CHƯƠNG 1 CO SỞ LÝ LUẬN CHUNG VE CAC THU TỤC KIÊM SOÁT CHI PHi SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP 1. NHUNG VAN DE CHUNG VE KIEM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIEP Kiểm soát luôn là một khâu quan trong trong mọi quy trình quản trị, do đó các nhà quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động kiểm soát dé dat được các mục tiêu của đơn vị. Từ lâu, các kiểm toán viên đã nhận thức được ảnh hưởng của hoạt động này đến báo cáo tài chính. của đơn vị và đã phát triển các kỳ năng tìm hiểu và đánh giá chúng nhằm phục vụ cho công tác kiểm toán.
Do đó, khái niệm kiểm soát nội bộ đã hình thành và phát triển din trở thành một hệ thống lý luận vẻ vấn đề kiểm soát trong đơn vị, không chỉ phục vụ công việc cho kiểm toán viên mà còn liên quan mật thiết đến vấn dé quan tri doanh nghiệp. Khái niệm và mục tiêu của kiểm soát nội bộ. Khái niệm 'Quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến các định nghĩa khác nhau từ đơn giản đến phức tạp về hệ thống này. Đến nay, định nghĩa được chấp nhận khá rộng rãi là: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình đo người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chỉ phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây: + Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động + Sự tỉn cây của báo cáo tài chính + Sự tuân thủ pháp luật và các quy định” "Trong định nghĩa trên, có ~ Kiểm soát nội bộ là một quá trình.
Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện điện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình. ~ Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người. Kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuẳn là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu.mà phải bao gồm cả những người trong tổ chức như Hội đồng Quản trị, Ban Giám.
đốc, các nhân viên khác.Chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế. kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng. ~ Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chữ không phải đảm bảo tuyệt đối, là các mục tiêu sẽ được thực hiện. Vì khi vận hành hệ thống kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người nên dẫn đến không thực hiện được các mục tiêu.
Kiểm soát nội bộ có thể ngăn. chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không. bao giờ xảy ra. Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý là chỉ phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được.
mong đợi từ quá trình kiểm soát đó. Do đó, tuy người quản lý có thể nhận thức đầy đủ về các rủi ro, thể nhưng nếu chỉ phí cho quá trình kiểm soát quá. cao thì họ vẫn không áp dụng các thủ tục kiểm soát rủi ro. Mục tiêu của kiễm soát nội bộ ~ Đối với báo cáo tài chính, kiểm soát nội bộ phải bảo đảm về tính trung.
thực va đánh tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập bảo cáo tả chính phù bợp với chuẩn mực và chế độ kế toón hiện hành. ~ Đối với tính tuân thủ, kiểm soát nội bộ trước hết phải bảo đảm hợp lý. việc chấp hành luật pháp và các quy định. Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị.
Bên cạnh đó, kiểm soát nội bộ còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào. việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm đạt được những mục tiêu của đơn vị. - Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, kiểm. soát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phản, thực hiện các chiến lược kinh của đơn vị Như vậy, các mục tiêu của kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị.
Các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chỉ phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ. Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát là ~ Tĩnh chính trực và giá trị đạo đức: Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trước tiên phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến các quá trình kiểm soát. cầu này, các nhà quản lý cao cấp phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức.
trong dom vi và cư xử đúng đ có gin can không cho các thành viên có các hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp. Muồn vậy, những nhà quản lý. cần phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phải phổ biển những quy định đến mọi fhành viên bằng các thể thức tích hợp, Một cách khác để nâng cao tính chính trực và sự tôn trọng các giá trị đạo đức là phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay điều kiện có thể dẫn đến nhân viên có những hành vi thiều trung thực. ~ Đảm bảo vẻ năng lực: Là đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng và hiểu biết cằn thiết để thực hiện nhiệm vụ được giao không hữu hiệu và hiệu quả.
Do đó, nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có trình độ đảo tạo và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, và phải giám sát và huấn luyện đầy đủ và thường xuyên. ~ Hội đồng Quản trị và Ủy ban Kiếm toán: Nhiều nước trên thế giới yêu cầu các Liên đoàn cỗ phần có niêm yết ở Thị trường Chứng khoán phải thành. lập Ủy ban Kiểm toán. Đây là Ủy ban gồm một số thành viên trong và ngoài Hội đồng Quản trị nhưng không tham gia vào việc điều hành đơn vị.
Ủy ban Kiểm toán có thể có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục. tiêu của đơn vị, thông qua việc giám sát sự tuân thủ luật pháp, giám sát việc lập báo cáo tải chính, giữ sự độc lập của kiểm toán nội bộ.Do có các chức năng quan trọng trên, nên sự hữu hiệu của Ủy ban Kiểm toán và Hội đồng. Quan trị có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát. Các nhân tố được xem xét để đánh giá sự hữu hiệu của Hội đồng Quản trị hoặc Ủy ban Kiểm toán gồm mức độ độc lập, kinh nghiệm và uy tín của các thành viên trong Hội đồng Quản trị hoặc Ủy ban Kiểm toán, và mối quan.
hệ của họ với bộ phận kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập ~ Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý; phong cách. điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn. Một số nhà quản lý rất quan tâm đến việc lập báo cáo tài chính và rất chú trọng đến việc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch. Họ hải lòng với những hoạt động kinh doanh có mức rủi ro cao, nhưng có thể thu được nhiều lợi nhuận.
Một số quản lý khác lại rất bảo thủ và quá thận trọng với rủi ro. Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hướng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị, Triết lý quản lý và phong cách điều hành cũng được phản ánh trong. cách thức nhà quản lý sử dụng các kênh thông tin và quan hệ với cấp dưới. Có nhiều nhà quản lý trong quá trình điều hành thích tiếp xúc và trao đổi trực tiếp.
với các nhân viên. Ngược lại, có những nhà quản lý chỉ thích điều hành công việc theo một trật tự đã được xác định trong cơ cấu tổ chức của đơn vị ~ Cơ cấu tổ chức: Cơ câu tô chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu. Nói cách khác, cơ cắu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập. kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động.
Vì thí , khi xây dựng một cơ cấu tổ chức phải xác định được các vị trí then chốt với quyền. hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo cho phủ hợp. Tuy nhiên, điều này còn phụ thuộc vào quy mô và tính chất hoạt động của đơn vị. Cơ cấu tổ chức.
của một đơn vị thường được mô tả qua sơ đồ tô chức, trong đó phản ảnh các. mối quan hệ về quyền hạn, trách nhiệm và báo cáo. - Cách thức phân định quyên hạn và trách nhiệm: Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức. Nó cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn.
vi, giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể là gì và từng. hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong việc hoàn. thành mục tiêu. Do đó, khi mô tả công việc, đơn vi can phải thể chế hóa bằng.
văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên và quan hệ giữa họ với nhau. ~ Chính sách nhân sự: là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc tuyển dụng. huấn luyện và bổ nhiệm, đánh gii, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật nhân viên. Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát thông qua tác động đến các nhân tố khác trong môi trường kiểm soát như đảm bảo về năng lực, tính chính trực và các giá tri dao dite.
Đánh giá rải ro Đây là bộ phận thứ hai của hệ thống kiểm soát nội bộ. Tắt cả các hoạt động diễn ra trong đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát tắt cả.