Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế toàn cầu hóa và hội nhập sâu rộng, chi phí logistics tại các quốc gia đang phát triển như Việt Nam hiện chiếm tỷ trọng lớn, dao động từ 15% đến 20% GDP, cao hơn đáng kể so với mức bình quân từ 10% đến 13% GDP tại các quốc gia phát triển. Đồng thời, thị trường dịch vụ hậu cần bên thứ ba trên toàn cầu đang duy trì tốc độ tăng trưởng mạnh mẽ khoảng 18%/năm. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, năng lực phát triển hậu cần kinh doanh không chỉ quyết định sự tinh gọn của bộ máy vận hành mà còn là chìa khóa then chốt để tiết giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Công ty TNHH Ngọc Diệp là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực cung ứng nguyên vật liệu, đóng gói bao bì và cung cấp dịch vụ bảo quản hàng hóa nông sản trên địa bàn tỉnh Hải Dương. Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp đối mặt với nhiều thách thức lớn: cơ sở vật chất kho bãi chật hẹp, nguy cơ hao hụt hàng hóa còn hiện hữu, quy trình xuất nhập kho chưa đồng bộ và phương thức quản lý tiếp liệu còn phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm cá nhân.

Mục tiêu trọng tâm của nghiên cứu là hệ thống hóa khung lý luận về hậu cần kinh doanh, phân tích chuyên sâu thực trạng chuỗi hoạt động hậu cần tại Công ty TNHH Ngọc Diệp trong giai đoạn 2015 - 2017, làm rõ những thành tựu cùng các hạn chế tồn tại, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp toàn diện nhằm phát triển hậu cần kinh doanh đến năm 2025.

Phạm vi nghiên cứu được xác lập cụ thể: không gian khảo sát tại Công ty TNHH Ngọc Diệp (tỉnh Hải Dương); dữ liệu thứ cấp được thu thập trong giai đoạn 3 năm từ năm 2015 đến năm 2017; dữ liệu sơ cấp được điều tra khảo sát thực tế từ tháng 3 đến tháng 5 năm 2018; các giải pháp định hướng có giá trị ứng dụng đến năm 2025. Kết quả nghiên cứu mang ý nghĩa thực tiễn sâu sắc, hướng tới mục tiêu giảm tỷ lệ hao hụt nguyên vật liệu xuống dưới 1,5%, gia tăng năng suất lao động bình quân từ 10% đến 15%/năm, tối ưu hóa chu chuyển vốn lưu động và nâng tỷ lệ khách hàng hài lòng lên trên 90%.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên sự tích hợp của hai nền tảng lý thuyết quản trị cốt lõi: Lý thuyết quản trị chuỗi cung ứng và phân phối vật chất, kết hợp với Lý thuyết lợi thế cạnh tranh của Michael Porter (2013). Chuỗi cung ứng hiện đại khẳng định hậu cần không còn là hoạt động giao nhận thuần túy mà là một chu trình chiến lược tạo ra giá trị gia tăng về mặt thời gian và không gian. Theo Michael Porter, tối ưu hóa các hoạt động hậu cần đầu vào và hậu cần đầu ra chính là nguồn gốc trực tiếp tạo ra lợi thế chi phí thấp và sự khác biệt hóa dịch vụ cho doanh nghiệp.

Mô hình nghiên cứu vận dụng chu trình quản trị hậu cần khép kín gồm ba giai đoạn tương hỗ: Lập kế hoạch nhu cầu hậu cần - Tổ chức thực hiện kế hoạch (bao gồm mua sắm, vận chuyển, tiếp nhận, cấp phát) - Quản lý, kiểm tra, kiểm soát và điều chỉnh sai lệch.

Bên cạnh đó, nghiên cứu làm rõ các khái niệm then chốt:

  • Hậu cần kinh doanh: Quá trình hoạch định, thực hiện và kiểm soát dòng lưu chuyển cũng như dự trữ nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm và thông tin liên quan từ điểm xuất phát đến nơi tiêu thụ cuối cùng (được pháp điển hóa tại Điều 233 Luật Thương mại năm 2005 và định nghĩa chuẩn của Ủy ban Quản lý Logistics Hoa Kỳ).
  • Mô hình Just-In-Time: Nguyên lý cung ứng đúng sản phẩm, đúng số lượng, đúng thời điểm và đúng địa điểm nhằm triệt tiêu lãng phí tồn kho.
  • Quản trị dự trữ an toàn: Phương pháp xác định mức tồn kho tối ưu nhằm cân bằng giữa chi phí bảo quản và rủi ro gián đoạn sản xuất.
  • Dịch vụ hậu cần bên thứ ba (3PL): Xu hướng thuê ngoài các khâu kho bãi, vận tải nhằm tinh giản bộ máy và khai thác tính chuyên nghiệp của các nhà cung cấp logistics chuyên biệt.

