Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường hiện nay, việc quản lý hàng tồn kho đóng vai trò then chốt trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hàng tồn kho là tài sản lưu động quan trọng, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sử dụng vốn và khả năng cạnh tranh trên thị trường. Tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Nguyên Hồng Việt Nam, với hơn 90 chủng loại hàng hóa và sản lượng hàng mua bán hàng năm lên đến hàng tỷ đồng, công tác kế toán hàng tồn kho càng trở nên cấp thiết nhằm đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính và hiệu quả quản lý nội bộ.

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là phân tích thực trạng kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Nguyên Hồng Việt Nam trong giai đoạn 2018-2021, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và phản ánh chính xác giá trị hàng tồn kho trên báo cáo tài chính. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào kế toán hàng tồn kho theo cả hai góc độ kế toán tài chính và kế toán quản trị, khảo sát tại trụ sở công ty tại Hà Nội.

Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt lượng hàng tồn kho, tránh tình trạng ứ đọng vốn, giảm thiểu rủi ro hao hụt, đồng thời cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho các quyết định quản lý và đầu tư. Qua đó, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững của công ty trong ngành thiết bị y tế đầy cạnh tranh hiện nay.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các chuẩn mực kế toán quốc tế IAS 02 và chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS 02 để làm rõ khái niệm, phân loại và nguyên tắc kế toán hàng tồn kho. Hàng tồn kho được định nghĩa là tài sản ngắn hạn được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh, đang trong quá trình sản xuất hoặc sử dụng trong cung cấp dịch vụ. Các loại hàng tồn kho bao gồm hàng hóa mua về, thành phẩm, sản phẩm dở dang, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và chi phí dịch vụ dở dang.

Hai lý thuyết trọng tâm được áp dụng là:

  • Nguyên tắc kế toán hàng tồn kho: bao gồm nguyên tắc giá gốc, thận trọng, nhất quán và phù hợp. Nguyên tắc giá gốc yêu cầu tính đúng, đủ chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan để xác định giá trị hàng tồn kho. Nguyên tắc thận trọng yêu cầu lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi giá trị thuần có thể bán thấp hơn giá gốc.

  • Phương pháp kế toán hàng tồn kho: gồm các phương pháp tính giá xuất kho như giá bình quân, FIFO (nhập trước xuất trước), và các phương pháp kế toán chi tiết như thẻ song song, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư. Các phương pháp này giúp phản ánh chính xác biến động hàng tồn kho và hỗ trợ quản lý hiệu quả.

Ngoài ra, luận văn còn vận dụng lý thuyết kế toán quản trị để xây dựng dự toán hàng tồn kho, thu thập và phân tích thông tin phục vụ ra quyết định quản lý, nhằm tối ưu hóa chi phí và hiệu quả sử dụng vốn.

Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng kết hợp phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu sơ cấp và thứ cấp:

  • Dữ liệu sơ cấp được thu thập qua phỏng vấn trực tiếp với giám đốc và nhân viên phòng kế toán công ty, tập trung vào tổ chức công tác kế toán, hệ thống chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán hàng tồn kho.

  • Dữ liệu thứ cấp gồm các tài liệu kế toán, báo cáo tài chính, chứng từ nhập xuất kho, các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành, cùng các tài liệu nghiên cứu liên quan.

Phân tích dữ liệu sơ cấp được thực hiện bằng cách tổng hợp kết quả phỏng vấn thành bảng theo nội dung, trong khi phân tích dữ liệu thứ cấp dựa trên so sánh, đối chiếu với chuẩn mực kế toán Việt Nam và thực tiễn công ty. Cỡ mẫu nghiên cứu là toàn bộ bộ phận kế toán và quản lý liên quan tại công ty trong giai đoạn 2018-2021.

Timeline nghiên cứu kéo dài từ năm 2018 đến 2021, đảm bảo thu thập đầy đủ số liệu thực tế để đánh giá chính xác thực trạng và đề xuất giải pháp phù hợp.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Thực trạng kế toán hàng tồn kho tại công ty còn nhiều hạn chế: Qua khảo sát, công ty áp dụng phương pháp kế toán kê khai thường xuyên và phương pháp tính giá bình quân gia quyền cho hàng tồn kho. Tuy nhiên, việc ghi chép chi tiết còn chưa đồng bộ giữa kho và phòng kế toán, dẫn đến sai lệch số liệu tồn kho thực tế và số liệu kế toán. Ví dụ, tỷ lệ chênh lệch tồn kho kiểm kê thực tế so với sổ sách kế toán dao động khoảng 5-7% trong các năm 2019-2020.

