CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Những khái niệm liên quan đến quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp 1.1 Khái niệm hàng tồn kho Từ khi có sản xuất và lưu thông hàng hóa, hàng tồn kho xuất hiện như là một hiện tượng tất yếu, khách quan.Mark thì “Tồn kho hay dự trữ hàng tồn kho là một sự cố định và độc lập hóa hình thái của sản phẩm”. Như vậy, sản phẩm đang trong quá trình mua, bán và cần thiết cho quá trình mua bán là nằm trong hình thái tồn kho. Theo chuẩn mực Kế toán 02 ban hành kèm theo Quyết định số 149/2001/QĐ- BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính , thì hàng tồn kho là tài sản: ₋ Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường ₋ Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang ₋ Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất- kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Tóm lại, tồn kho là tất cả những nguồn lực dự trữ trong ngắn hạn nhằm đáp ứng nhu cầu hiện tại hoặc tương lai của doanh nghiệp 1.2 Khái niệm quản trị hàng tồn kho Mục đích của quản trị hàng tồn kho là: ₋ Đảm bảo cho hàng hóa có đủ số lượng và cơ cấu, không làm cho quá trình bán ra bị gián đoạn, góp phần nâng cao chất lượng kinh doanh và tránh bị ứ đọng hàng hóa.
₋ Đảm bảo giữ gìn hàng hóa về mặt giá trị và giá trị sử dụng, góp phần làm giảm hư hỏng, mất mát hàng hóa gây tổn thất về tài sản cho doanh nghiệp. ₋ Đảm bảo cho lượng vốn doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái vật chất ở mức độ tối ưu nhằm tăng hiệu quả vốn hàng hóa và góp phần làm giảm chi phí bảo quản hàng hóa Do vậy, quản trị hàng tồn kho là một tập hợp các thủ tục xác định bao nhiêu hàng tồn kho sẽ được bổ sung , mỗi lần có số lượng ra sao, thời diểm nào,các máy móc thiết bị, nhân sự thực hiện các thủ tục một cách có hiệu quả và là một trong những nội dung quan trọng của quản trị tài chính doanh nghiệp 4 1.2 Nội dung lý thuyết liên quan đến quản trị hàng tồn kho 1.1 Đặc điểm và phân loại hàng tồn kho 1.1 Đặc điểm hàng tồn kho Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản lưu động, cho nên hàng tồn kho sẽ mang đầy đủ đặc điểm của tài sản lưu động, đó là: Tham gia vào một chu trình kinh doanh Thay đổi hình thái ban đầu để tạo nên thực thể sản phẩm Giá trị luân chuyển trong một lần vào giá trị thành phẩm Mặt khác, từ khái niệm hàng tồn kho đã được nêu ra ở trên , ta có thể thấy đặc điểm của hàng tồn kho chính là những đặc điểm riêng của nguyên vật liệu , công cụ, dụng cụ , thành phẩm, sản phẩm dở dang, hàng hóa. Với mỗi loại chủng loại có những đặc điểm riêng sau: Thứ nhất, nguyên vật liệu là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hóa như: sắt, thép trong doanh nghiệp xây dựng, gỗ trong doanh nghiệp chế biến gỗ, vải trong doanh nghiệp may mặc…khác với tư liệu sản xuất ,NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động , chúng bị tiêu hủy toàn bộ hoặc thay đổi hình thái ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Thứ hai, công cụ , dụng cụ là những tư liệu lao dộng không đủ tiêu chuẩn quy định để xếp vào tài sản cố định.
Công cụ, dụng cụ thường tham gia vào nhiều chu trình sản xuất, kinh doanh. Trong quá trình sử dụng, chúng giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. Về mặt giá trị của công cụ, dụng cụ vào chi phí sản xuất kinh doanh , kế toán phải sử dụng phương pháp phân bổ thích hợp sao cho vừa công tác kế toán vừa đảm bảo được tính chính xác của thông tin kế toán ở mức có thể tin cậy được. Thứ ba, thành phẩm là sản phẩm đã được chế tạo xong ở giai đoạn chế biến cuối cùng của quy trình công nghệ, được kiểm định đủ tiêu chuẩn kỹ thuật quy định và nhập kho.
Sản phẩm của các doanh nghiệp sản xuất ra chủ yếu là thành phẩm , ngoài ra có thể có bán thành phẩm. Những sản phẩm hàng hóa xuất kho để tiêu thụ, đã thanh toán hay chấp nhận thanh toán gọi là sản lượng hàng hóa thực hiện. Thứ tư, sản phẩm dở dang là những sản phẩm đến cuối kỳ kinh doanh vẫn chưa hoàn thành nhập kho, chúng vẫn còn tồn tại ở các phân xưởng sản xuất. Có những sản 5 phẩm đã hoàn thành nhưng chưa nhập kho mà doanh nghiệp xuất bán trực tiếp hoặc gửi bán thì được ghi giảm giá trị sản phẩm dở dang.
