CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT CỦA MÔ HÌNH QUẢN TRỊ CHI PHÍ 1.1 Bản chất của mô hình quản trị chi phí 1.1 Các quan điểm về mô hình quản trị chi phí Để nắm rỏ được bản chất của mô hình quản trị chi phí chúng ta phải hiểu được nhà quản trị cần những thông tin gì và làm sao để có chúng. Một trong những chức năng của quản trị doanh nghiệp là kế hoạch hoạt động kinh doanh theo những mục tiêu định trước trong tư tưởng. Mặc dù mục tiêu cơ bản thường là phải có lợi nhuận, mục tiêu này thường đạt được thông qua các quyết định khác nhau chẳng hạn như làm sản phẩm tốt hơn với giá thấp hơn, sử dụng nguyên vật liệu mới hoặc phương pháp mới trong sản xuất, và nhiều vấn đề khác. Nhà quản trị hoàn thành những mục tiêu cơ bản đó bằng các hoạt động của doanh nghiệp và kiểm soát các hoạt động đó.
Hoạt động kiểm soát doanh nghiệp liên quan tới nơi có trách nhiệm, có nghĩa là chắc chắn người quản lý phải được sự trợ giúp về mặt tính toán kết quả hoạt động của doanh nghiệp. Những tính toán đó thường được biểu hiện dưới những dữ liệu và báo cáo kế toán. Những báo cáo kế toán đó thường là các ngân sách và những so sánh sai biệt, chi phí chi tiết của sản phẩm sản xuất, kênh phân phối chúng cả về thực tế và định mức. Thiếu đi dữ liệu kế toán chi phí thích hợp, nhà quản trị không thể kiểm soát các hoạt động sản xuất và kinh doanh, không thể có một số lượng lớn quyết định trong những hoạt động cốt lõi và quyết định sự thành công của doanh nghiệp.
Một trong những đóng góp vào việc kiểm soát quản trị hiệu quả đó chính là dữ liệu và báo cáo kế toán chi phí. Tùy thuộc vào từng giai đoạn phát triển của nền kinh tế, công nghệ thông tin, công nghệ sản xuất, môi trường cạnh tranh và nhiều yếu tố khác sẽ ảnh hưởng để bản chất của hệ thống quản trị chi phí. Để đạt được điều này chúng ta phải tìm hiểu qua các khái niệm và định nghĩa cơ bản của hệ thống quản trị chi phí và lịch sử phát triển của nó, trước hết chúng ta đi vào phân tích về những khái niệm và định nghĩa của hệ thống quản trị chi phí.Neuner and Samuel Frumer (1967)1 thì Kế toán quản trị chi phí là một phần của kế toán quản trị của một doanh nghiệp nhằm cung cấp một cách nhanh chóng cho nhà quản trị về thông tin chi phí của một sản phẩm hoặc dịch vụ. Kế toán chi phí hiệu quả nhất sẽ cung cấp một sự so sánh về chi phí thực tế và chi phí định mức để đo lường tính hiệu quả của việc kiểm soát và quản trị.
Các báo cáo chi phí và phân tích có thể cung cấp ở mọi thời điểm cho nhà quản trị với những dữ liệu hữu ích trong việc làm các quyết định ở các vấn đề: nên làm hay mua một sản phẩm; mua máy mới thay cho máy cũ hoặc tiếp tục sử dụng máy cũ; các quyết định về giá bán sản phẩm, dịch vụ hoặc hợp đồng về giá bán sẽ tăng lên, giảm xuống hay giữ nguyên; đánh giá tính sinh lời của dòng sản phẩm, dịch vụ, kênh phân phối, khách hàng. Ở thời điểm này thì quan điểm về quản trị chi phí chính là nội dung của kế toán chi phí. Vì vậy thông tin được xem là chủ chốt nhất trong hệ thống kế toán chi phí đó chính là giá thành sản phẩm và các phân tích chênh lệch giữa thực tế và định mức và các quyết định quản trị khác liên quan đến chi phí. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 2 Thêm vào đó, theo hai ông thì công việc của kế toán quản trị chi phí cũng bị ảnh hưởng bởi một số nhân tố sau, chẳng hạn như (1) quy mô doanh nghiệp; (2) số sản phẩm được sản xuất; (3) sản phẩm được sản xuất hàng loạt hoặc được làm theo yêu cầu của khách hàng về tính năng và chất lượng; (4) sự phức tạp của hoạt động sản xuất hoặc hoạt động phân phối; (5) tính chất của nhà quản trị để tài liệu hóa và sử dụng dữ liệu kế toán chi phí cho việc kiểm soát và quản trị doanh nghiệp; và cuối cùng, (6) chi phí và lợi ích của việc thiết kế hệ thống kế toán chi phí.Kaplan-Robin Cooper (1999)4, xác định ba chức năng căn bản của hệ thống quản trị chi phí: (1) Đo lường giá vốn hàng bán và giá trị tồn kho của chức năng báo cáo tài chính; (2) Dự toán chi phí của các hoạt động, sản phẩm, dịch vụ, và khách hàng; và (3) Cung cấp những phản hồi kinh tế tới những nhân viên và nhà quản lý hoạt động về hiệu quả và hiệu năng của quá trình.
