CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN LÝ THUYẾT Chương này trình bày tổng quan lý thuyết về quản trị vốn luân chuyển, dòng tiền hoạt động, khả năng sinh lợi của công ty và những nghiên cứu đã có liên quan đến lĩnh vực quản trị vốn luân chuyển.1 QUẢN TRỊ VỐN LUÂN CHUYỂN Quản trị vốn luân chuyển là quản trị các tài sản ngắn hạn chủ yếu của công ty, bao gồm các khoản mục phải thu khách hàng, hàng tồn kho và tiền mặt.1 Quản trị khoản phải thu khách hàng (quản trị tín dụng) Khi một công ty bán hàng cho một công ty khác, thường thì họ không được thanh toán ngay. Những hóa đơn chưa thanh toán này được gọi là tín dụng thương mại (trade credit) chiếm phần chủ yếu trên tài khoản phải thu khách hàng, phần còn lại là tín dụng tiêu dùng (consumer credit). Các công ty không thanh toán tiền mua hàng ngay, tức là trên thực tế đã vay tiền của các nhà sản xuất để đáp ứng nhu cầu tài chính ngắn hạn của mình.1 Các điều kiện bán hàng Không phải tất cả hàng hóa bán ra đều là bán chịu. Khách hàng có thể thanh toán ngay khi nhận hàng (COD – Cash On Delivery), thậm chí họ còn trả trước cho món hàng đó (CBD – Cash Before Delivery).
Một công ty phải quyết định những điều kiện cụ thể khi bán chịu hàng hóa và dịch vụ, bao gồm kỳ tín dụng, chiết khấu tiền mặt và các công cụ tín dụng. Kỳ tín dụng: Các ngành khác nhau có chính sách bán chịu khác nhau nhưng nói chung, một công ty thường cân nhắc ba yếu tố sau để quyết định kỳ tín dụng: LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Khả năng khách hàng không trả nợ: Nếu khách hàng là doanh nghiệp có rủi ro kinh doanh cao, công ty sẽ có những điều khoản tín dụng hạn chế. Ngược lại, người bán có thể kéo dài thêm thời hạn thanh toán nếu khách hàng có rủi ro kinh doanh thấp hoặc họ mua với số lượng lớn hoặc họ cần thời gian để kiểm tra chất lượng hàng hóa hoặc đó là loại hàng không dễ dàng được bán lại trong thời gian ngắn.
Khối lượng hàng mua: Nếu khối lượng hàng mua ít, kỳ tín dụng sẽ ngắn hơn vì những khoản phải thu có giá trị nhỏ sẽ tốn nhiều chi phí hơn để quản lý và những khách hàng nhỏ thì cũng ít quan trọng hơn. Loại hàng hóa: Nếu giá trị hàng hóa thấp và không thể giữ được trong thời gian dài thì kỳ tín dụng sẽ ngắn hơn. Các công ty bán hàng tiêu dùng lâu bền có thể cho người mua một tháng để thanh toán, trong khi các công ty bán hàng dễ hỏng như pho mát và nước trái cây thì thường yêu cầu phải thanh toán trong vòng một tuần. Chiết khấu tiền mặt: Để khuyến khích khách hàng thanh toán trước hạn, người bán thường đề nghị một khoản chiết khấu bằng tiền mặt khi họ trả ngay.
Các công cụ tín dụng: Tín dụng thương mại hầu hết đều dựa trên tài khoản mua bán chịu (open account). Điều đó có nghĩa là công cụ tín dụng chính thức duy nhất là hóa đơn, sẽ được gửi cùng hàng hóa và chữ ký của khách hàng chứng tỏ hàng hóa đã được nhận. Sau đó, công ty và khách hàng sẽ tiến hành ghi chép vào sổ sách kế toán. Công ty có thể yêu cầu khách hàng ký một lệnh phiếu (promissory note) khi đơn hàng lớn hoặc khi công ty dự đoán sẽ gặp khó khăn trong việc thu hồi nợ.
Lệnh phiếu có thể giải quyết các tranh cãi sau đó về hợp đồng tín dụng giữa hai bên. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 Có một vấn đề với lệnh phiếu là nó được ký sau khi đã giao hàng. Do đó, để nhận được cam kết tín dụng từ khách hàng trước khi hàng hóa được giao, người bán có thể sử dụng hối phiếu (commercial draft/bills of exchange), yêu cầu khách hàng trả một số tiền nhất định vào một ngày nhất định. Hối phiếu sau đó được gửi đến ngân hàng của khách hàng cùng với các hóa đơn vận chuyển.
Ngân hàng yêu cầu người mua ký lên hối phiếu trước khi đưa các hóa đơn. Sau đó, hàng hóa sẽ được chuyển đến cho người mua. Nếu cần trả tiền ngay, hối phiếu này được gọi là hối phiếu trả ngay (sight draft), ngược lại, nó được gọi là hối phiếu trả chậm (time draft). Thông thường, người bán vẫn chưa yên tâm ngay cả khi hối phiếu đã được ký.
Trong trường hợp này, họ có thể yêu cầu ngân hàng trả tiền cho hàng hóa và sẽ thu lại từ khách hàng. Nếu đồng ý, ngân hàng sẽ viết giấy chấp nhận thanh toán nghĩa là ngân hàng chịu trách nhiệm trả nợ. Bởi vì ngân hàng thường là những tổ chức uy tín và có danh tiếng nên giấy chấp nhận thanh toán của ngân hàng là một chứng từ có tính thanh khoản. Người bán có thể bán (chiết khấu) chứng từ này trên thị trường thứ cấp.
Công ty cũng có thể sử dụng hợp đồng bán hàng có điều kiện như là một công cụ tín dụng. Trong trường hợp này, công ty vẫn giữ quyền sở hữu hàng hóa hợp pháp cho đến khi khách hàng hoàn tất việc thanh toán. Hợp đồng bán hàng có điều kiện thường được sử dụng khi hàng hóa được mua theo phương thức trả góp.2 Phân tích tín dụng Các công ty không được phép phân biệt khách hàng bằng các mức giá khác nhau và họ cũng không được phân biệt bằng cách cung cấp cùng một mức giá nhưng với các điều khoản tín dụng khác nhau. Họ có thể có những điều khoản bán hàng khác nhau đối với các nhóm khách hàng khác nhau.
Chẳng hạn, các công ty có thể chiết khấu theo khối lượng hàng mua cho những LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 khách hàng sẵn sàng ký hợp đồng mua dài hạn. Nhưng theo quy luật, đối với khách hàng có tình trạng tín dụng đáng ngờ thì công ty sẽ áp dụng những điều khoản bán hàng thông thường và hạn chế khối lượng hàng bán chịu. Có nhiều cách để biết liệu khách hàng có muốn trả nợ hay không. Đối với các khách hàng hiện tại chỉ cần xem xét lịch sử tín dụng của họ.
Đối với khách hàng mới, có thể sử dụng báo cáo tài chính của công ty để đưa ra nhận xét hoặc nhìn vào cách các nhà đầu tư đánh giá công ty đó như thế nào. Tuy nhiên, cách đơn giản nhất để đánh giá tình trạng tín dụng của một khách hàng là tham khảo ý kiến chuyên gia trong lĩnh vực đánh giá tín nhiệm. Cuối cùng, các công ty cũng có thể yêu cầu ngân hàng của mình tìm hiểu dùm. Họ sẽ liên hệ với ngân hàng của khách hàng và hỏi thông tin về số dư trung bình, lịch sử tín dụng với ngân hàng và uy tín của khách hàng đó.3 Quyết định cấp tín dụng Có nhiều khách hàng luôn luôn trả nợ trễ, công ty có thể lấy được tiền nhưng phải mất nhiều chi phí hơn để thu nợ và lại mất tiền lãi của nhiều tháng.
