CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP 1. Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ 1. Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ Bất kỳ một tổ chức nào khi hình thành đều phải gắn liền với việc thực hiện một mục tiêu nào đó. Quá trình thực hiện một mục tiêu là quá trình mà ở đó nhà quản lý thực hiện những hoạt động quản trị như hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiểm tra.
Bên cạnh việc đánh giá kết quả thực hiện so với mục tiêu đề ra, công việc kiểm tra còn phải chỉ ra cho thấy những yếu kém và những yếu tố làm hạn chế quá trình thực hiện mục tiêu. Nhiệm vụ của nhà quản trị doanh nghiệp là phải đặt ra các chính sách và thủ tục thích hợp nhằm hạn chế các rủi ro, tức là giảm thiểu khả năng không đạt được mục tiêu đã định trước, từ đó hình thành khái niệm hệ thống KSNB trong đơn vị. Hiện nay trong một số nghiên cứu về KSNB trong thời gian trước kia cũng như gần đây không có sự phân biệt rõ ràng giữa khái niệm KSNB và hệ thống KSNB trong doanh nghiệp. Theo tác giả, khái niệm KSNB và hệ thống KSNB có sự khác biệt nhất định.
Chúng ta cần phải hiểu KSNB là một chức năng của quá trình quản lý và hệ thống KSNB được doanh nghiệp thiết lập ra để thực hiện chức năng đó. Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống KSNB của doanh nghiệp. Có thể xem xét một vài quan điểm về hệ thống KSNB sau đây: Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC) thì: “KSNB là một hệ thống chính sách, các thủ tục được thiết lập tại đơn vị nhằm đảm bảo độ tin cậy các thông tin, việc thực hiện các chế độ pháp luật và hiệu quả hoạt động”. Theo Hiệp hội Kế toán viên Công chứng Hoa Kỳ (AICPA) thì, “KSNB là các biện pháp, cách thức được chấp nhận thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền, các tài sản khác và kiểm tra sự chính xác trong ghi chép sổ sách”.
8 Theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ban hành ngày 20/11/215, kiểm soát nội bộ là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm đảm bảo phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra. Đơn vị kế toán phải thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị để đảm bảo các yêu cầu sau đây: - Tài sản của đơn vị được bảo đảm an toàn, tránh sử dụng sai mục đích, không hiệu quả; - Các nghiệp vụ được phê duyệt đúng thẩm quyền và được ghi chép đầy đủ làm cơ sở cho việc lập và trình bày báo cáo tài chính trung thực, hợp lý. Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315 (VSA 315) đã đề cập về khái niệm kiểm soát nội bộ. Theo đó, kiểm soát nội bộ là quá trình do ban quản trị, ban giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện, duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan.
Theo COSO (1992, 2013), kiểm soát nội bộ là quá trình chịu sự ảnh hưởng của Hội đồng Quản trị, Ban lãnh đạo và các nhân viên của đơn vị, được thiết lập nhằm cung cấp sự bảo đảm hợp lý cho việc đạt được các mục tiêu: - Sự hiện hữu và hiệu quả hoạt động; - Sự tin cậy của báo cáo tài chính; - Sự tuân thủ các luật lệ và quy định. Nói chung, có thể thấy khái niệm kiểm soát nội bộ theo báo cáo của COSO là khái niệm được chấp nhận rộng rãi trong nước và trên thế giới, trong nghiên cứu cũng như thực tiễn áp dụng xây dựng kiểm soát nội bộ tại các tổ chức hoạt động. Như vậy, có thể khái quát một khái niệm chung nhất về kiểm soát nội bộ như sau: Kiểm soát nội bộ là quá trình chịu sự ảnh hưởng của Hội đồng Quản trị, Ban lãnh đạo và các nhân viên của đơn vị, được thiết lập nhằm cung cấp sự bảo đảm hợp lý cho việc đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ trong các tổ chức hoạt động. 9 Qua khái niệm trên, có thể thấy bản chất của kiểm soát nội bộ theo COSO được khái quát qua các vấn đề gồm có: quá trình, con người, mục tiêu và đảm bảo sự hợp lý.
