Luận văn thạc sĩ: Quản lý đấu thầu mua sắm hàng hóa tại Viettel Telecom

Luận văn thạc sĩ Quản lý kinh tế phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác quản lý đấu thầu mua sắm hàng hóa tại Viettel Telecom.

• Tác giả: Nguyễn Quang Tuấn
• Người hướng dẫn: PGS. TS Bùi Thị Lý
• Trường học: Trường Đại học Ngoại thương
• Chuyên ngành: Quản lý kinh tế
• Đề tài: Quản lý đấu thầu mua sắm hàng hóa tại Tổng Công ty Viễn thông Viettel – Chi nhánh Tập đoàn Công nghiệp – Viễn thông Quân đội
• Loại tài liệu: Đề án tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2025
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Khái niệm và tầm quan trọng của quản lý đấu thầu mua sắm

Quản lý đấu thầu mua sắm hàng hóa là một trong những hoạt động kinh tế quan trọng nhất của các doanh nghiệp hiện đại, đặc biệt là các tập đoàn lớn như Viettel. Đấu thầu mua sắm là quá trình chọn lựa nhà cung cấp thông qua các tiêu chí cạnh tranh, nhằm đảm bảo chất lượng hàng hóa, tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả kinh tế. Tại Viettel Telecom, việc quản lý đấu thầu mua sắm không chỉ là một yêu cầu pháp lý mà còn là chiến lược quan trọng để duy trì sự bền vững và cạnh tranh trên thị trường viễn thông Việt Nam. Với quy mô hoạt động lớn và nhu cầu mua sắm đa dạng, Viettel cần áp dụng các nguyên tắc quản lý hiệu quả để tối ưu hóa các nguồn lực, giảm thiểu rủi ro, và nâng cao giá trị cổ đông.

1.1. Định nghĩa đấu thầu mua sắm trong bối cảnh doanh nghiệp hiện đại

Đấu thầu mua sắm là một phương pháp mua hàng công khai, minh bạch, trong đó bên mời thầu (BMT) công bố nhu cầu mua hàng hóa, và các nhà cung cấp (nhà thầu) cạnh tranh dự thầu. Phương pháp này đảm bảo tính công bằng, minh bạch và tuân thủ pháp luật. Tại Viettel Telecom, quản lý đấu thầu bao gồm các khâu: lập kế hoạch mua sắm, chuẩn bị hồ sơ mời thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu, và ký kết hợp đồng với nhà thầu được chọn.

1.2. Vai trò của quản lý đấu thầu mua sắm tại Viettel

Tại Viettel Telecom – chi nhánh Tập đoàn Công nghiệp Viễn thông Quân đội, quản lý đấu thầu mua sắm đóng vai trò then chốt trong việc: (1) Đảm bảo cung cấp hàng hóa chất lượng cao theo yêu cầu kỹ thuật; (2) Kiểm soát chi phí mua sắm, tối ưu hóa ngân sách; (3) Quản lý rủi ro từ nhà cung cấp; (4) Tuân thủ các quy định pháp luật về mua sắm công. Việc quản lý hiệu quả giúp Viettel tăng năng suất, giảm chi phí hoạt động, và nâng cao chất lượng dịch vụ cho khách hàng.

II. Thực trạng quản lý đấu thầu mua sắm tại Viettel Telecom

Viettel Telecom, với tư cách là một doanh nghiệp viễn thông hàng đầu Việt Nam, đã xây dựng một hệ thống quản lý đấu thầu mua sắm khá hoàn chỉnh. Tuy nhiên, khi phân tích thực trạng hiện tại, có thể nhận thấy một số điểm tích cực và những hạn chế cần khắc phục. Từ năm 2022 đến 2024, Viettel Telecom đã thực hiện các hoạt động mua sắm hàng hóa với giá trị lớn, phục vụ cho các dự án xây dựng hạ tầng viễn thông, mua sắm thiết bị kỹ thuật, và vật tư quản lý vận hành. Quá trình quản lý đã tuân thủ các quy định pháp luật, nhưng vẫn còn nhiều khoảng cách so với các tiêu chuẩn quốc tế về mua sắm công khai, minh bạch.

