I. Khám phá phương pháp tính giá thành trên cơ sở hoạt động
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế, cạnh tranh ngày càng gay gắt đòi hỏi doanh nghiệp phải có thông tin chi phí chính xác để ra quyết định tối ưu. Phương pháp tính giá thành truyền thống dần bộc lộ nhiều hạn chế, đặc biệt khi cơ cấu chi phí sản xuất thay đổi với tỷ trọng chi phí gián tiếp ngày càng tăng. Phương pháp tính giá dựa trên cơ sở hoạt động (Activity Based Costing - ABC) ra đời như một giải pháp khắc phục những nhược điểm này. Được Cooper và Kaplan chính thức công bố vào năm 1988, ABC là một kỹ thuật kế toán quản trị hiện đại, tập trung vào việc thiết lập mối quan hệ nhân quả giữa nguồn lực, hoạt động và đối tượng chịu phí. Thay vì phân bổ chi phí chung một cách dàn trải, ABC truy nguyên nguồn gốc phát sinh chi phí từ các hoạt động cụ thể, từ đó cung cấp một bức tranh chi phí chính xác và chi tiết hơn. Bản chất của phương pháp này nằm ở nguyên lý: sản phẩm tiêu thụ hoạt động, và hoạt động tiêu thụ nguồn lực. Do đó, việc phân bổ chi phí từ nguồn lực đến hoạt động, rồi từ hoạt động đến sản phẩm sẽ phản ánh đúng mức độ tiêu hao thực tế. Điều này không chỉ giúp tính toán giá thành sản phẩm chính xác hơn mà còn là công cụ hữu hiệu cho kế toán quản trị chi phí, giúp nhà quản lý nhận diện các hoạt động tạo ra giá trị và loại bỏ lãng phí, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp.
1.1. Hiểu đúng bản chất của phương pháp kế toán chi phí ABC
Về cơ bản, phương pháp tính giá dựa trên cơ sở hoạt động (ABC) được định nghĩa là một hệ thống đo lường, tập hợp và phân bổ chi phí của các nguồn lực vào các hoạt động dựa trên mức độ sử dụng. Sau đó, chi phí của các hoạt động này được phân bổ đến các đối tượng tính giá (như sản phẩm, dịch vụ, khách hàng) dựa trên mức độ tiêu thụ hoạt động của chúng. Để vận dụng phương pháp này, cần làm rõ các khái niệm cốt lõi. Nguồn lực (Resource) là các yếu tố đầu vào như nhân lực, máy móc, nhà xưởng. Hoạt động (Activity) là một công việc hoặc quy trình tiêu thụ nguồn lực để tạo ra sản phẩm. Đối tượng chịu phí (Cost Object) là sản phẩm cuối cùng cần tập hợp chi phí. Điểm khác biệt mấu chốt của ABC là việc sử dụng hai loại tiêu thức phân bổ: tiêu thức phân bổ chi phí nguồn lực (Resource Driver) để gán chi phí từ nguồn lực vào hoạt động, và tiêu thức phân bổ chi phí hoạt động (Activity Driver) để gán chi phí từ hoạt động vào đối tượng chịu phí. Cách tiếp cận này giúp chi phí được phân bổ một cách khoa học và logic hơn.
1.2. So sánh ưu và nhược điểm của mô hình ABC so với truyền thống
Ưu điểm nổi bật nhất của phương pháp ABC là cung cấp thông tin giá thành sản phẩm chính xác hơn nhiều so với phương pháp truyền thống. Bằng cách xác định mối quan hệ nhân quả, ABC giúp nhà quản trị hiểu rõ chi phí nào được phát sinh bởi hoạt động nào, từ đó đưa ra quyết định về giá bán, cơ cấu sản phẩm và quản lý chi phí hiệu quả hơn. Hơn nữa, ABC còn giúp nhận diện các hoạt động không tạo ra giá trị, là cơ sở để cải tiến quy trình và loại bỏ lãng phí. Tuy nhiên, việc triển khai ABC cũng tồn tại một số hạn chế. Đây là một phương pháp phức tạp, đòi hỏi khối lượng lớn dữ liệu và sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều bộ phận. Chi phí để thiết lập và duy trì hệ thống ABC có thể tốn kém, đòi hỏi doanh nghiệp phải cân nhắc giữa lợi ích mang lại và chi phí bỏ ra. Thành công của phương pháp phụ thuộc lớn vào kinh nghiệm và trình độ của đội ngũ triển khai trong việc xác định đúng các hoạt động và tiêu thức phân bổ.
