Tổng quan nghiên cứu

Trong các doanh nghiệp sản xuất chế tạo, chi phí nguyên vật liệu luôn là yếu tố trọng yếu cấu thành nên giá thành sản phẩm, thông thường chiếm tỷ trọng lớn từ 60% đến 70% tổng chi phí sản xuất. Khi nền kinh tế thị trường ngày càng cạnh tranh khốc liệt, việc kiểm soát chi phí nhằm hạ giá thành để gia tăng biên lợi nhuận trở thành bài toán sống còn đối với mọi đơn vị kinh doanh. Công tác tổ chức hạch toán chính xác, kịp thời và minh bạch các nghiệp vụ nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu không chỉ giúp doanh nghiệp xác định đúng giá trị thành phẩm mà còn ngăn ngừa triệt để các hành vi lãng phí, thất thoát nguồn lực tài chính.

Đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần ViHa Thống Nhất – một đơn vị sản xuất đồ nội thất xuất khẩu với quy mô vốn điều lệ 58 tỷ đồng và 4 phân xưởng sản xuất trực tiếp. Phạm vi nghiên cứu về mặt thời gian được xác định trong giai đoạn năm 2014 đến năm 2015, tập trung vào hai dòng sản phẩm chủ lực là bàn Tarno và ghế Tarno. Mục tiêu cốt lõi của luận văn là hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán vật tư, khảo sát toàn diện thực trạng luân chuyển chứng từ, vận dụng tài khoản và sổ sách kế toán tại doanh nghiệp, từ đó nhận diện các điểm nghẽn thực tế.

Ý nghĩa thực tiễn của công trình thể hiện qua việc đề xuất hệ thống giải pháp đồng bộ, giúp doanh nghiệp rút ngắn chu kỳ đối chiếu chứng từ từ 7 đến 10 ngày xuống thành quy trình kiểm soát liên tục hàng ngày, đồng thời đảm bảo 100% các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi nhận đúng chuẩn mực kế toán Việt Nam, triệt tiêu nguy cơ xuất hiện sai lệch số liệu khi lập báo cáo tài chính định kỳ.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên nền tảng hệ thống pháp lý và các chuẩn mực kế toán hiện hành của Việt Nam, bao gồm:

  • Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 01 (VAS 01 - Chuẩn mực chung): Đóng vai trò kim chỉ nam trong việc thiết lập các nguyên tắc ghi nhận kế toán căn bản như nguyên tắc cơ sở dồn tích, nguyên tắc giá gốc, nguyên tắc nhất quán và nguyên tắc thận trọng. Theo đó, mọi nghiệp vụ liên quan đến vật tư phải được phản ánh tại thời điểm phát sinh thực tế.
  • Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02 - Hàng tồn kho): Cung cấp khung phương pháp luận chuẩn xác về định giá nguyên vật liệu nhập kho theo giá gốc thực tế và xác định giá trị xuất kho thông qua 4 phương pháp kinh điển (bình quân gia quyền, nhập trước - xuất trước, nhập sau - xuất trước, thực tế đích danh), đồng thời quy định chặt chẽ về việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
  • Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ Tài chính: Hướng dẫn chi tiết hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho nguyên vật liệu, cấu trúc chứng từ kế toán bắt buộc và quy trình ghi sổ tổng hợp.

Khung lý thuyết của luận văn làm rõ các khái niệm then chốt: Hàng tồn kho là tài sản dự trữ cho sản xuất hoặc kinh doanh; Nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm (thanh giằng thép, phôi thép, gỗ); Nguyên vật liệu phụ đóng vai trò hỗ trợ hoàn thiện sản phẩm (sơn bột tĩnh điện Akzonobel, hóa chất, keo dán); Giá thực tế và giá hạch toán là hai thước đo giá trị định lượng vật tư phục vụ quản trị chi phí.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng nguồn dữ liệu thứ cấp từ toàn bộ hệ thống chứng từ ban đầu, sổ chi tiết, bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn, sổ Nhật ký chung và sổ Cái Tài khoản 152 của doanh nghiệp trong giai đoạn 2014 - 2015, kết hợp nguồn dữ liệu sơ cấp thu thập qua các cuộc phỏng vấn sâu trực tiếp với Kế toán trưởng và các chuyên viên phòng kế toán.

