Tổng quan nghiên cứu

Trong cơ cấu giá thành sản phẩm của các doanh nghiệp sản xuất thực phẩm và bánh kẹo, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng áp đảo từ 60% đến 70% tổng chi phí sản xuất. Do đó, việc hạch toán và quản lý chặt chẽ chu chuyển vật tư là yếu tố quyết định đến hiệu quả kinh doanh và năng lực cạnh tranh trên thị trường. Vấn đề nghiên cứu trọng tâm của công trình khoa học này là phân tích thực trạng tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thực phẩm Green Việt Nam – một doanh nghiệp chuyên sản xuất các dòng bánh cao cấp như Cracker Amis, bánh Phát Lộc với vốn điều lệ 5.000.000.000 VNĐ.

Mục tiêu nghiên cứu cụ thể bao gồm: hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán vật tư theo chế độ hiện hành, đánh giá toàn diện thực trạng luân chuyển chứng từ, phương pháp tính giá, quy trình hạch toán chi tiết và tổng hợp trên phần mềm kế toán tại đơn vị, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu.

Phạm vi nghiên cứu về không gian được thực hiện tại Công ty Cổ phần Thực phẩm Green Việt Nam có trụ sở tại Thanh Xuân và nhà máy sản xuất tại Cụm công nghiệp An Thượng, Huyện Hoài Đức, Thành phố Hà Nội. Phạm vi thời gian tập trung phân tích chuỗi dữ liệu tài chính giai đoạn 2013 - 2015, đi sâu khảo sát hệ thống chứng từ chi tiết phát sinh trong tháng 11/2015.

Nghiên cứu mang lại ý nghĩa thực tiễn sâu sắc: việc hoàn thiện công tác kế toán giúp doanh nghiệp cắt giảm từ 15% đến 20% thời gian xử lý chứng từ nhập xuất, kiểm soát tỷ lệ hao hụt nguyên liệu phụ xuống dưới ngưỡng 2%, nâng cao độ chính xác của giá thành sản phẩm và tạo đòn bẩy thúc đẩy tỷ suất lợi nhuận thuần trên doanh thu từ mức 0,99% năm 2015 tăng lên trên mức mục tiêu 1,5% trong các kỳ kế toán tiếp theo.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên nền tảng Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02) về Hàng tồn kho và hệ thống quy định tài chính tại Thông tư 200/2014/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 22/12/2014. Ba nguyên tắc kế toán cốt lõi chi phối toàn bộ quy trình bao gồm:

  • Nguyên tắc giá gốc: Đòi hỏi giá trị nguyên vật liệu nhập kho phải phản ánh toàn bộ chi phí thực tế doanh nghiệp bỏ ra để đưa vật tư về trạng thái sẵn sàng sử dụng, bao gồm giá mua thuần, các khoản thuế không hoàn lại và chi phí thu mua trực tiếp.
  • Nguyên tắc thận trọng: Yêu cầu trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho qua Tài khoản 2294 vào cuối niên độ khi giá trị thuần có thể thực hiện được của nguyên vật liệu thấp hơn giá gốc ghi sổ.
  • Nguyên tắc nhất quán: Quy định các phương pháp kế toán đánh giá vật tư xuất kho và phân bổ chi phí phải được áp dụng thống nhất trong suốt kỳ kế toán năm.

Các khái niệm then chốt được vận dụng xuyên suốt gồm: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu (theo dõi biến động số lượng và giá trị từng danh điểm vật tư), Kế toán tổng hợp (phản ánh biến động tổng thể trên sổ cái), Phương pháp kê khai thường xuyên (theo dõi liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho trên các tài khoản hàng tồn kho) và Phương pháp tính giá xuất kho bình quân gia quyền.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu áp dụng phương pháp chọn mẫu có chủ đích (purposive sampling) với cỡ mẫu bao gồm 100% hồ sơ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng 11/2015 (hơn 120 bộ chứng từ gồm Hóa đơn giá trị gia tăng, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu đề nghị cấp vật tư) cùng hệ thống Báo cáo tài chính giai đoạn 3 năm liên tiếp từ năm 2013 đến năm 2015. Dòng sản phẩm trọng điểm được lựa chọn khảo sát chuyên sâu là bánh Cracker Amis quy cách 150g và 300g.