Theo các báo cáo ngành, việc chuẩn hóa quy trình hậu cần kinh doanh theo các khung lý thuyết trên giúp doanh nghiệp cắt giảm từ 15% đến 20% chi phí lưu giữ hàng tồn kho và rút ngắn 30% thời gian đáp ứng đơn hàng.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu kết hợp hài hòa giữa nguồn dữ liệu thứ cấp và dữ liệu sơ cấp nhằm bảo đảm tính khách quan và độ tin cậy khoa học:

  • Nguồn dữ liệu thứ cấp: Trích xuất từ báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bảng cân đối kế toán, sổ chi tiết xuất - nhập - tồn kho vật tư và hồ sơ quản lý nhân sự của Công ty TNHH Ngọc Diệp trong giai đoạn 3 năm 2015 - 2017.
  • Nguồn dữ liệu sơ cấp: Thu thập thông qua phiếu khảo sát bảng hỏi và phỏng vấn trực tiếp được thực hiện từ tháng 3 đến tháng 5 năm 2018.

Cỡ mẫu và phương pháp chọn mẫu: Nghiên cứu thực hiện khảo sát với cỡ mẫu 60 cán bộ công nhân viên thuộc đầy đủ các bộ phận liên quan (phòng kế toán, bộ phận tiếp liệu, bộ phận kho bãi, tổ đóng gói bao bì và tổ dịch vụ bảo quản) cùng 15 đối tác khách hàng lớn. Phương pháp chọn mẫu phi xác suất (chọn mẫu thuận tiện kết hợp chọn mẫu có chủ đích) được áp dụng để tiếp cận trực tiếp các nhân sự có chuyên môn sâu về hậu cần. Ngoài ra, tác giả thực hiện phỏng vấn sâu 5 cán bộ quản lý chủ chốt của doanh nghiệp để làm rõ các nguyên nhân quản trị tiềm ẩn.

Phương pháp phân tích dữ liệu: Tác giả sử dụng phương pháp thống kê mô tả, phương pháp so sánh đối chiếu chuỗi thời gian (2015 - 2017) và phương pháp tổng hợp phân tích định lượng trên phần mềm Excel. Lý do lựa chọn phương pháp này là nhằm phản ánh trực quan quy luật biến động của các chỉ tiêu doanh thu, chi phí, năng suất lao động và tỷ lệ hoàn thành kế hoạch qua từng năm, đồng thời đánh giá chính xác mối tương quan giữa năng lực hậu cần và hiệu quả kinh doanh tổng thể. Toàn bộ quá trình nghiên cứu, xử lý số liệu và hoàn thiện đề tài diễn ra trong khung thời gian 6 tháng (từ tháng 1/2018 đến tháng 6/2018).

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình phân tích thực trạng hoạt động hậu cần kinh doanh tại Công ty TNHH Ngọc Diệp giai đoạn 2015 - 2017 đã làm sáng tỏ 4 phát hiện quan trọng:

Thứ nhất, về mạng lưới mua sắm và cung ứng đầu vào: Doanh nghiệp đã chủ động thiết lập mối quan hệ trực tiếp với các nhà sản xuất lớn như Lavie, Unilever, giúp mua nguyên vật liệu với mức giá gốc thấp hơn từ 5% đến 8% so với giá mua qua đại lý trung gian. Tuy nhiên, hơn 70% các nhà cung ứng vật tư phụ trợ còn lại chỉ tập trung tại địa bàn tỉnh Hải Dương, khiến nguồn cung bị bó hẹp cục bộ, dễ rơi vào thế bị động khi thị trường biến động hoặc khi phát sinh đơn hàng quy mô lớn.

Thứ hai, về cơ sở vật chất kho bãi và phương tiện kỹ thuật: Hệ thống kho chứa phục vụ đóng gói bao bì và bảo quản nông sản có quy mô nhỏ hẹp (tổng diện tích sử dụng dưới 300 m2), tường kho xuất hiện tình trạng ẩm mốc, thiếu hệ thống thông gió đạt chuẩn và chưa trang bị phương tiện vận chuyển chuyên dụng như ô tô giữ lạnh 0,5 tấn. Điều này khiến tỷ lệ hao hụt hàng hóa và nông sản trong quá trình lưu kho, vận chuyển duy trì ở mức từ 4% đến 6%/năm.