II. Thách thức trong tính giá thành tại Tổng công ty Sông Thu
Tổng công ty Sông Thu (TCT) là một đơn vị hàng đầu trong ngành đóng tàu Việt Nam, một ngành có đặc thù sản xuất phức tạp, sản phẩm đơn chiếc và quy trình kéo dài. Tại TCT Sông Thu, công tác kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm đang áp dụng phương pháp truyền thống. Theo phương pháp này, các chi phí trực tiếp như nguyên vật liệu và nhân công được tập hợp trực tiếp cho từng con tàu. Tuy nhiên, khoản mục chi phí sản xuất chung lại chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí, bao gồm lương phân xưởng, khấu hao máy móc, chi phí điện năng, sửa chữa... Vấn đề cốt lõi nằm ở cách phân bổ khoản chi phí này. Hiện tại, TCT Sông Thu đang sử dụng một tiêu thức phân bổ duy nhất là tổng chi phí trực tiếp. Điều này có nghĩa là, sản phẩm nào có chi phí trực tiếp cao sẽ phải gánh chịu một phần lớn chi phí sản xuất chung, bất kể mức độ tiêu thụ các nguồn lực gián tiếp thực tế. Cách phân bổ này không phản ánh đúng mối quan hệ nhân quả giữa việc phát sinh chi phí và đối tượng chịu chi phí, dẫn đến việc tính toán giá thành sản phẩm bị sai lệch, gây ảnh hưởng tiêu cực đến các quyết định quản trị.
2.1. Phân tích thực trạng công tác kế toán chi phí tại TCT Sông Thu
Thực trạng tại Tổng công ty Sông Thu cho thấy, quy trình đóng một con tàu trải qua nhiều công đoạn phức tạp, từ thiết kế, hạ liệu, gia công, lắp ráp đến hạ thủy và thử nghiệm. Mỗi công đoạn lại tiêu tốn các loại nguồn lực gián tiếp khác nhau với mức độ khác nhau. Ví dụ, công đoạn gia công vỏ tàu có thể tiêu tốn nhiều giờ máy và điện năng, trong khi công đoạn lắp ráp nội thất lại cần nhiều hoạt động giám sát và quản lý chất lượng. Tuy nhiên, hệ thống kế toán hiện tại chưa bóc tách và ghi nhận sự khác biệt này. Toàn bộ chi phí sản xuất chung được gộp vào một "rổ" chung và phân bổ dựa trên chi phí trực tiếp. Hệ quả là, giá thành của một số tàu có thể bị tính cao hơn thực tế (overcosted), trong khi một số khác lại bị tính thấp hơn (undercosted). Điều này làm cho việc định giá bán, đánh giá hiệu quả từng hợp đồng và ra quyết định sản xuất sản phẩm nào trở nên thiếu cơ sở tin cậy.
2.2. Nhược điểm của việc phân bổ chi phí sản xuất chung hiện tại
Hạn chế lớn nhất của phương pháp phân bổ hiện tại là sự thiếu chính xác. Việc sử dụng một tiêu thức phân bổ duy nhất đã bỏ qua sự đa dạng và phức tạp của các hoạt động sản xuất. Nó giả định rằng tất cả các sản phẩm tiêu thụ nguồn lực chung theo một tỷ lệ giống nhau, điều này không đúng với thực tế của ngành đóng tàu. Một con tàu phức tạp, đòi hỏi nhiều lần kiểm tra kỹ thuật và thiết kế chi tiết, nhưng lại sử dụng ít nguyên vật liệu trực tiếp, có thể sẽ chịu ít chi phí chung hơn một con tàu đơn giản nhưng tốn nhiều vật tư. Sự sai lệch này không chỉ ảnh hưởng đến giá thành mà còn che mờ đi hiệu quả thực sự của từng hoạt động. Nhà quản trị không thể xác định được hoạt động nào đang gây tốn kém chi phí một cách không cần thiết. Do đó, việc tìm kiếm một phương pháp tính giá thành mới, như phương pháp tính giá dựa trên cơ sở hoạt động (ABC), là yêu cầu cấp thiết để nâng cao chất lượng thông tin phục vụ quản trị tại Tổng công ty Sông Thu.
