LỜI MỞ ĐẦU Trong thời đại ngày nay, công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của xã hội nói chung và của các doanh nghiệp nói riêng. Với sự phát triển của đất nước ta hiện nay, cùng với sự bùng nổ về công nghệ thông tin, ngành Tin học đã giúp con người quản lý được các thông tin, dữ liệu một cách dễ dàng, chính xác, khoa học và tiết kiệm thời gian. Chính vì vậy, Việt Nam đã coi công nghệ thông tin là mục tiêu, động lực của sự phát triển kinh tế - xã hội và việc nhanh chóng đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình tự động hóa trong sản xuất kinh doanh luôn được các doanh nghiệp chú trọng và đầu tư rất lớn. Quản lý doanh thu bán hàng là hoạt động không thể thiếu trong quá trình xây dựng hệ thống thông tin doanh nghiệp, nó làm cho công tác kế toán và công tác quản lý của doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, luồng thông tin được xử lý một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời, giảm bớt được thời gian và tiền bạc.
Việc xây dựng đúng và chính xác hệ thống quản lý doanh thu bán hàng còn giúp doanh nghiệp nhanh chóng đánh giá được tình hình hoạt động kinh doanh từ đó có thể kịp thời đưa ra các quyết định đúng đắn, tránh được các rủi ro không đáng có. Xuất phát từ thực trạng quản lý doanh thu bán hàng tại công ty ECOPRO nên em đã lựa chọn đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý doanh thu bán hàng tại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO)” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp. Với sự hiểu biết có hạn, nội dung khóa luận không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô và các bạn để đề tài được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn! SV: Vũ Thị Mừng 1 Mã SV: 09D190276 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Trường Đại học Thương Mại Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Phần 1: TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH XÚC TIẾN CÁC GIẢI PHÁP THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ (ECOPRO). Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu Hiệu quả sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp có thể xem xét, đánh giá ở nhiều khía cạnh khác nhau nhưng trước hết phải nhìn vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh hay nói cách khác là doanh thu bán hàng của doanh nghiệp đó. Để xác định và đánh giá đúng doanh thu bán hàng thì các bộ phận cấu thành nó phải được hạch toán một cách cụ thể và chính xác. Chính vì vậy khâu xác định doanh thu bán hàng luôn được quan tâm thích đáng, xác định đúng đắn doanh thu bán hàng chính là cơ sở xác định chính xác hiệu quả hoạt động sản suất kinh doanh của doanh nghiệp, xác định nghĩa vụ của doanh nghiệp với Nhà nước, giải quyết hài hòa các lợi ích kinh tế của Nhà nước, tập thể và người lao động trong doanh nghiệp.
Những năm gần đây CNTT là một trong những ngành phát triển mạnh mẽ và được ứng dụng sâu rộng và ngày càng có nhiều ảnh hưởng trong quá trình điều hành, quản lý các bộ phận trong một tổ chức. Xu hướng phát triển mạnh mẽ về các ứng dụng CNTT trong quản lý đã mang lại những giải pháp tốt cho các doanh nghiệp Việt Nam tận dụng phát huy tối đã các nguồn lực. Trên thực tế từ khi các phần mềm phục vụ cho hoạt động quản lý sản xuất, tài chính, nhân sự… ra đời, các tổ chức không những tiết kiệm được chi phí cũng như thời gian mà còn nâng cao năng lực hoạt động, khắc phục những thiếu sót trong quản lý, đem lại hiệu quả cao cho quá trình sản xuất kinh doanh. Công tác quản lý doanh thu bán hàng của công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO) cũng không đi ngược lại với xu hướng đó.
Xuất phát từ thực tế khách quan để quản lý một cách hiệu quả doanh thu bán hàng, ECOPRO phải sử dụng đồng thời hàng loạt các công cụ quản lý khác nhau vì vậy việc ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý doanh thu bán hàng của công ty là vô cùng cần thiết, mang đến những giải pháp giảm thiểu giấy tờ, tối đa hóa hiệu suất làm việc giúp cho công việc của người làm kế toán trở nên gọn nhẹ, nhanh chóng, chính xác hơn từ đó mang lại lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Vì những lý do đó, em lựa chọn đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý doanh thu bán hàng tại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO)” với SV: Vũ Thị Mừng 2 Mã SV: 09D190276 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Trường Đại học Thương Mại Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế mong muốn cải tiến hệ thống cũ, phân tích và thiết kế nên hệ thống mới hoàn thiện hơn nó sẽ giúp ích cho công ty giảm thiểu tối đa các chi phí không cần thiết, mang lại lợi nhuận cao hơn trong hoạt động kinh doanh. Tổng quan vấn đề nghiên cứu Một số công trình nghiên cứu liên quan đến phân tích và thiết kế hệ thống quản lý doanh thu bán hàng: Một số đồ án, chuyên đề về hệ thống quản lý doanh thu bán hàng: + Chuyên đề tốt nghiệp “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý doanh thu bán hàng tại cửa hàng máy tính Nguyễn Hoàng” của sinh viên Lã Việt Đức, lớp Tin46B, Khoa Tin học kinh tế, Đại học Kinh tế Quốc dân. + Đồ án tốt nghiệp “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý doanh thu bán hàng tại công ty cổ phần vật tư vận tải xi măng” của sinh viên Nguyễn Hoàng Vũ lớp K43/41.01 Khoa Quản trị hệ thống thông tin kinh tế, Học viện Tài chính.
Chuyên đề tốt nghiệp của hai sinh viên đã hoàn thành đầy đủ các bước trong quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý doanh thu bán hàng cho cửa hàng chưa có hệ thống quản lý bằng máy tính trước đó. Nhìn chung đề tài đã hoàn chỉnh từ khảo sát, phân tích, thiết kế giao diện và có chương trình, hệ thống xây dựng đã đáp ứng được nhu cầu quản lý cho đơn vị nghiên cứu. Tuy nhiên hai mô hình này vẫn chưa mô tả được đầy đủ và trung thực hệ thống trong thực tế, không hỗ trợ việc sử dụng lại, không phù hợp phát triển các phần mềm lớn, khó kiểm soát và an toàn bảo mật dữ liệu. Một số phần mềm quản lý doanh thu bán hàng được cung cấp trên thị trường: Hiện tại trên thị trường có rất nhiều sản phẩm phần mềm quản lý bán hàng trong đó có chức năng quản lý doanh thu bán hàng như HOSCO POS.Stores, Tiger Soft, Perfect Sales,….
Tuy nhiên, chưa có một phần mềm riêng biệt nào về quản lý doanh thu bán hàng, nó chỉ là một chức năng trong phần mềm. Hơn nữa, các phần mềm này đều là các phần mềm đóng gói trên thị trường áp dụng cho mọi doanh nghiệp, không phải đơn vị nào cũng có thể sử dụng các phần mềm được viết sẵn theo chuẩn như vậy bởi vì không phải công ty nào cũng có cơ chế quản trị chuẩn mực và quy mô phù hợp với phần mềm đó. Các phần mềm này có thể không đáp ứng được một số yêu cầu riêng của đơn vị, các chức năng chưa thỏa mãn. Mỗi loại hình doanh nghiệp SV: Vũ Thị Mừng 3 Mã SV: 09D190276 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Trường Đại học Thương Mại Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế trong mỗi ngành lại có các đặc điểm khác nhau trong quản lý, điều đó dẫn đến sự khác nhau trong các yêu cầu về phần mềm quản lý.
Công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO) là một doanh nghiệp kinh doanh quy mô nhỏ, đang trên đà mở rộng và phát triển và hoàn thiện, các nghiệp vụ phát sinh và yêu cầu quản lý có nhiều nét riêng, nếu sử dụng các phần mềm đóng gói sẵn có trên thị trường sẽ dẫn đến sự không phù hợp, do vậy cần phải đi phân tích và thiết kế một hệ thống quản lý doanh thu bán hàng trên cơ sở nghiên cứu thực trạng về hệ thống và các nghiệp vụ, các yêu cầu của đơn vị đối với việc quản lý doanh thu bán hàng để hệ thống mới phù hợp với đơn vị, đem lại hiệu quả cao hơn trong quản lý và kinh doanh. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài Nghiên cứu đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý doanh thu bán hàng tại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO)” nhằm: + Dựa trên thực trạng hệ thống quản lý doanh thu bán hàng tại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO) đánh giá được những ưu điểm và hạn chế của hệ thống. Kết quả đem lại từ quá trình phân tích, đánh giá sẽ nâng cao hiệu quả trong hoạt động quản lý bán hàng cho công ty và hỗ trợ thực hiện các mục tiêu đã đề ra. + Đề xuất một số định hướng phát triển hệ thống quản lý doanh thu bán hàng từ đó phân tích và thiết kế hệ thống quản lý doanh thu bán hàng mới cho công ty ECOPRO.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài - Đối tượng nghiên cứu của đề tài:Bộ máy kế toán doanh thu bán hàng và ứng dụng phần mềm trong hệ thống thông tin quản lý doanh thu bán hàng. - Phạm vi nghiên cứu của đề tài: trong công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO). Phương pháp thực hiện đề tài Nghiên cứu đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý doanh thu bán hàng tại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO)” sử dụng rất nhiều phương pháp, với mỗi nội dung cụ thể còn vận dụng những phương pháp nghiên cứu phù hợp như: SV: Vũ Thị Mừng 4 Mã SV: 09D190276 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Trường Đại học Thương Mại Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế - Quan sát thực tế: + Mục đích: Phương pháp quan sát thực tế giúp ta có được một bức tranh khái quát về tổ chức và cách quản lý hoạt động của tổ chức, có thể lấy được những thông tin cần thiết mà không thể có được bằng pháp khác. + Cách thức thực hiện: Quan sát tỉ mỉ, ghi chép lại từng chi tiết hoạt động của hệ thống, cách thức tổ chức và quản lý hoạt động của tổ chức.