Như vậy quan điểm về hệ thống quản trị chi phí của Kaplan và Cooper, trước hết phải giải quyết được cho mục tiêu báo cáo tài chính về hai chỉ tiêu căn bản đó là trị giá hàng tồn kho và giá vốn hàng bán, tức là phải tuân thủ theo các chuẩn mực kế toán tài chính hiện hành trong việc phân bổ và tính toán giá thành sản phẩm. Tiếp theo hệ thống kế toán chi phí phải đáp ứng được việc đo lường và dự toán chi phí của các đối tượng cần tính giá thành chẳng hạn như hoạt động, sản phẩm, dịch vụ và khách hàng. Như vậy ở mục tiêu này thì hệ thống kế toán chi phí không nhất thiết phải tuân theo các chuẩn mực kế toán tài chính hiện hành để tính toán giá thành cho các đối tượng mà có thể sử dụng nhiều mô hình giá thành và các phương pháp giá thành khác nhau để đo lường chi phí cho các đối tượng cần tính giá thành theo những mục tiêu, loại quyết định và mức độ quản trị khác nhau. Cuối cùng hệ thống này phải đưa ra những thông tin phản hồi về hiệu quả và hiệu năng của nhân viên trong doanh nghiệp để đánh giá hiệu quả của nhân viên và đưa ra những hành động khắc phục kịp thời, và chỉ ra những sản phẩm, dịch vụ nào là có tính sinh lời nhất và sử dụng nguồn lực hiệu quả nhất từ đó làm căn cứ để lập ngân sách và phân bổ nguồn lực tới những đối tượng này một cách hợp lý nhất.
Theo Horngren-Data-Foster (2002)5 thì Kế toán quản trị chi phí dùng để mô tả các phương pháp và các hoạt động của các nhà quản lý trong kế hoạch ngắn hạn và dài hạn và các quyết định kiểm soát để gia tăng giá trị cho khách hàng và hạ thấp chi phí cho các sản phẩm và dịch vụ. Với quan điểm này thì hệ thống quản trị chi phí chú trọng vào các phương pháp và hoạt động (chẳng hạn như tổ chức nhân sự về quản trị chi phí, kỹ thuật phân loại chi phí, thiết kế hệ thống và mô hình giá thành, hệ thống báo cáo chi phí…) của nhà quản lý để thiết lập kế hoạch ngắn hạn và dài hạn, thông qua hệ thống ngân sách này thì nhà quản trị sẽ kiểm soát các hoạt động nhằm hai mục đích chủ chốt nhất là làm gia tăng giá trị cho khách hàng, tức là cung cấp sản phẩm dịch vụ với chất lượng tốt nhất, thời gian cung ứng thất nhất và giá bán rẻ nhất thông qua việc hạ thấp chi phí cho các sản phẩm và dịch vụ từ việc kiểm soát và quản trị chi phí. Theo Catherine Stenzel, Joe Stenzel (2003) Chức năng và mục đích cơ bản của hệ thống quản trị chi phí là hiểu được bản chất và hành vi của chi phí và từ đó quản trị được các giá trị tài sản như mong muốn thông qua việc tối ưu nguồn lực có giới hạn. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 3 Với quan điểm này thì hệ thống quản trị chi phí phải hiểu được một cách sâu sắc về bản chất và hành vi của chi phí với mục đích sử dụng nguồn lực một cách tối ưu.
Ngoài ra theo hai tác giả thì đặc điểm quan trọng của hệ thống quản trị chi phí thật sự bao gồm: (1) giám đốc trực diện cho bản chất tiêu dùng nguồn lực và hướng dẫn việc sửa chữa các quá trình hoạt động; (2) Đặc biệt trong việc trả lời nhu cầu về lợi nhuận bằng việc duy trì sự sắp xếp về hành vi chi phí nhân viên với chiến lược doanh nghiệp; (3) Xúc tiến, quy chiếu, và đưa ra sự phản hồi trong việc tạo ra giá trị cho các cổ đông; (4) Duy trì, quy chiếu, và đưa ra những thông tin phản hồi trên nổ lực liên tục phát triển; (5) Xúc tiến việc phát triển trong cấu trúc chi phí-nhiệm vụ chính của hệ thống quản trị chi phí; (6) Hỗ trợ cho nhà quản trị trong việc sử dụng nguồn lực một cách thông thạo.Chen-Gary Cokins-Thomas W.Lin (2005)2 Quản trị chi phí là một khái niệm rộng. Nó cung cấp thông tin cần thiết cho các nhà quản lý để quản lý hiệu quả doanh nghiệp bao gồm cả thông tin tài chính về chi phí và doanh thu và thông tin phi tài chính về hiệu suất, chất lượng, và những nhân tố quan trọng khác cho doanh nghiệp. Đối với quan điểm này thì các tác giả chỉ đưa ra những khái niệm chung về hệ thống quản trị chi phí, mà kết quả cuối cùng của hệ thống quản trị chi phí phải đạt được đó là cung cấp thông tin tài chính quan trọng cho việc điều hành doanh nghiệp.Hilton (2005)3 Hệ thống quản trị chi phí là một hệ thống kế hoạch quản trị và kiểm soát với những mục tiêu sau: (1) Đo lường chi phí của những nguồn lực sử dụng trong việc thực hiện các hoạt động quan trọng của doanh nghiệp, (2) Xác định và loại bỏ các chi phí không tạo ra giá trị gia tăng. Chúng là những chi phí của các hoạt động mà có thể bị loại bỏ mà không làm giảm chất lượng sản phẩm, việc thực hiện hoặc nhận thức giá trị; (3) Xác định hiệu năng và hiệu quả của tất cả việc thực hiện của các hoạt động chính trong doanh nghiệp; và (4) Xác định và đánh giá các hoạt động mới để có thể phát triển việc thực hiện tương lai của doanh nghiệp.
Ở quan điểm này thì hệ thống quản trị chi phí phải tính toán được giá thành sản phẩm thông qua các mô hình giá thành, chức năng tiếp theo là hệ thống này phải xác định và loại bỏ những chi phí mà không tạo ra giá trị gia tăng cho sản phẩm (chẳng hạn như chi phí tồn trữ).