Chương 1: Cơ sở lý thuyết về mô hình tổ chức quản lý công ty. Chương 2: Thực trạng mô hình tổ chức quản lý của Công ty Lâm nghiệp Nghi Lộc. Giải pháp hoàn thiện mô hình tổ chức quản lý Công ty Lâm nghiệp Nghi Lộc. 12 Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ MÔ HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TY 1.
Tổ chức và Cơ cấu tổ chức 1. Tổ chức: Tổ chức là một thuật ngữ được sử dụng rất linh hoạt. Thứ nhất, tổ chức là một hệ thống gồm nhiều người cùng làm việc vì mục đích chung trong hình thái cơ cấu ổn định. Thứ hai, tổ chức là quá trình triển khai các kế hoạch.
Khi đó, tổ chức bao gồm 3 chức năng của quá trình quản lý: đảm bảo cơ cấu của các nguồn lực cho thực hiện kế hoạch, chỉ đạo thực hiện kế hoạch và kiểm soát sự thực hiện kế hoạch. Thứ ba, với tư cách một chức năng quản lý, tổ chức là quá trình sắp xếp nguồn lực con người và gắn liền với con người là các nguồn lực khác nhằm thực hiện thành công kế hoạch. Về bản chất, tổ chức là phân chia công việc, sắp xếp các nguồn lực và phối hợp các hoạt động nhằm đạt được các mục tiêu chung. Cơ cấu tổ chức - Cơ cấu là sự mô tả chính thức và phân công trách nhiệm, quyền lực giữa các chức vụ hay đơn vị của tổ chức.
- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, có những trách nhiệm và quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp. 13 Như vậy, cơ cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp được hiểu là các bộ phận cấu thành của doanh nghiệp, nói cách khác doanh nghiệp đó bao gồm những bộ phận, những đơn vị nào, nhiệm vụ của từng bộ phận và các quan hệ giữa các bộ phận của doanh nghiệp, cơ chế điều hành phối hợp trong doanh nghiệp. Giữa cơ cấu tổ chức quản trị và cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp có mối quan hệ chặt chẽ, hữu cơ với nhau. Cơ sở của cơ cấu tổ chức quản trị trước hết là bản thân cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp.
Đây cũng là mối quan giữa chủ thể và đối tượng quản lý. Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức quản trị có tính độc lập tương đối vì nó phải phản ánh được lao động quản lý rất đa dạng, phải bảo đảm thực hiện những chức năng quản lý phức tạp nhằm thực hiện mục tiêu quản trị đã quy định. Như vậy, rõ ràng là số bộ phận quản trị phản ánh sự phân chia chức năng quản trị theo chiều ngang, còn số cấp quản trị thể hiện phân chia chức năng quản trị theo chiều dọc. Sự phân chia theo chiều ngang là biểu hiện của trình độ chuyên môn hóa trong phân công lao động quản trị.
Còn sự phân chia chức năng theo chiều dọc tùy thuộc vào trình độ tập trung quản trị và có liên quan đến vấn đề chỉ huy trực tuyến và hệ thống cấp bậc. Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức Một cơ cấu tổ chức được coi là tốt nếu đáp ứng những yêu cầu sau: - Tính tối ưu: Giữa các khâu và các cấp đều thiết lập những mối quan hệ hợp lý, số lượng cấp quản lý là ít nhất, không chồng chéo, không bỏ sót và có tính năng động cao, luôn luôn đi sát và phục vụ sản xuất. - Tính linh hoạt: Có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong doanh nghiệp cũng như ngoài môi trường. 14 - Tính tin cậy lớn: Phải bảo đảm tính chính xác của tất cả các thông tin được sử dụng trong doanh nghiệp nhờ đó bảo đảm sự phối hợp với các hoạt động và các nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của doanh nghiệp.
- Tính kinh tế: Tiêu chuẩn xem xét yêu cầu này là mối tương quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả sẽ thu về. Những nhân tố ảnh hƣởng đến cơ cấu tổ chức Có nhiều nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức nhưng có thể quy thành hai loại nhóm nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp: * Nhóm các nhân tố thuộc đối tượng quản lý: - Tình trạng và trình độ phát triển của công nghệ sản xuất của doanh nghiệp. - Tính chất và đặc điểm sản xuất. Tất cả những nhân tố trên đều ảnh hưởng đến thành phần và nội dung những chức năng quản lý và thông qua chúng mà ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức quản trị.
* Nhóm những nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý. - Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp. - Mức độ chuyên môn hóa và tập trung hóa các hoạt động quản trị. - Trình độ cơ giới hóa và tự động hóa các hoạt động quản lý, trình độ kiến thức tay nghề của cán bộ quản lý, hiệu suất lao động của họ.
- Quan hệ phụ thuộc giữa số lượng người bị lãnh đạo, khả năng kiểm tra của người lãnh đạo đối với hoạt động của những người cấp dưới. - Chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp đối với đội ngũ cán bộ quản lý. Các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức * Nguyên tắc cơ cấu tổ chức quản lý phải gắn với phương hướng, mục đích của doanh nghiệp. 15 Phương hướng và mục đích của doanh nghiệp sẽ chi phối cơ cấu doanh nghiệp.
