I. Khám phá cơ chế ủy thác thu thập chứng cứ trong tố tụng dân sự
Trong tố tụng dân sự, việc thu thập chứng cứ đầy đủ là nền tảng để Tòa án đưa ra phán quyết khách quan, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên. Ủy thác thu thập chứng cứ là một biện pháp thu thập chứng cứ đặc thù, được quy định tại Điều 105 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 (BLTTDS 2015). Cơ chế này cho phép Tòa án đang thụ lý vụ án (Tòa án ủy thác) yêu cầu một Tòa án khác hoặc cơ quan có thẩm quyền thực hiện việc thu thập chứng cứ khi hoạt động này phải tiến hành ngoài phạm vi địa giới hành chính hoặc lãnh thổ. Hoạt động này không chỉ giải quyết các trở ngại về địa lý mà còn tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực cho quá trình tố tụng. Về bản chất, ủy thác thu thập chứng cứ là sự hợp tác, hỗ trợ giữa các cơ quan tư pháp nhằm làm sáng tỏ sự thật khách quan của vụ án. Mục đích cuối cùng là đảm bảo rằng mọi tình tiết, sự kiện của vụ việc đều được làm rõ thông qua các nguồn chứng cứ hợp pháp. Việc xây dựng và hoàn thiện các quy định về ủy thác tư pháp dựa trên cơ sở lý luận về quyền con người, quyền tiếp cận công lý và mô hình tố tụngผสม hợp giữa xét hỏi và tranh tụng tại Việt Nam. Thực tiễn cho thấy, các tranh chấp ngày càng phức tạp, các nguồn chứng cứ lại phân tán ở nhiều địa phương, thậm chí ở nước ngoài. Do đó, vai trò của Tòa án trong việc hỗ trợ đương sự thu thập chứng cứ thông qua cơ chế này là vô cùng cần thiết, đặc biệt khi trình độ hiểu biết pháp luật của người dân chưa đồng đều. Hoạt động này là tiền đề quan trọng cho các giai đoạn chứng minh khác như nghiên cứu và đánh giá chứng cứ, giúp Thẩm phán có cái nhìn toàn diện trước khi đưa ra phán quyết.
1.1. Định nghĩa và đặc điểm của hoạt động ủy thác thu thập chứng cứ
Ủy thác thu thập chứng cứ được định nghĩa là biện pháp thu thập chứng cứ do Tòa án ủy thác yêu cầu Tòa án được ủy thác hoặc cơ quan có thẩm quyền khác thực hiện, nhằm thu thập tài liệu, chứng cứ cần thiết cho việc giải quyết vụ án khi hoạt động này phải diễn ra bên ngoài phạm vi lãnh thổ của Tòa án ủy thác. Hoạt động này có những đặc điểm riêng biệt. Thứ nhất, chủ thể tiến hành là Tòa án, thể hiện vai trò chủ động của cơ quan xét xử trong việc làm rõ sự thật. Thứ hai, hoạt động này phải tuân thủ nghiêm ngặt trình tự, thủ tục do pháp luật quy định để đảm bảo giá trị pháp lý của chứng cứ thu thập được. Thứ ba, nội dung ủy thác rất đa dạng, có thể bao gồm lấy lời khai, thẩm định tại chỗ, định giá tài sản, hoặc các biện pháp khác theo quy định tại Khoản 2 Điều 97 BLTTDS 2015. Đây là một cơ chế thể hiện sự phối hợp chặt chẽ trong hệ thống tư pháp.
1.2. Vai trò và ý nghĩa pháp lý của việc ủy thác thu thập chứng cứ
Hoạt động ủy thác thu thập chứng cứ có ý nghĩa pháp lý sâu sắc. Trước hết, nó đảm bảo nguyên tắc toàn diện, khách quan trong việc giải quyết vụ án, giúp Tòa án làm rõ mọi tình tiết dù chúng phát sinh ở bất kỳ đâu. Thứ hai, đây là công cụ hỗ trợ đắc lực cho đương sự thực hiện nghĩa vụ chứng minh, đặc biệt khi họ gặp khó khăn trong việc tự mình tiếp cận các nguồn chứng cứ ở xa. Theo PGS.TS Nguyễn Thị Hồng Nhung, hoạt động này giúp “giải quyết trở ngại về mặt địa giới hành chính”. Thứ ba, nó góp phần đẩy nhanh tiến độ giải quyết vụ án, tránh kéo dài thời hạn tố tụng một cách không cần thiết, tiết kiệm chi phí cho cả nhà nước và các bên liên quan. Về cơ bản, đây là một mắt xích không thể thiếu trong quy trình chứng minh, là tiền đề cho hoạt động nghiên cứu và đánh giá chứng cứ sau này.