Thêm vào đó là sự không chắc chắn về những thương vụ kế tiếp. Đó có thể là một cơ hội tốt khi khách hàng tiếp tục kinh doanh với công ty nhưng điều này cũng không chắc chắn và không biết bao lâu nữa họ mới tiếp tục mua hàng. Giống như hầu hết các quyết định tài chính, việc phân bổ tín dụng đòi hỏi sự phán đoán tốt. Có ba điều cơ bản cần phải nhớ khi ra quyết định cấp tín dụng: Thứ nhất: Tối đa hóa lợi nhuận Một giám đốc tín dụng không nên chỉ tập trung vào việc tối thiểu hóa số lượng các tài khoản xấu mà còn phải tối đa hóa lợi nhuận mong đợi.
Anh ta phải đối mặt với hai khả năng: hoặc là khách hàng trả nợ đúng hạn hoặc là khách hàng bị vỡ nợ. Trong trường hợp đầu tiên, công ty sẽ nhận được đủ tiền trừ các chi phí phát sinh, còn trong LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 9 trường hợp xấu, công ty sẽ không nhận được gì và còn phải mất thêm chi phí. Anh ta phải cân nhắc kỹ lưỡng các cơ hội này. Nếu công ty có lợi nhuận biên cao thì anh ta có chính sách tín dụng tự do hơn nhưng nếu lợi nhuận biên thấp thì anh ta không được để công ty phải gánh chịu thêm nhiều khoản nợ xấu.
Thứ hai: Tập trung vào những tài khoản có nguy cơ Hầu hết các giám đốc tín dụng không đưa ra quyết định trên từng đơn đặt hàng. Thay vì vậy, họ thiết lập một hạn mức tín dụng cho mỗi khách hàng. Đại diện kinh doanh được yêu cầu chuyển đơn đặt hàng để phê duyệt chỉ trong trường hợp khách hàng vượt quá hạn mức tín dụng này. Thứ ba: Quyết định cấp tín dụng là một vấn đề năng động Doanh nghiệp không thể chỉ nhìn vào hiện tại mà đôi khi cần chấp nhận rủi ro miễn là có cơ hội khách hàng sẽ trở thành một người mua thường xuyên và đáng tin cậy.
Do đó, những doanh nghiệp mới cần phải chuẩn bị để gánh chịu nhiều nợ xấu hơn so với những doanh nghiệp đã thành lập trước đó. Đây là một phần chi phí để xây dựng một danh sách khách hàng tốt. Trong những thị trường tài chính hoàn hảo không có chính sách tín dụng tối ưu. Các chính sách tín dụng khác nhau không ảnh hưởng đến giá trị công ty.
Còn trong thị trường tài chính không hoàn hảo, thuế, sức mạnh độc quyền, chi phí phá sản và chi phí đại diện là những nhân tố quan trọng có tác động đến chính sách tín dụng tối ưu. Nói chung, một công ty sẽ mở rộng tín dụng thương mại nếu nó có lợi thế tương đối so với những công ty tiềm năng khác. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.4 Chính sách thu nợ Bước cuối cùng trong việc quản lý tín dụng là thu nợ. Khi một khách hàng chậm trả nợ, qui trình thông thường là gửi cho họ một báo cáo số dư nợ, sau đó gửi thư và gọi điện liên tục để nhắc về việc thanh toán.
Nếu những nỗ lực trên không hiệu quả, hầu hết các công ty sẽ chuyển khoản nợ đó cho một công ty chuyên thu nợ hoặc chuyển cho luật sư. Một doanh nghiệp nhỏ không thể thuê mướn hay huấn luyện một cán bộ tín dụng chuyên môn. Tuy nhiên, họ có thể giao việc này cho bên bao thanh toán. Bên bao thanh toán và công ty thống nhất về các hạn mức tín dụng đối với mỗi khách hàng và về kỳ thu tiền bình quân.
Sau đó, công ty thông báo cho mỗi khách hàng biết rằng bên bao thanh toán đã mua nợ.