2.1. Những kết quả tích cực đã đạt được

Viettel Telecom đã đạt được nhiều thành tích trong quản lý đấu thầu mua sắm, bao gồm: (1) Xây dựng bộ máy quản lý chuyên trách với phòng Đầu tư và Quản lý tài sản; (2) Thiết lập khung pháp lý rõ ràng dựa trên các quy định của Nhà nước; (3) Tổ chức các cuộc đấu thầu công khai, tạo cạnh tranh lành mạnh giữa nhà thầu; (4) Giảm chi phí mua sắm thông qua chọn lựa nhà cung cấp tốt.

2.2. Các hạn chế và thách thức hiện tại

Dù đã có những tiến bộ, Viettel Telecom vẫn đối mặt với các hạn chế: (1) Quy trình quản lý đấu thầu chưa đủ nhanh nhạy với thị trường; (2) Năng lực quản lý nhân sự tại các phòng ban chưa được nâng cao đều; (3) Hệ thống công nghệ thông tin hỗ trợ quản lý còn tồn tại khoảng trống; (4) Thiếu cơ chế giám sát, đánh giá hiệu quả hợp đồng sau khi ký kết.

III. Nguyên nhân của các vấn đề trong quản lý đấu thầu mua sắm

Để hiểu rõ các hạn chế trong quản lý đấu thầu mua sắm hàng hóa tại Viettel Telecom, cần phân tích các nguyên nhân sâu xa. Những nguyên nhân này xuất phát từ nhiều khía cạnh: tổ chức bộ máy, khung pháp lý, công nghệ, và nhân lực. Thứ nhất, bộ máy tổ chức của Viettel Telecom vẫn chưa thực sự tập trung vào các hoạt động mua sắm. Quy trình phê duyệt và quyết định vẫn còn chậm, không phù hợp với tốc độ thay đổi của thị trường. Thứ hai, khung pháp lý nội bộ của công ty chưa được cập nhật kịp thời để phù hợp với các quy định mới nhất của Nhà nước và xu hướng quốc tế. Thứ ba, công nghệ thông tin trong quản lý đấu thầu còn lạc hậu, chưa tích hợp đầy đủ trong hệ thống ERP của công ty.

3.1. Nguyên nhân từ phía tổ chức bộ máy

Cơ cấu tổ chức của Viettel Telecom chưa tối ưu cho việc quản lý đấu thầu mua sắm. Phòng Đầu tư và Quản lý tài sản đảm nhận quá nhiều chức năng, nhân sự còn hạn chế. Quy trình phê duyệt phức tạp, nhiều cấp quản lý, dẫn đến tình trạng: (1) Thời gian thực hiện đấu thầu kéo dài; (2) Thiếu tính linh hoạt trong điều chỉnh; (3) Hiệu quả công việc giảm do quá tải.

3.2. Nguyên nhân từ phía khung pháp lý và công nghệ

Khung pháp lý nội bộ của Viettel chưa được hiệp thức hóa một cách rõ ràng. Các tiêu chí đánh giá nhà thầu không sáng tỏ, các quy định chỉ đạo mua sắm còn chung chung. Thêm vào đó, hệ thống công nghệ thông tin hỗ trợ quản lý đấu thầu vẫn còn thủ công, chưa có platform trực tuyến để công bố, nhận hồ sơ dự thầu, gây khó khăn cho nhà thầu và kéo dài thời gian xử lý.

IV. Giải pháp hoàn thiện quản lý đấu thầu mua sắm tại Viettel

Để hoàn thiện quản lý đấu thầu mua sắm hàng hóa tại Viettel Telecom, cần triển khai một loạt giải pháp toàn diện. Các giải pháp này không chỉ nhằm khắc phục những hạn chế hiện tại mà còn giúp Viettel tiến bộ, cạnh tranh tốt hơn trên thị trường. Thứ nhất, cần tối ưu hóa bộ máy tổ chức, tạo ra một phòng ban chuyên trách, có đủ nhân sự giỏi về mua sắm, pháp lý, kỹ thuật. Thứ hai, phải hoàn thiện khung pháp lý nội bộ, xây dựng các quy định chi tiết, rõ ràng về quy trình mua sắm, tiêu chí đánh giá nhà thầu. Thứ ba, cần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ, xây dựng nền tảng kỹ thuật số để quản lý đấu thầu. Thứ tư, phải nâng cao năng lực nhân sự, đào tạo liên tục cho các cán bộ quản lý.

