Tổng quan nghiên cứu

Quản lý dự án là hoạt động cốt lõi quyết định sự thành công của doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh kinh tế biến động và ảnh hưởng sâu rộng của đại dịch Covid-19. Tại Việt Nam, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh như Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại Vĩnh Phát đang đối mặt với nhiều thách thức trong việc duy trì hiệu quả quản lý dự án. Trong giai đoạn 2018-2020, công ty đã thực hiện 14 dự án với doanh thu gần 50 tỷ đồng, trong đó 92% dự án đạt chất lượng và tiêu chuẩn kỹ thuật, nhưng chỉ 38% dự án hoàn thành đúng tiến độ và 52% dự án nằm trong kinh phí cho phép. Đại dịch Covid-19 đã gây ra sự gián đoạn nghiêm trọng trong chuỗi cung ứng, nhân sự và tài chính, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và hiệu quả quản lý dự án.

Mục tiêu nghiên cứu là đánh giá thực trạng hoạt động quản lý dự án tại Công ty Vĩnh Phát, tập trung vào các nội dung quản lý kế hoạch, chi phí, tiến độ và nhân lực, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao năng lực quản lý dự án trong giai đoạn hậu Covid-19. Phạm vi nghiên cứu bao gồm các dự án thực hiện tại công ty trong giai đoạn 2018-2020, với trọng tâm là các dự án xây dựng và cung cấp thiết bị nội thất cho các công trình trường học và văn phòng tại Hà Nội. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp thích ứng với môi trường kinh doanh mới, nâng cao hiệu quả quản lý dự án, giảm thiểu rủi ro và tăng cường năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình quản lý dự án hiện đại, trong đó có:

  • Lý thuyết quản lý dự án: Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát tiến độ nhằm đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn, trong phạm vi ngân sách và đạt yêu cầu kỹ thuật, chất lượng. Ba yếu tố trọng tâm là phạm vi, thời gian và chi phí, được biểu diễn qua công thức:
    $$C = f(P, T, S)$
    với $C$ là chi phí, $P$ là mức độ hoàn thành, $T$ là thời gian, và $S$ là phạm vi dự án.

  • Mô hình quản lý rủi ro dự án: Quản lý rủi ro bao gồm các bước nhận dạng, phân tích định tính, lập kế hoạch ứng phó và giám sát rủi ro nhằm giảm thiểu tác động tiêu cực và tận dụng cơ hội trong dự án.

  • Khái niệm về vòng đời dự án: Dự án có tính tạm thời với các giai đoạn khởi tạo, lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và kết thúc, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bên liên quan.

Các khái niệm chính bao gồm: quản lý phạm vi, quản lý thời gian, quản lý chi phí, quản lý chất lượng, quản lý nguồn nhân lực, quản lý thông tin và quản lý đấu thầu. Những yếu tố này tạo thành hệ thống quản lý dự án toàn diện, giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả các hoạt động dự án.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính kết hợp phân tích dữ liệu thứ cấp và sơ cấp. Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ báo cáo tài chính, hồ sơ dự án và các tài liệu nội bộ của Công ty Vĩnh Phát giai đoạn 2018-2020. Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phỏng vấn sâu với các cán bộ quản lý dự án, nhân sự phòng kinh doanh, điều vận và tài chính.

Cỡ mẫu nghiên cứu gồm 98 nhân sự tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào hoạt động quản lý dự án tại công ty. Phương pháp chọn mẫu là phi xác suất, dựa trên sự sẵn sàng và khả năng cung cấp thông tin của các cá nhân. Phân tích dữ liệu sử dụng phương pháp thống kê mô tả để tổng hợp số liệu về tiến độ, chi phí, chất lượng dự án và phương pháp phân tích nội dung để đánh giá thực trạng quản lý.

Timeline nghiên cứu kéo dài từ tháng 01/2021 đến tháng 12/2021, bao gồm các bước xác định vấn đề, thu thập dữ liệu, phân tích và đề xuất giải pháp. Quá trình nghiên cứu đảm bảo tính khách quan, trung thực và phù hợp với mục tiêu đề ra.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Chất lượng và tiêu chuẩn kỹ thuật dự án: Trong 14 dự án thực hiện năm 2020-2021, có 12 dự án đạt chất lượng và tiêu chuẩn kỹ thuật, tương đương 92%. Hai dự án còn lại gặp sự cố do hỏng hóc trong vận chuyển và lắp ráp thiết bị, gây phát sinh chi phí sửa chữa.