Lý do lựa chọn kết hợp phương pháp quan sát trực tiếp quy trình sản xuất (chu kỳ 3-4 tiếng/mẻ bánh), phỏng vấn chuyên sâu 5 cán bộ chủ chốt (Kế toán trưởng, Kế toán kho, Thủ kho, Quản đốc phân xưởng, Trưởng phòng Kinh doanh) và phương pháp thống kê, tổng hợp đối chiếu là nhằm làm rõ độ vênh giữa thực tế vận hành tại kho xưởng với quy trình nhập liệu trên phần mềm Misa SME. Tiến trình nghiên cứu được triển khai đồng bộ từ khâu thu thập dữ liệu thứ cấp tại phòng kế toán đến khâu phân tích định lượng chỉ tiêu tài chính, đảm bảo tính khách quan và độ tin cậy tuyệt đối của số liệu.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, về quy trình tổ chức ghi sổ và ứng dụng công nghệ, công ty đã vận dụng hiệu quả hình thức Nhật ký chung trên phần mềm kế toán Misa SME, giúp bộ máy gồm 5 nhân sự (Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán kho, Kế toán bán hàng, Thủ quỹ) theo dõi kịp thời số liệu của 58 lao động niên chế năm 2015. Phần mềm tự động kết xuất Sổ Cái Tài khoản 152, Sổ Nhật ký chung và Bảng cân đối số phát sinh, bảo đảm 100% chứng từ phát sinh hợp lệ được ghi nhận vào hệ thống.

Thứ hai, về phương pháp tính giá xuất kho, công ty áp dụng phương pháp đơn giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ (cuối kỳ). Phương pháp này bộc lộ nhược điểm lớn là làm phát sinh độ trễ thông tin: toàn bộ công việc tính giá xuất kho bị dồn vào ngày cuối tháng, khiến kế toán không thể cung cấp kịp thời giá vốn nguyên vật liệu thực tế phục vụ tính giá thành tức thời cho từng mẻ sản xuất có chu kỳ ngắn từ 3 đến 4 giờ.

Thứ ba, về kết quả kinh doanh và quản trị vật tư, doanh thu thuần và quy mô tài sản của công ty có sự tăng trưởng vững chắc qua từng năm. Tỷ suất lợi nhuận thuần trên doanh thu năm 2015 đạt 0,99%, tăng 0,1% so với mức 0,89% của năm 2014 và cao hơn mức 0,95% của năm 2013. Tuy nhiên, doanh nghiệp chưa xây dựng bảng đánh giá kế hoạch thu mua định kỳ và chưa thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo Tài khoản 2294 đối với các loại nguyên liệu dễ suy giảm phẩm cấp như tinh dầu dừa, bột mì hay đường tinh luyện.

Thảo luận kết quả

Đặc thù công nghệ sản xuất bánh quy tại đơn vị là quy trình khép kín, liên tục qua 10 công đoạn kỹ thuật: chuẩn bị nguyên liệu, sấy dừa, trộn bột (lượng nước 36 - 38kg/mẻ, nhiệt độ khối bột 41 - 43 độ C), cán xếp lớp, cán mỏng, rắc đường muối, nướng lò 3 khoang, phun dầu hương, làm nguội và đóng gói. Khi kết thúc ca máy, toàn bộ nguyên vật liệu xuất dùng đã chuyển hóa thành thành phẩm, không phát sinh sản phẩm dở dang cuối kỳ.

Sự chậm trễ trong khâu tính giá xuất kho cuối tháng làm suy giảm hiệu lực kiểm soát định mức tiêu hao nguyên liệu. Khi so sánh với các nghiên cứu trong ngành chế biến thực phẩm, việc thiếu công cụ phân tích cung ứng vật tư làm tăng nguy cơ đọng vốn lưu động từ 5% đến 8%.

