CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VE TRUYEN THONG NOI BO VÀ TO CHUC HOAT DONG TRUYEN THONG NOI BO 1. Co sở lý luận về truyền thông nội bộ 1. Các khái niệm chung về truyền thông nội bộ 1.
Truyền thông Thuật ngữ "Truyền thông" tương ứng với thuật ngữ "Communication" trong tiếng Anh, là một dạng hoạt động căn bản trong mọi lĩnh vực đời sống xã hội, là hoạt động trao đổi thông tin của loài người, vì vậy truyền thông là một thuật ngữ đã hình thành và t6n tại rất lâu song song với quá trình phát triển của xã hội. Có 02 cách hiểu về truyền thông như sau: Cách thứ nhất, truyền thông được nhìn nhận theo góc độ là hoạt động trao đổi thông tin bằng những hình thức khác nhau. Cụ thé: Theo Từ điển Oxford, “communication is the imparting or exchanging of information by speaking, writing, or using some other medium” (Truyén thong 1a quá trình truyền dat và trao đối thông tin thông qua việc nói, viết hoặc sử dung các phương tiện trung gian khác). Đây có thể coi là khái niệm cơ bản nhất về truyền thông.
Trong khái niệm này đưa ra ba yếu tố cơ bản của truyền thông: đối tượng của truyền thông (“thông tin”), hoạt động chính của truyền thông (“truyền đạt và trao đổi”) và phương tiện của truyền thông (“nói, viết hoặc sử dụng các phương tiện trung gian khác”) Theo GS. Ta Ngọc Tắn: “Truyền thông là sự trao đối thông điệp giữa các thành viên hay các nhóm người trong xã hội nhằm đạt được sự hiểu biết lẫn nhau” [14, tr. Trong khái niệm này, tác giả đề cập đến việc trao đổi thông tin là trao đổi thông điệp, nâng mức khai quát hoá thông tin lên thành thông điệp cho thấy tính chủ đích của hoạt động truyền thông Cách thứ hai, truyền thông được hiểu theo góc độ là những hành động tác động đến hành vi của con người thông qua việc truyền thông tin. Cách hiểu này nhấn mạnh đến mục đích của truyền thông: Theo quan điểm của tác giả Gerald Miler (1996), truyền thông là hoạt động nhằm tác động đến hành vi con người — đối tượng truyền thông với mục đích chính là truyền tin đến người nhận qua đó tác động và định hướng hành vi của họ theo mục đích của chủ thể truyền thông — người gui.
TS Nguyễn Văn Dững đã đưa ra khái niệm truyền thông là sự kết hợp của hai cách hiểu trên: “Truyền thông là quá trình liên tục trao đổi thông tin, tư tưởng, tình cảm., chia sẻ kỹ năng và kinh nghiệm giữa hai hoặc nhiều người nhằm tăng cường hiểu biết lẫn nhau, thay đổi nhận thức và tiến tới điều chỉnh hành vi và thái độ phù hợp với nhu cầu phát triển của cá nhân/nhóm/cộng đồng/xã hội”. Có thé thấy rằng, đây là một khái niệm cụ thé và cho thấy đầy đủ các yếu tố nội hàm của hoạt động truyền thông. Và đây là khái niệm về truyền thông mà tác giả lựa chọn đề sử dụng trong luận văn này. Truyền thông nội bộ Có rất nhiều tiêu chí dé phân loại hoạt động truyền thông trong tổ chức.
Căn cứ vào tiêu chí đối tượng truyền thông, có thể chia thành hai loại là truyền thông bên ngoài và TTNB. Khi nghiên cứu với hoạt động truyền thông, phần nhiều các tác giả sẽ tiếp cận dưới góc độ truyền thông bên ngoài hơn là TTNB. Vì vậy, TTNB vẫn còn là một nội dung nghiên cứu mới và chưa thực sự có tính hệ thống. Theo nghiên cứu của tác giả, có nhiều cách hiểu, cách tiếp cận khác nhau đối với khái nệm TTNB: Theo cách hiểu thứ nhất, các tác giả tiếp cận TTNB ở góc độ là hoạt động giao tiếp bên trong tô chức.