Nếu một doanh nghiệp mà mục tiêu, phương hướng của nó có quy mô lớn thì cơ cấu của doanh nghiệp cũng phải có quy mô tương ứng; còn nếu quy mô cỡ vừa phải với đội ngũ, trình độ, nhân cách các con người tương ứng. Một doanh nghiệp có mục đích hoạt động dịch vụ thì rõ ràng cơ cấu quản trị của nó cũng phải có những đặc thù khác một doanh nghiệp có mục đích hoạt động sản xuất v. * Nguyên tắc chuyên môn hóa và cân đối. Nguyên tắc này đòi hỏi cơ cấu tổ chức quản lý phải được phân công, phân nhiệm các phân hệ chuyên ngành, với những con người được đào luyện tương ứng và có đủ quyền hạn.
Nói một cách khác, cơ cấu tổ chức phải dựa trên việc phân chia nhiệm vụ rõ ràng. Giữa nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền lực, lợi ích phải cân xứng và cụ thể cho từng phần việc, từng đối tượng. * Nguyên tắc linh hoạt và thích nghi với môi trường. Nguyên tắc này đòi hỏi việc hình thành cơ cấu tổ chức phải đảm bảo cho mỗi phân hệ một mức độ tự do sáng tạo tương xứng để mọi thủ lĩnh các cấp phân hệ bên dưới phát triển được tài năng, chuẩn bị cho việc thay thế vị trí của lãnh đạo cấp trên khi cần thiết.
* Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả. Nguyên tắc này đòi hỏi cơ cấu tổ chức quản lý phải thu được kết quả hoạt động cao nhất so với chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra, đồng thời bảo đảm hiệu lực hoạt động của các phân hệ và tác động điều khiển của các giám đốc. Các mô hình tổ chức Kinh nghiệm quản trị kinh doanh trên thế giới cho chúng ta một số mô hình tổ chức cơ bản sau: 16 1. Cơ cấu trực tuyến Đây là cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó có một cấp trên và một số cấp dưới.
Toàn bộ vấn đề được giải quyết theo một kênh liên hệ đường thẳng. Cấp lãnh đạo trực tiếp điều hành và chịu toàn bộ trách nhiệm về sự hoạt động của tổ chức. Người lãnh đạo tổ chức Người lãnh Người lãnh đạo tuyến 1 đạo tuyến 2 A1 A2 B1 B2 Mô hình 1.1: Cơ cấu trực tuyến Cơ cấu tổ chức trực tuyến khá phổ biển ở cuối thế kỷ XIX và chủ yếu được áp dụng ở những doanh nghiệp nhỏ, sản phẩm không phức tạp. Ngày nay, kiểu cơ cấu này vẫn còn được áp dụng, đặc biệt đối với các tổ chức có quy mô nhỏ: tổ, nhóm, băng tổ chức nhỏ.
17 Đặc điểm cơ bản của cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến là người lãnh đạo tổ chức thực hiện tất cả các chức năng quản trị, các mối liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức được thực hiện theo đường thẳng, người thừa hành mệnh lệnh chỉ làm theo mệnh lệnh của một cấp trên trực tiếp. Với những đặc điểm đó, cơ cấu này tạo thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ trưởng, người lãnh đạo phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về kết quả công việc của người dưới quyền. Tuy nhiên, kiểu cơ cấu tổ chức này cũng có những nhược điểm. Nó đòi hỏi người lãnh đạo cần phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ cao về từng mặt quản trị; khi cần phối hợp, hợp tác công việc giữa hai đơn vị, hoặc cá nhân ngang quyền thuộc các tuyến khác nhau thì việc báo cáo, thông tin, thỉnh thị phải đi đường vòng theo kênh liên hệ đã quy định.
Cơ cấu chức năng Cơ cấu chức năng lần đầu tiên được áp dụng với chế độ đốc công, sau đó phạm vi ứng dụng của nó được mở rộng ra phù hợp với khối lượng công tác quản trị ngày càng lớn. Những nhiệm vụ quản trị được phân chia cho các đơn vị riêng biệt theo các chức năng quản trị và hình thành nên những người lãnh đạo được chuyên môn hóa chỉ đảm nhận thực hiện một chức năng nhất định. Mối liên hệ giữa các nhân viên trong tổ chức rất phức tạp. Những người thừa hành nhiệm vụ ở cấp dưới nhận mệnh lệnh chẳng những từ người lãnh đạo của doanh nghiệp mà cả từ những người lãnh đạo các chức năng khác nhau.
Ưu điểm của kiểu cơ cấu này là thu hút được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, giải quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo hơn, đồng thời giảm bớt gánh nặng về quản trị cho người lãnh đạo doanh nghiệp, tránh được sự độc quyền của người lãnh đạo. 18 Giám đốc Trưởng phòng Trợ lý giám đốc nhân sự Phó giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phó giám marketing kỹ thuật sản xuất đốc tài chính Nghiên cứu Quản trị kỹ Lập kế hoạ ch Lập kế hoạch thị trường thuật sản xuất tài chính Lập kế hoạch Thiết kế Dụng cụ Ngân quỹ marketing Quảng cáo Kỹ thuật điện Phân xưởng Kế toán 1 chung Quản trị bán Kỹ thuật cơ Phân xưởng Kế toán chi hàng khí 2 phí Bán hàng Kiểm tra chất Phân xưởng Thống kê xử lượng 3 lý dữ liệu Mô hình 1.