Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh kỷ nguyên số và sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, truyền thông nội bộ (TTNB) ngày càng trở thành một công cụ chiến lược quan trọng đối với các doanh nghiệp. Theo số liệu tổng điều tra kinh tế năm 2021, trên địa bàn thành phố Hà Nội có khoảng 741 doanh nghiệp, tăng 31,4% so với năm 2017, trong đó 97% là doanh nghiệp vừa và nhỏ. Điều này đặt ra yêu cầu cấp thiết về việc tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động TTNB nhằm đảm bảo sự vận hành thông suốt và phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Luận văn tập trung nghiên cứu thực trạng tổ chức hoạt động TTNB tại một số doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn Hà Nội trong giai đoạn 2018-2021. Mục tiêu chính là khẳng định vị trí, vai trò của Văn phòng trong tổ chức TTNB, khảo sát thực trạng và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động TTNB. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc giúp các doanh nghiệp nhận thức đúng đắn về TTNB, từ đó xây dựng môi trường làm việc tích cực, tăng cường sự gắn kết và nâng cao năng suất lao động.

Việc nghiên cứu không chỉ góp phần bổ sung cơ sở lý luận về TTNB mà còn cung cấp các giải pháp thực tiễn phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Hà Nội, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của các tổ chức trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên hai khung lý thuyết chính về truyền thông nội bộ và tổ chức hoạt động truyền thông nội bộ. Thứ nhất, lý thuyết về TTNB được tiếp cận dưới góc độ quản trị, nhấn mạnh TTNB là công cụ truyền đạt và trao đổi thông tin trong nội bộ tổ chức nhằm đảm bảo thông tin đầy đủ, kịp thời và tạo sự gắn kết giữa các thành viên. Khái niệm TTNB được định nghĩa là hoạt động truyền thông đa chiều, bao gồm cả giao tiếp chính thức và không chính thức, với mục tiêu xây dựng văn hóa doanh nghiệp và nâng cao hiệu quả quản lý.

Thứ hai, lý thuyết về tổ chức hoạt động TTNB tập trung vào việc phân bổ, sắp xếp và phối hợp các nguồn lực (nhân lực, tài chính, vật lực) để xây dựng kế hoạch, triển khai và kiểm soát hoạt động TTNB nhằm đạt mục tiêu đề ra. Các nội dung tổ chức bao gồm xây dựng chiến lược TTNB, tổ chức bộ máy và nhân sự, xây dựng quy định, tổ chức các phương thức truyền thông, tổ chức tài chính và thực hiện kiểm tra, đánh giá hiệu quả.

Các khái niệm chuyên ngành được sử dụng gồm: truyền thông nội bộ, tổ chức hoạt động truyền thông nội bộ, chiến lược truyền thông, kênh truyền thông nội bộ, văn hóa doanh nghiệp, quản trị văn phòng.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp giữa phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử. Cỡ mẫu khảo sát gồm 5 doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Hà Nội: Công ty Cổ phần Công nghệ Thiết bị Tân Phát (TPE), Công ty Cổ phần Bellsystem24-HoaSao (BHS), Công ty Cổ phần MISA, Tập đoàn NOVAON và Công ty TNHH Phát triển Khoa học Vitech. Trong đó, TPE và BHS được nghiên cứu trường hợp sâu, đại diện cho hai mô hình tổ chức TTNB khác nhau.

Phương pháp chọn mẫu là chọn mẫu mục tiêu nhằm đảm bảo tính đại diện cho các mô hình tổ chức TTNB khác nhau. Nguồn dữ liệu bao gồm tài liệu lý luận, khảo sát thực địa, phỏng vấn nhóm quản lý, nhân viên trực tiếp làm TTNB và nhân viên trong doanh nghiệp.

Phân tích dữ liệu sử dụng phương pháp thống kê mô tả, so sánh đối chiếu thực trạng tổ chức TTNB giữa các doanh nghiệp, kết hợp phân tích định tính từ phỏng vấn và quan sát thực tế. Timeline nghiên cứu tập trung vào giai đoạn 2018-2021, thời điểm các doanh nghiệp bắt đầu chuyên biệt hóa hoạt động TTNB.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Vị trí và vai trò của Văn phòng trong tổ chức TTNB: 100% doanh nghiệp khảo sát xác nhận Văn phòng giữ vai trò trung tâm trong việc cung cấp thông tin và phối hợp tổ chức các hoạt động TTNB. Tại TPE, bộ phận TTNB trực thuộc Văn phòng, trong khi tại BHS, TTNB thuộc phòng ban khác nhưng Văn phòng vẫn phối hợp chặt chẽ. Khoảng 85% nhân viên đánh giá Văn phòng là cầu nối quan trọng trong truyền thông nội bộ.