1.3. Cơ sở lý luận và thực tiễn của quy định ủy thác tư pháp
Việc xây dựng các quy định về ủy thác thu thập chứng cứ xuất phát từ cả cơ sở lý luận và thực tiễn. Về lý luận, quy định này cụ thể hóa nguyên tắc bảo vệ quyền con người, quyền công dân được ghi nhận trong Hiến pháp 2013, đảm bảo mọi người đều có quyền tiếp cận công lý. Về thực tiễn, điều kiện kinh tế-xã hội Việt Nam cho thấy nhiều nguồn chứng cứ quan trọng (như hồ sơ đất đai, tài sản) được lưu giữ tại các cơ quan nhà nước và đương sự khó tiếp cận. Hơn nữa, sự phức tạp của các giao dịch dân sự, kinh tế hiện đại khiến các tranh chấp thường liên quan đến nhiều địa phương. Do đó, việc Tòa án chủ động hỗ trợ thông qua ủy thác tư pháp là phù hợp, khắc phục hạn chế về khả năng tự chứng minh của đương sự và đảm bảo vụ án được giải quyết công bằng.
II. Top 3 thách thức khi ủy thác thu thập chứng cứ trong thực tiễn
Mặc dù có vai trò quan trọng, hoạt động ủy thác thu thập chứng cứ trong tố tụng dân sự tại Việt Nam vẫn đối mặt với nhiều thách thức và vướng mắc. Những bất cập này không chỉ đến từ quy định pháp luật mà còn từ quá trình áp dụng trong thực tế, làm giảm hiệu quả của cơ chế và ảnh hưởng trực tiếp đến thời hạn giải quyết vụ án. Một trong những vấn đề nổi cộm nhất là sự thiếu rõ ràng và tính khả thi của các quy định về thời hạn ủy thác. BLTTDS 2015 quy định một khung thời gian cố định, nhưng lại không tính đến sự phức tạp đa dạng của các biện pháp cần thực hiện, dẫn đến tình trạng quá hạn thường xuyên xảy ra. Bên cạnh đó, một lỗ hổng pháp lý nghiêm trọng là việc thiếu vắng các chế tài cụ thể để xử lý trường hợp Tòa án được ủy thác không thực hiện, thực hiện chậm trễ hoặc không đầy đủ yêu cầu. Điều này tạo ra tâm lý thiếu trách nhiệm, xem nhẹ công việc được ủy thác, bởi không có cơ chế ràng buộc hay xử lý kỷ luật hiệu quả. Thực trạng này được phản ánh qua nhiều vụ án, như Vụ án C trong tài liệu nghiên cứu, nơi Tòa án được ủy thác chậm trễ phúc đáp, gây ảnh hưởng đến tiến độ chung. Cuối cùng, sự phối hợp giữa các cơ quan liên quan, đặc biệt trong các thủ tục phức tạp như định giá tài sản hay thẩm định tại chỗ, còn nhiều hạn chế. Việc thiếu cơ chế phối hợp đồng bộ và quy định rõ ràng về chi phí tố tụng liên quan đến hoạt động ủy thác cũng là một rào cản lớn, khiến các Tòa án ngần ngại khi thực hiện.
