CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1. Các khái niệm cơ bản và vấn đề lý thuyết về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 1. Khái niệm cơ bản - Khái niệm hàng tồn kho: Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 – Hàng tồn kho là những tài sản: + Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; + Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; + Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Hàng tồn kho trong doanh nghiệp là một bộ phận tài sản ngắn hạn dự trữ cho sản xuất lưu thông hoặc đang trong quá trình sản xuất chế tạo ở doanh nghiệp, bao gồm: + Hàng hóa đang đi đường + Hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi gia công chế biến + Hàng trong kho, trong quầy + Bất động sản tồn kho - Khái niệm nguyên vật liệu: Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02, NVL là một bộ phận của hàng tồn kho, sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ, nó bao gồm cả vật liệu tồn kho, vật liệu gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường.
Ngoài ra còn có một số khái niệm khác về NVL như: + NVL là đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có ích tác động vào nó. NVL là đối tượng lao động nhưng không phải bất cứ một đối tượng lao động nào cũng là NVL mà chỉ trong điều kiện đối tượng lao động mà do lao động làm ra thì mới hình thành NVL. + NVL là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh. Giá trị NVL tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo nên giá trị của sản phẩm dịch vụ tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp.
Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì giá trị NVL chiếm tỷ trọng lớn và chủ yếu trong giá trị sản phẩm. Vấn đề lý thuyết về kế toán nguyên vật liệu 1. Phân loại nguyên vật liệu Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ, có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong điều kiện đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại vật liệu mới có thể tổ chức tốt việc quản lý hạch toán vật liệu.
Trong thực tế quản lý và hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp, đặc trưng thông dụng nhất để phân loại vật liệu và vai trò, tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất và yêu cầu quản lý. Theo đặc trưng này, vật liệu được chia thành các loại như sau: + Nguyên vật liệu chính: Là những nguyên vật liệu mà sau quá trình gia công, chế biến cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm “kể cả bán thành phẩm mua vào”. + Nguyên vật liệu phụ: Là những nguyên vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài của sản phẩm hoặc sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật, phục vụ cho hoạt động công nhân viên chức. + Nhiên liệu: Về thực chất nhiên liệu là một loại nguyên vật liệu phụ nhưng nó được tách ra thành một loại vật liệu riêng biệt vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm tỷ trọng lớn trong nền kinh tế quốc dân, mặt khác nó có yêu cầu quản lý kỹ thuật hoàn toàn khác với vật liệu thông thường.
Nhiên liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường. Nó có thể tồn tại ở thể rắn, lỏng hoặc khí như than, khí đốt … + Phụ tùng thay thế: là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa, bảo dưỡng máy móc, thiết bị phương tiện vận tải … + Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là thiết bị (cần lắp và không cần lắp, vật kết cấu, công cụ …) mà doanh nghiệp mua vào để đầu tư cho xây dựng cơ bản. + Phế liệu: Là các loại nguyên vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay quản lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài. + Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu chưa kể đến ở trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc trưng.
10 Hạch toán theo cách phân loại trên đáp ứng đáp ứng được yêu cầu phản ảnh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu. Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán về số lượng, giá trị từng loại nguyên vật liệu, trên cơ sở cách phân loại này, các doanh nghiệp sẽ chi tiết mỗi loại nguyên vật liệu trên theo từng nhóm, từng thứ nguyên vật liệu căn cứ vào đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp. Ngoài cách phân loại phổ biến trên, các doanh nghiệp có thể phân loại nguyên vật liệu theo nhiều cách khác nữa. Mỗi cách phân loại đều có ý nghĩa riêng và nhằm phục vụ các yêu cầu quản lý khác nhau.
Theo nguồn hình thành, vật liệu bao gồm: + Vật liệu mua ngoài + Vật liệu sản xuất + Vật liệu từ các nguồn khác như: nhận cấp phát, góp vốn liên doanh, biếu, tặng thưởng … Cách phân loại này tạo tiền đề cho việc quản lý và sử dụng riêng các loại nguyên vật liệu từ các nguồn nhập khác nhau, do đó đánh giá được hiệu quả sử dụng vật liệu trong sản xuất. Hơn nữa, còn đảm bảo việc phản ánh nhanh chóng, chính xác số hiện có và tình hình biến động từng loại nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Nhưng cách phân loại này không phản ánh chi tiết được từng loại nguyên vật liệu. Theo quyền sở hữu vật liệu bao gồm: + Vật liệu tự có + Vật liệu nhận gia công hoặc giữ hộ Cách phân loại này là cơ sở để doanh nghiệp theo dõi nắm bắt tình hình hiện có của vật liệu, từ đó lên kế hoạch thu mua, dự trữ vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Theo mục đích và nơi sử dụng nguyên vật liệu, gồm: + Vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất + Vật liệu dùng cho nhu cầu khác như quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp, tiêu thụ sản phẩm … Với cách phân loại này, doanh nghiệp sẽ nắm bắt được tình hình sử dụng vật liệu tại các bộ phận và cho các nhu cầu khác từ đó điều chỉnh, cân đối cho phù hợp với kế hoạch sản xuất, tiêu thụ… 11 1. Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là công việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Về nguyên tắc, nguyên vật liệu phải được đánh giá theo nguyên tắc “giá phí” tức là tính toán đầy đủ dù chi phí thực tế doanh nghiệp bỏ ra để có được nguyên vật liệu đó. Tuy nhiên, tùy điều kiện cụ thể về giá nguyên vật liệu ở doanh nghiệp chế biến động hay ổn định mà có thể lựa chọn một trong hai cách đánh giá nguyên vật liệu sau: Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế Giá thực tế nhập kho Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là toàn bộ chi phí doanh nghiệp phải bỏ ra để có nguyên vật liệu đó.
Tùy từng nguồn nhập mà giá thực tế của nguyên vật liệu được đánh giá khác nhau: - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài Nếu nguyên vật liệu mua vào hoạt động sản xuất kinh doanh đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ = trị giá mua ghi trên hóa đơn (không bao gồm VAT) + các chi phí trực tiếp phát sinh (chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua và các chi phí liên quan trực tiếp khác) – các khoản triết khấu thương mại, giảm giá (do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất) Nếu nguyên vật liệu mua dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Tri giá Trị giá Các loại Chi phí Các thực tế mua ghi thuế trực tiếp khoản NVL nhập = trên hóa + không + phát sinh - triết kho trong Đơn được hoàn trong khấu TM kỳ (có VAT) lại khâu mua giảm giá 12 Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp gia công, chế biến: Trị giá thực tế NVL thuê gia Trị giá thực tế Chi phí Chi phí công, chế biến = NVL xuất gia + gia công + vận chuyển nhập kho trong kỳ công, chế biến chế biến bốc dỡ - Đối với nguyên vật liệu doanh nghiệp thuê ngoài gia công, chế biến: Trị giá thực tế Trị giá thực tế Chi phí NVL thuê gia Chi phí NVL xuất thuê phải trả công, chế biến = + + vận chuyển gia công cho đơn vị nhập trong bốc dỡ chế biến GC, CB kỳ - Đối với vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần thì giá thực tế là giá do hội đồng liên doanh đánh giá. - Đối với nguyên vật liệu nhận cấp, biếu, tặng … thì giá thực tế của nguyên vật liệu nhập khi là giá trị ghi trong biên bản của đơn vị cấp hoặc được xác định trên cơ sở giá trị thường của nguyên vật liệu tương đương. - Đối với nguyên vật liệu nhập kho từ nguồn phế liệu thu hồi. Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho được đánh giá theo giá trị thực tế nếu còn sử dụng hoặc đánh giá theo giá ước tính.
Giá thực tế xuất kho Khi xuất kho nguyên vật liệu để sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, kế toán phải tính toán, xác định chính xác trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho cho các nhu cầu, đối tượng khác nhau nhằm xác định chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc tính giá thực tế xuất kho có thể áp dụng theo một số phương pháp : phương pháp giá đích danh, phương pháp nhập trước – xuất trước, phương pháp nhập sau – xuất trước, phương pháp giá thực tế bình quân (sẽ trình bày trong phần 1. Đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán Các phương pháp định giá nêu trên trong thực tế chỉ thích hợp cho các doanh nghiệp có ứng dụng máy tính trong công tác kế toán.