Thứ nhất, kiểm soát nội bộ là một quá trình bao gồm một chuỗi các hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong doanh nghiệp và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Kiểm soát nội bộ không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện rộng khắp trong doanh nghiệp có liên quan đến nhau, có trình tự xảy ra và có logic. Kiểm soát nội bộ hữu hiệu nhất khi được xây dựng như một phần cơ bản trong hoạt động của doanh nghiệp chứ không phải coi như một sự bổ sung cho các hoạt động của doanh nghiệp hoặc choi như một gánh nặng bị áp đặt bởi các cơ quan quản lý hay thủ tục hành chính. Kiểm soát nội bộ phải là một bộ phận giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình.
Thứ hai, kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người. Con người là chủ thể đặt ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát và vận hành kiểm soát nội bộ. Họ gồm những thành viên trong doanh nghiệp như: Hội đồng quản trị, Ban giám đốc và các nhân viên chứ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục… Kiểm soát nội bộ bị chi phối bởi con người trong doanh nghiệp (bao gồm Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên). Nhà quản trị đặt ra mục tiêu, đưa ra cơ chế kiểm soát vào vận hành hướng tới các mục tiêu đã định.
Ngược lại, kiểm soát nội bộ cũng tác động đến hành vi của nhà quản lý. Mỗi cá nhân có một khả năng, suy nghĩ hay ưu tiên khác nhau khi làm việc. Các cá nhân không phải lúc nào cũng hiểu rõ nhiệm vụ của mình cũng như trao đổi, hành động một cách nhất quán. Kiểm soát nội bộ sẽ tạo ra ý thức kiểm soát ở mỗi cá nhân và hướng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Kiểm soát nội bộ tại mỗi đơn vị khác nhau sẽ mang theo bản sắc văn hóa lãnh đạo của người quản lý khác nhau. Thứ ba, kiểm soát nội bộ giúp cho doanh nghiệp có thể đạt được các mục tiêu. Để có thể hoạt động hiệu quả nhất, mỗi bộ phận phải đặt ra mục tiêu, lập kế hoạch nhằm đạt được các mục tiêu chung cho toàn doanh nghiệp và các mục tiêu cho từng bộ phận cụ thể. Các mục tiêu bao gồm mục tiêu hoạt động, mục tiêu về báo cáo, mục tiêu về tuân thủ.
10 - Mục tiêu hoạt động: Kiểm soát nội bộ giúp doanh nghiệp bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, mở rộng thị phần, thực hiện chiến lược kinh doanh… nghĩa là nhấn mạnh đến sự hiện hữu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực doanh nghiệp. - Mục tiêu về báo cáo: Doanh nghiệp phải đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính và chi phí tài chính cung cấp cho bên trong hay bên ngoài doanh nghiệp. - Mục tiêu về tuân thủ: Kiểm soát nội bộ phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành các quy định của pháp luật và quy chế của doanh nghiệp. Thứ tư, kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý.
Kiểm soát nội bộ dù được thiết kế và hoạt động tốt tới mức nào cũng chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp chứ không thể giúp doanh nghiệp đảm bảo một sự tuyệt đối bởi những hạn chế tiềm tàng trong kiểm soát nội bộ như: sai lầm của con người, sự thông đồng của các cá nhân, sự lạm quyền của nhà quản lý và do mối qua hệ giữa lợi ích và chi phí của việc thiết lập kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. Như vậy, thông qua báo cáo COSO (2013), khái niệm kiểm soát nội bộ được chuẩn hóa phát triển thành một hệ thống lý luận tương đối hoàn chỉnh. Báo cáo COSO (2013) đã nêu được các khái niệm nền tảng cho cách thức tổ chức, thiết kế và vận hành kiểm soát nội bộ. Vai trò và hạn chế của kiểm soát nội bộ Trong doanh nghiệp luôn luôn có sự thống nhất và xung đột giữa quyền lợi chung và quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động.
Kiểm soát nội bộ được thiết kế hữu hiệu, hiệu quả sẽ dung hòa được quyền lợi của người lao động và quyền lợi chung của doanh nghiệp, quản lý được các rủi ro, phân quyền, ủy quyền, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác và khoa học. Do vậy, việc xây dựng kiểm soát nội bộ hữu hiệu trong doanh nghiệp sẽ có vai trò cốt lõi trong quản lý điều hành công việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, quyết định quá trình tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Kiểm soát nội bộ có các vai trò quan trọng như sau: 11 - Giảm bớt nguy cơ, rủi ro tiền ẩn trong sản xuất kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm….