Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp sản xuất muốn tồn tại và phát triển bền vững bắt buộc phải xây dựng phương hướng sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế cao và nâng cao năng lực cạnh tranh. Mục tiêu cốt lõi của doanh nghiệp là vừa cung cấp cho thị trường các sản phẩm có chất lượng cao, vừa tối ưu hóa chi phí để hạ giá thành sản phẩm. Để đạt được điều này, công tác quản trị nội bộ đòi hỏi phải giám sát chặt chẽ mọi công đoạn từ cung ứng nguyên liệu đầu vào đến khi hoàn thiện thành phẩm.

Hạch toán kế toán đóng vai trò là công cụ quản lý kinh tế thiết yếu giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình tài chính, chủ động điều hành sản xuất và đo lường hiệu quả hoạt động kinh doanh. Trong cơ cấu chi phí của các doanh nghiệp sản xuất cơ khí - khuôn mẫu, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn, dao động từ 60% đến 70% tổng giá thành sản phẩm. Việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC) một cách chính xác, kịp thời và toàn diện là điều kiện tiên quyết để tính toán đúng giá thành và ngăn ngừa thất thoát tài sản.

Đề tài "Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần Thương mại và Kỹ thuật Điện lạnh Quỳnh Hùng" do sinh viên Vãi Văn Nhương thực hiện nhằm giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:

  1. Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất.
  2. Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng tổ chức hạch toán kế toán NVL và CCDC tại Công ty Cổ phần Thương mại và Kỹ thuật Điện lạnh Quỳnh Hùng.
  3. Đưa ra các đánh giá, nhận xét về ưu điểm, hạn chế và đề xuất ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật tư tại đơn vị.
  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu (TK 152) và công cụ dụng cụ (TK 153), bao gồm hệ thống chứng từ, tài khoản, phương pháp hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp.
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Thương mại và Kỹ thuật Điện lạnh Quỳnh Hùng (Địa chỉ: 255 & 366 Tam Trinh, quận Hoàng Mai, TP. Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu thực tế được tác giả khảo sát và trích xuất trực tiếp trong Quý I năm 2011, cùng các dữ liệu lịch sử hoạt động giai đoạn 2001 - 2005 và năm 2009 của doanh nghiệp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết của khóa luận được xây dựng dựa trên chế độ kế toán doanh nghiệp do Bộ Tài chính ban hành, đặc biệt là hệ thống chứng từ và mẫu sổ theo Quyết định số 1177-TC/QĐ/CĐKT ngày 23/12/1996 của Bộ Tài chính. Tác giả tổng hợp các nguyên tắc kế toán hàng tồn kho áp dụng cho nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất:

  • Khái niệm và đặc điểm: Nguyên vật liệu là đối tượng lao động tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất, chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ và thay đổi hình thái vật chất ban đầu. Công cụ dụng cụ là tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định, tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh và hao mòn dần giá trị.
  • Phương pháp hạch toán tổng hợp: Khóa luận đối chiếu hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho cơ bản:
    • Phương pháp kê khai thường xuyên: Theo dõi và phản ánh liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư trên các tài khoản kế toán (sử dụng TK 152, TK 153).
    • Phương pháp kiểm kê định kỳ: Không theo dõi liên tục các nghiệp vụ xuất kho trên tài khoản tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn đầu kỳ, cuối kỳ và giá trị mua vào thông qua tài khoản trung gian (TK 611).
  • Phương pháp hạch toán chi tiết: Đề tài phân tích phương pháp thẻ song song – phương pháp kế toán chi tiết dựa trên việc ghi chép song song giữa thủ kho (ghi số lượng trên thẻ kho) và kế toán (ghi cả số lượng và giá trị trên sổ chi tiết vật liệu).
  • Phương pháp nghiên cứu thực tế:
    • Phương pháp quan sát và thu thập chứng từ: Thu thập toàn bộ hệ thống hóa đơn GTGT đầu vào, phiếu nhập kho, lệnh xuất kho, phiếu xuất kho, phiếu chi phát sinh trong thực tế.
    • Phương pháp đối chiếu, tổng hợp số liệu: So sánh dữ liệu ghi chép giữa chứng từ gốc với sổ Nhật ký chung, sổ Cái TK 152, TK 153, sổ chi tiết thanh toán TK 331, bảng phân bổ vật liệu và công cụ dụng cụ.
    • Phương pháp phân tích kinh tế: Đánh giá cơ cấu lao động, kết quả hoạt động kinh doanh và hiệu quả quản lý chi phí vật tư của đơn vị.
  • Nguồn dữ liệu: Hồ sơ pháp lý thành lập công ty, báo cáo tài chính giai đoạn 2002 - 2004, bảng lương năm 2009 và hệ thống sổ sách kế toán quý I năm 2011 của Công ty CPTM&KTĐL Quỳnh Hùng.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu về Công ty CPTM&KTDL Quỳnh Hùng và Lý luận chung về tổ chức hạch toán kế toán NLVL-CCDC trong DN sản xuất