2.1. Bất cập về thời hạn thực hiện ủy thác theo Điều 105 BLTTDS
Khoản 3 Điều 105 BLTTDS 2015 quy định Tòa án được ủy thác phải thực hiện công việc trong thời hạn 01 tháng. Tuy nhiên, quy định này bị xem là cứng nhắc và không khả thi. Thực tế, nhiều biện pháp thu thập chứng cứ như lấy lời khai nhiều người, thẩm định tại chỗ, hay đặc biệt là định giá tài sản (vốn đòi hỏi thành lập Hội đồng định giá và phối hợp nhiều cơ quan) thường tốn nhiều thời gian hơn 01 tháng. Ví dụ trong Vụ án B, việc triệu tập nhiều người làm chứng và yêu cầu bệnh viện cung cấp hồ sơ đã khiến Tòa án được ủy thác không thể hoàn thành trong thời hạn. Hệ quả là việc ủy thác thường xuyên bị quá hạn, nhưng lại không có hướng dẫn xử lý cụ thể, gây khó khăn cho Tòa án ủy thác trong việc quản lý tiến độ vụ án.
2.2. Thiếu chế tài xử lý khi Tòa án được ủy thác không hợp tác
Một trong những bất cập lớn nhất là pháp luật hiện hành chưa có quy định về chế tài xử lý đối với Tòa án nhận ủy thác khi họ không thực hiện, thực hiện không đầy đủ, hoặc thực hiện sai yêu cầu trong quyết định ủy thác. Sự thiếu vắng này dẫn đến tình trạng nhiều Tòa án xem nhẹ trách nhiệm, ưu tiên giải quyết các vụ án do mình trực tiếp thụ lý hơn là công việc được ủy thác. Tình trạng này làm giảm hiệu lực của cơ chế ủy thác thu thập chứng cứ. Để khắc phục, cần bổ sung các quy định về trách nhiệm của Thẩm phán và lãnh đạo Tòa án được ủy thác, đồng thời xây dựng cơ chế giám sát từ Tòa án cấp trên và Viện kiểm sát nhân dân đối với hoạt động này.
2.3. Vướng mắc về chi phí và cơ chế thi hành trong tố tụng
BLTTDS 2015 không quy định rõ về chi phí ủy thác tư pháp trong nước, ai là người phải chịu chi phí phát sinh (ví dụ chi phí đi lại, chi phí thẩm định), và cơ chế thi hành khi đương sự không tự nguyện nộp tạm ứng. Điều này gây lúng túng cho Tòa án được ủy thác. Nhiều trường hợp, do không có nguồn kinh phí hoặc đương sự không hợp tác, Tòa án được ủy thác đã từ chối hoặc trì hoãn thực hiện yêu cầu. Sự thiếu rõ ràng này tạo ra một rào cản thực tế, làm cho quy định pháp luật dù đã có nhưng khó đi vào cuộc sống, ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả của ủy thác thu thập chứng cứ.
III. Quy định về căn cứ chủ thể và thời hạn ủy thác thu thập chứng cứ
Để thực hiện ủy thác thu thập chứng cứ, pháp luật tố tụng dân sự đã quy định rõ các điều kiện, chủ thể và khung thời gian cần tuân thủ. Việc nắm vững các quy định này là yêu cầu bắt buộc đối với Thẩm phán để đảm bảo tính hợp pháp của hoạt động tố tụng. Về căn cứ, Tòa án chỉ ra quyết định ủy thác khi thỏa mãn đồng thời hai điều kiện: thứ nhất, cần phải thu thập thêm chứng cứ để làm rõ tình tiết vụ án; và thứ hai, việc thu thập chứng cứ đó phải được tiến hành ở một địa phương khác hoặc ngoài lãnh thổ Việt Nam. Đây là những cơ sở pháp lý cốt lõi để Thẩm phán cân nhắc và áp dụng biện pháp thu thập chứng cứ này. Về chủ thể, Tòa án là chủ thể trung tâm trong hoạt động này. Cụ thể, Thẩm phán được phân công giải quyết vụ án có thẩm quyền ra quyết định ủy thác. Tòa án nhận ủy thác có trách nhiệm thực hiện các yêu cầu một cách khách quan và đầy đủ. Ngoài ra, trong các vụ việc có yếu tố nước ngoài, các cơ quan như Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao, và cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài cũng tham gia vào quy trình tương trợ tư pháp. Về thời hạn, pháp luật phân định rõ giữa ủy thác trong nước và ủy thác quốc tế. Đối với ủy thác trong nước, BLTTDS 2015 ấn định thời hạn 01 tháng để hoàn thành. Đối với tương trợ tư pháp ra nước ngoài, thời hạn được thực hiện theo quy định của Luật Tương trợ tư pháp và các điều ước quốc tế liên quan, với một quy trình gồm nhiều bước và sự tham gia của nhiều cơ quan.
3.1. Các căn cứ pháp lý để Tòa án ra quyết định ủy thác thu thập chứng cứ
Theo quy định, Tòa án chỉ tiến hành ủy thác thu thập chứng cứ khi có đủ hai căn cứ. Thứ nhất, việc thu thập chứng cứ là cần thiết để giải quyết vụ án một cách toàn diện, khi các chứng cứ hiện có trong hồ sơ chưa đủ cơ sở để đưa ra phán quyết. Thứ hai, hoạt động thu thập chứng cứ đó không thể do chính Tòa án ủy thác trực tiếp thực hiện do trở ngại về địa giới hành chính. Các biện pháp cụ thể có thể được ủy thác bao gồm: lấy lời khai đương sự, người làm chứng; xem xét, thẩm định tại chỗ; định giá tài sản; và các biện pháp khác theo quy định. Việc xác định đúng căn cứ là bước đầu tiên và quan trọng nhất để đảm bảo quyết định ủy thác được ban hành hợp pháp.
3.2. Xác định chủ thể thực hiện và nhận ủy thác trong tố tụng dân sự
Chủ thể ủy thác chính là Tòa án đang giải quyết vụ việc, mà người đại diện là Thẩm phán được phân công. Chủ thể nhận ủy thác có thể là một Tòa án khác trong nước có thẩm quyền theo lãnh thổ nơi cần thu thập chứng cứ. Trong trường hợp ủy thác tư pháp ra nước ngoài, chủ thể nhận ủy thác là cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài, thông qua các kênh chính thức như Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao theo quy định của Luật Tương trợ tư pháp và điều ước quốc tế. Vai trò của các chủ thể này là phối hợp chặt chẽ để đảm bảo yêu cầu thu thập chứng cứ được thực hiện đúng và kịp thời, phục vụ cho việc giải quyết vụ án.
3.3. Phân tích thời hạn ủy thác trong nước và tương trợ tư pháp quốc tế
Về thời hạn ủy thác, có sự khác biệt rõ rệt. Đối với ủy thác trong nước, Khoản 3 Điều 105 BLTTDS 2015 quy định thời hạn là 01 tháng. Nếu không thực hiện được, Tòa án được ủy thác phải thông báo lại bằng văn bản. Đối với tương trợ tư pháp quốc tế, quy trình phức tạp hơn. Luật Tương trợ tư pháp năm 2007 và các văn bản hướng dẫn quy định một chuỗi thời hạn cho từng giai đoạn, từ khi Bộ Tư pháp nhận hồ sơ, kiểm tra, chuyển cho Bộ Ngoại giao, đến khi cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài chuyển cho cơ quan có thẩm quyền nước sở tại và nhận lại kết quả. Tổng thời gian thường kéo dài hơn rất nhiều và phụ thuộc vào pháp luật nước ngoài cũng như các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
IV. Hướng dẫn chi tiết thủ tục ủy thác thu thập chứng cứ hiệu quả
Để hoạt động ủy thác thu thập chứng cứ đạt hiệu quả, việc tuân thủ đúng trình tự, thủ tục theo quy định của BLTTDS 2015 là yếu tố then chốt. Mỗi biện pháp thu thập chứng cứ được ủy thác đều có những yêu cầu riêng về quy trình thực hiện mà Tòa án được ủy thác phải nắm vững. Ví dụ, khi ủy thác lấy lời khai đương sự hoặc người làm chứng, Thẩm phán phải tiến hành tại trụ sở Tòa án (trừ trường hợp đặc biệt), lập biên bản chi tiết, trung thực và có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan. Biên bản này phải phản ánh đúng nội dung lời khai, không suy diễn, thêm bớt. Đối với các biện pháp phức tạp hơn như xem xét, thẩm định tại chỗ, Tòa án phải ra quyết định, thông báo cho các bên, và mời đại diện chính quyền địa phương tham gia chứng kiến để đảm bảo tính khách quan. Biên bản thẩm định phải mô tả rõ hiện trạng đối tượng tranh chấp. Đặc biệt, thủ tục định giá tài sản đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, từ việc ra quyết định thành lập Hội đồng định giá, mời đại diện các cơ quan chuyên môn, đến việc tổ chức phiên định giá công khai và lập biên bản ghi nhận kết quả. Mỗi bước trong quy trình đều phải được thực hiện cẩn trọng để chứng cứ thu thập được có giá trị chứng minh cao và không bị các bên khiếu nại, phản đối sau này. Việc thực hiện đúng thủ tục không chỉ đảm bảo tính pháp lý mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, trách nhiệm của cơ quan tiến hành tố tụng.
4.1. Quy trình lấy lời khai đương sự và người làm chứng qua ủy thác
Khi nhận được yêu cầu ủy thác lấy lời khai, Thẩm phán của Tòa án được ủy thác phải triệu tập đương sự hoặc người làm chứng đến trụ sở. Quá trình lấy lời khai phải tập trung vào những vấn đề nêu trong quyết định ủy thác. Lời khai phải được ghi vào biên bản lấy lời khai, trong đó nêu rõ thời gian, địa điểm, người tiến hành, người được lấy khai và nội dung khai. Biên bản phải được người khai đọc lại (hoặc được đọc cho nghe), ký tên hoặc điểm chỉ xác nhận. Trong trường hợp người được lấy lời khai dưới 18 tuổi hoặc có khó khăn trong nhận thức, phải có sự tham gia của người đại diện hợp pháp. Việc lập biên bản đúng quy định tại Điều 98, 99 BLTTDS 2015 là yêu cầu bắt buộc.
4.2. Cách thức tiến hành xem xét thẩm định tại chỗ và định giá tài sản
Đối với ủy thác xem xét, thẩm định tại chỗ, Tòa án được ủy thác phải ra quyết định, gửi cho các bên và mời đại diện UBND cấp xã nơi có đối tượng cần thẩm định. Việc thẩm định phải lập biên bản ghi rõ kết quả, mô tả hiện trường và có chữ ký của những người tham gia. Với định giá tài sản, thủ tục phức tạp hơn. Tòa án phải thành lập Hội đồng định giá gồm đại diện cơ quan tài chính làm chủ tịch và các thành viên là đại diện cơ quan chuyên môn. Quá trình định giá phải được tiến hành công khai, có sự tham gia của các đương sự. Kết quả định giá phải được ghi thành biên bản và được quá nửa thành viên Hội đồng biểu quyết tán thành, theo đúng quy định tại Điều 101 và 104 BLTTDS 2015.
4.3. Thủ tục ủy thác tư pháp đối với các vụ việc có yếu tố nước ngoài
Khi việc thu thập chứng cứ phải tiến hành ở nước ngoài, Tòa án thực hiện thủ tục ủy thác tư pháp. Hồ sơ yêu cầu ủy thác phải được lập bằng hai thứ tiếng (Việt và ngôn ngữ của nước được yêu cầu), sau đó gửi đến Bộ Tư pháp. Bộ Tư pháp sẽ kiểm tra tính hợp lệ và chuyển qua Bộ Ngoại giao để gửi đến cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài. Cơ quan này sẽ chuyển tiếp cho cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại thực hiện. Quy trình này tuân thủ Luật Tương trợ tư pháp năm 2007 và các điều ước quốc tế. Thời gian và kết quả phụ thuộc lớn vào sự hợp tác của quốc gia được yêu cầu, đòi hỏi sự kiên nhẫn và tuân thủ chặt chẽ các quy định về ngoại giao và tư pháp quốc tế.
V. Giải pháp hoàn thiện pháp luật về ủy thác thu thập chứng cứ
Từ những phân tích về bất cập trong quy định và thực tiễn áp dụng, việc đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện pháp luật về ủy thác thu thập chứng cứ là vô cùng cấp thiết. Mục tiêu là nâng cao hiệu quả, tính khả thi và trách nhiệm của các chủ thể trong hoạt động tố tụng dân sự này. Một trong những kiến nghị quan trọng nhất là sửa đổi quy định về thời hạn ủy thác tại Khoản 3 Điều 105 BLTTDS 2015. Thay vì một thời hạn cứng nhắc là 01 tháng, pháp luật nên quy định một khung thời gian linh hoạt hơn, cho phép Tòa án ủy thác ấn định thời hạn phù hợp với tính chất phức tạp của từng biện pháp thu thập chứng cứ cụ thể. Đồng thời, cần bổ sung quy định rõ ràng về chi phí tố tụng liên quan đến ủy thác và cơ chế tạm ứng, xử lý chi phí này để tháo gỡ vướng mắc cho các Tòa án. Giải pháp có tính đột phá là xây dựng và bổ sung các chế tài cụ thể. Cần quy định rõ trách nhiệm của Thẩm phán, Chánh án Tòa án được ủy thác nếu không thực hiện hoặc chậm trễ thực hiện yêu cầu mà không có lý do chính đáng. Song song đó, cần tăng cường vai trò giám sát của Viện kiểm sát nhân dân đối với hoạt động ủy thác tư pháp, coi đây là một phần quan trọng trong công tác kiểm sát hoạt động tư pháp. Cuối cùng, trong bối cảnh hội nhập, Việt Nam cần chủ động thúc đẩy việc ký kết các hiệp định tương trợ tư pháp song phương và đa phương, mở rộng phạm vi hợp tác để việc thu thập chứng cứ ở nước ngoài trở nên thuận lợi và nhanh chóng hơn.
5.1. Kiến nghị sửa đổi quy định về thời hạn và chi phí tố tụng
Cần sửa đổi Khoản 3 Điều 105 BLTTDS 2015 theo hướng linh hoạt hơn về thời gian. Có thể quy định Tòa án ủy thác, sau khi xem xét tính chất công việc, sẽ ấn định một thời hạn hợp lý trong quyết định ủy thác. Bên cạnh đó, cần có văn bản hướng dẫn chi tiết về các loại chi phí tố tụng phát sinh từ việc ủy thác (chi phí đi lại, giám định, định giá) và nghĩa vụ nộp tạm ứng của đương sự. Sự rõ ràng về mặt tài chính sẽ giúp Tòa án được ủy thác chủ động và sẵn sàng hơn trong việc thực hiện nhiệm vụ.
5.2. Đề xuất bổ sung chế tài và tăng cường cơ chế giám sát
Để nâng cao trách nhiệm, cần bổ sung vào BLTTDS 2015 các chế tài cụ thể. Ví dụ, việc không thực hiện yêu cầu ủy thác mà không có lý do chính đáng có thể được xem là vi phạm tố tụng và là một tiêu chí để đánh giá, xem xét trách nhiệm của Thẩm phán, lãnh đạo Tòa án. Đồng thời, cần luật hóa vai trò của Viện kiểm sát trong việc giám sát việc tuân thủ pháp luật đối với hoạt động ủy thác thu thập chứng cứ, đảm bảo hoạt động này được thực hiện nghiêm túc, đúng thời hạn và đúng pháp luật.
5.3. Tăng cường hợp tác quốc tế trong lĩnh vực tương trợ tư pháp
Trong bối cảnh toàn cầu hóa, các tranh chấp có yếu tố nước ngoài ngày càng gia tăng. Việt Nam cần tích cực đàm phán, ký kết các Hiệp định tương trợ tư pháp trong lĩnh vực dân sự với nhiều quốc gia hơn. Nội dung các hiệp định cần mở rộng không chỉ dừng ở tống đạt văn bản mà còn bao gồm các hoạt động thu thập chứng cứ cụ thể như lấy lời khai, thu thập tài liệu từ cơ quan nước ngoài. Việc này sẽ tạo ra một hành lang pháp lý quốc tế vững chắc, giúp Tòa án Việt Nam giải quyết hiệu quả các vụ án phức tạp, bảo vệ quyền lợi của công dân và tổ chức trong các giao dịch quốc tế.
