mở đầu quy trình SXKD của doanh nghiệp, Trên thực tế khâu bán hàng khó hơn mua hàng như 3 SVTH: Lê Thị Ánh Hồng Khoa Quản Trị Kinh Doanh GVHD: Lê Đình Thái ng hành vi hay bị mắc sai lầm nhất lại là hành vi mua hàng và nghiệp vụ mua hàng có vị trí rất quan trọng đối với các doanh nghiệp và các nhà quản trị kinh doanh. + Mua hàng có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ở chỗ Các yếu tố đầu vào chính là hàng hoá, NVL của doanh nghiệp. Mua hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp có hàng hoá SXSP từ đó bán ra thị trư ờng. Với chức năng mua nguyên vật liệu sản xuất ra hàng hóa sau đó bán ra thị trường tiêu thụ doanh nghiệp luôn muốn phấn đấu để mua được nguyên vật liệu với chi phí thấp nhất, thoả mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng, đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của khách hàng để thu hút khách hàng về phía mình.
Mục đích của doanh nghiệp là phải làm sao để khách hàng cảm thấy hài lòng về sản phẩm của mình để thu hút khách hàng. Tạo điều kiện giữ chữ tín nâng cao hiệu quả kinh doanh là một trong những khâu quan trọng nhằm thúc đẩy quá trình sản xuất, lưu thông hàng hoá, tạo ra lợi nhuận trong kinh doanh, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên.2 Các phương pháp và quy tắc mua hàng trong doanh nghiệp SXKD.1 Các phương pháp mua hàng trong doanh nghiệp SXKD. a) Căn cứ vào quy mô mua hàng Mua hàng theo nhu cầu: Là hình thức mua hàng trong của doanh nghiệp, khi doanh nghiệp cần mua hàng với số lượng bao nhiêu thì sẽ tiến hành mua bấy nhiêu tức là mỗi lần mua hàng chỉ mua vừa đủ nhu cầu sản xuất bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Để có đuợc quyết định lượng hàng sẽ mua doanh nghiệp phải căn cứ vào diễn biến thị trường, số lượng hàng mà khách hàng đặt, tốc độ tiêu thụ sản phẩm và xem xét lượng hàng thực tế của doanh nghiệp.
Lượng hàng dự kiến + tồn đầu kỳ + tồn cuối kỳ Lượng hàng thích hợp một lần mua 4 SVTH: Lê Thị Ánh Hồng Khoa Quản Trị Kinh Doanh GVHD: Lê Đình Thái = số vòng chu chuyển hàng hoá dự kiến Phương pháp này có ưu điểm sau: ` + Cơ sở để xác định nhu cầu mua hàng đơn giản. Nhu cầu mua hàng được xác định xuất phát từ kế hoạch bán ra của doanh nghiệp, lượng hàng hoá dự trữ thực tế đầu kỳ và kế hoạch dự trữ cho kỳ Sản xuất bán tiếp theo. + Lựơng tiền bỏ ra cho từng lần mua nguyên vật liệu sản xuất là rất lớn nên giúp cho doanh nghiệp cần thu hồi vốn nhanh và do mua bao nhiêu sản xuất bán hết bấy nhiêu nên lựơng hàng hoá dự trữ ít. Do vậy sẽ tránh đ ược tình trạng ứ đọng vốn, tiết kiệm đựơc chi phí bảo quản, giữ gìn hàng hoá và các chi phí khác.
Điều đó làm tăng nhanh tốc độ chu chuyển của vốn + Quá trình mua hàng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi giúp cho doanh nghiệp tránh đựơc những rủi ro do biến động về giá hay do nhu cầu về hàng hoá thay đổi, giảm thiểu những thiệt hại do thiên tai (hoả hoạn, lũ lụt.) hay chiến tranh gây ra. Bên cạnh đó mua hàng theo nhu cầu còn có nhựơc điểm cần lưu ý: + Chi phí mua hàng thừơng cao, Doanh nghiệp bị mất cơ hội kinh doanh trên thị trường khi trên thị trường có cơn sốt về hàng hoá mà doanh nghiệp đang kinh doanh, lúc đó mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ không đạt đựơc, doanh nghiệp sẽ không thể thu được lợi nhuận “siêu ngạch”. Mua hàng theo lô lớn: Mua hàng theo lô lớn là lựơng hàng mua một lần nhiều hơn nhu cầu SX bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Trên cơ sở dự đoán nhu cầu trong một khoản thời gian nhất định nào đó.