Thứ ba, về mức độ thực hiện kế hoạch và quy trình phối hợp: Tỷ lệ thực hiện kế hoạch hậu cần kinh doanh về mặt đồng bộ của bộ phận đóng gói bao bì và bảo quản nông sản chỉ đạt từ 75% đến 80%. Đáng chú ý, 65% ý kiến khảo sát cho biết quy trình xuất nhập kho còn lỏng lẻo, tình trạng nhân viên tự do lấy vật tư phục vụ sản xuất chưa được kiểm soát triệt để bằng phiếu xuất kho hợp lệ.

Thứ tư, về tác động đến kết quả kinh doanh: Doanh thu của doanh nghiệp duy trì mức tăng trưởng dương nhưng tốc độ còn khiêm tốn, bình quân đạt 8,5%/năm giai đoạn 2015 - 2017. Lợi nhuận sau thuế có xu hướng tăng nhưng chưa tương xứng với tiềm năng. Năng suất lao động bình quân tháng của nhân viên chưa bứt phá do mất nhiều thời gian cho các công đoạn bốc xếp thủ công và chờ đợi vật tư không đồng bộ.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân của những hạn chế trên bắt nguồn từ cả yếu tố chủ quan và khách quan. Về mặt chủ quan, cơ cấu tổ chức bộ máy hậu cần tại Công ty TNHH Ngọc Diệp chưa thực sự chuyên trách, nhân sự tiếp liệu chỉ có 1 đến 2 cán bộ kiêm nhiệm nhiều đầu mối công việc mà thiếu sự kiểm tra chéo độc lập. Đội ngũ lao động phần lớn làm việc theo kinh nghiệm truyền thống, chưa được đào tạo bài bản về tiêu chuẩn chất lượng ISO 9000 hay kỹ năng đàm phán hợp đồng thương mại hiện đại. Nguồn vốn lưu động mỏng khiến công ty thường xuyên phải mua lẻ vật tư ngoài kế hoạch, làm gia tăng chi phí giao dịch. Về mặt khách quan, hạ tầng logistics kết nối vùng tại địa phương còn hạn chế và các cơ chế chính sách hỗ trợ phát triển chuỗi cung ứng nông sản chưa thực sự đồng bộ.

Kết quả nghiên cứu này có sự tương đồng sâu sắc với các công trình nghiên cứu trước đây của Dương Thị Thu Hương (2013) về chuỗi cung ứng sản phẩm tiêu dùng và Đinh Việt Đông (2008) về ngành hàng bánh kẹo. Các nghiên cứu đều chỉ ra rằng điểm nghẽn lớn nhất của doanh nghiệp vừa và nhỏ chính là việc thiếu một quy trình kiểm soát chuỗi cung ứng khoa học, khiến chi phí ẩn phát sinh làm suy giảm từ 3% đến 5% biên lợi nhuận ròng.

Trong thực tế nghiên cứu, toàn bộ hệ thống dữ liệu thực trạng đã được mô tả trực quan thông qua Bảng cân đối tổng hợp nhập - xuất - tồn kho hàng hóa hàng tháng, kết hợp cùng Biểu đồ cột biểu diễn biến động doanh thu, lợi nhuận qua 3 năm (2015 - 2017) và Sơ đồ luồng chứng từ 3 bên (Tiếp liệu - Thủ kho - Kế toán), giúp các nhà quản trị dễ dàng nhận diện các nút thắt cổ chai trong quy trình vận hành.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả phân tích thực trạng và định hướng phát triển của Công ty TNHH Ngọc Diệp đến năm 2025, tác giả đề xuất 4 nhóm giải pháp hành động cụ thể:

Thứ nhất, tái cấu trúc công tác thu mua và mở rộng mạng lưới cung ứng: Ban Giám đốc cùng Phòng Kinh doanh tiến hành rà soát, đánh giá lại năng lực nhà cung cấp; chủ động tìm kiếm và ký kết hợp đồng cung ứng dài hạn với 5 đến 7 đối tác quy mô lớn tại các trung tâm kinh tế lớn như Hà Nội và Hải Phòng. Mục tiêu đặt ra là giảm tỷ lệ mua hàng nhỏ lẻ ngoài kế hoạch xuống dưới 5%, cắt giảm từ 3% đến 5% chi phí giá vốn mua vào và nâng tỷ lệ đáp ứng đơn hàng kịp thời lên 95%. Thời gian thực hiện bắt đầu từ Quý I/2019 đến hết năm 2021.

