CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN. Cơ sở lý luận chung về quản lý dự án trong doanh nghiệp 1. Khái niệm và thuật ngữ Quản lý: Mọi tổ chức đều có quản lý, bao gồm năm yếu tố: lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, chỉ đạo thực hiện, điều chỉnh và kiểm soát việc thực hiện dự án. Hiệu quả quản lý: Hiệu quả quản lý là kết quả hoạt động của tổ chức liên quan đến chi phí ban đầu đã bỏ ra.” Quản lý dự án: Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian và nguồn lực, và giám sát tiến độ của dự án để đảm bảo rằng dự án được hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách đã được phê duyệt và đáp ứng các mục tiêu.
các yêu cầu cụ thể về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm và dịch vụ, sử dụng các phương pháp và điều kiện tốt nhất hiện có.” Đấu thầu: Đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu trên cơ sở cạnh tranh giữa các nhà thầu để đáp ứng yêu cầu của bên mời thầu.” Nhà thầu: Nhà thầu là doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu và có tư cách pháp nhân tham gia vào quá trình đấu thầu. Gói thầu: Gói thầu là một phần công việc của dự án đầu tư được phân chia theo tính chất hoặc trình tự thực hiện dự án; có quy mô hợp lý và đảm bảo tính đồng bộ của dự án; và được sử dụng để tổ chức lựa chọn nhà thầu. "Gói thầu" cũng có thể đề cập đến toàn bộ dự án. Quản lý dự án trong doanh nghiệp 1.
Tổng quan về dự án Có hai cách hiểu dự án theo nghĩa phát triển: cách “tĩnh” và cách “động”. Một dự án, theo nghĩa "tĩnh", là hình ảnh của một tình huống (trạng thái) mà chúng ta muốn đạt được. Theo cách hiểu thứ hai, dự án là một lĩnh vực hoạt động cụ thể, một nhiệm vụ phải được hoàn thành bằng cách sử dụng phương pháp, nguồn lực và thời gian biểu để tạo ra một thực thể mới. Trên phương diện quản lý,“dự án là những nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất.” Định nghĩa này nhấn mạnh hai đặc tính: 7 (1)“ Nỗ lực tạm thời, có nghĩa là mọi dự án đầu tư đều có ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
Dự án kết thúc khi đạt được mục tiêu dự án hoặc khi dự án bị bỏ dở. (2)“Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất. Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất là sản phẩm hoặc dịch vụ khác biệt so với những sản phẩm tương tự đã có hoặc dự án khác. Một số tính chất của dự án - Một là,“dự án có mục đích, kết quả xác định: Tất cả các dự án đều phải có mục tiêu rõ ràng.
Kết quả cuối cùng có thể là một cấu trúc, một dây chuyền sản xuất hiện đại. Mỗi dự án bao gồm một tập hợp các nhiệm vụ phải hoàn thành. Mỗi nhiệm vụ có một kết quả riêng biệt và độc lập. Tập hợp các kết quả theo nhiệm vụ cụ thể góp phần vào kết quả chung của dự án.
Nói cách khác, một dự án là một hệ thống phức tạp được chia thành nhiều phần khác nhau và tất cả phải làm việc cùng nhau để đạt được các mục tiêu chung về thời gian, chi phí và chất lượng và mức độ hoàn thành cao.” - Hai là,“mỗi dự án có chu kỳ phát triển và tuổi thọ riêng: Dự án là tác phẩm nghệ thuật, và chúng cũng giống như tất cả các sinh vật sống, trải qua các giai đoạn: hình thành, phát triển, bắt đầu, kết thúc. Dự án sẽ không tiếp tục vô thời hạn. Mọi dự án đều có một vòng đời bắt đầu khi một người hoặc tổ chức yêu cầu một mong muốn hoặc một nhu cầu và kết thúc khi một sản phẩm hoặc dịch vụ được chuyển giao cho người hoặc tổ chức yêu cầu như một sự thỏa mãn nhu cầu của họ.” 8 Hình 1-0-1: Mô hình thực hiện dự án Theo mô hình này,“việc sử dụng các nguồn lực (nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị, v.) tăng dần và đạt đỉnh ở giai đoạn thực hiện dự án, tỷ lệ thuận với chi phí của dự án. Vòng đời của một dự án được coi là biến động, được chia thành các giai đoạn khác nhau được xác định bởi bản chất của các hoạt động cũng như số lượng và loại nguồn lực cần thiết.
Giai đoạn thực hiện dự án đòi hỏi phải xây dựng một kế hoạch chi tiết để thực hiện dự án cũng như một số lượng lớn các nguồn lực, đặc biệt là vật liệu và thiết bị.” - Ba là, nhiều bên tham gia vào các dự án“và có sự tương tác phức tạp giữa quản lý chức năng và quản lý dự án. Nhiều bên liên quan tham gia vào mọi dự án, bao gồm chủ đầu tư, người thụ hưởng dự án, nhà tư vấn, nhà thầu, cơ quan quản lý nhà nước, v. Sự tham gia của các thành phần trên thay đổi tùy theo tính chất của dự án và yêu cầu của chủ đầu tư. Thường xuyên có mối quan hệ giữa các bộ phận quản lý chức năng và bộ phận quản lý dự án, nhưng mức độ tham gia của các bộ phận này không giống nhau.