Dựa vào một số luận cứ ta có thể xác định được số lượng hàng tối ưu cần nhập bởi vậy ta biết rằng: Tổng chi phí cho việc nhâp hàng sẽ nhỏ nhất khi chi phí l ưu trữ hàng hoá = chi phí mua hàng. Nếu ta gọi: CTổng chi phí C1 Chi phí một lần mua hàng 5 SVTH: Lê Thị Ánh Hồng Khoa Quản Trị Kinh Doanh GVHD: Lê Đình Thái C 2 Chi phí bảo quản đơn vị hàng hoá trong một đơn vị thời gian C Số lượng đơn vị hàng hoá cần thiết trong một đơn vị thời gian Q Số lượng hàng hoá thu mua một lần Giả thiết Q không đổi và số lượng hàng hoá dự trữ trong kho bằng Q/2 thì ta có: 2*C1 * D C2 Q= C= C 2 * (Q/2) + C1 *Q/D) Công thức này cho ta thấy lượng hàng nhập tối ưu với tổng chi phí thu mua, bảo quản là thấp nhất. Từ đó có thể thấy mua theo lô có những ưu điểm sau: + Chi phí mua hàng có thể giảm được và doanh nghiệp có thể nhận được những ưu đãi của các nhà cung cấp. + Chủ động chọn nhà cung cấp uy tín nên ít gặp rủi ro khi nhập hàng + Có thể chớp được thời cơ nếu có những “cơn sốt” thị trư ờng, do đó có thể thu được lợi nhuận“siêu ngạch”.
Song nó cũng không tránh được những nhược điểm phát sinh nhất định đó là: + Phải sử dụng một lượng vốn hàng hoá lớn điều này gây ra những khó khăn tài chính cho doanh nghiệp, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp + Chi phí bảo quản, bảo hiểm hàng hoá lớn. + Rủi ro (thiên tai, mất cắp, lạc mốt, hạ giá) cao. b) Căn cứ vào hình thức mua Tập trung thu mua: Những doanh nghiệp có quy mô lớn thường có những bộ phận chuyên trách thu mua theo nhóm hàng, mặt hàng. Phương pháp thu mua này có ưu điểm là tiết kiệm được chi phí nhưng nó có nhược điểm là mua sản xuất tách rời nhau Phân tán thu mua: Trong điều kiện doanh nghiệp khoán cho từng bộ phận mua những món hàng cấn thiết, họ phải tự lo nguồn hàng cho sản xuất.
Ưu điểm của 6 SVTH: Lê Thị Ánh Hồng Khoa Quản Trị Kinh Doanh GVHD: Lê Đình Thái phương pháp này là nắm chắc được nhu cầu, thị trường mua đúng sản phẩm đúng nhu cầu. Nhược điểm là số lượng mua bán ít, giá cả cao, chi phí ký kết tăng. c) Căn cứ vào thời hạn tín dụng Mua đến đâu thanh toán đến đó theo phương thức này thì khi nhận được hàng hoá do bên bán giao thì doanh nghiệp phải làm thủ tục cho bên bán Mua giao hàng trước: khi bên bán giao hàng cho doanh nghiệp, doanh nghiệp đã nhận được hàng hoá sau một thời gian doanh nghiệp mới phải thanh toán lô hàng đó. Mua đặt tiền trước nhận hàng sau: sau khi ký hợp đồng mua bán hàng hoá với nhà cung cấp doanh nghiệp phải trả một khoản tiền đến hạn giao hàng bên bán sẽ tiến hành giao hàng cho bên mua.