  2. Tiến độ dự án: Chỉ có 5/14 dự án hoàn thành đúng tiến độ, đạt 38%. Nguyên nhân chính là ảnh hưởng của dịch Covid-19, gây gián đoạn chuỗi cung ứng và hạn chế di chuyển nhân sự, đặc biệt trong giai đoạn từ tháng 7/2020 đến đầu 2021.

  3. Quản lý chi phí: 8/14 dự án hoàn thành trong phạm vi kinh phí cho phép, đạt 52%. Một số dự án như tại huyện Hoài Đức bị thiếu hụt ngân sách gần 7%, buộc phải huy động thêm nguồn lực để đảm bảo tiến độ.

  4. Ảnh hưởng của Covid-19: Đại dịch đã làm đình trệ hoạt động thi công, gián đoạn cung ứng vật tư, giảm nhân sự trực tiếp tại công trường và gây khó khăn trong quản lý thông tin, dẫn đến giảm hiệu quả quản lý dự án.

Thảo luận kết quả

Kết quả cho thấy Công ty Vĩnh Phát duy trì được chất lượng sản phẩm và tiêu chuẩn kỹ thuật cao trong phần lớn các dự án, thể hiện năng lực kỹ thuật và quy trình kiểm soát chất lượng tương đối tốt. Tuy nhiên, tiến độ và chi phí dự án chưa được kiểm soát hiệu quả, đặc biệt trong bối cảnh Covid-19 gây ra nhiều khó khăn khách quan.

Việc chỉ 38% dự án hoàn thành đúng tiến độ phản ánh sự thiếu hụt trong quản lý thời gian và khả năng ứng phó với rủi ro. So với các nghiên cứu trong ngành xây dựng và sản xuất kinh doanh, tỷ lệ này thấp hơn mức trung bình khoảng 50-60% trong điều kiện bình thường. Nguyên nhân chủ yếu là do thiếu công cụ quản lý thông tin hiện đại, quy trình quản lý rủi ro chưa được chú trọng và sự phối hợp giữa các bộ phận còn hạn chế.

Quản lý chi phí cũng gặp nhiều khó khăn do quy trình phê duyệt dự toán nhiều lần, tình trạng nghiệm thu thanh toán không đúng nguyên tắc và thiếu minh bạch trong quản lý tài chính dự án. Điều này làm tăng rủi ro tài chính và ảnh hưởng đến dòng tiền của công ty.

Ngoài ra, việc thiếu bộ phận chuyên trách quản lý chất lượng và quản lý rủi ro khiến công tác giám sát và kiểm soát dự án chưa hiệu quả, đặc biệt với các dự án quy mô lớn và phức tạp. Việc nhân sự phải làm việc từ xa trong giai đoạn dịch bệnh cũng làm giảm hiệu quả giao tiếp và phối hợp, ảnh hưởng đến năng suất và chất lượng công việc.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện tỷ lệ dự án đạt chất lượng, đúng tiến độ và trong kinh phí cho phép theo từng năm, giúp minh họa rõ xu hướng và điểm nghẽn trong quản lý dự án của công ty.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện hệ thống quản lý thông tin dự án
    Áp dụng các phần mềm quản lý dự án hiện đại để số hóa quy trình, nâng cao khả năng theo dõi tiến độ, chi phí và chất lượng. Mục tiêu tăng tỷ lệ dự án hoàn thành đúng tiến độ lên 60% trong vòng 12 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban lãnh đạo và phòng CNTT.

  2. Xây dựng bộ phận quản lý chất lượng và quản lý rủi ro chuyên trách
    Thành lập đội ngũ chuyên trách để giám sát chất lượng thi công, kiểm soát rủi ro kỹ thuật và tài chính, giảm thiểu sai sót và phát sinh ngoài kế hoạch. Mục tiêu giảm tỷ lệ dự án phát sinh chi phí ngoài dự toán xuống dưới 20% trong 18 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban Giám đốc và phòng Dự án.

  3. Tăng cường đào tạo và phát triển năng lực nhân sự quản lý dự án
    Tổ chức các khóa đào tạo về kỹ năng lập kế hoạch, quản lý rủi ro và sử dụng công cụ quản lý dự án cho nhân sự chủ chốt. Mục tiêu nâng cao năng lực quản lý, tăng hiệu quả phối hợp liên phòng ban trong 6 tháng tới. Chủ thể thực hiện: Phòng Nhân sự và Đào tạo.

  4. Xây dựng quy trình phê duyệt và kiểm soát chi phí minh bạch, chặt chẽ
    Rà soát và hoàn thiện quy trình thẩm định, phê duyệt dự toán và thanh toán, đảm bảo tuân thủ nguyên tắc và giảm thiểu tình trạng nghiệm thu sai lệch. Mục tiêu kiểm soát chi phí dự án trong phạm vi ngân sách đạt trên 70% trong 12 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng Tài chính và Ban Quản lý dự án.

  5. Phát triển kế hoạch ứng phó linh hoạt với các tình huống khẩn cấp
    Xây dựng kịch bản quản lý dự án trong điều kiện giãn cách xã hội hoặc gián đoạn chuỗi cung ứng, đảm bảo duy trì hoạt động liên tục và giảm thiểu tác động tiêu cực. Mục tiêu nâng cao khả năng thích ứng và giảm thiểu gián đoạn dự án trong vòng 1 năm. Chủ thể thực hiện: Ban Lãnh đạo và phòng Dự án.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp sản xuất kinh doanh
    Giúp hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý dự án, từ đó xây dựng chiến lược phát triển và nâng cao hiệu quả quản lý dự án trong doanh nghiệp.

  2. Nhà quản lý dự án và cán bộ điều hành dự án
    Cung cấp kiến thức thực tiễn về quy trình quản lý dự án, các công cụ và phương pháp quản lý rủi ro, giúp cải thiện kỹ năng và hiệu quả công việc.

  3. Chuyên gia tư vấn quản lý dự án và đào tạo nhân sự
    Tham khảo các phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp để thiết kế chương trình đào tạo, tư vấn phù hợp với đặc thù doanh nghiệp sản xuất kinh doanh tại Việt Nam.

  4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên ngành Quản lý kinh tế, Quản trị dự án
    Tài liệu tham khảo bổ ích về cơ sở lý thuyết, phương pháp nghiên cứu và ứng dụng thực tiễn trong lĩnh vực quản lý dự án doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh hậu Covid-19.

Câu hỏi thường gặp

  1. Quản lý dự án là gì và tại sao quan trọng đối với doanh nghiệp?
    Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối và giám sát các hoạt động nhằm hoàn thành dự án đúng hạn, trong ngân sách và đạt chất lượng. Nó giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực, giảm rủi ro và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

  2. Các yếu tố chính ảnh hưởng đến thành công của dự án là gì?
    Ba yếu tố chính là phạm vi dự án, thời gian thực hiện và chi phí. Ngoài ra, quản lý rủi ro, chất lượng, nguồn nhân lực và thông tin cũng đóng vai trò quan trọng.

  3. Làm thế nào để cải thiện tiến độ dự án trong điều kiện khó khăn như đại dịch?
    Áp dụng công nghệ số hóa quản lý, xây dựng kế hoạch linh hoạt, tăng cường giao tiếp và phối hợp giữa các bộ phận, đồng thời phát triển kịch bản ứng phó với các tình huống khẩn cấp.

  4. Tại sao quản lý chi phí dự án thường gặp khó khăn?
    Do quy trình phê duyệt dự toán phức tạp, thiếu minh bạch trong thanh toán, và sự thay đổi phát sinh trong quá trình thực hiện, đặc biệt khi thiếu bộ phận chuyên trách kiểm soát chi phí.

  5. Công ty nên làm gì để nâng cao năng lực quản lý dự án?
    Thành lập bộ phận quản lý chất lượng và rủi ro chuyên trách, đào tạo nhân sự, áp dụng công cụ quản lý hiện đại và hoàn thiện quy trình quản lý chi phí, tiến độ và thông tin.

Kết luận

  • Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại Vĩnh Phát duy trì chất lượng và tiêu chuẩn kỹ thuật cao trong 92% dự án giai đoạn 2018-2020.
  • Tiến độ và chi phí dự án còn nhiều hạn chế, với chỉ 38% dự án hoàn thành đúng tiến độ và 52% dự án trong kinh phí cho phép.
  • Đại dịch Covid-19 gây ra nhiều khó khăn trong quản lý nhân sự, chuỗi cung ứng và thông tin, ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả quản lý dự án.
  • Cần thiết lập hệ thống quản lý thông tin hiện đại, bộ phận quản lý chất lượng và rủi ro chuyên trách, đồng thời hoàn thiện quy trình quản lý chi phí và đào tạo nhân sự.
  • Các bước tiếp theo bao gồm triển khai các giải pháp đề xuất trong vòng 12-18 tháng, theo dõi và đánh giá hiệu quả để điều chỉnh phù hợp, nhằm nâng cao năng lực quản lý dự án và tăng cường sức cạnh tranh của doanh nghiệp.

Hành động ngay hôm nay để cải thiện quản lý dự án sẽ giúp doanh nghiệp vượt qua thách thức, tận dụng cơ hội phát triển bền vững trong giai đoạn hậu Covid-19.