Chương này trình bày khái quát về lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức và các nguyên lý hạch toán kế toán vật tư:

  • Lịch sử và mô hình doanh nghiệp: Công ty có tiền thân từ một phòng thiết kế khuôn mẫu thành lập năm 1997. Đến năm 1998, đơn vị trích lãi đầu tư mở rộng xưởng cơ khí chế tạo nhỏ. Ngày 07/06/2001, Công ty CPTM&KTDL Quỳnh Hùng chính thức được thành lập theo Quyết định số 0102002771. Công ty hoạt động theo mô hình doanh nghiệp tư nhân với hình thức sở hữu vốn tự có của giám đốc. Ngành nghề kinh doanh chính là thiết kế, chế tạo và thương mại các sản phẩm khuôn mẫu, linh kiện điện lạnh.
  • Cơ cấu nhân sự và lao động: Đến thời điểm ngày 15/06/2005, doanh nghiệp có 41 cán bộ công nhân viên. Cơ cấu lao động được phân bổ cụ thể:
Thành phần lao động Số lượng (người) Tỷ lệ (%)
Kỹ sư cơ khí 02 5,0%
Kỹ thuật viên Việt Nam 31 75,0%
Kỹ sư nước ngoài 01 2,5%
Kế toán & Văn phòng 03 10,0%
Lao động phổ thông 03 7,5%
Tổng cộng 41 100,0%

Tổng quỹ lương của doanh nghiệp năm 2009 đạt 750 triệu đồng; mức lương bình quân của công nhân đạt từ 1 triệu đồng trở lên.

  • Cơ cấu tổ chức bộ máy và quy trình công nghệ: Đứng đầu là Giám đốc (đại diện pháp nhân và nắm giữ toàn bộ quyền điều hành), trực tiếp chỉ đạo Phòng Hành chính - Kế toán, Phòng Kỹ thuật, Phân xưởng xốp và Phân xưởng nhựa. Quy trình sản xuất trải qua 9 bước khép kín: Nhận đơn đặt hàng $\rightarrow$ Thiết kế bản vẽ $\rightarrow$ Phân loại và lựa chọn NVL $\rightarrow$ Gia công $\rightarrow$ Lắp ghép $\rightarrow$ Kiểm tra sản phẩm $\rightarrow$ Vận chuyển $\rightarrow$ Lắp đặt chạy thử $\rightarrow$ Hoàn thiện sản phẩm theo khuôn.
  • Tổ chức bộ máy kế toán: Công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung tại một phòng kế toán duy nhất gồm 4 nhân sự: Kế toán trưởng, Kế toán tiền lương, Kế toán tập hợp chi phí - tính giá thành và Thủ quỹ.
  • Khung lý thuyết định khoản: Tác giả trình bày đầy đủ sơ đồ hạch toán tăng/giảm NVL và CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên:
    • Tăng NVL, CCDC do mua ngoài: Nợ TK 152, 153 / Nợ TK 133 / Có TK 111, 112, 331, 141.
    • Tăng do phát hiện thừa (TK 3381), thuê ngoài gia công hoặc tự chế nhập kho (TK 154), nhận góp vốn (TK 411, 222), đánh giá lại (TK 412), biếu tặng (TK 711).
    • Giảm NVL, CCDC do xuất dùng cho sản xuất trực tiếp (TK 621), nhân công trực tiếp (TK 622), sản xuất chung (TK 627), bán hàng (TK 641), quản lý doanh nghiệp (TK 642), sửa chữa TSCĐ (TK 241), xuất bán (TK 632) hoặc hao hụt mất mát (TK 1381, 1388, 3334).

Chương 2: Tổ chức hạch toán công tác kế toán NLVL-CCDC tại Công ty CPTM&KTDL Quỳnh Hùng

Chương 2 mô tả chi tiết thực tế quy trình hạch toán vật tư tại doanh nghiệp trong Quý I/2011:

  • Đặc điểm vật tư tại đơn vị: Sản phẩm khuôn mẫu được sản xuất cố định theo đơn hàng nên nguyên vật liệu tương đối ổn định về chủng loại nhưng thay đổi về số lượng. Nguyên vật liệu được phân nhóm:
    • Nguyên vật liệu chính (TK 1521): Phôi, sắt thép, khuôn cơ sở, xốp mũ bảo hiểm.
    • Nguyên vật liệu phụ (TK 1522): Rọ khí, bu lông, ốc vít.
    • Nhiên liệu: Keo, dầu bóng, dầu máy.
    • Phế liệu: Phoi nhôm, thép rỉ.
    • Công cụ dụng cụ (TK 153): Máy mài (9523NB, MT951), máy khoan, quạt xưởng, máy vi tính.
  • Hình thức kế toán áp dụng: Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, hạch toán tồn kho theo Phương pháp kê khai thường xuyên, và kế toán chi tiết vật liệu theo Phương pháp thẻ song song.
  • Quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán thực tế:
    • Nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu: Ngày 22/01/2011, công ty mua xốp mũ bảo hiểm từ Công ty Cổ phần Nhựa Sao Mai theo Hóa đơn GTGT số 0026254 (gồm 6.600 chiếc cỡ LL trọng lượng 220g và 10.000 chiếc cỡ LM), tiền hàng 190.600.000 đồng, thuế GTGT 10% là 19.060.000 đồng (tổng thanh toán theo hóa đơn 209.160.000 đồng). Cùng ngày, lập Phiếu chi thanh toán tiền hàng cho người giao nhận Lâm Viết Hải số tiền 209.402.160 đồng và Phiếu chi số tiền 350.000 đồng thanh toán cước vận chuyển cho lái xe Dương Minh Tùng. Thủ kho lập Phiếu nhập kho nhập về phân xưởng xốp.
    • Nghiệp vụ mua công cụ dụng cụ: Ngày 17/03/2011, mua từ Công ty TM Sơn Lệ gồm 01 máy mài 9523NB (670.000 đồng) và 01 máy mài MT951 (780.000 đồng), thuế GTGT 5% là 72.500 đồng, tổng thanh toán bằng tiền mặt là 1.522.500 đồng.
    • Nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu: Ngày 15/03/2011, theo Lệnh xuất kho do Lê Hữu Chương đề nghị, thủ kho xuất xốp cốt mũ bảo hiểm trắng cỡ LL 220g cho phân xưởng xốp; lập Phiếu xuất kho số 15 với số lượng thực xuất 10.952 chiếc, thành tiền 118.536.952 đồng, định khoản Nợ TK 621 / Có TK 1521.
Nghiệp vụ phát sinh (Quý I/2011) Chứng từ đối chiếu Định khoản kế toán Số tiền (VNĐ)
Nhập xốp mũ từ Cty Nhựa Sao Mai HĐ 0026254, Phiếu chi 22/01 Nợ TK 1521
Nợ TK 133
Có TK 111 / 112		 190.600.000
19.060.000
209.402.160
Chi phí vận chuyển xốp nhập kho Phiếu chi 22/01 Nợ TK 1521
Có TK 111		 350.000
Mua máy mài từ Cty TM Sơn Lệ HĐ ngày 17/03, Phiếu chi PC30 Nợ TK 153
Nợ TK 133
Có TK 111		 1.450.000
72.500
1.522.500
Xuất xốp cốt mũ cho sản xuất Phiếu xuất kho số 15 (15/03) Nợ TK 621
Có TK 1521		 118.536.952
Thanh toán tiền dầu máy Sổ Nhật ký chung Nợ TK 152 / 627
Có TK 111		 119.000
Phân bổ CCDC máy tính vào chi phí Sổ Cái TK 153 (chứng từ HU041/05) Nợ TK 642
Có TK 153		 8.000.000
  • Hệ thống sổ sách kế toán: Số liệu được ghi chép vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 152, Sổ Cái TK 153, Sổ chi tiết vật liệu (Mẫu S13-SKT/DN), Bảng tổng hợp chi tiết NVL (Mẫu S14-SKT/DN), Sổ chi tiết thanh toán người bán TK 331 (theo dõi riêng Cty Cổ phần Nhựa Sao Mai và Cty TM Sơn Lệ), cùng Bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ theo quý.

