CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM 1. Khái niệm và vai trò kế toán trách nhiệm 1.1 Khái niệm kế toán trách nhiệm KTTN là một nội dung cơ bản của KTQT, nên quá trình hình thành và phát triển của KTTN gắn liền với quá trình hình thành và phát triển của KTQT. KTQT sử dụng hệ thống KTTN để phân loại cấu trúc tổ chức thành các TTTN, trên cơ sở đó nhằm đánh giá kết quả của từng bộ phận dựa trên trách nhiệm được giao cho bộ phận đó.
KTTN được đề cập lần đầu tiên tại Mỹ trong tác phẩm “Basic organizational planning to tie in with responsibility accounting” của Ailman, H. Kể từ đó, KTTN được nghiên cứu bởi nhiều tác giả tại nhiều quốc gia trên thế giới và trong quá trình phát triển của KTTN, đã có khá nhiều định nghĩa về KTTN dưới dạng các quan điểm khác nhau, trong đó tác giả tổng hợp một số quan điểm tiêu biểu như sau: Quan điểm 1: KTTN để kiểm soát chi phí Theo quan điểm của John A Higgins (1952) cho rằng KTTN là công cụ để kiểm soát CP và đánh giá kết quả hoạt động của từng cá nhân, xác định trách nhiệm của người đứng đầu tổ chức. Hệ thống kiểm soát này được thiết kế cho tất cả các cấp quản lý trong đơn vị. Theo nghiên cứu của nhóm tác giả Anthony A.Banker, Robert S và S.Mark Young (1997) thì cho rằng KTTN là một hệ thống kế toán có chức năng thu thập, tổng hợp và báo cáo các thông tin liên quan đến trách nhiệm của nhà quản lý các cấp trong tổ chức nhằm cung cấp thông tin liên quan đến CP, thu nhập, kết quả hoạt động của từng bộ phận mà họ kiểm soát.
Theo nhóm tác giả Jerry J. Weygandt, Paul D, Kimmel, Donald E. Kieso (2008), KTTN là một thành phần của KTQT, liên quan đến việc tích lũy, báo cáo về thu nhập và CP và nhà quản lý có quyền quyết định đối với vấn đề đó trong hoạt động hàng ngày. Nhà quản lý có thể điều hành tổ chức một cách hiệu quả thông qua việc kiểm soát chi phí.
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 9 Quan điểm 2: KTTN đề cao vai trò của các trung tâm trách nhiệm Theo James R.Martin (1994) thì KTTN là hệ thống kế toán cung cấp thông tin và kết quả, hiệu quả hoạt động của các bộ phận, đơn vị trong tổ chức. KTTN là công cụ đo lường, đánh giá hoạt động của những bộ phận liên quan đến đầu tư, LN, doanh thu và chi phí mà mỗi bộ phận đều có quyền kiểm soát và chịu trách nhiệm. Theo đó, cơ cấu tổ chức quản lý của một DN sẽ được phân chia thành các TTTN khác nhau. KTTN được xây dựng để theo dõi kết quả, hiệu quả sử dụng các nguồn lực ở từng bộ phận trong DN giúp cho việc quản lý được tốt hơn.
Nhóm tác giả Clive R. Otley and Kenneth A. Merchant (1990) cho rằng KTTN là việc thu thập và báo cáo thông tin tài chính về những trung tâm khác nhau trong tổ chức. KTTN được xem xét từ chi phí, thu nhập, lợi nhuận đến những người chịu trách nhiệm về các chỉ tiêu đó.
