Tổng quan nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt, công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh giữ vai trò then chốt đối với sự tồn vong và phát triển bền vững của doanh nghiệp. Đối với các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực thiết kế, thi công quảng cáo và mỹ thuật ứng dụng, việc kiểm soát chính xác các dòng chi phí đầu vào và ghi nhận doanh thu đúng thời điểm là nền tảng cốt lõi để bảo toàn nguồn vốn và tối ưu hóa lợi nhuận. Thực tế tại Công ty TNHH Mỹ thuật - Ứng dụng Gia Thịnh, doanh nghiệp hoạt động với quy mô vốn kinh doanh ban đầu đạt 4.415.786.000 đồng, trong đó vốn cố định chiếm 2.564.976.000 đồng và vốn lưu động đạt 1.850.810.000 đồng. Trong giai đoạn 2010 - 2013, doanh thu của công ty đã ghi nhận mức tăng trưởng 76,55%, đồng thời lợi nhuận sau thuế tăng từ 325.428.286 đồng năm 2010 lên mức 411.672.474 đồng vào năm 2013, tương ứng mức tăng 26,50%.

Mục tiêu nghiên cứu trọng tâm của đề tài là hệ thống hóa cơ sở lý luận về hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp; khảo sát và phân tích toàn diện thực trạng luân chuyển chứng từ, phương pháp ghi nhận doanh thu, tập hợp chi phí tại đơn vị; từ đó phát hiện các điểm nghẽn và đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tài chính.

Phạm vi nghiên cứu về mặt không gian được thực hiện tại Phòng Kế toán tài vụ của Công ty TNHH Mỹ thuật - Ứng dụng Gia Thịnh, có trụ sở tại số 58 Trần Quốc Tuấn, Phường 1, Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh. Về mặt thời gian, dữ liệu phục vụ nghiên cứu được thu thập từ ngày 19/05/2014 đến ngày 05/07/2014, dựa trên chuỗi số liệu tài chính giai đoạn 2010 - 2013 và đi sâu phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong niên độ kế toán năm 2013. Kết quả nghiên cứu mang ý nghĩa thực tiễn to lớn, hỗ trợ ban lãnh đạo nâng cao tỷ suất sinh lời trên doanh thu, hạ thấp tỷ lệ chi phí bán hàng và chi phí quản lý, đồng thời gia tăng độ chính xác của thông tin tài chính phục vụ điều hành.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu vận dụng hệ thống lý thuyết kế toán tài chính doanh nghiệp hiện đại, đặt trên nền tảng của các nguyên tắc kế toán chuẩn mực bao gồm nguyên tắc cơ sở dồn tích (Accrual Basis) và nguyên tắc phù hợp (Matching Principle). Nguyên tắc dồn tích yêu cầu mọi nghiệp vụ kinh tế liên quan đến doanh thu và chi phí phải được ghi sổ tại thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc chi tiền. Đồng thời, nguyên tắc phù hợp đòi hỏi việc ghi nhận doanh thu phải đi liền với việc trích nhận một khoản chi phí tương ứng phát sinh để tạo ra doanh thu đó trong cùng một kỳ tài chính.

Khung pháp lý và quy chuẩn chuyên môn được áp dụng xuyên suốt bao gồm Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 14 (VAS 14) về Doanh thu và thu nhập khác với 5 điều kiện bắt buộc để ghi nhận doanh thu bán hàng, Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 01 (VAS 01 - Chuẩn mực chung), Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp, cùng Thông tư số 45/2013/TT-BTC hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định.

Các khái niệm và tài khoản trung tâm được làm rõ bao gồm:

  • Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Tài khoản 511, chi tiết thành TK 5112 - Doanh thu bán thành phẩm và TK 5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ).
  • Giá vốn hàng bán (Tài khoản 632) phản ánh trị giá vốn của sản phẩm, dịch vụ xuất bán trong kỳ.
  • Chi phí bán hàng (Tài khoản 641) và Chi phí quản lý doanh nghiệp (Tài khoản 642) tập hợp toàn bộ các khoản hao phí phát sinh trong khâu tiêu thụ và quản trị hành chính.
  • Tài khoản xác định kết quả kinh doanh (Tài khoản 911) làm trung gian kết chuyển toàn bộ doanh thu thuần, thu nhập khác và chi phí để xác định lãi lỗ thuần trước thuế.

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu của nghiên cứu kết hợp chặt chẽ giữa dữ liệu thứ cấp và sơ cấp. Dữ liệu thứ cấp bao gồm Báo cáo tài chính, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2010 - 2013, Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái và các sổ chi tiết tài khoản. Dữ liệu sơ cấp được trích xuất trực tiếp từ toàn bộ hồ sơ chứng từ gốc của năm 2013 như Hóa đơn GTGT từ số 0008955 đến 0009021, Bảng báo giá, Hợp đồng kinh tế, Biên bản nghiệm thu công trình, Phiếu thu, Phiếu chi và Giấy báo có của ngân hàng.

Nghiên cứu khảo sát toàn bộ cỡ mẫu nhân sự gồm 31 lao động của công ty (trong đó lao động có trình độ đại học chiếm 26%, cao đẳng chiếm 35%, trung cấp chiếm 16% và tốt nghiệp phổ thông chiếm 23%). Phương pháp chọn mẫu toàn bộ được áp dụng cho toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh trong 6 tháng đầu năm 2013 để đối chiếu quy trình luân chuyển chứng từ.

Các phương pháp phân tích chủ đạo bao gồm: phương pháp thống kê mô tả, phương pháp so sánh tuyệt đối và tương đối qua chuỗi thời gian 4 năm (2010 - 2013), phân tích tỷ trọng cơ cấu nguồn thu và cơ cấu chi phí, cùng phương pháp đối chiếu chứng từ - sổ sách. Việc lựa chọn các phương pháp này xuất phát từ yêu cầu đánh giá chính xác tính hợp pháp, hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế, đồng thời kiểm tra sự khớp đúng giữa chứng từ gốc với các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính. Toàn bộ lộ trình thu thập, xử lý và phân tích số liệu diễn ra từ tháng 5/2014 đến tháng 7/2014.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, tình hình sản xuất kinh doanh của công ty duy trì mức tăng trưởng dương liên tục trong 4 năm khảo sát nhưng tốc độ tăng trưởng lợi nhuận có xu hướng chậm lại ở giai đoạn sau. Lợi nhuận của doanh nghiệp đạt 325.428.286 đồng năm 2010, tăng lên 395.886.398 đồng năm 2011, đạt 406.876.440 đồng năm 2012 và đạt 411.672.474 đồng năm 2013. Tổng mức tăng trưởng lợi nhuận giai đoạn 2010 - 2013 đạt 26,50%, song mức tăng giữa năm 2013 so với năm 2012 chỉ đạt 1,18%, phản ánh sự gia tăng mạnh của chi phí vật tư và nhân công đầu vào.

Thứ hai, cơ cấu doanh thu có sự chênh lệch lớn giữa mảng sản xuất thành phẩm và mảng dịch vụ. Doanh thu bán thành phẩm (Tài khoản 5112) chiếm tỷ trọng áp đảo trên 85% tổng doanh thu, tập trung vào các mặt hàng thế mạnh như biển hiệu aluminium, chữ nổi mica, bảng neon sign và hộp đèn led (tiêu biểu như các hợp đồng giá trị 52.700.000 đồng ngày 21/03/2013 hay 47.908.000 đồng ngày 17/05/2013). Trong khi đó, doanh thu cung cấp dịch vụ lắp đặt, trang trí hội chợ và triển lãm (Tài khoản 5113) chỉ chiếm dưới 15% tổng doanh thu (như hợp đồng trang trí triển lãm 22.400.000 đồng ngày 05/01/2013 hay trang trí cửa hàng 21.386.000 đồng ngày 26/03/2013).

Thứ ba, công tác luân chuyển chứng từ và thu hồi nợ qua Tài khoản 131 còn tiềm ẩn rủi ro ứ đọng vốn. Có trên 60% các thương vụ thi công quảng cáo lớn trong năm 2013 được bán theo hình thức trả chậm hoặc thanh toán sau khi nghiệm thu (như khoản nợ 51.429.125 đồng ngày 03/01 hay 37.400.000 đồng ngày 22/02). Việc theo dõi chi tiết công nợ khách hàng chưa có biên bản đối chiếu định kỳ chặt chẽ dẫn đến tình trạng kéo dài thời gian thu tiền thực tế.

Thứ tư, việc phân bổ chi phí bán hàng (Tài khoản 641) và chi phí quản lý doanh nghiệp (Tài khoản 642) còn mang tính bình quân. Chi phí nhiên liệu xăng dầu DO, xăng 92, tiền điện, nước và văn phòng phẩm được tập hợp chung theo từng tháng mà chưa được bóc tách định mức chi tiết cho từng công trình hay từng đơn hàng riêng biệt.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân căn bản của các hạn chế trên xuất phát từ quy mô tổ chức bộ máy kế toán còn tinh giản. Toàn bộ phòng kế toán tài vụ chỉ có 5 nhân sự (Kế toán trưởng, Kế toán thanh toán, Kế toán vật tư hàng hóa, Kế toán tiền mặt - lương - bảo hiểm và Thủ quỹ). Nhân viên kế toán thanh toán phải kiêm nhiệm cả mảng theo dõi công nợ khách hàng và nhà cung cấp, khiến việc đôn đốc thu hồi nợ khó thực hiện thường xuyên.

Khi so sánh với các nghiên cứu thực nghiệm trong ngành thi công quảng cáo và trang trí mỹ thuật, tỷ trọng giá vốn hàng bán tại các doanh nghiệp này thường dao động từ 65% đến 72% tổng chi phí. Tại Công ty TNHH Mỹ thuật - Ứng dụng Gia Thịnh, việc áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá xuất kho theo phương pháp Nhập trước - Xuất trước (FIFO) là hoàn toàn phù hợp với chu kỳ luân chuyển nhanh của nguyên vật liệu mica, alu, decal. Tuy nhiên, việc thiếu hụt phần mềm kế toán chuyên ngành khiến công tác ghi sổ Nhật ký chung và kết chuyển chi phí cuối kỳ tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót cơ học.

Để phản ánh trực quan kết quả kinh doanh, dữ liệu tài chính của công ty cần được thể hiện qua biểu đồ cột chồng kết hợp đường xu hướng minh họa tốc độ tăng trưởng Doanh thu - Chi phí - Lợi nhuận giai đoạn 2010 - 2013, đi kèm biểu đồ tròn phân tích cơ cấu các khoản chi phí năm 2013. Cách tiếp cận này giúp các nhà quản trị nhận diện rõ nét tỷ trọng của từng khoản mục chi phí nhằm đưa ra các quyết định cắt giảm lãng phí kịp thời.

Đề xuất và khuyến nghị

  • Xây dựng quy chế quản lý và đối chiếu công nợ khách hàng nghiêm ngặt: Kế toán thanh toán phối hợp với Bộ phận bán hàng thiết lập hạn mức tín dụng thương mại và thời hạn nợ tối đa không quá 30 ngày đối với từng nhóm khách hàng; tiến hành lập biên bản đối chiếu công nợ định kỳ vào ngày 25 hàng tháng nhằm hạ tỷ lệ nợ đọng quá hạn xuống dưới 5% tổng doanh thu trong quý 3 và quý 4 năm 2014.
  • Thiết lập hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu và chi phí cho từng công trình: Phòng Kế toán tài vụ kết hợp cùng Phòng Thiết kế và Đội thi công ban hành định mức tiêu hao vật tư chuẩn cho từng mét vuông biển quảng cáo alu, chữ nổi mica và vật liệu đèn led; kiểm soát chặt chẽ hóa đơn mua xăng dầu DO, xăng 92 phục vụ thi công nhằm tiết giảm từ 8% đến 10% chi phí phát sinh ngoài kế hoạch kể từ tháng 9 năm 2014.
  • Đầu tư ứng dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp thay thế quy trình ghi chép bán thủ công: Ban Giám đốc phê duyệt kinh phí và Kế toán trưởng chủ trì triển khai phần mềm kế toán tích hợp trong thời gian 6 tháng (từ tháng 10 năm 2014 đến tháng 3 năm 2015), giúp tự động hóa khâu lập hóa đơn, quản trị kho hàng, tính khấu hao tài sản cố định theo Thông tư 45/2013/TT-BTC và rút ngắn 40% thời gian lập báo cáo tài chính định kỳ.
  • Tổ chức các chương trình đào tạo nghiệp vụ và cập nhật chính sách tài chính - thuế định kỳ: Phòng Tổ chức hành chính phối hợp với các đơn vị đào tạo chuyên ngành tổ chức bồi dưỡng 2 đợt/năm cho 100% nhân sự phòng kế toán về các chuẩn mực kế toán cập nhật, quy định hóa đơn chứng từ điện tử và chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  • Sinh viên và học viên cao học ngành Kế toán - Kiểm toán - Tài chính doanh nghiệp: Nắm vững phương pháp luận nghiên cứu thực chứng, cách phân tích chu trình luân chuyển chứng từ và hạch toán kế toán thực tế tại một doanh nghiệp cụ thể.
  • Kế toán trưởng và nhân viên kế toán tại các doanh nghiệp mỹ thuật, quảng cáo, nội thất: Tham khảo mô hình phân loại tài khoản doanh thu (TK 5112, TK 5113), phương pháp tập hợp giá vốn và quy trình kiểm soát chi phí bán hàng, chi phí quản lý đặc thù ngành.
  • Ban Giám đốc và các nhà quản trị doanh nghiệp nhỏ và vừa: Hiểu rõ tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ tài chính, mối liên hệ giữa quản trị công nợ và bảo toàn vốn kinh doanh để đưa ra các quyết sách điều hành tối ưu.
  • Giảng viên và nhà nghiên cứu học thuật: Sử dụng làm tài liệu tham khảo thực tế phục vụ công tác giảng dạy các học phần Kế toán tài chính, Kế toán quản trị và Phân tích báo cáo tài chính doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp trong nghiên cứu áp dụng chế độ kế toán và hệ thống tài khoản nào? Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính, vận dụng hệ thống tài khoản chuẩn mực, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và trích khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng căn cứ theo Thông tư số 45/2013/TT-BTC.

Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho xuất kho tại công ty là gì? Công ty áp dụng phương pháp Kê khai thường xuyên đối với hàng tồn kho và tính giá xuất kho theo phương pháp Nhập trước - Xuất trước (FIFO). Phương pháp này bảo đảm phản ánh sát giá trị thực tế của vật liệu mica, decal và vật tư xuất dùng cho từng công trình thi công.

Tại sao việc kiểm soát tài khoản Phải thu khách hàng (TK 131) lại mang tính sống còn? Do quy mô vốn lưu động của công ty chỉ đạt 1.850.810.000 đồng trong khi nhiều hợp đồng quảng cáo có giá trị từ 20 đến trên 50 triệu đồng thanh toán sau, nếu không kiểm soát chặt chẽ công nợ sẽ dẫn tới đứt gãy dòng tiền và phát sinh nợ khó đòi.

Kế toán chi phí tại doanh nghiệp quảng cáo gặp khó khăn lớn nhất ở khâu nào? Khó khăn lớn nhất nằm ở việc bóc tách và phân bổ các chi phí phụ trợ như tiền điện thoại, xăng xe, vật phẩm văn phòng và hao mòn máy móc cho từng đơn hàng thi công, do các khoản chi này thường được chi trả gộp chung theo tháng.

Lợi ích lớn nhất khi chuyển từ ghi chép Nhật ký chung thủ công sang phần mềm kế toán là gì? Phần mềm kế toán giúp tự động hóa liên kết từ chứng từ gốc vào Sổ Cái, Sổ Nhật ký chung và Bảng cân đối phát sinh, loại bỏ hoàn toàn các lỗi sai sót cộng dồn cơ học và cho phép trích xuất báo cáo kết quả kinh doanh tức thì.

Kết luận

  • Đề tài đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh theo đúng Chuẩn mực VAS 14 và Quyết định 15/2006/QĐ-BTC.
  • Phân tích chi tiết thực trạng tài chính tại Công ty TNHH Mỹ thuật - Ứng dụng Gia Thịnh giai đoạn 2010 - 2013 với mức tăng trưởng lợi nhuận đạt 26,50% và doanh thu tăng 76,55%.
  • Đánh giá khách quan các ưu điểm trong hạch toán theo hình thức Nhật ký chung, đồng thời chỉ ra những điểm còn tồn tại trong quản lý công nợ TK 131 và phân bổ chi phí TK 641, TK 642.
  • Đề xuất 4 giải pháp đồng bộ có tính ứng dụng cao về hoàn thiện đối chiếu công nợ, xây dựng định mức chi phí vật tư và số hóa công tác kế toán.
  • Khẳng định thông tin kế toán chuẩn xác là công cụ cốt lõi giúp doanh nghiệp ngành quảng cáo nâng cao hiệu quả quản trị và phát triển bền vững.

Lộ trình triển khai các giải pháp cần được doanh nghiệp hoàn tất trong niên độ tài chính 2014 - 2015. Các nhà quản trị và chuyên viên kế toán có thể áp dụng trực tiếp mô hình phân tích và kiểm soát này để tối ưu hóa bộ máy tài chính tại đơn vị mình.