Cụ thể: Theo các tác giả Hume va Jessica 2, “Internal communication is mainly considered a_ specific form of interpersonal communication within an organizational structure. Internal communication goes beyond internal newsletters, notice boards, staff meetings, etc. as it implies all the interactions within an organization that convey meaning [.] Internal communication encompasses both overt communication like meetings, memos etc., and more casual forms of communication such as: gossip, pleasantries and body language ”[21.976] (Tam dịch: “TTNB được coi là một hình thức giao tiếp cụ thể giữa các cá nhân trong cơ cấu tổ chức. TTNB vượt ra ngoài các bản tin nội bộ, bảng thông báo, cuộc họp nhân viên, v.
vì nó ngụ ý tat cả các hình thức tương tác trong một tổ chức nhằm truyén đạt các nội dung, thông điệp. TTNB bao gồm cả giao tiếp chính thức như cuộc họp, ghỉ nhớ,. và các hình thức giao tiếp thông thường hơn như: trò chuyện phiếm, đùa vui và ngôn ngữ cơ thể”) ? Hume, Jessica, (n.d), Internal Communication Toolkit, Pg.4 17 Ở khái niệm này, các tác giả tiếp cận TTNB chủ yếu đưới góc nhìn các hình thức truyền thông để nhân mạnh sự đa dạng của các hình thức TTNB trong hoạt động của tô chức. Theo các tác giả Desmidt & George (2016), Dolphin( 2005) và Omilion- Hodges & Baker (2014), “1nernal communication is the transfer or sharing of information among executive leadership to managers and employees.
It includes vertical communication between managers and employees and horizontal communication between employees”[26, tr. (Tam dịch: “TTNB là việc chuyển giao hoặc chia sẻ thông tin giữa ban lãnh đạo điều hành với các nhà quản lý và nhân viên. Nó bao gôm truyền thông theo chiều dọc giữa người quản lý và nhân viên và truyền thông theo chiều ngang giữa các nhân viên). Khái niệm này các tác gia chủ yếu nhân mạnh đối tượng và “chiều” tác động của hoạt TTNB trong tô chức.
Theo tác giả Chalmers (2008), “Jnternal communication can be viewed as an aspect of corporate communication in which employees in the organization exchange information with one another, with the organization and organization with them. Through internal communication, employees are also familiarized with the vision and the mission of the organization, it’s basic values and philosophy” (32, tr. (Tam dich: TTNB có thé duoc xem như một khía cạnh của giao tiếp doanh nghiệp trong đó bao gồm hoạt động trao đổi thông tin giữa các thành viên trong với nhau và giữa tổ chức với họ. Thông qua TTNB, nhân viên cũng được làm quen với tam nhìn và sử mệnh của tổ chức, đó chính là những là triết lý và các giá trị cơ bản của tổ chức).
Trong khái niệm này, tác giả đã cho thấy vai trò của TTNB gắn liền với tầm nhìn, sứ mệnh, triết lý và giá trị cốt lõi. Đây là góc độ tiếp cận TTNB gắn với văn hóa tổ chức. Có thé thấy rằng ở góc độ này, điểm chung là các tác giả nhắn mạnh TTNB trong vai trò trao đồi, truyền đạt thông tin và các giá trị của tổ chức theo nhiều chiều và nhiều phương thức khác nhau trong nội bộ tổ chức. Ở góc độ thứ hai, một số tác giả tiếp cận TTNB dưới góc độ là hoạt động quản lý/quản trị nhằm xây dựng và phát triển các mối quan hệ bên trong tổ chức: Theo quan điểm của Welch and Jackson (2007), “internal communication is understood here as the strategic management of interactions and relationships between stakeholders at all levels within organizations.
