phần mở đầu, kết luận, luận văn đƣợc chia thành 3 chƣơng: – Chƣơng 1: Tổng quan về kiểm soát hoạt động. – Chƣơng 2: Thực trạng về hệ thống kiểm soát hoạt động tại Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico. – Chƣơng 3: Phƣơng hƣớng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát hoạt động tại Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 1 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG 1.
Kiểm soát hoạt động 1. Kiểm soát Kiểm soát là quá trình thiết lập các thủ tục, công cụ, và hệ thống các tổ chức dùng để giám sát các hoạt động và để đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức đề ra. ( Blocher et all, 2010) Đây là một chức năng quan trọng bởi vì nó giúp kiểm tra các lỗi và có những hành động khắc phục để độ lệch từ tiêu chuẩn đƣợc giảm thiểu và tuyên bố mục tiêu của tổ chức đạt đƣợc theo cách mong muốn. Quá trình kiểm soát thƣờng liên quan đến việc đặt ra thành quả mong muốn, so sánh thành quả với mong muốn, tính toán những chênh lệch giữa thành quả đạt đƣợc và mong muốn, từ đó có những hành động ứng xử thích hợp.
Nhƣ vậy, kiểm soát thực chất là quá trình đo lƣờng kết quả thực hiện, so sánh với các tiêu chuẩn, phát hiện sai lệch và nguyên nhân, tiến hành các điều chỉnh nhằm làm cho kết quả cuối cùng phù hợp với mục tiêu đã đƣợc xác định. Kiểm soát hoạt động Việc đánh giá thành quả là quá trình mà nhà quản trị ở tất cả các cấp thu thập thông tin về thành quả công việc trong doanh nghiệp và đánh giá thành quả dựa vào các tiêu chí đã đƣợc xây dựng trƣớc nhƣ: dự toán, kế hoạch, và mục tiêu. Đánh giá thành quả đƣợc áp dụng cho một trong ba chức năng quản lý: hoạt động, tiếp thị, và tài chính. Trong hoạt động, việc đánh giá thành quả tập trung vào hoạt động của giám đốc sản xuất và ngƣời quản đốc phân xƣởng để báo cáo cho họ.
Trong tiếp thị, việc đánh giá thành quả đƣợc áp dụng cho các hoạt động của trƣởng nhóm kinh doanh, giám đốc kinh doanh, và từng nhân viên kinh doanh. Trong tài chính, việc đánh giá thành quả giám sát hoạt động tài chính của công ty, bao gồm duy trì khả năng thanh khoản, quản lý dòng tiền, chi phí vốn, và các hoạt động tài chính khác. Thành quả đƣợc đánh giá ở nhiều góc độ khác nhau trong doanh nghiệp: nhà quản trị cấp cao, nhà quản trị cấp trung và cấp hoạt động của từng nhà máy sản LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 2 xuất, nhân viên bán hàng. Trong hoạt động, thành quả của từng ngƣời quản đốc phân xƣởng ở cấp hoạt động đƣợc đánh giá bởi giám đốc nhà máy, giám đốc nhà máy sẽ đƣợc đánh giá bởi nhà quản trị cấp cao hơn.
Tƣơng tự, từng nhân viên kinh doanh sẽ đƣợc đánh giá bởi giám đốc kinh doanh, và giám đốc kinh doanh sẽ đƣợc đánh giá bởi cấp cao hơn …. Thƣờng không có nhân viên cấp hoạt động liên quan đến quản trị tài chính, vì vậy thành quả của giám đốc tài chính thƣờng chỉ đƣợc đánh giá bởiquản lý cấp cao hơn. Vì vậy kiểm soát hoạt động đƣợc định nghĩa nhƣ sau: Kiểm soát hoạt động là sự đánh giá nhân viên cấp hoạt động bởi nhà quản trị cấp trung. ( Blocher et all,2001) Nhƣ vậy, kiểm soát hoạt động thực chất là sự đánh giá của nhà quản trị cấp trung đối với những thành quả hoạt động của nhân viên dƣới quyền về việc đáp ứng những yêu cầu mà họ đề ra.
Phân biệt kiểm soát hoạt động và kiểm soát quản lý Trong sự tƣơng phản với kiểm soát hoạt động, tập trung vào các thƣớc đo thành quả trong ngắn hạn, trong khi đó kiểm soát quản lý tập trung vào nhà quản trị cấp cao và mục tiêu chiến lƣợc dài hạn. Kiểm soát hoạt động có sự quản lý bằng phƣơng pháp loại trừ, đó là, nó xác định các đơn vị, cá nhân có hoạt động không phù hợp với kỳ vọng để các vấn đề có thể đƣợc sửa chữa kịp thời. Ngƣợc lại, kiểm soát quản lý có nhiều sự kiên định với sự quản lý bởi phƣơng pháp hƣớng đến mục tiêu, trong các mục tiêu dài hạn nhƣ tăng trƣởng và khả năng sinh lợi đã đƣợc xác định và thành quả thực hiện việc đo lƣờng định kỳ để đạt đƣợc mục tiêu. Kiểm soát quản lý rộng hơn và có nhiều mục tiêu chiến lƣợc hơn: đánh giá khả năng sinh lợi tổng thể của đơn vị cũng nhƣ thành quả của nhà quản lý, quyết định bộ phận nào nên giữ lại hoặc đóng cửa, và thúc đẩy nhà quản lý đạt đƣợc mục tiêu của nhà quản trị cấp cao.
Bởi vì trọng tâm rộng hơn này, mục tiêu trong kiểm soát quản lý khác nhau có nhiều phƣơng pháp đo lƣờng để đánh giá thành quả chứ không chỉ đơn thuần là chỉ tiêu tài chính, hoặc những phƣơng pháp hoạt động chỉ thích hợp trong kiểm soát hoạt động. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 3 Nhƣ vậy, vai trò của kiểm soát quản lý và kiểm soát hoạt động là khác nhau đƣợc minh họa theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1. Sơ đồ tổ chức: kiểm soát hoạt động và kiểm soát quản lý Tổng Giám Đốc Giám Đốc Tài Chính Kiểm Giám Đốc Kinh soát Doanh Giám Đốc Sản xuất quản lý Khu vực Khu Vực Nhà máy Nhà máy A B A B Kiểm soát hoạt Nhân Nhân Nhân Nhân động viên viên viên viên 1 2 3 4 ( Blocher et all, 2001, trang 856-857 ) 1. Các công cụ kiểm soát hoạt động Việc đo lƣờng hiệu quả và hiệu suất giúp nhà quản lý đánh giá hoạt động.
Nhà quản lý quan tâm đến hiệu quả nên họ có thể đạt tới những mục tiêu xác lập cho hoạt động và quan tâm đến hiệu suất nên họ có thể thực hiện hoạt động với ít tài nguyên nhất. Thông thƣờng nhà quản trị đo lƣờng hiệu quả và hiệu suất thông qua các thƣớc đo thành quả trong ngắn hạn để kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp, trong đó bao gồm việc sử dụng thƣớc đo tài chính và thƣớc đo phi tài chính. Các tổ chức thƣờng thực hiện kiểm soát trên qui mô lớn, bao trùm toàn bộ thành quả của tổ chức bằng cách sử dụng các thƣớc đo tài chính. Ngƣợc lại, các tổ chức còn thực hiện kiểm soát trên qui mô nhỏ, đó là kiểm soát các quá trình, bằng cách sử dụng LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 4 các thƣớc đo phi tài chính để bổ sung cho các thƣớc đo tài chính.
Đối việc sử dụng thƣớc đo tài chính, nhà quản trị sẽ tiến hành thông qua phân tích các chênh lệch để đánh giá thành quả hoạt động ngắn hạn. Phân tích chênh lệch: Là quá trình so sánh mức doanh thu hoặc chi phí mong muốn với mức đƣợc thực hiện để tính ra chênh lệch. Chệnh lệch là dấu hiệu cho biết rằng các giả định của kế hoạch tài chính đã không thực hiện đƣợc. Các nhà phân tích nghiên cứu các chênh lệch (đặc biệt là các chênh lệch bất lợi) trọng yếu để hiểu tại sao những kì vọng không thể đạt đƣợc và những hành động nào nên đƣợc thực hiện từ các chênh lệch đó.
( Blocher et all,2005) Việc đánh giá thành quả hoạt động đƣợc thực hiện thông qua phân tích các chênh lệch: – Chênh lệch so với dự toán tổng thể – Chênh lệch theo dự toán linh hoạt – Chênh lệch dự toán linh hoạt về doanh thu và chi phí 1. Phân tích chênh lệch so với dự toán tổng thể 1. Dự toán tổng thể Dự toán tổng thể là là tập hợp toàn diện các bản dự toán về tất cả các giai đoạn của các mặt hoạt động kinh doanh trong một kỳ thời gian cụ thể. Dự toán tổng thể thƣờng đƣợc lập cho nhiều thời kỳ nhƣ tháng, quý, năm.
Hình thức và số lƣợng các dự toán phụ thuộc vào từng loại doanh nghiệp. Dự toán tổng thể phục vụ cho việc lập kế hoạch và là công cụ kiểm soát để quản lý vì họ có thể lên kế hoạch các hoạt động kinh doanh trong kỳ trên cơ sở dự toán tổng thể. Vào cuối mỗi kỳ, kết quả thực tế có thể đƣợc so sánh với dự toán tổng thể thông qua phân tích chênh lệch trên cơ sở dự toán tổng thể và các hoạt động kiểm soát cần thiết có thể đƣợc thực hiện. Phân tích chênh lệch so với dự toán tổng thể Dự toán tổng thể đƣợc lập cho một mức hoạt động duy nhất.
Việc so sánh kết quả thực tế so với dự toán tổng thể chỉ ra chênh lệch lợi nhuận hoạt động. Việc so sánh này sẽ giúp ta biết đƣợc kết quả hoạt động của doanh nghiệp… LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 5 Các nhà hoạch định sẽ tính các chênh lệch bằng cách lấy dữ liệu thực tế trừ cho dữ liệu kế hoạch. Tổng chênh lệch LN hoạt động = LN hoạt động thực tế - LN hoạt động dự toán tổng thể Chênh lệch dƣơng đối với doanh thu là thuận lợi, điều đó có nghĩa là doanh thu thực tế nhiều hơn kế hoạch. Chênh lệch dƣơng đối với chi phí là bất lợi, điều đó có nghĩa là chi phí thực tế nhiều hơn kế hoạch.
Để hiểu rõ hơn phân tích chênh lệch so với dự toán tổng thể, chúng ta tìm hiểu ví dụ minh họa bảng 1.1 tại Công ty C Bảng 1.1- Phân tích chênh lệch theo dự toán tổng thể Năm 2012 Kết quả Dự toán Chênh Chỉ tiêu ĐVT Đánh giá thực tế tổng thể lệch A B (1) (2) (3)= (1)-(2) C Số lƣợng sản phẩm SP 7.200) Bất lợi tiêu thụ Doanh thu Trđ 78.000) Bất lợi Trừ biến phí 42.013) Biến phí sản xuất Trđ 25.991) Thuận lợi Biến phí bán hàng và Trđ 17.022) Thuận lợi quản lý Số dƣ đảm phí Trđ 35.987) Bất lợi Trừ định phí 22.125 Định phí sản xuất Trđ 10.000 Định phí bán hàng và Trđ 12.125 quản lý Lợi nhuận hoạt động Trđ 13.987) Bất lợi LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 6 Qua bảng 1.1, ta thấy có sự chênh lệch giữa dự toán và kết quả thực tế nhƣ sau: – Số lƣợng sản phẩm giảm so dự toán 2. Đây là chênh lệch bất lợi. – Doanh thu thực tế giảm so dự toán 22. Đây là chênh lệch bất lợi.
Công ty A không đạt đƣợc kết quả trong việc đạt đƣợc mức doanh thu dự toán. – Số dƣ đảm phí giảm so dự toán 13. Đây là chênh lệch bất lợi. – Lợi nhuận hoạt động thực tế giảm so dự toán 13.
Đây là chênh lệch bất lợi Công ty A không có kết quả trong việc đạt đƣợc lợi nhuận hoạt động dự toán.