Thứ hai, nâng cấp hạ tầng kho bãi và trang bị phương tiện chuyên dụng: Bộ phận Quản trị Kho vận chủ trì thực hiện sửa chữa, xử lý sơn chống ẩm, ốp lát gạch và lắp đặt hệ thống quạt thông gió, cảm biến PCCC tự động cho 100% diện tích kho; đồng thời đầu tư mới 02 ô tô tải thùng kín giữ lạnh loại 0,5 tấn phục vụ bảo quản nông sản tươi sống. Mục tiêu giảm tỷ lệ hao hụt hàng hóa xuống dưới mức 1,5%. Lộ trình hoàn thiện trong giai đoạn 2019 - 2022.

Thứ ba, chuẩn hóa quy chế xuất nhập kho và số hóa chứng từ luân chuyển: Phòng Kế toán phối hợp chặt chẽ với Thủ kho ban hành quy định nghiêm ngặt về thủ tục xuất nhập kho thông qua mẫu phiếu 3 liên tiêu chuẩn; bắt buộc có đầy đủ chữ ký của người giao, người nhận và người kiểm tra. Ứng dụng phần mềm kế toán kho nhằm cập nhật dữ liệu xuất nhập tồn theo thời gian thực. Mục tiêu chấm dứt 100% tình trạng tự ý xuất vật tư, bảo đảm độ chính xác sổ sách đạt 100%. Thời gian triển khai dứt điểm trong 6 tháng đầu năm 2019.

Thứ tư, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và gắn kết trách nhiệm vật chất: Phòng Hành chính - Tổng hợp tổ chức các khóa tập huấn chuyên môn định kỳ về tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000, kỹ năng đàm phán hợp đồng cho 100% nhân viên tiếp liệu và thủ kho; đồng thời ban hành quy chế thưởng phạt vật chất rõ ràng đối với tỷ lệ hao hụt vượt định mức. Mục tiêu nâng cao năng suất lao động bình quân 15% vào năm 2025. Triển khai thường niên từ năm 2019 đến năm 2025.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Luận văn mang lại giá trị ứng dụng thiết thực cho 4 nhóm đối tượng cụ thể:

Thứ nhất, Ban Giám đốc và các nhà quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs): Luận văn cung cấp mô hình mẫu về tinh gọn bộ máy hậu cần, quy trình kiểm soát hao hụt kho bãi và chiến lược đàm phán mua hàng trực tiếp giúp tiết kiệm từ 5% đến 8% chi phí đầu vào, từ đó tối ưu hóa dòng tiền và gia tăng biên lợi nhuận.

Thứ hai, Chuyên viên quản trị chuỗi cung ứng và nhân sự kho vận: Tài liệu cung cấp cẩm nang thực hành chi tiết về phương pháp sắp xếp hàng hóa khoa học (phân khu vực, quản lý theo nguyên tắc nhập trước xuất trước), kỹ năng thiết lập biểu mẫu chứng từ 3 bên và kỹ thuật bảo quản nông sản, bao bì đóng gói.

Thứ ba, Giảng viên, học viên cao học và sinh viên chuyên ngành Quản trị kinh doanh: Đề tài là nguồn tài liệu tham khảo học thuật giá trị về phương pháp nghiên cứu thực chứng, khung phân tích chu trình hậu cần khép kín và bộ công cụ đánh giá hiệu quả logistics cấp vi mô.

Thứ tư, Cơ quan quản lý nhà nước và các hiệp hội logistics địa phương: Cung cấp góc nhìn thực tiễn về những khó khăn về mặt bằng kho bãi, hạ tầng giao thông và nguồn vốn mà các doanh nghiệp địa phương đang đối mặt, làm cơ sở xây dựng chính sách quy hoạch hạ tầng và phát triển logistics vùng.

Câu hỏi thường gặp

  1. Hoạt động hậu cần kinh doanh khác biệt như thế nào so với dịch vụ giao nhận vận tải thuần túy? Hậu cần kinh doanh là chu trình quản trị tích hợp bao trùm từ lập kế hoạch dự trữ, tổ chức mua sắm nguyên vật liệu đầu vào, quản lý lưu kho đến điều phối phân phối sản phẩm cuối cùng. Ngược lại, vận tải thuần túy chỉ thực hiện khâu di chuyển hàng hóa giữa hai địa điểm. Hậu cần kinh doanh tạo ra giá trị gia tăng trực tiếp về thời gian và địa điểm theo phương thức Just-In-Time.