4.1. Giải pháp tổ chức và cơ chế quản lý

Tối ưu hóa tổ chức bộ máy là giải pháp cơ bản. Viettel Telecom nên: (1) Thành lập một ban quản lý mua sắm độc lập với quyền hạn rõ ràng; (2) Tuyển dụng nhân sự chuyên môn cao, có kinh nghiệm mua sắm quốc tế; (3) Xây dựng quy trình phê duyệt gọn nhẹ, rõ ràng; (4) Tạo cơ chế khen thưởng cho các cán bộ hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý đấu thầu. Cần trao quyền quyết định nhanh cho các cấp quản lý để tăng tốc độ xử lý.

4.2. Giải pháp về công nghệ và quy trình mua sắm

Ứng dụng công nghệ thông tin là yếu tố then chốt. Viettel Telecom cần: (1) Xây dựng nền tảng điện tử cho quản lý đấu thầu, cho phép công bố thông tin thầu trực tuyến; (2) Tích hợp hệ thống với ERP hiện tại; (3) Áp dụng các công cụ phân tích dữ liệu để dự báo nhu cầu hàng hóa; (4) Thiết lập các tiêu chí đánh giá nhà thầu thông minh, dựa trên lịch sử cung cấp. Cần chuẩn hóa quy trình mua sắm để giảm sai sót và tăng minh bạch.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐẤU THẦU MUA SẮM 1.1 Tổng quan về đấu thầu mua sắm 1.1 Khái niệm về đấu thầu mua sắm Khái niệm “đấu thầu” lần đầu tiên được định nghĩa tại Luật đấu thầu vào năm 2005 bởi trước đây do đặc thù của nền kinh tế bao cấp của Việt Nam là sản xuất tập trung và nhà nước bao tiêu sản phẩm rồi phân phối tới người tiêu dùng, trong nền kinh tế kế hoạch, phần lớn thương nghiệp tư nhân bị loại bỏ, hàng hóa được phân phối theo tem phiếu do Nhà nước nắm toàn quyền điều hành, hạn chế việc người dân tự do mua bán trên thị trường hoặc vận chuyển hàng hoá từ địa phương này sang địa phương khác. Nhà nước độc quyền phân phối hầu hết các loại hàng hóa, hạn chế trao đổi bằng tiền mặt, vì vậy người mua chưa có hoặc không có nhiều lựa chọn người bán hàng hóa và dịch vụ phù hợp. Cho đến khi Việt Nam bước vào thời kỳ đổi mới, với sự phát triển của kinh tế thị trường thì hoạt động đấu thầu mới ra đời và trong như cầu phát triển mọi mặt của nền kinh tế thì đấu thầu là quá trình tất yếu của sự phát triển. Từ điển Tiếng Việt (Trung tâm Từ điển học biên soạn và xuất bản năm 2017) đấu thầu được hiểu là “Quá trình lựa chọn nhà thầu đáp ứng đủ yêu cầu để ký kết hợp đồng mua hàng hoặc giao làm công trình công trình”.

Luật Đấu thầu số 61/2005/QH11 được Quốc hội phê duyệt và ban hành ngày 29/11/2005 (được biết đến với tên gọi là Luật đấu thầu năm 2005) định nghĩa “Đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu đáp ứng các yêu cầu của bên mời thầu để thực hiện gói thầu thuộc các dự án quy định tại Điều 1 của Luật này trên cơ sở bảo đảm tính cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế” Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13 được Quốc hội phê duyệt và ban hành ngày 26/11/2013 (được biết đến với tên gọi là Luật đấu thầu năm 2013) định nghĩa “Đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu để ký kết và thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp; lựa chọn nhà đầu tư để ký kết và thực hiện hợp đồng dự án đầu tư theo hình thức đối tác công tư, dự án đầu tư có sử dụng đất trên cơ sở bảo đảm cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế” 6 Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 được Quốc hội phê duyệt và ban hành ngày 23/06/2023 (được biết đến với tên gọi là Luật Đấu thầu năm 2023) định nghĩa “Đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu để ký kết, thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp, lựa chọn nhà đầu tư để ký kết, thực hiện hợp đồng dự án đầu tư kinh doanh trên cơ sở bảo đảm cạnh tranh, công bằng, minh bạch, hiệu quả kinh tế và trách nhiệm giải trình” Như vậy, đấu thầu là những hoạt động được triển khai theo một thứ tự cụ thể, diễn ra trong một khoảng thời gian nhất định, đánh giá các yếu tố dựa trên các yêu cầu đã có sẵn để đi đến một kết quả là lựa chọn được một hay nhiều đơn vị để thực hiện. Qua các định nghĩa trên, chúng ta thấy được bản chất của đấu thầu chính là hoạt động mua bán, trong đó Chủ đầu tư (hoặc Bên Mua) thực hiện công tác lựa chọn Nhà thầu (hoặc Bên Bán) tốt nhất, CĐT yêu cầu một hoặc nhiều NT cung cấp những HSDT cho một hàng hóa, dịch vụ, công trình cần mua nào đó và trên cơ sở những tài liệu chứng minh kèm theo HSDT về tư cách hợp lệ, năng lực, kinh nghiệm, khả năng cung cấp, kỹ thuật của hàng hóa, dịch vụ để CĐT lựa chọn được những NT tốt nhất. Chủ thể của hoạt động đấu thầu có thể là cá nhân, khối doanh nghiệp tư nhân hay khối nhà nước. Cho mục đích nghiên cứu của Đề án “Quản lý đấu thầu mua sắm hàng hóa tại Tổng Công ty Viễn thông Viettel – Chi nhánh Tập đoàn Công nghiệp – Viễn thông Quân đội” và do Viettel Telecom là doanh nghiệp 100% vốn nhà nước nên tác giả tập trung đi sâu nghiên cứu công tác lựa chọn NT của khối nhà nước, nơi sử dụng vốn ngân sách nhà nước nhằm mua sắm các loại hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho hoạt động thường xuyên, đầu tư phát triển và thực hiện các chức năng của Nhà nước và thuộc phạm vi áp dụng của Luật Đấu thầu năm 2023.2 Đặc điểm của đấu thầu mua sắm Theo các khái niệm về đấu thầu mua sắm đã nêu ở trên, ta thấy đấu thầu có các đặt điểm nổi bật nhất là: Thứ nhất: Đấu thầu là một hoạt động thương mại, có Bên Mua (CĐT), Bên Bán (NT), có hoạt động trao đổi hàng hóa, dịch vụ giữa hai Bên bằng hợp đồng và có lợi nhuận sinh ra trong giao dịch.

Để thực hiện hợp đồng đòi hỏi có sự di chuyển, phân 7 phối hàng hóa, dịch vụ thành phẩm từ nơi này đến nơi khác, bao gồm các dịch vụ phụ trợ gồm đóng gói, vận tải, giao tiếp, kho bãi, bảo hiểm, ngân hàng, tài chính, dịch vụ của các tổ chức và đại lý. Hợp đồng kết thúc khi NT hoàn thành công việc, bàn giao một sản phẩm hoàn thiện hoặc một dịch vụ cung ứng, khi đó CĐT trả tiền cho NT và NT có lợi nhuận từ hoạt động này. Thứ hai: Đấu thầu là 1 giai đoạn tiền hợp đồng, vì kết quả cuối cùng của đấu thầu là lựa chọn được nhà thầu triển khai thực hiện và để tổ chức thực hiện hai bên xác nhận quyền và nghĩa vụ thực hiện bằng hợp đồng, khi đó hợp đồng quy định rõ các Chủ thể ký hợp đồng, đối tượng hợp đồng, thành phần hợp đồng, trách nhiệm của CĐT, trách nhiệm của NT, loại hợp đồng, đơn giá, giá trị ký hợp đồng và hình thức thanh toán, thời gian giao hàng, các nội dung điều chỉnh hợp đồng, chấm dứt hợp đồng, bất khả kháng, điều kiện sử dụng các tài liệu và thông tin liên quan đến hợp đồng, phạt và bồi thường thiệt hại, giải quyết tranh chấp và hiệu lực hợp đồng. Thứ ba: Đấu thầu là một hoạt đồng pháp lý, thuộc phạm vi áp dụng của Luật đấu thầu ban hành ở thời điểm hoạt động đấu thầu đó diễn ra.