Cỡ mẫu khảo sát được thực hiện có chủ đích trên 15 danh điểm nguyên vật liệu chủ chốt (chiếm trên 80% tổng giá trị tiêu hao vật tư tại 4 phân xưởng sản xuất: Cơ khí 1, Cơ khí 2, Sơn và Hoàn chỉnh). Phương pháp chọn mẫu có chủ đích được lựa chọn vì tính đại diện cao cho các chủng loại vật tư cơ khí và hóa chất có tần suất biến động giá liên tục.

Phương pháp phân tích dữ liệu bao gồm:

  • Phương pháp so sánh đối chiếu: Được áp dụng để so sánh giữa lý luận chuẩn mực và thực tiễn vận dụng, đối chiếu số liệu giữa chứng từ gốc với các sổ kế toán liên quan, và kiểm tra tính ăn khớp giữa sổ Cái với bảng tổng hợp chi tiết.
  • Phương pháp toán học: Sử dụng để tính toán các chỉ tiêu số học về đơn giá bình quân, giá trị nhập xuất lũy kế và hệ số chênh lệch giá, bảo đảm độ chính xác tuyệt đối cho các bút toán tổng hợp.

Timeline nghiên cứu được triển khai liên tục và hoàn thiện trong khoảng thời gian từ tháng 12 năm 2015 đến tháng 04 năm 2016.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Qua quá trình khảo sát thực tế công tác kế toán tại Công ty Cổ phần ViHa Thống Nhất, nghiên cứu ghi nhận 4 phát hiện căn bản:

  • Thứ nhất, doanh nghiệp tổ chức bộ máy kế toán tập trung và áp dụng phần mềm kế toán Fast Accounting theo hình thức Nhật ký chung, kết hợp phương pháp thẻ song song trong hạch toán chi tiết. Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng áp đảo từ 60% đến 70% giá thành của hai dòng sản phẩm bàn và ghế Tarno, đáp ứng các tiêu chuẩn sản xuất khắt khe như IWAY của IKEA và tiêu chuẩn chất lượng Go - No Go.
  • Thứ hai, trong công tác hạch toán tổng hợp, doanh nghiệp hoàn toàn không sử dụng Tài khoản 151 (Hàng mua đang đi đường). Khi hóa đơn mua hàng đã về nhưng nguyên vật liệu chưa nhập kho vào cuối tháng, kế toán chỉ lưu hồ sơ nội bộ mà không ghi nhận kịp thời giá trị tài sản và thuế giá trị gia tăng đầu vào 10% được khấu trừ trong kỳ.
  • Thứ ba, công ty chưa thực hiện trích lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho cuối niên độ kế toán, mặc dù giá cả thị trường của các mặt hàng phôi thép và hóa chất nhập khẩu có biên độ dao động mạnh theo tháng.
  • Thứ tư, quy trình quản lý vật tư thừa tại các phân xưởng còn lỏng lẻo. Số nguyên vật liệu xuất dùng không hết (ví dụ như thanh giằng thép sau ca sản xuất) không được làm thủ tục nhập lại kho mà lưu giữ trực tiếp tại xưởng để dùng cho kỳ sau, nhưng lại thiếu Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ theo mẫu quy định, dẫn đến sự chậm trễ trong việc phản ánh chính xác chi phí sản xuất dở dang.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân của những tồn tại trên xuất phát từ việc công ty mới chuyển đổi mô hình cổ phần hóa vào tháng 06 năm 2015, quy mô hoạt động mở rộng nhanh chóng với vốn 58 tỷ đồng nhưng hệ thống kho bãi chỉ bố trí 1 kho tập trung cho cả 4 phân xưởng. Tần suất kế toán vật tư trực tiếp xuống kho kiểm tra thẻ kho chỉ diễn ra định kỳ 7 đến 10 ngày một lần, tạo ra độ trễ thông tin đáng kể.

Khi so sánh với các nghiên cứu cùng chuyên ngành, kết quả này có sự tương đồng sâu sắc. Nghiên cứu của tác giả Mai Thị Cẩm tại Công ty TNHH Giao vận và Công nghệ Trường Xuân LD cũng chỉ ra rằng việc buông lỏng phân loại kho và luân chuyển chứng từ chậm trễ làm tăng nguy cơ sai lệch chi phí. Nghiên cứu của tác giả Đào Việt Hà tại Công ty TNHH Hansung Haram Việt Nam đã khẳng định vai trò cốt lõi của việc tổ chức sổ sách chi tiết đối với công tác định giá thành phẩm. Bên cạnh đó, nghiên cứu của tác giả Nguyễn Thị Mai tại Công ty Cổ phần Kplus Toàn Cầu nhấn mạnh sự cấp thiết của việc theo dõi định mức tiêu hao đối với các loại hóa chất công nghiệp, điều mà ViHa Thống Nhất đang gặp khó khăn khi quản lý các phụ liệu như sơn Akzonobel và hóa chất xử lý bề mặt.

Để nâng cao năng lực trực quan hóa cho ban điều hành, toàn bộ dữ liệu biến động giá trị và số lượng nguyên vật liệu cần được trình bày thông qua Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn chi tiết theo từng mã danh điểm, kết hợp với Biểu đồ luồng luân chuyển chứng từ thể hiện rõ mối quan hệ tương tác giữa 4 phân xưởng sản xuất, thủ kho và bộ phận kế toán trung tâm.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại doanh nghiệp, nghiên cứu đề xuất 5 nhóm giải pháp trọng tâm:

  • Tái cơ cấu và phân chia hệ thống kho bãi bảo quản: Ban Giám đốc và Phòng Cung ứng vật tư cần triển khai việc quy hoạch lại kho trung tâm thành các kho vệ tinh chuyên biệt tại từng phân xưởng (kho NVL chính, kho NVL phụ, kho nhiên liệu, kho thành phẩm). Mục tiêu là giảm 30% thời gian vận chuyển nội bộ và hoàn thành trong Quý 3 năm 2016.
  • Đưa Tài khoản 151 vào hạch toán chính quy: Phòng Kế toán cần áp dụng ngay việc sử dụng Tài khoản 151 (Hàng mua đang đi đường) để phản ánh các lô hàng đã nhận hóa đơn nhưng chưa về kho vào ngày cuối tháng. Mục tiêu đạt 100% hóa đơn mua ngoài được ghi nhận đúng kỳ, bảo toàn quyền khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào ngay từ kỳ kế toán tháng 5 năm 2016.
  • Thiết lập quy chế kiểm kê định kỳ và lập Phiếu báo vật tư cuối kỳ: Quản đốc 4 phân xưởng phối hợp cùng Kế toán vật tư tiến hành kiểm kê thực tế định kỳ vào ngày 30 hàng tháng. Đối với vật tư chưa sử dụng hết tại xưởng, bắt buộc lập Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ làm 2 liên gửi phòng kế toán và phòng vật tư, phấn đấu hạ tỷ lệ hao hụt ngoài định mức xuống dưới 0,5% trong năm 2016.
  • Triển khai mở Sổ nhật ký mua hàng và trích lập dự phòng giảm giá: Kế toán trưởng chỉ đạo thiết lập thêm Sổ nhật ký mua hàng trên phần mềm Fast để theo dõi chi tiết theo từng nhóm nhà cung cấp, đồng thời thực hiện đánh giá giá trị thuần có thể thực hiện được để trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo đúng quy định tại VAS 02 vào cuối năm tài chính 2016.
  • Tổ chức tập huấn nâng cao năng lực chuyên môn cho cán bộ kế toán: Doanh nghiệp định kỳ 6 tháng một lần cử cán bộ kế toán tham gia các khóa cập nhật chính sách thuế và chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC do Bộ Tài chính tổ chức, bảo đảm 100% nhân sự nắm vững quy trình xử lý dữ liệu tự động.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Công trình nghiên cứu mang lại giá trị thực tiễn và học thuật cao cho 4 nhóm đối tượng chính:

  • Học viên cao học và sinh viên ngành Kế toán - Kiểm toán: Luận văn là tài liệu tham khảo thực tế điển hình về phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song trên phần mềm kế toán doanh nghiệp, giúp người học củng cố kỹ năng phân tích và đối chiếu số liệu giữa lý thuyết và thực tiễn.
  • Ban Giám đốc và Kế toán trưởng các doanh nghiệp sản xuất cơ khí, đồ gỗ nội thất: Cung cấp mô hình quản trị chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn từ 60% đến 70% giá thành, giúp các nhà quản lý thiết lập quy trình kiểm soát hao hụt và tối ưu hóa dòng vốn lưu động tại đơn vị.
  • Chuyên viên quản lý chuỗi cung ứng và thủ kho: Hướng dẫn chi tiết cách thức tổ chức hệ thống kho bãi theo từng phân xưởng sản xuất, quy chuẩn hóa quy trình lập, duyệt và luân chuyển chứng từ nhập kho, xuất kho theo tiêu chuẩn quản lý chất lượng quốc tế.
  • Giảng viên và nhà nghiên cứu học thuật: Là nguồn tài liệu minh chứng phục vụ công tác giảng dạy các học phần Kế toán tài chính, Kế toán quản trị và Kiểm toán hàng tồn kho trong các trường đại học khối ngành kinh tế.

Câu hỏi thường gặp

Phương pháp thẻ song song trong hạch toán chi tiết nguyên vật liệu mang lại ưu điểm gì cho doanh nghiệp sản xuất? Phương pháp thẻ song song có ưu điểm nổi bật là quy trình đơn giản, dễ ghi chép và dễ dàng kiểm tra đối chiếu. Tại Công ty ViHa Thống Nhất, thủ kho chỉ cần theo dõi chỉ tiêu số lượng trên thẻ kho, trong khi kế toán theo dõi cả số lượng và giá trị trên sổ chi tiết, giúp định kỳ từ 7 đến 10 ngày có thể phát hiện ngay các sai sót phát sinh.

Tại sao doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng Tài khoản 151 khi phát sinh hàng mua chưa về nhập kho? Theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC, khi doanh nghiệp nhận được hóa đơn nhưng hàng chưa về nhập kho cuối tháng, lô hàng đó đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Việc hạch toán qua Tài khoản 151 giúp phản ánh đúng tài sản hiện có, ghi nhận kịp thời nghĩa vụ công nợ và bảo đảm quyền khấu trừ 10% thuế giá trị gia tăng đầu vào trong kỳ.

Tỷ trọng chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm tại ViHa Thống Nhất là bao nhiêu? Tại Công ty Cổ phần ViHa Thống Nhất, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng rất cao, dao động từ 60% đến 70% trong tổng giá trị cấu thành sản phẩm bàn và ghế Tarno. Do đó, việc quản lý chặt chẽ giá mua và định mức tiêu hao của 15 danh điểm vật tư chính là yếu tố quyết định đến biên lợi nhuận của đơn vị.

Quy trình xử lý nguyên vật liệu xuất dùng không hết tại các phân xưởng sản xuất như thế nào là đúng chuẩn mực? Khi kết thúc kỳ sản xuất, lượng vật liệu còn dư tại phân xưởng phải được phân loại rõ ràng. Đối với vật liệu không còn nhu cầu sử dụng, phân xưởng phải lập Phiếu nhập kho để hoàn trả về kho trung tâm; đối với vật liệu tiếp tục dùng cho kỳ sau, bắt buộc phải lập Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ thành 2 bản chuyển cho phòng kế toán và phòng vật tư để trừ vào chi phí kỳ này.

Phần mềm kế toán Fast Accounting hỗ trợ tính giá xuất kho tại doanh nghiệp theo phương pháp nào? Phần mềm kế toán Fast Accounting tại công ty được thiết lập để tự động tính toán giá trị xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn sau mỗi lần nhập. Khi kế toán nhập số lượng xuất kho, hệ thống tự động cập nhật đơn giá bình quân thời điểm đó để tính ra tổng giá trị xuất, bảo đảm tính kịp thời và chính xác cao.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu theo Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 01, số 02 và Thông tư 200/2014/TT-BTC.
  • Đánh giá trung thực thực trạng công tác hạch toán tại Công ty Cổ phần ViHa Thống Nhất với quy mô vốn 58 tỷ đồng và 4 phân xưởng sản xuất bàn ghế Tarno xuất khẩu.
  • Nhận diện chính xác các hạn chế căn bản về việc thiếu vắng Tài khoản 151, chưa trích lập dự phòng giảm giá và chậm trễ trong công tác kiểm kê định kỳ.
  • Đề xuất 5 nhóm giải pháp đồng bộ và có tính khả thi cao nhằm hoàn thiện kho bãi, quy chuẩn hóa chứng từ và nâng cao trình độ nhân sự kế toán.
  • Đóng góp giải pháp quản trị giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ tỷ trọng chi phí vật tư từ 60% đến 70% giá thành sản phẩm.

Kế hoạch triển khai các giải pháp được khuyến nghị thực hiện đồng bộ trong 6 tháng cuối năm 2016 nhằm bảo đảm 100% chứng từ và sổ sách kế toán được chuẩn hóa. Các doanh nghiệp sản xuất chế tạo cần chủ động áp dụng các giải pháp hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu này để tối ưu hóa chi phí sản xuất và nâng cao sức cạnh tranh bền vững trên thị trường.