III. Hướng dẫn quy trình 6 bước áp dụng phương pháp ABC chi tiết
Để vận dụng thành công phương pháp tính giá dựa trên cơ sở hoạt động (ABC), doanh nghiệp cần tuân thủ một quy trình chặt chẽ và khoa học. Quy trình này được Garrison và Noreen (2000) xây dựng gồm 6 bước cơ bản, giúp chuyển đổi hệ thống tính giá từ truyền thống sang dựa trên hoạt động một cách có hệ thống. Mục tiêu của quy trình là xác định chính xác các hoạt động tiêu tốn nguồn lực và tìm ra các tiêu thức phân bổ hợp lý để gán chi phí cho từng sản phẩm. Việc triển khai đòi hỏi sự tham gia của nhiều phòng ban, từ kế toán, sản xuất đến kỹ thuật, để đảm bảo các hoạt động và nguyên nhân phát sinh chi phí được nhận diện một cách đầy đủ và chính xác. Trọng tâm của quy trình là việc phân bổ chi phí qua hai giai đoạn: đầu tiên là phân bổ chi phí nguồn lực cho các hoạt động (giai đoạn 1), và sau đó là phân bổ chi phí của các hoạt động đó cho các đối tượng chịu phí (giai đoạn 2). Quy trình này đảm bảo rằng giá thành sản phẩm cuối cùng phản ánh một cách trung thực nhất mức độ tiêu thụ các nguồn lực của doanh nghiệp, là cơ sở vững chắc cho kế toán quản trị chi phí.
3.1. Bước 1 3 Xác định hoạt động gán chi phí và chọn tiêu thức
Bước đầu tiên và quan trọng nhất là xác định các hoạt động chính và nhóm chúng vào các trung tâm hoạt động. Việc này được thực hiện thông qua phỏng vấn, phân tích quy trình công nghệ để nhận diện tất cả các công việc phát sinh chi phí. Các hoạt động có cùng bản chất và tiêu thức phân bổ có thể được nhóm lại. Bước thứ hai là gán chi phí nguồn lực cho từng hoạt động đã xác định. Dựa trên sổ sách kế toán, các chi phí như lương nhân viên gián tiếp, khấu hao, điện nước sẽ được phân bổ vào các hoạt động tương ứng dựa trên mức độ sử dụng nguồn lực của mỗi hoạt động. Bước thứ ba là xác định tiêu thức phân bổ chi phí cho mỗi hoạt động (Activity Driver). Đây là thước đo thể hiện nguyên nhân phát sinh chi phí của hoạt động đó, ví dụ như số giờ máy, số lần kiểm tra, số lượng đơn hàng. Việc lựa chọn tiêu thức phù hợp là yếu tố quyết định đến sự chính xác của toàn bộ hệ thống.
3.2. Bước 4 6 Tính tỷ lệ phân bổ và xác định giá thành sản phẩm
Sau khi đã có tổng chi phí và tiêu thức cho mỗi hoạt động, bước thứ tư là tính toán tỷ lệ hoạt động (đơn giá cho mỗi đơn vị hoạt động). Tỷ lệ này được tính bằng cách lấy tổng chi phí của một trung tâm hoạt động chia cho tổng số đơn vị của tiêu thức phân bổ tương ứng. Bước thứ năm là tiến hành phân bổ chi phí hoạt động cho các đối tượng chịu phí. Chi phí phân bổ cho mỗi sản phẩm được tính bằng cách nhân tỷ lệ hoạt động (tính ở bước 4) với số lượng đơn vị hoạt động mà sản phẩm đó đã tiêu thụ. Cuối cùng, bước thứ sáu là tập hợp và tính giá thành sản phẩm. Giá thành theo phương pháp ABC sẽ bao gồm chi phí trực tiếp (nguyên vật liệu, nhân công) cộng với tổng chi phí sản xuất chung được phân bổ từ các hoạt động ở bước 5. Kết quả này sẽ cho một cái nhìn chính xác hơn về chi phí thực tế của từng sản phẩm.