Bản chất của dự án này có hai hậu quả nghiêm trọng: (1) khó tất cả các bên liên quan có cùng lợi ích, định hướng và mục tiêu; và (2) khó khăn trong việc 9 quản lý và điều phối các nguồn lực. Để đạt được các mục tiêu của dự án, người quản lý dự án phải duy trì liên lạc thường xuyên với các bộ phận quản lý khác.” Ngoài các tính năng cơ bản được liệt kê ở trên, dự án bao gồm những điều sau đây: (i) Có ngày bắt đầu và ngày kết thúc. (ii) Được hoàn thành và thực hiện bởi một nhóm người. (iii) Đầu ra là việc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất.
(iv) Chỉ là tạm thời. (v) Được phát triển dần dần và tác động đến thành công (chiến lược) trong suốt vòng đời sản phẩm. Quản lý dự án và quản lý dự án trong doanh nghiệp Có nhiều định nghĩa khác nhau về quản lý dự án.TS Từ Quang Phương: “Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng hạn , trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm, dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép”. Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án là hoàn thành các công việc của dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo tiến độ thời gian cho phép.” Về cơ bản, quản lý dự án“là quá trình dẫn dắt công việc của một nhóm nhằm đạt được tất cả các mục tiêu của dự án trong những ràng buộc nhất định.
Dữ liệu này thường được mô tả trong tài liệu dự án, được tạo sớm trong quá trình phát triển. Ba hạn chế chính là phạm vi, thời gian và ngân sách. Thách thức thứ hai là tối ưu hóa việc phân bổ các đầu vào cần thiết và áp dụng chúng để đạt được các mục tiêu xác định trước.” Mục tiêu của quản lý dự án“là tạo ra một dự án hoàn chỉnh đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Trong nhiều trường hợp, mục tiêu của quản lý dự án cũng là định hình hoặc cải cách bản tóm tắt về khách hàng để giải quyết các mục tiêu của khách hàng một cách hiệu quả nhất có thể.
Một khi mục tiêu của khách hàng rõ ràng, họ sẽ ảnh hưởng đến tất cả các quyết định liên quan đến dự án của những người khác. Việc ra 10 quyết định bị cản trở bởi các mục tiêu quản lý dự án không được xác định rõ ràng hoặc bị quy định quá mức.” Một dự án là“một nỗ lực tạm thời và duy nhất với sự khởi đầu và kết thúc xác định (thường có giới hạn về thời gian và thường bị ràng buộc bởi kinh phí hoặc nhân sự) được tạo ra để đáp ứng các mục tiêu và mục tiêu cụ thể, thường là để mang lại thay đổi có lợi hoặc Thêm giá trị. Dự án khác với các hoạt động kinh doanh thông thường (hoặc hoạt động), là các hoạt động chức năng lặp đi lặp lại, lâu dài hoặc bán vĩnh viễn để sản xuất một sản phẩm hoặc dịch vụ. Trên thực tế, việc quản lý các phương thức sản xuất khác nhau như vậy đòi hỏi sự phát triển của các năng lực kỹ thuật và quản lý riêng biệt.
Lịch sử của Quản lý dự án Nhiều lý thuyết và trường phái khác nhau“đã ảnh hưởng đến sự phát triển của quản lý dự án: trường phái cổ điển (thế kỷ 19) với lý thuyết khoa học (Gantt), lý thuyết quản lý, trường phái quan hệ con người,… văn học với lượng hóa, trường phái hiện đại.” Có“hai lực lượng cơ bản thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của phương pháp quản lý dự án:” (1) Nhu cầu ngày càng tăng về những hàng hóa và dịch vụ sản xuất phức tạp, chất lượng cao trong khi khách hàng càng “khó tính” (2) Kiến thức của con người (hiểu biết tự nhiên, xã hội, kinh tế, kỹ thuật.) ngày càng tăng. Các“dự án xây dựng dân dụng thường được quản lý bởi các kiến trúc sư, kỹ sư và nhà xây dựng bậc thầy như Vitruvius (thế kỷ 1 trước Công nguyên), Christopher Wren (1632–1723), Thomas Telford (1757–1834) và Isambard Kingdom Brunel (1806–1859) cho đến 1900. Các tổ chức bắt đầu áp dụng một cách có hệ thống các công cụ và kỹ thuật quản lý dự án cho các dự án kỹ thuật phức tạp vào những năm 1950.” Quản lý dự án“đã phát triển như một ngành học từ nhiều lĩnh vực ứng dụng khác nhau như xây dựng dân dụng, kỹ thuật và các hoạt động quốc phòng hạng nặng. Henry Gantt, được biết đến là cha đẻ của kỹ thuật lập kế hoạch và kiểm soát, được biết đến 11 nhiều nhất với việc sử dụng biểu đồ Gantt như một công cụ quản lý dự án (hay còn gọi là Harmonogram do Karol Adamiecki đề xuất lần đầu); và Henri Fayol để phát triển năm chức năng quản lý tạo thành nền tảng của khối kiến thức liên quan đến quản lý chương trình và dự án.
Lý thuyết quản lý khoa học của Frederick Winslow Taylor là nguồn cảm hứng cho cả Gantt và Fayol. Công việc của ông đóng vai trò là tiền thân của các công cụ quản lý dự án hiện đại như cấu trúc phân chia công việc (WBS) và phân bổ nguồn lực.