  2. Hệ số vòng quay hàng tồn kho thấp: Tính toán cho thấy hệ số vòng quay hàng tồn kho bình quân giai đoạn 2018-2020 là khoảng 3,5 lần/năm, thấp hơn mức trung bình ngành thiết bị y tế. Điều này phản ánh hàng tồn kho bị ứ đọng, gây tốn kém chi phí lưu kho và ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn.

  3. Chưa xây dựng dự toán hàng tồn kho hiệu quả: Công ty chưa có hệ thống dự toán hàng tồn kho chi tiết và cập nhật thường xuyên, dẫn đến tồn kho cuối kỳ không ổn định, có lúc vượt định mức an toàn gây ứ đọng vốn, có lúc lại thiếu hụt ảnh hưởng đến quá trình cung ứng sản phẩm.

  4. Báo cáo quản trị hàng tồn kho chưa đầy đủ và kịp thời: Các báo cáo nhập – xuất – tồn kho được lập nhưng chưa phản ánh đầy đủ tình hình biến động hàng tồn kho theo từng mặt hàng, nhóm hàng, gây khó khăn cho việc ra quyết định quản lý và điều chỉnh kịp thời.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên là do công tác phối hợp giữa các bộ phận chưa chặt chẽ, hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán chưa được chuẩn hóa và áp dụng công nghệ thông tin chưa hiệu quả. So với các nghiên cứu trong ngành, kết quả này tương đồng với thực trạng chung của nhiều doanh nghiệp thương mại thiết bị y tế tại Việt Nam, nơi mà sự đa dạng chủng loại hàng hóa và biến động thị trường cao gây khó khăn cho quản lý hàng tồn kho.

Việc hệ số vòng quay hàng tồn kho thấp cho thấy công ty cần cải thiện quy trình thu mua và dự báo nhu cầu, đồng thời tăng cường kiểm soát tồn kho để giảm chi phí lưu kho và tăng hiệu quả sử dụng vốn. Báo cáo quản trị cần được thiết kế chi tiết, linh hoạt hơn để cung cấp thông tin kịp thời cho các cấp quản lý.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ vòng quay hàng tồn kho theo năm, bảng so sánh tồn kho thực tế và kế toán, cũng như biểu đồ tồn kho cuối kỳ so với định mức an toàn để minh họa rõ ràng các vấn đề và xu hướng.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán hàng tồn kho: Xây dựng quy trình chuẩn hóa chứng từ nhập xuất kho, đồng bộ giữa kho và phòng kế toán, áp dụng phần mềm kế toán hiện đại để giảm sai sót và tăng tính chính xác. Thời gian thực hiện: 6 tháng; Chủ thể: Phòng kế toán phối hợp phòng quản lý kho.

  2. Xây dựng và áp dụng hệ thống dự toán hàng tồn kho chi tiết: Thiết lập kế hoạch dự toán hàng tồn kho dựa trên phân tích nhu cầu thị trường và lịch sử tiêu thụ, cập nhật định kỳ để điều chỉnh kịp thời. Mục tiêu giảm tồn kho vượt định mức xuống dưới 10%. Thời gian: 1 năm; Chủ thể: Ban giám đốc phối hợp phòng kinh doanh và kế toán quản trị.

  3. Tăng cường đào tạo và nâng cao năng lực nhân sự kế toán và quản lý kho: Tổ chức các khóa đào tạo về kỹ thuật kế toán hàng tồn kho, sử dụng phần mềm và kỹ năng phân tích báo cáo quản trị. Thời gian: 3 tháng; Chủ thể: Phòng nhân sự phối hợp phòng kế toán.

  4. Cải tiến hệ thống báo cáo quản trị hàng tồn kho: Thiết kế báo cáo nhập – xuất – tồn chi tiết theo từng mặt hàng, nhóm hàng, cập nhật hàng tuần để hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng và chính xác. Thời gian: 6 tháng; Chủ thể: Phòng kế toán quản trị phối hợp phòng quản lý kho.

  5. Tăng cường kiểm kê và giám sát hàng tồn kho định kỳ: Thực hiện kiểm kê hàng tồn kho định kỳ 3 tháng/lần, xử lý kịp thời các sai lệch, giảm tỷ lệ chênh lệch tồn kho xuống dưới 3%. Thời gian: liên tục; Chủ thể: Phòng kế toán phối hợp phòng quản lý kho.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp thương mại thiết bị y tế: Giúp hiểu rõ vai trò và tầm quan trọng của kế toán hàng tồn kho trong quản lý tài sản và ra quyết định chiến lược, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh.

  2. Phòng kế toán và tài chính doanh nghiệp: Cung cấp kiến thức chuyên sâu về nguyên tắc, phương pháp kế toán hàng tồn kho, giúp cải thiện quy trình ghi chép, báo cáo và kiểm soát nội bộ.

  3. Phòng quản lý kho và logistics: Hỗ trợ xây dựng hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả, phối hợp chặt chẽ với kế toán để đảm bảo tính chính xác và kịp thời của thông tin tồn kho.

  4. Sinh viên và nghiên cứu sinh chuyên ngành kế toán, quản trị kinh doanh: Là tài liệu tham khảo thực tiễn quý giá về ứng dụng lý thuyết kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại thiết bị y tế, đồng thời cung cấp phương pháp nghiên cứu khoa học bài bản.

Câu hỏi thường gặp

  1. Kế toán hàng tồn kho có vai trò gì trong doanh nghiệp?
    Kế toán hàng tồn kho giúp phản ánh chính xác giá trị tài sản lưu động, hỗ trợ quản lý tồn kho hiệu quả, tránh ứ đọng vốn và cung cấp thông tin kịp thời cho các quyết định sản xuất kinh doanh. Ví dụ, việc tính đúng giá vốn hàng bán ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận doanh nghiệp.

  2. Phương pháp tính giá hàng tồn kho nào phù hợp với doanh nghiệp thương mại thiết bị y tế?
    Phương pháp giá bình quân gia quyền được áp dụng phổ biến vì tính đơn giản và phù hợp với đặc điểm đa dạng chủng loại hàng hóa. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể cân nhắc phương pháp FIFO nếu muốn phản ánh sát giá thị trường hơn.

  3. Làm thế nào để giảm thiểu sai lệch giữa số liệu tồn kho thực tế và kế toán?
    Tăng cường kiểm kê định kỳ, chuẩn hóa quy trình nhập xuất, áp dụng phần mềm quản lý kho và kế toán đồng bộ, đào tạo nhân viên là các biện pháp hiệu quả để giảm sai lệch tồn kho.

  4. Tại sao cần xây dựng dự toán hàng tồn kho?
    Dự toán hàng tồn kho giúp doanh nghiệp dự báo nhu cầu, lập kế hoạch mua hàng hợp lý, tránh tồn kho quá mức gây ứ đọng vốn hoặc thiếu hụt ảnh hưởng đến sản xuất kinh doanh.

  5. Báo cáo quản trị hàng tồn kho cần những nội dung gì?
    Báo cáo cần phản ánh chi tiết tình hình nhập – xuất – tồn theo từng mặt hàng, nhóm hàng, so sánh với kế hoạch và định mức tồn kho, cung cấp thông tin để đánh giá hiệu quả quản lý và ra quyết định kịp thời.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán hàng tồn kho theo chuẩn mực Việt Nam và quốc tế, làm nền tảng cho nghiên cứu thực trạng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Nguyên Hồng Việt Nam.
  • Thực trạng kế toán hàng tồn kho tại công ty còn tồn tại nhiều hạn chế như sai lệch số liệu, hệ số vòng quay thấp, thiếu dự toán và báo cáo quản trị chưa đầy đủ.
  • Nguyên nhân chủ yếu do quy trình kế toán chưa đồng bộ, thiếu công nghệ hỗ trợ và năng lực nhân sự chưa đáp ứng yêu cầu.
  • Đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống chứng từ, xây dựng dự toán, đào tạo nhân sự, cải tiến báo cáo và tăng cường kiểm kê nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho.
  • Các bước tiếp theo là triển khai các giải pháp đề xuất trong vòng 6-12 tháng, đồng thời theo dõi, đánh giá hiệu quả để điều chỉnh kịp thời, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty.

Hành động ngay hôm nay để tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho và nâng cao hiệu quả kinh doanh tại doanh nghiệp của bạn!