CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Ở ĐƠN VỊ CÔNG 1. Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ 1. Lịch sử ra đời và phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ 1. Lịch sử ra đời và phát triển của các lý thuyết kiểm soát nội bộ Vào những năm đầu thế kỷ 20, khái niệm kiểm soát nội bộ bắt đầu xuất hiện trong các tài liệu kiểm toán.
Tuy nhiên, tại thời điểm này, kiểm soát nội bộ chỉ được nhắc đến như là một công cụ bảo vệ tiền khỏi sự biển thủ của nhân viên. Đến năm 1936, khái niệm kiểm soát nội bộ đã được mở rộng trong một công bố của Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA): kiểm soát nội bộ là “các biện pháp và cách thức được chấp nhận và được thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và tài sản khác, cũng như kiểm tra sự chính xác trong ghi chép sổ sách”. [1] Theo thời gian, việc nghiên cứu và đánh giá về kiểm soát nội bộ ngày càng được chú trọng. Năm 1949, AICPA công bố công trình nghiên cứu: “Kiểm soát nội bộ, các nhân tố cấu thành và tầm quan trọng đối với việc quản trị doanh nghiệp và đối với kiểm toán viên độc lập”.
Trong công trình nghiên cứu này, AICPA đã mở rộng kiểm soát nội bộ là “cơ cấu tổ chức và các biện pháp, cách thức liên quan được chấp chận và thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tài sản, kiểm tra sự chính xác và đáng tin cậy của số liệu kế toán, thúc đẩy hoạt động có hiệu quả, khuyến khích sự tuân thủ các chính sách của nhà quản lý”.[1] Năm 1958, Ủy ban thủ tục kiểm toán (CAP) trực thuộc AICPA ban hành báo cáo về thủ tục kiểm toán số 29: “Phạm vi xem xét kiểm soát nội bộ của kiểm toán viên độc lập”, trong đó lần đầu tiên phân biệt kiểm soát nội bộ về quản lý và kiểm soát nội bộ về kế toán. Đến năm 1973, AICPA ban hành chuẩn mực kiểm toán 1 đã đưa ra các định nghĩa về kiểm soát quản lý và kiểm soát kế toán. [1] Sau rất nhiều vụ gian lận gây tổn thất cho nền kinh tế, uỷ ban chứng khoán Hoa Kỳ (SEC) đưa ra đòi hỏi bắt buộc các công ty phải báo cáo về kiểm soát nội bộ đối với công tác kế toán ở đơn vị mình cho công chúng. Theo đó cần phải có những tiêu chuẩn đánh giá tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ.
Năm LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 1985, uỷ ban COSO thuộc hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận trên các báo cáo tài chính được thành lập dưới sự bảo trợ của 5 tổ chức nghề nghiệp: - Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA) - Hiệp hội Kế toán Hoa Kỳ (AAA ) - Hiệp hội Các nhà quản trị tài chính (FEI) - Hiệp hội Kiểm toán viên nội bộ (IIA) - Hiệp hội Kế toán viên quản trị (IMA) [1] Năm 1992, COSO phát hành báo cáo. Báo cáo COSO 1992 là tài liệu đầu tiên trên thế giới đưa ra khuôn mẫu về lý thuyết về kiểm soát nội bộ một cách đầy đủ và có hệ thống. Tuy chưa thật sự hoàn chỉnh nhưng báo cáo đã tạo lập cơ sở lý thuyết rất cơ bản về kiểm soát nội bộ. Báo cáo đã đưa ra năm bộ phận của kiểm soát nội bộ bao gồm: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát.
Báo cáo COSO 1992 đã là tiền đề cho hàng loạt các nghiên cứu phát triển về KSNB ở nhiều lĩnh vực ra đời, như: - Phát triển theo hướng quản trị: COSO nghiên cứu hệ thống đánh giá rủi ro doanh nghiệp ERM năm 2001 (ban hành chính thức năm 2004), hướng dẫn về giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ năm 2008. - Phát triển cho doanh nghiệp vừa và nhỏ: COSO 2006. - Phát triển theo hướng chuyên sâu vào ngành nghề cụ thể: COBIT do ISACA ban hành năm 1996, phát triển kiểm soát nội bộ trong môi trường công nghệ thông tin, hay báo cáo của Ủy ban Basel 1998 vận dụng kiểm soát nội bộ trong ngân hành và các tổ chức tín dụng. - Phát triển theo hướng quốc gia: nhiều quốc gia trên thế giới đã xây dựng một khuôn khổ lý thuyết riêng về kiểm soát nội bộ, như báo cáo Turnbull 1999 ở Anh… [1] 1.
Lịch sử ra đời và phát triển của kiểm soát nội bộ trong khu vực công Đối với khu vực công, kiểm soát nội bộ cũng rất được quan tâm. Một số quốc gia như Mỹ và Canada đã phát triển và công bố các hướng dẫn về kiểm soát nội bộ áp dụng cho các đơn vị công lập.[7] LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 9 Tổ chức quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) ra đời vào năm 1953. Với vai trò là hiệp hội nghề nghiệp của các Cơ quan kiểm toán tối cao (SAI), INTOSAI đã góp phần rất quan trọng trong việc giúp các thành viên hoàn thành nhiệm vụ của mình: vai trò kiểm toán các tài khoản và hoạt động của chính phủ, thúc đẩy việc lành mạnh hoá trong quản lý tài chính và nâng cao chất lượng giải trình của chính phủ ở từng quốc gia. Ngoài ra, INTOSAI còn là diễn đàn để kiểm toán viên nhà nước trên toàn thế giới trao đổi những vấn đề cùng quan tâm và cập nhật những tiến bộ mới nhất của các chuẩn mực kiểm toán và các quy định về nghề nghiệp khác cũng như những thông lệ tốt nhất.
Năm 1992, INTOSAI đã ban hành hướng dẫn về kiểm soát nội bộ áp dụng cho khu vực công. Tài liệu này đã tích hợp các lý luận chung về kiểm soát nội bộ của báo cáo COSO và những điểm đặc thù của khu vực công. Hướng dẫn này được cập nhật vào năm 2001 và công bố vào năm 2004. Năm 2013, INTOSAI tiếp tục cập nhật và công bố áp dụng năm 2014.
Tại Hoa Kỳ, năm 1999, cơ quan kiểm toán Nhà nước Hoa Kỳ (GAO) đã ban hành chuẩn mực về kiểm soát nội bộ trong chính quyền liên bang, nhằm đưa ra các quan điểm và hướng dẫn về kiểm soát nội bộ trong các đơn vị thuộc khu vực công.[7] Năm 1996, Kiểm toán Nhà nước Việt Nam là thành viên chính thức của tổ chức INTOSAI. Đến năm 1997, Việt Nam tham gia Tổ chức các cơ quan kiểm toán tối cao Châu Á (ASOSAI).ASOSAI thành lập năm 1979, hiện nay có 45 thành viên. Từ tháng 10/2009, Việt Nam là thành viên Ban điều hành tổ chức này nhiệm kỳ 2009 – 2012. Khái niệm kiểm soát nội bộ Theo hướng dẫn của INTOSAI năm 2004 Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị, nó được thiết lập để đối phó với các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu chung của tổ chức.
Theo hướng dẫn của INTOSAI năm 2013 Tương tự như hướng dẫn của INTOSAI 2004 tuy nhiên về mục tiêu của báo cáo theo INTOSAI có thay đổi theo hướng dẫn về quản trị rủi ro, kiểm soát nội bộ LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 10 và biện pháp để giảm thiểu gian lận trong điều kiện áp dụng công nghệ cao, từ đó giúp cải thiện hiệu quả hoạt động cũng như tăng cường sự giám sát của tổ chức. Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 Kiểm soát nội bộ: Là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan. Thuật ngữ “kiểm soát” được hiểu là bất cứ khía cạnh nào của một hoặc nhiều thành phần của kiểm soát nội bộ. Trong phạm vi của đề tài, người viết nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Giao thông Vận tải TP HCM dựa vào hướng dẫn về kiểm soát nội bộ của INTOSAI 2004.
Đây là tài liệu tích hợp các lý luận chung về kiểm soát nội bộ của báo cáo COSO. Hướng dẫn về kiểm soát nội bộ của INTOSAI 2013 cần có sự phù hợp với điều kiện ứng dụng công nghệ cao, điều kiện nhà trường chưa phù hợp với hướng dẫn này. Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ Dựa trên nền tảng báo cáo COSO, hướng dẫn về kiểm soát nội bộ của INTOSAI cũng đưa ra 5 bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ: 1. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát phản ánh một sắc thái chung của một tổ chức, tác động đến ý thức kiểm soát của các nhân viên.
Môi trường kiểm soát là nền tảng cho tất cả các yếu tố khác trong kiểm soát nội bộ. Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm: Sự liêm chính và giá trị đạo đức của nhà lãnh đạo và đội ngũ nhân viên Sự liêm chính và tôn trọng giá trị đạo đức của nhà lãnh đạo và đội ngũ nhân viên xác định thái độ cư xử chuẩn mực trong công việc của họ. Tinh thần tôn trọng đạo đức thể hiện qua việc mọi cá nhân phải tuân thủ các điều lệ, quy định và đạo đức về cách ứng xử của cán bộ công chức Nhà nước. Ví dụ như: công khai tài sản, các vị trí kiêm nhiệm bên ngoài…Nó tạo nên văn hóa của tổ chức.
Nếu văn hóa này được xây dựng tốt, sẽ đem lại sự công bằng, dung hòa các lợi ích, giảm thiểu các LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 11 yếu tố cơ hội phát sinh các gian lận, tham nhũng. Để làm được điều này, cấp quản lý trước tiên phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các điều lệ, các quy định về cách ứng xử của cán bộ, nhân viên và cần phải phổ biến những quy định này đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp: các văn bản chính thức, nội quy, quy chế, … Đồng thời, phải cho công chúng thấy được tinh thần này trong sứ mệnh và trong tiêu chuẩn đạo đức của tổ chức thông qua các thể thức này. Năng lực nhân viên Năng lực nhân viên bao gồm trình độ hiểu biết và kỹ năng chuyên môn cần thiết để đảm bảo cho nhiệm vụ được thực hiện có kỷ cương, hữu hiệu và hiệu quả, cũng như có một sự am hiểu đúng đắn về trách nhiệm của bản thân trong việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ.