CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái niệm về nhân lực và nâng cao chất lượng nhân viên văn phòng trong doanh nghiệp 1.1 Nguồn nhân lực trong doanh nghiệp 1.1 Nguồn nhân lực Khi đề cập đến vấn đề nguồn nhân lực, có rất nhiều các khái niệm được đưa ra từ các quốc gia, tổ chức, nhà nghiên cứu,…. Thuật ngữ “Nguồn nhân lực” đã xuất hiện từ những năm đầu thập niên 80 của thế kỷ 20 và được nghiên cứu liên tục cho tới nay. Mỗi khái niệm nhìn chung đều có các đặc điểm khác nhau nhưng tất cả đều lấy yếu tố con người làm chủ thể. Khái niệm chung về nguồn nhân lực được nêu trong Giáo trình Nguồn nhân lực (2018), Trường đại học Lao động – Xã hội của Nguyễn Tiệp “Đây là nguồn lực con người, là yếu tố quan trọng, năng động nhất của quá trình tăng trưởng và phát triển kinh tế - xã hội”.7-8] Cũng theo Nguyễn Tiệp, nguồn nhân lực của một quốc gia được biểu hiện ở các khía cạnh như: Là cơ sở cung cấp sức lao động cho xã hội, đối với vĩ mô có thể hiểu nguồn nhân lực là toàn bộ dân cư có khả năng lao động, không phân biệt ngành nghề, địa phương,… đây được coi là nguồn nhân lực xã hội Trong nghĩa hẹp hơn, nguồn nhân lực là người lao động chính của xã hội gồm nhóm dân cư trong độ tuổi lao động và có khả năng lao động (theo quy định của luật lao động) [13.7-8] 10 Khi tìm hiểu khái niệm từ khía cạnh “Các chỉ số phát triển thế giới” của Liên hợp quốc thì nguồn nhân lực là tất cả các tri thức, kĩ năng, kinh nghiệm, năng lực và tính sáng tạo của con người có quan hệ với sự phát triển của mỗi cá nhân nói riêng và của một quốc gia nói chung.
Theo giáo trình Kinh tế nguồn nhân lực, Đại học Kinh tế Quốc dân thì: “Nguồn nhân lực là nguồn lực con người có khả năng sáng tạo ra của cải vật chất và tinh thần cho xã hội được biểu hiện ra là số lượng và chất lượng nhất định tại một thời điểm nhất định”.26] Từ các khái niệm đã nêu và thực tế xã hội đã chứng minh, đối với quá trình phát triển về kinh tế và xã hội của một quốc gia thì nguồn nhân lực là yếu tố cốt lõi của các quá trình này. Theo quan điểm của tác giả cũng như cách tiếp cận nghiên cứu, khái niệm nguồn nhân lực có thể hiểu là “Nguồn nhân lực là nguồn lực con người gồm các nguồn lực hữu hình và nguồn lực tiềm tàng được thể hiện thông qua các yếu tố như sức khỏe, trình độ, ý thức,….nhằm cải tạo thế giới và có khả năng tạo ra của cải vật chất, tinh thần cho xã hội”.2 Nguồn nhân lực trong doanh nghiệp Các quan điểm, khái niệm về nguồn nhân lực đã nêu chủ yếu được sử dụng trong môi trường vĩ mô, còn ở góc độ vi mô như các tổ chức, doanh nghiệp, cơ sở sản xuất thì tồn tại nhiều quan điểm khác nhau về nguồn nhân lực được phát biểu như sau: Theo giáo trình Quản trị nhân lực, trường Đại học Kinh tế Quốc dân của Nguyễn Vân Điềm và Nguyễn Ngọc thì “Nguồn nhân lực của một tổ chức bao gồm tất cả những người lao động làm việc trong tổ chức đó, còn nhân lực được hiểu là nguồn lực của mỗi con người mà nguồn lực này gồm có thể lực và trí lực” [12.8] 11 Còn trong sách Quản lý và phát triển nguồn nhân lực xã hội, Bùi Văn Nhơn (2006) thì nguồn nhân lực doanh nghiệp là “Nguồn nhân lực doanh nghiệp là lực lượng lao động của từng doanh nghiệp, là số người có trong danh sách của doanh nghiệp, do