KTTN phù hợp với các tổ chức mà ở đó nhà quản lý cấp cao thực hiện chuyển giao quyền ra quyết định cho cấp dưới. Quan điểm 3: KTTN nhấn mạnh kiểm soát chi phí và đề cao vai trò của các trung tâm trách nhiệm Theo nghiên cứu của tác giả Charles T Horngreen (1952): KTTN là hệ thống kế toán được nhìn nhận qua các TTTN khác nhau trong tổ chức và dựa vào các chỉ tiêu về DT và CP để phản ánh kết quả hoạt động của mỗi TTTN này. Ngoài ra, nghiên cứu của David F. Hawkins và cộng sự (2004) thì cho rằng KTTN không chỉ được đề cập đến các TTTN ở góc độ về chi phí, thu nhập, lợi nhuận hay tính kiểm soát mà KTTN còn là một hệ thống tạo ra những thông tin tài chính và phi tài chính về những hoạt động thực tế và lập kế hoạch của những TTTN trong tổ chức.
TTTN là những đơn vị thuộc tổ chức mà người đứng đầu sẽ chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của chính đơn vị đó. Bên cạnh đó, tại Việt Nam cũng có nhiều nghiên cứu về KTTN. Trong đó, khái niệm về KTTN được định nghĩa là: “KTTN là một hệ thống thừa nhận mỗi bộ phận (người) trong một tổ chức có LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 10 quyền chỉ đạo và chịu trách nhiệm về những nghiệp vụ riêng biệt thuộc phạm vi quản lý của mình, họ phải xác định, đánh giá và báo cáo lên cho tổ chức, thông qua đó các cấp quản lý cao hơn sử dụng các thông tin này để đánh giá thành quả của các bộ phận trong tổ chức”. (Võ Văn Nhị và cộng sự, 2001, Tr.155) “KTTN là hệ thống thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin có thể kiểm soát theo phạm vi trách nhiệm của từng NQT nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
Thông tin có thể kiểm soát của một bộ phận là những thông tin về DT, CP, vốn đầu tư…mà NQT của bộ phận đó có thể đưa ra các quyết định tác động lên nó. Thông tin có thể kiểm soát cụ thể đối với từng NQT phụ thuộc vào trách nhiệm quản lý của nhà quản trị đó”. (Đoàn Ngọc Quế và cộng sự, 2015, Tr.183) Kết luận: Có nhiều quan điểm khác nhau về KTTN dựa trên những góc nhìn khác nhau về đặc điểm, ý nghĩa và cơ chế tổ chức KTTN trong DN nhưng nhìn chung chúng không mang tính đối nghịch mà còn bổ sung cho nhau để phản ánh một cách toàn diện hơn về KTTN. Theo tác giả, KTTN là công cụ ghi nhận, đo lường và đánh giá trách nhiệm quản lý của từng bộ phận, cá nhân trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao thông qua hệ thống chỉ tiêu và báo cáo trách nhiệm.
KTTN chỉ được thực hiện tại DN có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý được phân quyền một cách rõ ràng. Mỗi NQT ở các cấp được phân quyền ra quyết định phù hợp với trách nhiệm quản lý của họ trong quá trình hoạt động của tổ chức. Hệ thống KTTN trong các tổ chức khác nhau được xây dựng khác nhau, phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức quản lý, mức độ phân quyền và mục tiêu cũng như quan điểm, phong cách của người lãnh đạo tổ chức đó.2 Vai trò của kế toán trách nhiệm Bằng phương pháp phân chia cấu trúc của một tổ chức thành những TTTN khác nhau để đo lường biểu hiện của chúng, KTTN được xem là “công cụ” để xác định sự đóng góp của từng đơn vị, bộ phận vào lợi ích của toàn bộ tổ chức; cung cấp cơ sở cho việc đánh giá chất lượng về kết quả hoạt động của những nhà quản lý bộ phận; đo LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 11 lường kết quả hoạt động của các nhà quản lý và thúc đẩy các nhà quản lý điều hành bộ phận của mình theo cách thức phù hợp với những mục tiêu cơ bản của tổ chức. Như vậy, thông qua hoạt động của mình, vai trò của KTTN được thể hiện cụ thể như sau: Thứ nhất, KTTN giúp xác định sự đóng góp của từng đơn vị, bộ phận vào lợi ích chung của toàn bộ tổ chức.