Chương 3: Những đánh giá và kết luận chung về công tác hạch toán kế toán NLVL-CCDC tại Công ty CPTM&KTDL Quỳnh Hùng

Chương 3 tổng kết toàn bộ kết quả khảo sát thực tế và đưa ra các nhận xét đánh giá khách quan:

  • Đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh: Doanh nghiệp duy trì hoạt động tương đối ổn định, doanh thu trung bình đạt từ 300 đến 400 triệu đồng/tháng. Công ty thiết lập được mạng lưới khách hàng thường xuyên gồm Công ty Cổ phần Nhựa Sao Mai, Công ty LG, Công ty Mitsushita, Công ty Nguyễn Thắng và Công ty Tân Hùng Dũng. Doanh nghiệp đang hợp tác với chuyên gia Singapore để chuẩn bị triển khai xây dựng dây chuyền sản xuất mới với quy mô vốn đầu tư hàng chục tỷ đồng.
  • Đánh giá công tác kế toán:
    • Ưu điểm: Việc áp dụng hình thức Nhật ký chung và phương pháp kê khai thường xuyên hoàn toàn phù hợp với quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ. Chứng từ, sổ sách được lưu trữ khoa học, ghi chép cẩn thận, không tẩy xóa, tuân thủ đúng chế độ biểu mẫu của Bộ Tài chính.
    • Nhược điểm và tồn tại: Phòng kế toán chỉ có 4 người nhưng phải kiêm nhiệm cả hoạt động quản lý kinh doanh. Phân công công việc chưa thực sự hợp lý khi khối lượng công việc dồn nhiều lên Kế toán trưởng, trong khi Thủ quỹ tương đối nhàn rỗi. Một số công đoạn sản xuất phải thuê gia công ngoài (đúc phôi, đúc gỗ) và việc điều chuyển công cụ qua lại giữa phân xưởng nhựa và phân xưởng xốp diễn ra thường xuyên nhưng khâu kiểm tra, đối chiếu có lúc chưa thật chặt chẽ.
  • Kiến nghị hoàn thiện: Doanh nghiệp cần bố trí lại nhân lực trong phòng kế toán, tăng cường sự phối hợp kiểm tra định kỳ giữa kế toán vật tư và thủ kho của hai phân xưởng nhằm kiểm soát chặt chẽ quá trình nhập - xuất - gia công ngoài.

Kết quả và đóng góp

  1. Minh họa hoàn chỉnh quy trình kế toán vật tư thực tế: Khóa luận đã hệ thống hóa đầy đủ đường đi của chứng từ kế toán từ hóa đơn mua hàng, phiếu chi, phiếu nhập kho, lệnh xuất kho, phiếu xuất kho cho đến việc ghi sổ chi tiết (Mẫu S13-SKT/DN), bảng tổng hợp chi tiết (Mẫu S14-SKT/DN), sổ Nhật ký chung và sổ Cái tài khoản 152, 153 tại một doanh nghiệp tư nhân sản xuất cơ khí.
  2. Làm rõ đặc thù quản lý vật tư ngành khuôn mẫu: Đề tài chỉ ra tính chất đặc thù của chi phí nguyên vật liệu chiếm tới 60% - 70% giá thành, đồng thời phản ánh chân thực những phức tạp phát sinh khi quản lý vật tư nhập khẩu (rọ khí) và vật tư chuyển giao gia công bên ngoài (đúc phôi, đúc gỗ).
  3. Đề xuất giải pháp nhân sự và quy trình kiểm soát: Tác giả kiến nghị việc tái phân công lao động trong phòng kế toán (giảm tải cho kế toán trưởng, phân bổ thêm nhiệm vụ cho thủ quỹ) và siết chặt cơ chế phối hợp kiểm kê giữa thủ kho và kế toán chi tiết.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Do giới hạn về thời gian thực tập và phạm vi tiếp cận số liệu, khóa luận chỉ trích xuất dữ liệu kế toán chi tiết trong phạm vi Quý I năm 2011; các giải pháp đề xuất dừng lại ở mức độ hoàn thiện quy trình thủ công và phân công nhân sự, chưa đi sâu thiết kế mô hình ứng dụng phần mềm kế toán tự động hóa hoàn toàn.
  • Hướng mở rộng: Nghiên cứu xây dựng hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu chi tiết cho từng loại khuôn mẫu kỹ thuật cao, đồng thời thiết lập mô hình kế toán quản trị chi phí khi công ty đưa dây chuyền sản xuất mới hợp tác với đối tác Singapore vào vận hành chính thức.