doanh nghiệp trả lương” .72] Trong môi trường vi mô tức các tổ chức, doanh nghiệp, cơ sở sản xuất thì nguồn nhân lực là yếu tố chủ đạo của toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh từ quá trình chỉ đạo, thực hiện và tiến hành quá trình kinh doanh. Đây là yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp trong dài hạn. Như vậy khi đánh giá nguồn nhân lực lực từ góc độ tổ chức, doanh nghiệp, có thể tổng kết rằng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp là người người lao động đang làm việc và được trả lương nhằm thực hiện các nhiệm vụ được người sử dụng lao động yêu cầu.2 Đội ngũ nhân viên văn phòng trong doanh nghiệp Trong một doanh nghiệp để quá trình vận hành được diễn ra hợp lý, ăn khớp trong các khâu thông thường được phân thành hai bộ phận là bộ phận hành chính văn phòng và bộ phận sản xuất hoặc đối với một số đơn vị thì chỉ tồn tại các văn phòng làm việc tập trung.
Khái niệm Khi đề cập đến khái niệm nhân viên văn phòng, đa phần các khái niệm được sử dụng là các khái niệm xung quanh nguồn nhân lực, có ít các nghiên cứu cũng như giáo trình chỉ ra chính xác nhân viên văn phòng là gì. Tuy nhiên, một số khái niệm được sử dụng phổ biến như: Nhân viên văn phòng là những cá nhân làm việc trong môi trường văn phòng, thường thực hiện các nhiệm vụ hành chính, quản lý thông tin và hỗ trợ các hoạt động hàng ngày của tổ chức. Công việc của nhân viên văn phòng có thể bao gồm xử lý tài liệu, quản lý lịch làm việc, trả lời điện thoại và email, 12 lập kế hoạch, ghi chép họp, chuẩn bị và duy trì hồ sơ, và hỗ trợ các bộ phận khác trong tổ chức. Cụm từ nhân viên văn phòng thường được sử dụng rộng rãi đối với người lao động thuộc bộ phận hành chính văn phòng.
Đội ngũ nhân viên văn phòng trong các doanh nghiệp thường thực hiện các công việc có tính chất hành chính để nhằm thực hiện một số mục tiêu, quy trình để đạt các kết quả nhất định giúp vận hành doanh nghiệp. Hầu hết tại các cơ quan nhà nước hay doanh nghiệp hiện nay, nhân viên văn phòng là bộ phận gần như không thể thiếu của bất cứ đơn vị nào. Phạm vi ngành nghề Vị trí này có phạm vi bao quát khá lớn ở nhiều chuyên môn khác nhau, nhìn chung đây là vị trí mà thông thường được cho là có cảm giác làm việc nhẹ nhàng và có khả năng tương thích cao với người lao động. Phạm vi ngành nghề của nhóm người lao động là nhân viên văn phòng thường là khá lớn, tuy nhiên có thể thấy có một số ngành nghề tương đối phổ biến như: - Nhóm ngành hành chính văn phòng: gồm người lao động đảm nhiệm một số vị trí như lễ tân, thư ký, văn thư, giám sát, quản lý hạ tầng thiết bị, hỗ trợ pháp lý,….
- Nhóm ngành IT, lập trình, chính là nhóm ngành công nghệ thông tin. Họ cũng sẽ làm việc tại các văn phòng, đây cũng là một nhóm ngành nhân viên văn phòng có mức lương tương đối cao dù tại các doanh nghiệp chuyên sản xuất phần mềm hoặc tại một số doanh nghiệp cần có sự hỗ trợ của số ít nhân viên công nghệ thông tin. - Nhóm ngành Marketing, quảng cáo, Marketing là một trong những hoạt động quan trọng với doanh nghiệp. Hiện tại, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng đều sẽ thực hiện Marketing để giúp tăng doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp.