Internal communication varies from informal chat among colleagues, to formal corporate communication to all employees from senior executives” (29, tr.390] (Tam dich: TTNB ở đây được 18 hiểu là việc quản lý chiến lược các tương tác và mối quan hệ giữa các bên liên quan ở mọi cấp độ trong tổ chức. TTNB thể hiện rất đa dạng từ trò chuyện thông thường giữa các dong nghiép, đến hoạt động truyền thông chính thức trong công ty cho tất cả nhân viên từ phía các nhà điều hành điều hành cấp cao). Đây là khái niệm được sử dụng và trích dẫn trong rất nhiều tài liệu nghiên cứu về TTNB. Khái niệm này cho thấy vai trò của TTNB (quản lý chiến lược các tương tác và mối quan hệ trong tô chức); các cách thức thực hiện TTNB,.
Có thé thấy rằng khái niệm TTNB này được các tác giả dưới góc độ là một phương tiện, công cụ quan trị của nhà lãnh đạo cấp cao đối với nhân viên. Đinh Thị Thúy Hằng “TTNB là chức năng quản lý nhằm tao ra và gây dựng quan hệ có lợi va tốt đẹp giữa lãnh đạo của tô chức, cơ quan và công chúng nội bộ đề đi tới thành công chung của cơ quan, tổ chức đó” [7,tr.212] Trong tác phẩm này, tác giả đã tiếp cận TTNB dưới góc nhìn của PR (Quan hệ công chúng) và coi TTNB đồng nghĩa với quan hệ công chúng nội bộ. Ở góc độ khác, tác giả Nguyễn Thị Thùy Yên (2018) cho rằng: “TTNB được hiểu là công tác quản trị nhằm tạo dựng và phát triển các mối quan hệ gắn bó và bên vững giữa các thành viên trong nội bộ doanh nghiệp. Ngày nay TTNB nắm giữ vai trò quan trọng và có sức ảnh hưởng không hé nhỏ trong các doanh nghiệp, công ty.
Kênh truyền thông này liên quan đến sự tương tác giữa đội ngũ lãnh đạo với nhân viên cũng như giữa nhân viên với nhau, ảnh hưởng trực tiếp đến sự hình thành văn hóa doanh nghiệp [18, tr. Trong khái niệm này, tác giả Thùy Yên nhìn nhận TTNB là một công cụ của quản trị doanh nghiệp và là yếu tổ cơ bản góp phần hình thành văn hóa doanh nghiệp. Đây là góc độ tiếp cận khá gần với khái niệm TTNB mà tác giả nghiên cứu trong luận văn này. Có thể thấy rằng, hiện nay chưa có sự thống nhất giữa các khái niệm của TTNB.
Ở các góc độ tiếp cận, nghiên cứu khác nhau, các tác giả lại đưa ra khái niệm TTNB khác nhau. Qua quá trình tham khảo, tìm hiểu, phân tích các khái niệm, quan điểm về TTNB và từ góc độ tiếp cận của lĩnh vực quản trị văn phòng, tác giả đưa ra khái nệm TTNB như sau: “TTNB là một công cụ của quản trị phản ánh hoạt động truyền đạt và trao đổi thông tin, thông điệp trong nội bộ tổ chức được thực hiện qua nhiều hình thức, nhiều kênh khác nhau. Thông qua hoạt động TTNB, các thành viên trong tổ chức nắm bắt được đây đủ, kịp thời thông tin về quá trình hoạt động của tổ chức dé nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc nhằm đạt mục tiêu chung. Bên cạnh đó, TTNB 19 cũng giúp tạo dựng niềm tin, sự gắn kết, lòng trung thành của các thành viên, góp phan truyền tải, phát triển văn hóa tổ chức ” Như vậy, xét về mặt bản chất của TTNB là hoạt động truyền thông tin, thông điệp trong nội bộ tổ chức nhằm hai mục đích: một là đảm bảo thông tin cho quá trình hoạt động; hai là gắn kết người lao động với tô chức và truyền tải, phát triển văn hóa tô chức.