CHƯƠNG 1: Những vấn đề chung về kế toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp và hệ thống thông tin kế toán 1. Những vấn đề chung về kế toán 1. Các quan điểm về kế toán Ủy ban tiêu chuẩn kế toán tài chính Mỹ: Kế toán là một môn khoa học dùng để thu thập, xử lý và truyền đạt những thông tin tài chính dưới hình thức tiền tệ để người sử dụng có thể dựa vào đó mà ra các quyết định. Theo Hội đồng quốc gia về kế toán Pháp: Kế toán là một hệ thống tổ chức thông tin tài chính cho phép thu thập, sắp xếp, ghi nhận những thông tin ban đầu dưới dạng con số, sau đó thông qua việc xử lý thông tin thích hợp sẽ cung cấp toàn bộ thông tin thích hợp với nhu cầu của những người sử dụng thông tin khác nhau.
Thacker (1994), kế toán được định nghĩa dựa trên hai quan điểm chủ yếu: − Quan điểm thứ nhất nhấn mạnh đến sử dụng thông tin kế toán : kế toán là một phương pháp cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý có hiệu quả và đánh giá hoạt động của mọi tổ chức. − Quan điểm hai là nhấn mạnh đến hoạt động của những người làm công tác kế toán: Định nghĩa này dựa trên công việc của một người làm kế toán.Trong kế toán, kết quả hoạt động kinh tế của một doanh nghiệp được thu thập, phân tích, đo lường, sắp xếp, ghi chép, tóm tắt và phản ánh dưới dạng thông tin Theo Libby, Short, Lafond, Lanthier (2003), kế toán là một hệ thống thông tin cho phép thu thập và truyền đạt thông tin mà chủ yếu là những thông tin mang bản chất tài chính thường được số hoá dưới hình thức giá trị về các hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và các tổ chức. Những thông tin này được cung cấp nhằm giúp những người quan tâm trong quá trình ra các quyết định kinh tế mà chủ yếu các quyết định này liên quan đến việc phân bổ nguồn lực. Theo Neddles, Anderson & Caldwell (2003), Viện Kế toán Công chứng Hoa Kỳ vào năm 1941:Kế toán là nghệ thuật ghi chép, phân loại và tổng hợp một cách có ý nghĩa và dưới hình thức bằng tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các sự kiện mà ít nhiều có liên quan đến tài chính, và giải trình kết quả của việc ghi chép này.
Định nghĩa này của kế toán chú trọng đến nhiệm vụ giữ sổ sách cố hữu của người kế toán. Tuy nhiên đây là quan điểm cổ điển về kế toán, nó không còn phù hợp với thực tiễn kế toán hiện nay nữa. Ngày nay, với quan điểm mới, kế toán không chỉ quan tâm đến việc giữ sổ sách mà đến toàn bộ các hoạt động bao gồm việc hoạch định chương trình và giải quyết vấn đề, đánh giá các hoạt động của doanh nghiệp và kiểm tra sổ sách. Kế toán ngày nay chú trọng đến nhu cầu bức thiết của những người sử dụng thông tin kế toán dù họ ở bên trong hay bên ngoài 11 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com doanh nghiệp.
Do vậy, vào năm 1970 Viện Kế toán Công chứng Hoa Kỳ cho rằng nhiệm vụ của kế toán là cung cấp thông tin định lượng, chủ yếu mang tính chất tài chính về các đơn vị kinh tế hạch toán độc lập nhằm giúp ích cho việc làm các quyết định kinh tế. Dưới đây một số định nghĩa về kế toán khác nhau theo quan điểm mới về kế toán. Theo tinh thần của kế toán quốc tế, kế toán được định nghĩa là hệ thống thông tin và kiểm tra dùng để đo lường/phản ánh, xử lý và truyền đạt những thông tin về tài chính, kết quả kinh doanh và các luồng tiền tạo ra của một đơn vị kinh tế. Theo quan điểm Luật kế toán của Việt Nam, ở điều 4 như sau: Kế toán là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động Theo điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước Việt Nam thì kế toán được xem là việc ghi chép, tính toán bằng con số dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động, chủ yếu dưới hình thức giá trị để phản ánh kiểm tra tình hình vận động của các loại tài sản, quá trình và kết quả sản xuất kinh doanh, sử dụng vốn của Nhà nước, cũng như của từng tổ chức, xí nghiệp.
Với những định nghĩa này, chúng ta có thể đưa ra một số nhận xét sau đây: Kế toán thực hiện ba công việc cơ bản là đo lường, xử lý/ghi nhận và truyền đạt/cung cấp thông tin định lượng về hiện trạng tài chính, kết quả kinh doanh và luồng tiền tạo ra trong một đơn vị. Trong thực tiễn công tác kế toán thường được đặt ra ba câu hỏi sau đây: − Thứ nhất, kế toán đo lường cái gì? − Thứ hai, kế toán phản ánh và xử lý các nghiệp vụ kinh tế khi nào và như thế nào? − Thứ ba, kế toán truyền đạt cung cấp thông tin bằng cách nào? Bản chất, đối tượng kế toán nghiên cứu. Đối tượng của kế toán Kế toán đo lường và phản ánh cái gì? Trong đơn vị hành chính sự nghiệp, đối tượng kế toán thuộc hoạt động thu, chi ngân sách nhà nước, hành chính sự nghiệp, hoạt động của các đơn vị tổ chức có sử dụng ngân sách nhà nước được luật kế toán quy định tại điều 9 gồm: a. Tiền, vật tư và tài sản cố định b.
Nguồn kinh phí, quỹ c. Các khoản thanh toán trong và ngoài đơn vị kế toán d. Thu, chi và xử lý chênh lệch thu, chi hoạt động e. Thu, chi và kết dư nhân sách nhà nước f.
Đầu tư tài chính, tín dụng nhà nước g. Nợ và xử lý nợ của nhà nước h. Tài sản quốc gia i. Các tài sản khác có liên quan đến đơn vị kế toán 12 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.
Vai trò và nhiệm vụ của kế toán Thu thập,xử lý thông tin,số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán. Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính,các nghĩa vụ thu, nộp ,thanh toán nợ,kiểm tra việc quản lý,sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính kế toán. Phân tích thông tin ,số liệu kế toán;tham mưu đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế tài chính của đơn vị kế toán Cung cấp thông tin, số liệu kế toán cho các đối tượng gồm Nhà nước, ban quản lý doanh nghiệp và người thứ ba ( khách hàng, người cho vay, nhà đầu tư…) theo quy định của pháp luật. Vấn đề chung về hệ thống thông tin kế toán 1.
Các khái niệm về hệ thống thông tin kế toán 1. Khái niệm về cơ sở dữ liệu kế toán Hình 1.1: Cấu trúc các bản ghi trong cơ sở dữ liệu Field (trường/vùng) Mã số Tên tài sản Nguyên giá Ngày Tỷ lệ khấu hao 0001 Máy móc thiết bị 100.000 01-01-08 10 … … … … Record (bản ghi) Cơ sở dữ liệu (CSDL - database): là một tập hợp có cấu trúc của các dữ liệu, được lưu trữ trên giá mang, có thể thỏa mãn đồng thời nhiều người sử dụng. Hệ thống kế toán thông thường xử lý thủ công, dữ liệu được lưu trữ trên giá mang là giấy và cấu trúc của các dữ liệu chính là các mẫu chứng từ, sổ sách. Với hệ thống kế toán bằng máy, dữ liệu được lưu trữ trên giá mang là các đĩa từ/băng dưới dạng tập tin (file), và cấu trúc của dữ liệu chính là cấu trúc của các tập tin CSDL (database file).
Ta có thể xem cấu trúc này như là một tiêu đề của một bảng, còn nội dung của tập tin là nội dung của bảng. Ví dụ: Dữ liệu tài sản được thể hiện bằng tập tin CSDL như Hình 1. 13 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Khái niệm hệ thống thông tin kế toán a.
Lý thuyết hệ thống Hệ thống là một khái niệm thường được sử dụng trong đời sống như hệ thống truyền thông, hệ thống các trường đại học…hệ thống là một tập hợp các thành phần phối hợp với nhau để cùng thực hiện mục tiêu nào đó. Gồm có ba đặc điểm chính sau: − Có các thành phần bộ phận, hoặc đặc điểm hữu hình − Cách thức hay phương pháp xử lý − Mục tiêu của hệ thống b. Hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán là một tập hợp các nguồn dữ liệu và thủ tục xử lý dữ liệu để tạo ra những thông tin hữu ích cho người sử dụng. Để giải thích chi tiết hơn về khái niệm đã đề cập, chúng ta sẽ xem xét từng cụm từ trong thuật ngữ hệ thống (system), thông tin (information) và kế toán (accounting) ba cụm từ hợp thành khái niệm mới hệ thống thông tin kế toán.
Kế toán, như đã đề cập ở phần bản chất của kế toán, đã giải thích kế toán là gì, các lĩnh vực chuyên ngành của kế toán như kế toán tài chính, kế toán chi phí, kế toán quản trị, kiểm toán,… và hệ thống thông tin kế toán đều có trong những lĩnh vực đó. Ví dụ để tạo ra thông tin về tiền lương, các khoản phải thu, các khoản phải trả, hàng tồn kho, dự toán ngân sách,… hệ thống thông tin kế toán phải thực hiện công việc tập hợp thông tin từ các sổ chi tiết và sổ cái từ các nguồn thông tin trong nhiều chu trình khác nhau trong một hệ thống để xử lý và cung cấp thông tin theo yêu cầu. Thông tin, là một tập hợp nhiều nguồn dữ liệu đã xử lý. Dữ liệu chưa được xử lý gọi là dữ liệu thô.
Chẳng hạn việc tính giá trị của một cổ phiếu đang niêm yết, thì các dữ liệu nào sau đây là dữ liệu đã xử lý (dữ liệu đã xử lý gọi là thông tin): (1) Giá khớp lệnh của cổ phiếu trên thị trường trong ngày (dữ liệu đã xử lý, vì dữ liệu đã được xử lý “khớp” từ người đặt lệnh mua và người bán), (2)Giá thực chi cho việc mua cổ phiếu (dữ liệu chưa xử lý, vì thuần túy là một dữ liệu), (3) Giá cuối cùng trong ngày của một loại cổ phiếu (dữ liệu chưa xử lý)… Thông tin được thu thập từ bên trong và bên ngoài sau đó lưu trữ xử lý và cung cấp cho những nơi có nhu cầu sử dụng thông tin. Như vậy khi đề cập đến thông tin thì người ta kết luận rằng “thông tin, đó là một tập hợp quy trình nhiều dữ liệu đã xử lý”.