13 - Nhóm ngành nhân sự, đảm nhiệm các nhiệm vụ về tuyển dụng, đào tạo, xây dựng, duy trì sự hoạt động cơ bản của người lao động trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo hiệu suất lao động của người lao động nói riêng và hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nói chung. - Nhóm ngành kế toán, chủ yếu thực hiện các nghiệp vụ kế toán, tài chính. Cùng với đó là theo dõi và phản ánh kịp thời các vấn đề tài chính đến người quản lý giúp tránh các rủi ro tài chính có thể xảy ra đối với doanh nghiệp.3 Chất lượng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp Theo Nguyễn Tiệp (2010) trong Giáo trình Nguồn nhân lực, Trường đại học Lao động – Xã hội đã nêu, chất lượng nguồn nhân lực là trạng thái nhất định của nguồn nhân lực, là tố chất, bản chất chất bên trong của nguồn nhân lực, nó luôn có sự vận động và phản ánh trình độ phát triển của kinh tế xã hội, là khái niệm tổng hợp các khía cạnh sau của người lao động gồm: Sức khỏe, trình độ văn hóa, trình độ chuyên môn – kỹ thuật, năng lực thực tế về tri thức, kỹ năng nghề nghiệp, tính năng động xã hội, phẩm chất đạo đức, tác phòng và thái độ với công việc cũng như môi trường làm việc.7] Theo giáo trình Kinh tế nguồn nhân lực của Trần Xuân Cầu, Mai Quốc Chánh (2008) thì chất lượng nguồn nhân lực được đánh giá thông qua các tiêu thức bao gồm: Sức khỏe về thể lực và tinh thần, trình độ học vấn, chuyên môn nghiệp vụ, các năng lực phẩm chất cá nhân.64] Có thể thấy “Chất lượng nguồn nhân lực” là một khái niệm tổng hợp có phạm vi rộng, là cơ sở để đánh giá nguồn nhân lực. Trong phạm vi nghiên cứu, tác giả sử dụng 3 yếu tố cơ bản để cấu thành và đánh giá chất lượng nguồn nhân lực gồm: Trí lực: là năng lực của trí tuệ, quyết định phần lớn khả năng lao động sáng tạo của con người.
Trí tuệ được xem là yếu tố quan trọng hàng đầu của 14 nguồn lực con người bởi tất cả những gì thúc đẩy con người hành động tất nhiên phải thông qua đầu óc của họ. Khai thác và phát huy tiềm năng trí tuệ trở thành yêu cầu quan trọng nhất của việc phát huy nguồn lực con người. Gồm trình độ tổng hợp từ văn hoá, chuyên môn, kỹ thuật, kỹ năng lao động. Trình độ văn hoá, với một nền tảng học vấn nhất định là cơ sở cho phát triển trình độ chuyên môn kỹ thuật.
Trình độ chuyên môn kỹ thuật là điều kiện đảm bảo cho nguồn nhân lực hoạt động mang tính chuyên môn hoá và chuyên nghiệp hoá. Kỹ năng lao động theo từng ngành nghề, lĩnh vực là một yêu cầu đặc biệt quan trọng trong phát triển nguồn nhân lực ở xã hội công nghiệp. Thể lực: là trạng thái sức khoẻ của con người, là điều kiện đảm bảo cho con người phát triển, trưởng thành một cách bình thường, hoặc có thể đáp ứng được những đòi hỏi về sự hao phí sức lực, thần kinh, cơ bắp trong lao động. Trí lực ngày càng đóng vai trò quyết định trong sự phát triển nguồn nhân lực, song, sức mạnh trí tuệ của con người chỉ có thể phát huy được lợi thế trên nền thể lực khỏe mạnh.