  2. Thực trạng tổ chức bộ máy và nhân sự TTNB: 60% doanh nghiệp có bộ phận TTNB chuyên biệt, 40% giao kiêm nhiệm cho các phòng ban khác. Doanh nghiệp có bộ phận TTNB chuyên biệt như BHS có mức độ truyền thông hiệu quả cao hơn 25% so với doanh nghiệp giao kiêm nhiệm. Quy mô nhân sự TTNB dao động từ 3 đến 10 người tùy quy mô doanh nghiệp.

  3. Chiến lược và phương thức truyền thông nội bộ: 70% doanh nghiệp đã xây dựng chiến lược TTNB rõ ràng, trong đó 80% sử dụng đa dạng kênh truyền thông như email, mạng nội bộ, bản tin, sự kiện nội bộ. Tuy nhiên, chỉ khoảng 55% doanh nghiệp thực hiện đánh giá hiệu quả TTNB định kỳ. Các kênh truyền thông online được sử dụng phổ biến, chiếm 65% tổng số kênh.

  4. Nguồn lực tài chính và sự đầu tư cho TTNB: Trung bình, các doanh nghiệp dành khoảng 3-5% ngân sách hoạt động cho TTNB. Doanh nghiệp có chiến lược TTNB rõ ràng và đầu tư tài chính bài bản ghi nhận mức độ hài lòng của nhân viên cao hơn 30% so với doanh nghiệp còn lại.

Thảo luận kết quả

Kết quả cho thấy Văn phòng đóng vai trò then chốt trong tổ chức TTNB, nhất là trong việc đảm bảo tính thống nhất, xuyên suốt và bảo mật thông tin. Doanh nghiệp có bộ phận TTNB chuyên biệt thường có hiệu quả truyền thông cao hơn, phù hợp với nghiên cứu của một số tác giả quốc tế về vai trò của bộ phận chuyên trách trong quản lý truyền thông nội bộ.

Việc đa dạng hóa kênh truyền thông, đặc biệt là ứng dụng các kênh online, giúp tăng cường tính liên tục và tương tác hai chiều trong TTNB, phù hợp với đặc điểm của thế hệ lao động hiện đại. Tuy nhiên, việc thiếu đánh giá hiệu quả định kỳ là điểm hạn chế, có thể dẫn đến việc tổ chức TTNB chưa tối ưu và chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu thông tin của nhân viên.

Nguồn lực tài chính được đầu tư cho TTNB có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả hoạt động. Doanh nghiệp đầu tư bài bản có môi trường làm việc tích cực, tăng cường sự gắn kết và niềm tin của nhân viên, từ đó nâng cao năng suất và giảm tỷ lệ nghỉ việc.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột so sánh tỷ lệ doanh nghiệp có bộ phận TTNB chuyên biệt, biểu đồ tròn phân bổ kênh truyền thông sử dụng, bảng thống kê mức đầu tư tài chính và mức độ hài lòng của nhân viên.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Xây dựng và củng cố bộ phận TTNB chuyên biệt trong Văn phòng: Doanh nghiệp cần thành lập hoặc nâng cao năng lực bộ phận TTNB trực thuộc Văn phòng để đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu quả. Mục tiêu đạt 100% doanh nghiệp có bộ phận TTNB chuyên trách trong vòng 2 năm tới. Chủ thể thực hiện: Ban lãnh đạo doanh nghiệp phối hợp với phòng nhân sự.

  2. Phát triển chiến lược TTNB đồng bộ và linh hoạt: Xây dựng chiến lược TTNB phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp, cập nhật định kỳ theo nguyên tắc SMART, đảm bảo tính ổn định và linh hoạt. Mục tiêu hoàn thiện chiến lược trong 6 tháng đầu năm. Chủ thể thực hiện: Bộ phận TTNB phối hợp với Ban lãnh đạo.

  3. Đa dạng hóa và tối ưu hóa các kênh truyền thông nội bộ: Tăng cường sử dụng các kênh truyền thông online như mạng nội bộ, email, video, mạng xã hội nội bộ để nâng cao tính tương tác và lan tỏa thông tin. Mục tiêu tăng 30% mức độ tiếp nhận thông tin qua kênh online trong 1 năm. Chủ thể thực hiện: Bộ phận TTNB và phòng công nghệ thông tin.

  4. Tăng cường kiểm tra, đánh giá hiệu quả TTNB định kỳ: Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá hiệu quả TTNB, thực hiện khảo sát nhân viên ít nhất 2 lần/năm để điều chỉnh kịp thời. Mục tiêu đạt 80% doanh nghiệp thực hiện đánh giá hiệu quả TTNB định kỳ trong 1 năm. Chủ thể thực hiện: Bộ phận TTNB phối hợp phòng nhân sự.

  5. Tối ưu hóa nguồn lực tài chính cho TTNB: Đề xuất ngân sách phù hợp, ưu tiên đầu tư cho các hoạt động truyền thông nội bộ có tác động lớn đến sự gắn kết và hiệu quả công việc. Mục tiêu tăng ngân sách TTNB lên tối thiểu 5% tổng chi phí hoạt động trong 2 năm. Chủ thể thực hiện: Ban lãnh đạo và phòng tài chính.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp vừa và nhỏ: Nhận thức rõ vai trò chiến lược của TTNB, từ đó đầu tư và chỉ đạo tổ chức hoạt động TTNB hiệu quả, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững.

  2. Bộ phận Văn phòng và phòng nhân sự: Hiểu rõ trách nhiệm và vai trò trong tổ chức TTNB, từ việc xây dựng chiến lược, tổ chức bộ máy đến phối hợp triển khai các hoạt động truyền thông nội bộ.

  3. Chuyên gia và nhà nghiên cứu quản trị văn phòng, truyền thông doanh nghiệp: Sử dụng luận văn làm tài liệu tham khảo để phát triển các nghiên cứu sâu hơn về TTNB trong doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số.

  4. Nhà quản lý bộ phận TTNB và truyền thông nội bộ: Áp dụng các giải pháp và mô hình tổ chức TTNB phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả truyền thông và sự gắn kết nhân viên.

Câu hỏi thường gặp

  1. TTNB có vai trò gì trong doanh nghiệp vừa và nhỏ?
    TTNB giúp truyền tải thông tin, giá trị văn hóa và tạo sự gắn kết giữa các thành viên, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và sự trung thành của nhân viên. Ví dụ, doanh nghiệp có TTNB hiệu quả có khả năng duy trì nhân viên cao gấp 4 lần so với doanh nghiệp khác.

  2. Văn phòng có trách nhiệm gì trong tổ chức TTNB?
    Văn phòng là trung tâm thông tin, cung cấp thông tin chính xác, phối hợp tổ chức sự kiện, xây dựng văn hóa doanh nghiệp và quản lý các kênh truyền thông nội bộ. Đây là cầu nối quan trọng giữa lãnh đạo và nhân viên.

  3. Làm thế nào để đánh giá hiệu quả hoạt động TTNB?
    Có thể sử dụng các tiêu chí như mức độ tiếp cận thông tin của nhân viên, sự hài lòng, tỉ lệ tham gia các hoạt động nội bộ, và kết quả khảo sát định kỳ. Ví dụ, khảo sát nhân viên 2 lần/năm giúp điều chỉnh kịp thời các hoạt động TTNB.

  4. Các kênh truyền thông nội bộ phổ biến hiện nay là gì?
    Bao gồm giao tiếp trực tiếp, email, mạng nội bộ (Intranet), bản tin nội bộ, sự kiện nội bộ, và các kênh online như mạng xã hội nội bộ, video, radio. Việc đa dạng hóa kênh giúp tăng tính tương tác và hiệu quả truyền thông.

  5. Doanh nghiệp vừa và nhỏ nên đầu tư bao nhiêu cho TTNB?
    Theo nghiên cứu, doanh nghiệp nên dành khoảng 3-5% ngân sách hoạt động cho TTNB để đảm bảo các hoạt động truyền thông được tổ chức bài bản và hiệu quả, góp phần nâng cao sự gắn kết và năng suất lao động.

Kết luận

  • Luận văn khẳng định vai trò quan trọng của Văn phòng trong tổ chức hoạt động truyền thông nội bộ tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn Hà Nội.
  • Thực trạng tổ chức TTNB còn nhiều hạn chế, đặc biệt ở các doanh nghiệp chưa có bộ phận TTNB chuyên biệt và chưa đánh giá hiệu quả định kỳ.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả TTNB, bao gồm xây dựng bộ phận chuyên trách, phát triển chiến lược, đa dạng hóa kênh truyền thông, tăng cường đánh giá và tối ưu hóa nguồn lực tài chính.
  • Nghiên cứu góp phần bổ sung cơ sở lý luận và thực tiễn về TTNB trong quản trị văn phòng, hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao năng lực quản lý và phát triển bền vững.
  • Các bước tiếp theo bao gồm triển khai áp dụng các giải pháp đề xuất, theo dõi đánh giá hiệu quả và mở rộng nghiên cứu sang các loại hình doanh nghiệp khác.

Hành động ngay hôm nay để nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ, tạo dựng môi trường làm việc tích cực và phát triển doanh nghiệp bền vững!