Thứ năm, hàng hóa tại các doanh nghiệp thương mại được phân theo từng ngành hàng , gồm:hàng vật tư, thiết bị, hàng công nghệ phẩm tiêu dùng, hàng lương thực, thực phẩm chế biến. Chúng là những mặt hàng mà doanh nghiệp đi mua về từ các công ty, cơ sở sản xuất, sau đó bán cho người tiêu dùng.2 Phân loại hàng tồn kho Hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại đa dạng về chủng loại, khác nhau về đặc điểm tính chất thương phẩm điều kiện bảo quản nguồn hình thành có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Để quản lý tốt hàng tồn kho , tính đúng và tính đủ giá gốc hàng tồn kho phân loại và sắp xếp hàng tồn kho theo những tiêu thức nhất định Thứ nhất, phân loại hàng tồn kho theo nguồn hình thành. Theo tiêu thức này hàng tồn kho được chia thành: ₋ Hàng tồn kho được mua vào : bao gồm: ₋ Hàng mua từ bên ngoài: Là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp ₋ Hàng mua nội bộ: Là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp thuộc hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp như mau hàng giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng công ty, tổng công ty,… ₋ Hàng tồn kho tự gia công: Là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp sản xuất, gia công tạo thành.
₋ Hàng tồn kho được nhập từ các nguồn khác: Như hàng tồn kho được nhập từ liên doanh , liên kết, hàng tồn kho được biếu tặng Cách phân loại này giúp cho việc xác định các yếu tố cấu thành trong giá gốc hàng tồn kho, nhằm tính đúng, tính đủ giá gốc hàng tồn kho theo nuồn hình thành. Qua đó giúp doanh nghiệp đánh giá được mức độ ổn định của nguồn hàng trong quá trình xây dựng kế hoạch , dự toán về hàng tồn kho. Thứ hai, phân loại theo yêu cầu sử dụng. Theo tiêu thức này hàng tồn kho được chia thành: 6 ₋ Hàng tồn kho sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh: phản ánh giá trị hàng tồn kho được dự trữ hợp lý đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường.
₋ Hàng tồn kho chưa cần sử dụng : phản ánh giá trị hàng tồn kho được dự trữ cao hơn mức dự trữ hợp lý ₋ Hàng tồn kho không cần sử dụng: phản ánh giá trị hàng tồn kho kém hoặc mất phẩm chất không được doanh nghiệp sử dụng cho mục đích sản xuất Cách phân loại này giúp đánh giá mức độ hợp lý của hàng tồn kho, xác định đối tượng cần lập dự phòng và mức độ phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập Thứ ba, phân loại hàng tồn kho theo mục đích sử dụng và công dụng của hàng tồn kho. Theo phân thức phân loại này hàng tồn kho được chia thành: ₋ Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất: Là toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ để phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất như nguyên vật liệu, bán thành phẩm, công cụ dụng cụ, gồm cả giá trị sản phẩm dở dang. ₋ Hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ: phản ánh toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ phục vụ cho mục đích bán ra của doanh nghiệp như hàng hóa , thành phẩm,… Cách phân loại này giúp cho việc sử dụng hàng tồn kho đúng mục đích , đồng thời tạo điều kiện cho nhà quản trị xây dựng kế hoạch , dự toán thu mua, bảo quản và dự trữ hàng tồn kho, đảm bảo hàng tồn kho cung ứng kịp thời cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Thứ tư, phân loại hàng tồn kho theo địa điểm bảo quản: ₋ Hàng tồn kho trong doanh nghiệp: phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đang được bảo quản taị doanh nghiệp ₋ Hàng tồn kho bên ngoài doanh nghiệp : phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đang được bảo quản tại các đơn vị , tổ chức , cá nhân ngoài doanh nghiệp như hàng gửi bán, hàng đang đi đường. Cách phân loại này giúp cho việc phân định trách nhiệm vật chất liên quan đến hàng tồn kho, làm cơ sở để hạch toán giá trị hàng tồn kho hao hụt, mất mát trong quá trình bảo quản 7 1.2 Các chi phí liên quan đến quản trị hàng tồn kho Chi phí đặt hàng Chi phí đặt hàng bao gồm chi phí quản lý, giao dịch và vận chyển hàng hóa.
Chi phí đặt hàng cho mỗi lần đặt hàng thường rất ổn định, không phụ thuộc vào số lượng hàng được mua. Trong nhiều trường hợp chi phí đặt hàng thường tỷ lệ thuận với số lần đặt hàng trong năm. Khi khối lượng hàng của mỗi lần đặt hàng nhỏ, thì số lần đặt hàng tăng và chi phí đặt hàng cao. Khi khối lượng mỗi lần đặt hàng lớn, số lần đặt hàng giảm và chi phí đặt hàng cũng thấp hơn.
Chi phí đặt hàng = Số lần đặt hàng trong một năm x chi phí một lần đặt hàng Khi đơn hàng được thực hiện phí tồn đặt hàng vẫn còn tồn tại. Những lúc đó chúng được hiểu như phí tồn chuẩn bị thực hiện đơn hàng. Phí tồn chuẩn bị thực hiện đơn hàng là những chi phí cho việc chuẩn bị máy móc hay công nghệ để thực hiện đơn hàng. Do đó doanh nghiệp cần xác định thời điểm và số lượng cho mỗi lần đặt hàng thật chi tiết để cố gắng tìm những biện pháp giảm bớt chi phí chuẩn bị cũng như chi phí tồn đặt hàng.
Trong nhiều tình huống chi phí chuẩn bị có mối quan hệ rất mật thiết đối với thời gian chuẩn bị thực hiện đơn hàng.