Giá trị tham khảo

Báo cáo thực tập tốt nghiệp là tài liệu tham khảo hữu ích cho sinh viên các chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp và Quản trị kinh doanh khi thực hiện chuyên đề tốt nghiệp về kế toán chi phí, nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất cơ khí - công nghiệp chế tạo.

Nội dung phần 2 và phần minh họa chứng từ thực tế tại Chương 2 cung cấp biểu mẫu, quy trình hạch toán mẫu sổ theo hình thức Nhật ký chung, phương pháp thẻ song song rất trực quan, giúp người học dễ dàng đối chiếu giữa lý thuyết kế toán tài chính và nghiệp vụ thực tế phát sinh.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty CPTM&KTĐL Quỳnh Hùng áp dụng hình thức sổ kế toán và phương pháp hạch toán tồn kho nào?
Doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung, phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho theo Phương pháp kê khai thường xuyên, và phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu theo Phương pháp thẻ song song.

2. Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ lệ bao nhiêu trong giá thành sản phẩm của công ty?
Theo số liệu phân tích trong khóa luận, chi phí nguyên vật liệu tại Công ty Quỳnh Hùng chiếm từ 60% đến 70% trong tổng giá thành sản phẩm khuôn mẫu.

3. Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức nào và gồm bao nhiêu nhân sự?
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung tại một phòng kế toán duy nhất gồm 04 người: Kế toán trưởng, Kế toán tiền lương, Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành, và Thủ quỹ.

4. Những nhóm nguyên vật liệu chính và công cụ dụng cụ tiêu biểu tại doanh nghiệp gồm những gì?

  • Nguyên vật liệu chính (TK 1521): Phôi, sắt thép, khuôn cơ sở, xốp cốt mũ bảo hiểm trắng.
  • Nguyên vật liệu phụ (TK 1522): Rọ khí, bu lông, ốc vít.
  • Công cụ dụng cụ (TK 153): Máy mài 9523NB, máy mài MT951, máy khoan, quạt xưởng, máy vi tính.

5. Điểm nghẽn lớn nhất trong công tác quản lý vật tư tại công ty được tác giả chỉ ra là gì?
Đó là sự phức tạp trong khâu theo dõi vật tư đưa đi thuê ngoài gia công (đúc phôi, đúc gỗ), việc luân chuyển CCDC thường xuyên giữa phân xưởng nhựa và phân xưởng xốp, cùng với việc phòng kế toán phải kiêm nhiệm cả hoạt động kinh doanh khiến khối lượng công việc dồn nhiều lên Kế toán trưởng.

Kết luận

Báo cáo thực tập tốt nghiệp của sinh viên Vãi Văn Nhương đã phản ánh toàn diện và chi tiết thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty CPTM&KTĐL Quỳnh Hùng trong Quý I/2011. Khóa luận kết hợp chặt chẽ giữa lý luận kế toán doanh nghiệp sản xuất với hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán thực tế theo hình thức Nhật ký chung. Các nhận xét, kiến nghị được tác giả đưa ra xuất phát từ chính đặc thù tổ chức sản xuất khuôn mẫu nhỏ gọn của công ty, mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho công tác kế toán vật tư tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ.