lương Thị Thu Hằng SV: Đỗ Thị Vân Anh Chuyên đề thực tập Viện Ngân hàng — Tài chính Đối với kế hoạch tài chính doanh nghiệp nói riêng là bản kế hoạch tổng hợp các dự kiến về nhu cầu tài chính cho toàn bộ các hoạt động của một doanh nghiệp.

Qua đó, người quản trị doanh nghiệp sẽ ước tính được các khoản cần phải sử dụng như chỉ tiêu, tiền đầu tư, công nợ, mức độ chủ động trong tai chính thanh toán các khoản nợ ngắn hạn để phòng xảy ra rủi ro tài chính. Tóm lại, lập kế hoạch tài chính là phan quan trọng không thé thiếu trong quá trình lập kế hoạch của doanh nghiệp. Nó như mái chèo giúp con thuyền doanh nghiệp đi được đến đích. Việc lập một bản kế hoạch tài chính phù hợp với mô hình doanh nghiệp và xu hướng thị trường là vô cùng quan trọng, và là nhiệm vụ thường niên của mỗi doanh nghiệp.

Tuy nhiên, công việc này luôn đứng trước rất nhiều thách thức và khó khăn do môi trường kinh doanh luôn biến động không ngừng và khó dự đoán, hoặc do thiếu kinh nghiệm trong điều phối hay phân công giữa các phòng ban. Ngoài ra, các tổ chức luôn phải đối mặt với van dé khan hiếm nguồn lực do đó các nhà quan trị cũng phải đương dau với các giới hạn về ngân sách. Chủ doanh nghiệp có thé dua vào kế hoạch tài chính, cũng như các kế hoạch thông thường khác dé phân bồ các công việc cho phù hợp như: « Tiến độ triển khai ra sao? e Trách nhiệm thu hồi công nợ của a1? ‹ Các giải pháp vốn cho từng bộ phận như thế nào? e Công việc mà các thành viên trong doanh nghiệp phải thực hiện? 1. Nội dung của một kế hoạch tài chính hoàn chỉnh Đề lập được một dự toán tài chính hoàn chỉnh, các chuyên viên cũng như các nhà quan trị cần phải đưa ra được một báo cáo tài chính tổng hop dé làm đích đến.

Nó bao gồm: - Báo cáo kết quả kinh doanh dự báo: thể hiện những dự báo về doanh thu, chi phí và lợi nhuận. trong đó, chi phí thường được phân loại theo mục đích, bộ phận hoặc loại hình kinh doanh kèm theo thuyết minh cho nguyên nhân phát sinh những chỉ phí đó. Báo cáo này là một phần then chốt trong việc lập kế hoạch lợi nhuận của doanh nghiệp. Lương Thị Thu Hằng SV: Đỗ Thị Vân Anh Chuyên đề thực tập Viện Ngân hàng — Tài chính - Báo cáo lưu chuyền tiền tệ dự báo: thể hiện những dự báo về dòng tiền ra — vào doanh nghiệp.

Trong đó, các khoản chỉ có thê được phân loại tương tự như chỉ phí nêu trên kèm theo là thuyết minh cho nguyên nhân phát sinh các dòng tiền. Báo cáo này là một phần không thể thiếu trong việc lập kế hoạch ngân quỹ, đánh giá và sử dụng ngân quỹ của doanh nghiệp. Nếu chi phí nằm ngoài ngân sách, báo cáo này sẽ đưa ra cảnh báo sớm, qua đó, giúp cho doanh chủ động thu xếp vốn khác trong trường hợp thiếu vốn tạm thời. Việc phân tích báo cáo lưu chuyên tiền tệ giúp doanh giải quyết các vấn đề phát sinh một cách kịp thời, cải thiện lượng tiền thông qua việc đây nhanh tiến độ thu tiền và làm chậm tiến độ thanh toán mà vẫn không ảnh hưởng đến thời gian quy định trong hợp đồng với nhà cung cấp và sử dụng hiệu quả nguồn tiền dư thừa, đưa ra các thông số chỉ ra rằng doanh có đủ tiền dé thanh toán cho nhà cung cấp và bên cho vay.

Ngoài ra, báo cáo lưu chuyển tiền tệ cho bên cho vay biết nhu cầu vốn lưu động là bao nhiêu. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ còn là nguồn dé phân cấp thứ hạng hiệu quả đầu tu dự án thông qua chỉ số như: Thời gian thu hồi vốn (PP), Giá trị ròng hiện tại (NPV), Tỷ lệ hoàn vốn (IRR),. - Bảng cân đối kế toán Hình thức biéu hiện van tắt của một bản kế hoạch thường sẽ được thé hiện dưới dang sơ đồ hoặc biểu đồ. Vi dụ như: GVHD: TS.

Lương Thị Thu Hằng SV: Đỗ Thị Vân Anh Chuyên đề thực tập Viện Ngân hàng — Tài chính Quy trình Ngân sách A NS Doanh thu NS San xuat ỶY NS Nguyên vật liêu NS Nhân công trực NS Chi phí sản xuất trực tiệp tiếp chung ¥ Ngân sách Hoạt động + NS Chi phi bán hang £——— NS Chi phi R&B/ Thiết kế Ỷ NS chi phí Marketing fe v NS Chi phí phân phối fe. Ỷ NS Chi phí dịch vụ khách hang ¥ NS Chi phi quan ly doanh nghiép Ỷ Báo cáo Kết quả kinh doanh dự toán Ngân sách Tải chính ¥ Báo cáo lưu chuyễn N§vốn —>| N§Tiền |——»lBảng Cân đối kế toán} —>| “tàn tá dự toán Hình 1. Ví dụ về lập kế hoạch ngân sách bằng biểu do Nguồn: Chủ biên PGS.TS Từ Quang Phương (Năm 2014) GVHD: TS. Lương Thị Thu Hằng SV: Đỗ Thị Vân Anh Chuyên đề thực tập Viện Ngân hàng — Tài chính Như ở hình trên, các nha quản tri lập kế hoạch theo dự toán ngân sách.

Có nghĩa là, họ sẽ dự toán tất cả các chỉ phí liên quan đến hoạt động của mình (đầu vào) và doanh thu có thê đạt được từ những hoạt động đó (đầu ra), đồng thời dự toán dòng vốn và tiền dé từ đó đưa ra báo cáo kết quả kinh doanh dự toán, bang cân đối kế toán dự toán và báo cáo lưu chuyên tiền tệ dự toán. Các nhà quản tri sẽ dựa vào đó dé điều chỉnh và đưa ra những chiến lược phù hợp hơn. Nhìn chung, để xây dựng được một kế hoạch tốt cũng như làm thế nào dé dat được mục tiêu can rất nhiều yếu tố bao gồm cả chủ quan lẫn khách quan mà chúng ta sẽ tìm hiểu ở phía sau. Tuy nhiên, cũng cần phân biệt giữa kế hoạch và chiến lược.

Chiến lược chỉ mang tính chất định hướng. Nội dung chính của chiến lược là một bức tranh phản ánh điểm đến của tương lai, đòi hỏi bức tranh vẽ ra phải rõ ràng, hoàn chỉnh, tổng thé, trong đó hiện diện tất cả những thành qua của quá trình phan đấu. Nhưng không thể hiện trong chiến lược những tính toán cụ thê về chỉ phí hay hiệu quả của quá trình thực hiện cũng như không phản ánh được nhiều giải pháp hay quá trình tô chức thực hiện để đạt tới. Còn kế hoạch thì bao gồm các bước thực hiện cùng nguồn lực sử dụng dét hực hiện mục tiêu nao đó.

Trước khi có kế hoạch thì phải có chiến lược. Ví dụ như khi muốn thâm nhập vào thị trường giáo dục trực tuyến ở Thái Lan, Topica sẽ xây dựng một kế hoạch cu thé bao gom từ việc nguồn vốn đầu tư, trang thiết bi, cơ sở vật chất đặt ở đâu, nhân sự. Ngoài ra, điểm khác biệt giữa hay khái niệm này là khi xây dựng chiến lược người ta hướng tới mục tiêu mong muốn dat được, mang tinh tan công cao nhưng khi lập kế hoạch thì phải tinh toi nguồn lực để thực hiện kế hoạch nhằm đạt được mục tiêu. Dac điểm Việc lập kế hoạch tài chính tốn khá nhiều thời gian va nhân sự vì nó cần có sự tham gia của nhiều bộ phận trong doanh nghiệp.

Dự kiến được báo cáo kết quả kinh doanh và chính sách phân phối lợi nhuận, nhu cầu tài chính thông qua bảng cân đối kế toán mẫu của doanh nghiệp. Ngoài ra, việc lập kế hoạch tài chính cũng dự kiến kế hoạch lưu chuyên tiền tệ và lựa chọn các biện pháp tổ chức, điều chỉnh, đảm bảo nguồn lực tài chính có thể được sử dụng một cách hiệu quả. Mục đích GVHD: TS. Lương Thị Thu Hằng SV: Đỗ Thị Vân Anh Chuyên đề thực tập Viện Ngân hàng — Tài chính - Về phía doanh nghiệp: o Xác định được mục đích tai chính trong 1 khoảng thời gian va cách thức doanh nghiệp thực hiện dé đạt được mục đích tài chính đó.

o Xây dựng được lòng tin đối với các nhà đầu tư trên thị trường thông qua tính minh bạch trong điều hành doanh nghiệp. o Dựa vào bản kế hoạch tài chính, nhà quản lý hoặc các lãnh đạo trong doanh nghiệp có thé thực hiện các kế hoạch ngân sách và kiểm soát chi tiêu hợp lý, giảm thiêu lãng phí.