Thứ hai, KTTN cung cấp cơ sở cho việc đánh giá chất lượng về kết quả hoạt động của những nhà quản lý bộ phận. KTTN xác định các TTTN, qua đó các nhà quản lý có thể hệ thống hóa công việc của các TTTN mà thiết lập các chỉ tiêu đánh giá tương ứng. Thứ ba, KTTN được sử dụng để đo lường kết quả hoạt động của các nhà quản lý và do đó, nó ảnh hưởng đến cách thức thực hiện hành vi của các nhà quản lý này. Thứ tư, KTTN thúc đẩy các nhà quản lý bộ phận điều hành bộ phận của mình theo phương cách phù hợp với những mục tiêu cơ bản của toàn bộ tổ chức.
Mục tiêu chiến lược của một tổ chức được gắn với các TTTN. Vì vậy các nhà quản lý của các TTTN sẽ hoạt động sao cho phù hợp với các mục tiêu của tổ chức. Như vậy KTTN giữ vai trò quan trọng trong việc kiểm soát và đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận trong tổ chức. Thông tin KTTN là một bộ phận thông tin quan trọng của KTQT.
Tại mỗi cấp quản trị khác nhau, KTTN sẽ thể hiện vai trò cung cấp thông tin khác nhau:. Đối với nhà quản trị cấp cao: KTTN cung cấp thông tin cho việc thực hiện chức năng tổ chức và điều hành DN. Đối với nhà quản trị cấp trung gian: KTTN cung cấp thông tin cho việc kiểm soát quản lý và kiểm soát tài chính. Đối với nhà quản trị cấp cơ sở: KTTN khuyến khích nhà quản lý hướng đến mục tiêu chung của tổ chức.
Sự phân cấp quản lý 1.1 Phân cấp quản lý Phân cấp quản lý là sự phân cấp quyền cho cấp dưới, dẫn đến sự phân định rõ LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 12 ràng về quyền lợi và trách nhiệm của cấp dưới trong quản lý dựa trên cơ sở cấu trúc phân quyền mà nhà quản trị đã lựa chọn. Tuỳ theo từng DN , mức độ phân quyền sẽ khác nhau, gồm nhiều cấp độ hay chỉ một cấp và việc giao quyền quyết định có thể nhiều hay ít. KTTN là công việc được thực hiện gắn liền với các TTTN. Các TTTN này được hình thành thông qua việc phân cấp quản lý, do đó hệ thống KTTN gắn liền với sự phân cấp về quản lý.
Theo đó, để thực hiện chức năng quản lý của mình, người quản lý cấp cao phải thể hiện đúng đắn quyền lực của mình, gây được ảnh hưởng và sức thuyết phục đối với nhân viên, đồng thời phải tiến hành phân cấp, uỷ quyền cho cấp dưới nhằm giúp họ có thể điều hành công việc thường xuyên tại bộ phận mà họ quản lý. Như vậy, hệ thống KTTN sẽ tồn tại và hoạt động thực sự có hiệu quả trong tổ chức mà sự phân quyền được thực hiện đúng mức và phù hợp với cơ cấu tổ chức. Khi thực hiện việc phân cấp quản lý, nếu DN tập trung quá nhiều quyền quyết định vào một bộ phận, khu vực có thể làm giảm hiệu quả hoạt động, hoặc nếu chia ra quá nhiều cấp thì có thể dẫn đến bộ máy tổ chức cồng kềnh, khó quản lý. Do đó, tuỳ vào quy mô DN, nhà quản lý cần cân nhắc kỹ giữa ưu điểm và khuyết điểm khi thực hiện việc phân cấp đó và hoạt động của tổ chức cần phải gắn liền với quyền hạn, trách nhiệm của tất cả bộ phận, thành viên trong tổ chức.