d) Căn cứ theo nguồn hàng: Mua trong nước: hình thức mua mà mọi hoạt động mua của doanh nghiệp được tiến hành trong phạm vi một quốc gia. Mua từ nước ngoài (nhập khẩu): Đây là hình thức doanh nghiệp mua hàng từ nước ngoài có hai hình thức nhập khẩu: + Nhập khẩu uỷ thác là hình thức nhập khẩu trong đó công ty đóng vai trò làm trung gian để tiến hành các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá, thiết bị máy móc nước ngoài vào Việt Nam theo yêu cầu của khách hàng trong nước. + Nhập khẩu trực tiếp là hình thức nhập khẩu trong đó công ty thực hiện từ khâu đầu đến khâu cuối phương thức mua theo hợp đồng, phương thức mua trực tiếp hay gián tiếp, phương thức mua theo hợp đồng hay mua theo đơn hàng, mua buôn hay mua lẻ.Mỗi phương pháp trên đều có những ưu và nhược điểm riêng nên các doanh nghiệp tuỳ vào thực trạng của mình trong từng thời điểm, từng giai đoạn nhất định để quyết định xem mình nên theo phương thức nào là thuận tiện nhất và tốt nhất. 2 Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả.
7 SVTH: Lê Thị Ánh Hồng Khoa Quản Trị Kinh Doanh GVHD: Lê Đình Thái + Quy tắc mua hàng của nhiều nhà cung cấp: doanh nghiệp nên lựa chọn cho mình một số lượng nhà cung cấp nhất định.Điều đó sẽ giúp cho doanh nghiệp phân tán được rủi ro bởi hoạt động mua hàng có thể gặp nhiều rủi ro từ phía nhà cung cấp. Với ý nghĩ phân tán rủi ro, nhiều người gọi nguyên tắc này là nguyên tắc “không bỏ tiền vào một túi” tạo sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp. doanh nghiệp chỉ đư ợc mua từ một hay một số rất ít nhà cung cấp thì những nhà cung cấp này có thể ép giá và áp đặt các điều kiện mua bán hàng cho doanh nghiệp. + Quy tắc luôn giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp: mua hàng là giải một số bài toán với vô số ràng buộc khác nhau.
Trong khi đó các nhà cung cấp luôn luôn đưa ra những thông tin phong phú và hấp dẫn về giá cả, chất lượng, điều kiện vận chuyển và thanh toán, các dịch vụ sau bán hàng. + Quy tắc đảm bảo “sự hợp lý ” trong tương quan quyền lợi giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp: nếu doanh nghiệp khi mua hàng chấp nhận những điều kiện bất lợi cho mình thì ảnh hưởng xấu đến hiệu quả mua hàng và có nguy cơ bị giảm đáng kể về lợi nhuận kinh doanh. Ngược lại nếu doanh nghiệp cố tình “ép ” nhà cung cấp để đạt được lợi ích của mình mà không quan tâm đến lợi ích của nhà cung cấp thì dễ gặp trục trặc trong việc thoả thuận và thực hiện hợp hợp đồng .2 VAI TRÒ VÀ NỘI DUNG CỦA QUẢN TRỊ MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP SXKD 1.1 Mục tiêu và vai trò của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp SXKD. + Mục tiêu của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp SXKD: Đảm bảo an toàn cho bán ra thể hiện trư ớc hết là hàng mua phải đủ về số lượng và cơ cấu tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hoá hay gián đoạn kinh doanh làm ảnh hưởng đến lưu thông hàng hoá.
Mặt khác hàng mua phải phù hợp với nhu cầu của khách hàng vì khách hàng là người tiêu dùng sản phẩm do công ty bán ra. 8 SVTH: Lê Thị Ánh Hồng Khoa Quản Trị Kinh Doanh GVHD: Lê Đình Thái Đảm bảo chất lượng hàng mua vào thể hiện ở chỗ hàng có chất lượng mà khách hàng có thể chấp nhận được.