Hình thức pháp lí của quan hệ đấu thầu hàng hóa, dịch vụ là Hồ sơ mời thầu (HSMT) và Hồ sơ dự thầu (HSDT). Trong đó, HSMT do Bên mời thầu (BMT) lập với đầy đủ thông tin hàng hóa dịch vụ cần mua và bộ chỉ tiêu rõ ràng, cụ thể cho đánh giá các yêu cầu về tính hợp lệ, năng lực, kinh nghiệm, yêu cầu kỹ thuật, giải pháp vận hành, bảo hành, bảo dưỡng, bảo trì, phương án triển khai, phương pháp đánh giá tài chính, điều kiện thanh toán … HSMT được xây dựng theo Mẫu do Bộ KH&ĐT ban hành (Ví dụ, ở thời điểm hiện tại việc xây dựng HSMT phải tuân thủ Thông tư số 06/2024/TT-BKHĐT ngày 26/04/2024 của Bộ KH&ĐT hướng dẫn việc cung cấp, đăng tải thông tin về lựa chọn nhà thầu và mầu hồ sơ đấu thầu trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia), HSMT phải được phê duyệt bởi người có thẩm quyền, phát hành công khai, rộng rãi cho tất cả các bên quan tâm. Sau khi NT nghiên cứu HSMT, xét thấy đủ khả năng đáp ứng yêu cầu của HSMT thì thực hiện làm HSDT nộp cho BMT, HSDT thường bao gồm các tài liệu về Giấy phép đăng ký kinh doanh, Đơn dự thầu, Báo cáo tài chính các năm, hợp đồng tương tự đã hoàn thành thực hiện, các tài liệu đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật, hàng mẫu (nếu có), giá chào thầu, thời gian có hiệu lực của HSDT, bảo lãnh dự thầu và các cam kết khác nếu có theo yêu cầu của HSMT. Tất cả các tài liệu kèm theo 8 HSDT (bao gồm cả tài liệu làm rõ) là căn cứ pháp lý để BMT tiến hành đánh giá lựa chọn NT và ký kết hợp đồng, tổ chức triển khai thực hiện.

Thứ tư: Giá của gói thầu, xét trên góc độ giá cả thì đấu thầu phải có mức trần về giá, được gọi là giá gói thầu. Giá gói thầu được lập bởi BMT, giá gói thầu phải là toàn bộ chi phí để NT thực hiện gói thầu, bao gồm phí, lệ phí và thuế, chi phí dự phòng và được tính toán dựa vào đơn giá và định mức tiêu hao nguyên vật liệu theo quy định của nhà nước, hoặc có tính toán theo giá thiết bị hàng hóa, dịch vụ của hợp đồng đã mua gần nhất hoặc có thể xác định dựa vào Báo giá của các nhà cung cấp trên thị trường. Giá gói thầu được công khai tới tất cả các NT, NT để trúng thầu phải có giá dự thầu không vượt giá gói thầu được phê duyệt, thông thường HSDT của NT được đánh giá đáp ứng tính hợp lệ, năng lực kinh nghiệm, kỹ thuật mà có giá dự thầu thấp nhất thường có cơ hội cao là NT trúng thầu. Thứ năm: Đấu thầu để đạt được hiệu quả kinh tế, điều này đúng cho cả BMT và NT.

BMT kỳ vọng sẽ mua được hàng hóa, dịch vụ thấp hơn dự toán hay giá gói thầu được phê duyệt. NT kỳ vọng đạt được được nhiều lợi nhuận từ hoạt động đấu thầu này. Giá đề nghị trúng thầu là một nội dung rất quan trọng trong đấu thầu, NT đáp ứng năng lực, đạt yêu cầu kỹ thuật, hàng hóa hay dịch có chất lượng tốt nhưng giá dự thầu cao hơn giá gói thầu sẽ không có nhiều cơ hội trúng thầu, vì vậy NT luôn phải nghiên cứ kỹ càng các yêu cầu của HSMT, tối ưu lợi nhuận để chào thầu với giá dự thầu là tốt nhất, là cạnh tranh nhất, nâng cao cơ hội trúng thầu. Ngoài ra đấu thầu còn phải bảo đảm cạnh tranh, công bằng, minh bạch và trách nhiệm giải trình, theo đó đấu thầu phải đảm bảo cạnh tranh công bằng cho các NT tham dự, tất cả các NT đều có cơ hội trúng thầu như nhau, việc công khai thông tin trong đấu thầu đảm bảo các NT đều có quyền tiếp cận các thông tin như nhau, biết và hiểu rõ các tiêu chuẩn đánh giá HSDT, giúp tất cả các NT có thông tin như nhau và rõ ràng về cơ hội tham dự thầu.

Trách nhiệm giải trình là yếu tố quan trọng trong trách nhiệm tuân thủ các quy định trong hoạt động đấu thầu mua sắm, đây cũng là điểm mới của Luật Đấu thầu 2023 trên nguyên tắc thượng tôn pháp luật.