  2. Tại sao doanh nghiệp nhỏ và vừa cần chuẩn hóa quy chế xuất nhập kho bằng hệ thống phiếu chứng từ 3 liên? Việc chuẩn hóa quy chế xuất nhập kho giúp chấm dứt triệt để tình trạng nhân viên tự do lấy vật tư gây thất thoát. Quy trình chứng từ 3 liên tạo ra cơ chế giám sát chéo độc lập giữa nhân viên tiếp liệu, thủ kho và nhân viên kế toán. Điều này giúp loại trừ nguy cơ gian lận, hạ tỷ lệ sai lệch sổ sách về 0% và cung cấp dữ liệu chính xác để lập kế hoạch mua sắm.

  3. Luận văn đã áp dụng những chỉ tiêu định lượng cụ thể nào để đo lường hiệu quả hậu cần kinh doanh? Nghiên cứu sử dụng 4 nhóm chỉ tiêu trọng yếu: tỷ lệ hoàn thành kế hoạch hậu cần về số lượng, chất lượng và tính đồng bộ (đạt 75% đến 80%); tỷ lệ hao hụt nguyên vật liệu trong kho (chiếm 4% đến 6%); tốc độ chu chuyển vốn lưu động; cùng các tác động trực tiếp đến tăng trưởng doanh thu (bình quân 8,5%/năm) và mức độ thỏa mãn của đối tác khách hàng.

  4. Doanh nghiệp cần giải quyết bài toán thiếu hụt vốn lưu động phục vụ mua sắm vật tư bằng cách nào? Doanh nghiệp cần đa dạng hóa nguồn tài chính bằng cách xây dựng hồ sơ tín dụng uy tín với các ngân hàng thương mại để tiếp cận vốn vay ưu đãi, đồng thời đàm phán chính sách công nợ linh hoạt từ 30 đến 45 ngày với các nhà cung cấp lớn như Unilever hay Lavie. Ngoài ra, việc thanh lý vật tư tồn đọng giúp thu hồi vốn bổ sung cho hoạt động thu mua.

  5. Việc ứng dụng công nghệ và phần mềm quản lý kho đem lại lợi ích trực tiếp gì cho doanh nghiệp? Ứng dụng phần mềm kế toán kho số hóa giúp tự động hóa việc theo dõi định mức tồn kho an toàn, cảnh báo hàng sắp hết hạn, ghi nhận biến động giá cả thị trường theo thời gian thực và rút ngắn 50% thời gian tổng hợp báo cáo cuối tháng. Nhờ đó, ban lãnh đạo có thể ra quyết định mua hàng chính xác, tránh ứ đọng vốn.

Kết luận

  • Hậu cần kinh doanh giữ vai trò sống còn trong việc tối ưu hóa chi phí vận hành, bảo đảm tính liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh và tạo lập lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế.
  • Nghiên cứu đã phân tích sâu sắc thực trạng hoạt động hậu cần tại Công ty TNHH Ngọc Diệp giai đoạn 2015 - 2017, chỉ rõ các điểm sáng trong việc tiếp cận giá gốc từ nhà sản xuất lớn cũng như các điểm nghẽn về diện tích kho bãi chật hẹp, quy trình xuất kho tự do và thiếu xe lạnh chuyên dụng.
  • Luận văn đã xác lập hệ thống 4 nhóm giải pháp đột phá và khả thi bao gồm: mở rộng nguồn cung cấp liên tỉnh, nâng cấp cơ sở vật chất kho bãi gắn liền với xe giữ lạnh 0,5 tấn, chuẩn hóa luồng chứng từ kiểm soát 3 bên và đào tạo nhân sự theo tiêu chuẩn ISO 9000.
  • Lộ trình triển khai giải pháp được phân kỳ khoa học: hoàn thiện quy chế và phần mềm số hóa trong năm 2019, hoàn thành nâng cấp kho bãi trước năm 2022 và đào tạo nguồn nhân lực chuyên sâu hướng tới mục tiêu tăng năng suất lao động 15% vào năm 2025.
  • Đề tài đóng góp một khung phân tích thực chứng có giá trị lý luận và thực tiễn cao, đóng vai trò tài liệu tham khảo đắc lực cho các nhà quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ trong việc tái cấu trúc chuỗi cung ứng.

Các nhà quản trị doanh nghiệp và cán bộ phụ trách chuỗi cung ứng hãy tham khảo và ứng dụng ngay hệ thống giải pháp đồng bộ này để tối ưu hóa quy trình kho vận, triệt tiêu chi phí ẩn và thúc đẩy tăng trưởng doanh thu bứt phá trong chu kỳ kinh doanh mới.