IV. Case study Vận dụng ABC tính giá tàu DARA 129 tại Sông Thu
Để chứng minh tính hiệu quả của phương pháp tính giá dựa trên cơ sở hoạt động (ABC), luận văn đã tiến hành một nghiên cứu tình huống thực tế tại Tổng công ty Sông Thu. Đối tượng được lựa chọn để áp dụng thử nghiệm là sản phẩm tàu vận chuyển đa năng DARA 129, một sản phẩm đặc trưng của TCT với quy trình sản xuất phức tạp. Nghiên cứu đã thực hiện đầy đủ quy trình 6 bước của phương pháp ABC, từ việc xác định các hoạt động trong quy trình đóng tàu, tập hợp chi phí cho từng hoạt động, đến việc lựa chọn các tiêu thức phân bổ phù hợp và tính toán lại giá thành. Mục tiêu của case study là so sánh kết quả tính giá thành giữa phương pháp ABC và phương pháp truyền thống mà TCT đang áp dụng. Qua đó, nghiên cứu cung cấp những bằng chứng cụ thể về sự khác biệt trong thông tin chi phí, chỉ ra những sai lệch của phương pháp cũ và khẳng định lợi ích mà ABC có thể mang lại cho kế toán quản trị chi phí trong ngành đóng tàu. Dữ liệu được sử dụng trong nghiên cứu được thu thập từ năm 2020, đảm bảo tính xác thực và phù hợp với điều kiện sản xuất thực tế tại doanh nghiệp.
4.1. Xác định các trung tâm hoạt động trong quy trình đóng tàu
Thông qua việc phân tích quy trình công nghệ và phỏng vấn các kỹ sư, nhân viên, nghiên cứu đã xác định được 12 hoạt động chính phát sinh chi phí gián tiếp trong quá trình đóng tàu tại Tổng công ty Sông Thu. Các hoạt động này bao gồm: bóc tách vật tư và phân công sản xuất, phun bi và sơn, hạ liệu chi tiết, gia công vỏ thân tàu, gia công lắp ráp nội thất, gia công cơ khí - điện máy, hạ thủy tàu, kiểm tra chất lượng, cung cấp vật tư, và các hoạt động hỗ trợ chung khác. Mỗi hoạt động này được xem là một trung tâm chi phí, và các chi phí sản xuất chung ban đầu được tập hợp lại và phân bổ vào 12 trung tâm hoạt động này. Ví dụ, chi phí khấu hao máy cắt CNC được phân bổ vào hoạt động "hạ liệu chi tiết", trong khi lương của nhân viên KCS được phân bổ vào hoạt động "kiểm tra chất lượng". Việc nhận diện chính xác các hoạt động là nền tảng để phân bổ chi phí một cách hợp lý ở các bước tiếp theo.
4.2. Phân bổ chi phí và so sánh kết quả giá thành trước và sau ABC
Sau khi phân bổ chi phí nguồn lực vào các hoạt động, nghiên cứu đã xác định các tiêu thức phân bổ phù hợp cho từng hoạt động. Ví dụ, hoạt động hạ liệu sử dụng tiêu thức là "số giờ máy cắt", hoạt động kiểm tra sử dụng "số lần kiểm tra". Dựa trên các tiêu thức này, chi phí từ các hoạt động được phân bổ vào sản phẩm tàu DARA 129. Kết quả cuối cùng được tổng hợp và so sánh trong Bảng 3.16 của luận văn. Kết quả cho thấy một sự khác biệt đáng kể: giá thành sản phẩm tàu DARA 129 tính theo phương pháp ABC thấp hơn so với phương pháp truyền thống. Cụ thể, tổng chi phí sản xuất chung phân bổ cho tàu DARA 129 theo ABC là 9.387.674.346 đồng, trong khi theo phương pháp cũ là 10.456.963.812 đồng, chênh lệch hơn 1 tỷ đồng. Điều này cho thấy phương pháp truyền thống đã phân bổ quá nhiều chi phí chung cho sản phẩm này, chứng tỏ sự thiếu chính xác và sự cần thiết phải áp dụng ABC.
V. Tương lai của ABC trong quản trị chi phí doanh nghiệp hiện đại
Nghiên cứu vận dụng phương pháp tính giá dựa trên cơ sở hoạt động (ABC) tại Tổng công ty Sông Thu không chỉ giải quyết bài toán chi phí cho một doanh nghiệp cụ thể mà còn mở ra một hướng đi mới cho công tác kế toán quản trị chi phí tại Việt Nam. Kết quả thực tiễn cho thấy ABC không chỉ là một công cụ tính giá, mà còn là một hệ thống cung cấp thông tin quản trị giá trị. Bằng cách liên kết chi phí với các hoạt động cụ thể, ABC giúp nhà quản lý có cái nhìn sâu sắc về cấu trúc chi phí, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược như cải tiến quy trình, loại bỏ lãng phí và tối ưu hóa nguồn lực. Trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0, khi quy trình sản xuất ngày càng tự động hóa và phức tạp, vai trò của ABC càng trở nên quan trọng. Nó là cầu nối giữa thông tin kế toán và hoạt động quản trị, giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh một cách bền vững. Hơn nữa, dữ liệu từ ABC còn là nền tảng quan trọng để triển khai các phương pháp quản trị tiên tiến hơn, điển hình là Quản trị dựa trên hoạt động (ABM).
5.1. Mối quan hệ giữa ABC và Quản trị dựa trên hoạt động ABM
ABC và Quản trị dựa trên hoạt động (Activity Based Management - ABM) có mối quan hệ mật thiết và bổ trợ lẫn nhau. Nếu ABC tập trung vào việc tính toán chi phí chính xác ("doing things right"), thì ABM sử dụng thông tin chi phí đó để quản lý và cải tiến các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu chiến lược ("doing the right things"). ABM là một hệ thống quản trị tập trung vào việc cải thiện giá trị mang lại cho khách hàng và gia tăng lợi nhuận thông qua việc quản lý các hoạt động. Thông tin từ ABC về chi phí của từng hoạt động, về các hoạt động tạo ra và không tạo ra giá trị là đầu vào không thể thiếu cho ABM. Dựa vào đó, nhà quản trị có thể đưa ra các quyết định như tái cấu trúc quy trình, đầu tư công nghệ, hoặc loại bỏ các hoạt động không hiệu quả. Vì vậy, có thể xem ABC là giai đoạn phân tích chi phí, còn ABM là giai đoạn hành động và quản trị dựa trên kết quả phân tích đó.
5.2. Xu hướng áp dụng ABC trong các doanh nghiệp sản xuất Việt Nam
Mặc dù đã phổ biến trên thế giới, việc áp dụng ABC tại các doanh nghiệp Việt Nam vẫn còn khá hạn chế, đặc biệt trong các ngành đặc thù như ngành đóng tàu. Tuy nhiên, với áp lực cạnh tranh ngày càng tăng và nhu cầu về thông tin quản trị chính xác, xu hướng tìm hiểu và triển khai ABC đang dần trở nên rõ rệt. Các nghiên cứu tình huống như tại Tổng công ty Sông Thu đã cung cấp những bằng chứng thuyết phục về lợi ích của phương pháp này. Để áp dụng thành công, các doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện như có sự quyết tâm từ ban lãnh đạo, cơ cấu chi phí sản xuất chung chiếm tỷ trọng lớn, và có hệ thống thông tin đủ mạnh. Vượt qua những rào cản ban đầu về chi phí và sự phức tạp, việc đầu tư vào ABC sẽ mang lại lợi ích lâu dài, giúp doanh nghiệp không chỉ tính đúng giá thành sản phẩm mà còn quản trị chi phí một cách thông minh và hiệu quả hơn.