Để tăng cường năng lực trực quan hóa dữ liệu cho ban giám đốc, các sai lệch giữa lượng bột thực xuất với định mức kỹ thuật (khống chế bột hồi tái chế dưới hoặc bằng 10kg/mẻ) hoàn toàn có thể được hệ thống hóa qua biểu đồ cột so sánh định mức tiêu hao theo từng ca sản xuất, kết hợp cùng bảng tổng hợp phân tích sai lệch giá mua thực tế so với giá kế hoạch. Điều này cung cấp căn cứ xác đáng để điều chỉnh kịp thời kế hoạch cung ứng và bảo toàn nguồn vốn.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm hoàn thiện công tác kế toán và nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, doanh nghiệp cần triển khai đồng bộ 4 nhóm giải pháp chiến lược sau:

  • Chuyển đổi phương pháp tính giá xuất kho: Thực hiện cấu hình lại hệ thống phần mềm Misa SME để chuyển từ phương pháp bình quân cuối kỳ sang phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập (bình quân liên hoàn). Mục tiêu target là loại bỏ 100% độ trễ dữ liệu giá vốn, cung cấp giá thành sản phẩm chính xác ngay sau khi hoàn thành mẻ bánh. Thời gian hoàn thành trong Quý 1. Chủ thể chịu trách nhiệm: Kế toán kho phối hợp Kế toán trưởng.
  • Thiết lập quy trình trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Ban hành quy chế rà soát hạn sử dụng và đánh giá chất lượng nguyên vật liệu vào ngày 31/12 hàng năm, mở sổ theo dõi chi tiết Tài khoản 2294 theo đúng Thông tư 200/2014/TT-BTC. Mục tiêu target là phản ánh đúng 100% giá trị thuần có thể thực hiện được của nguyên liệu tồn kho trên 60 ngày. Thời gian triển khai trong vòng 60 ngày. Chủ thể thực hiện: Kế toán tổng hợp và Ban Giám đốc.
  • Ứng dụng hệ thống biểu mẫu kiểm soát kế hoạch thu mua: Đưa vào sử dụng thường xuyên Phiếu đánh giá kế hoạch thu mua nguyên vật liệu và Bảng phân tích tình hình cung ứng vật tư. Mục tiêu target là kiểm soát sai lệch giữa lượng thu mua thực tế với kế hoạch dưới ngưỡng 3%, hạn chế tình trạng ứ đọng vốn hoặc thiếu hụt nguyên liệu phục vụ mùa vụ cao điểm Tết. Thời gian thực hiện trong 30 ngày. Chủ thể: Phòng Kinh doanh phối hợp Phòng Kế toán.
  • Siết chặt quản lý định mức kỹ thuật và tỷ lệ thu hồi phế liệu: Tăng cường giám sát công đoạn chuẩn bị nguyên liệu, kiểm soát nghiêm ngặt lượng bột hồi tái chế tối đa 10kg/mẻ và kiểm tra độ ẩm sản phẩm duy trì từ 1,8% đến 2,2%. Mục tiêu target là giảm tỷ lệ hao hụt nguyên vật liệu phụ từ 1,5% đến 2,0%. Thời gian áp dụng ngay tại kỳ sản xuất mới. Chủ thể: Quản đốc phân xưởng sản xuất và bộ phận Kiểm tra chất lượng (QC).

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Công trình nghiên cứu mang tính ứng dụng thực tiễn cao, là tài liệu tham khảo giá trị cho 4 nhóm đối tượng cụ thể:

  • Sinh viên và học viên cao học chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp: Luận văn cung cấp khung tham chiếu chuẩn mực về phương pháp nghiên cứu định tính kết hợp định lượng, cách xây dựng hệ thống chứng từ và trình tự hạch toán hàng tồn kho theo Thông tư 200/2014/TT-BTC trong doanh nghiệp sản xuất thực tế.
  • Kế toán trưởng và Giám đốc tài chính tại các doanh nghiệp sản xuất thực phẩm, bánh kẹo vừa và nhỏ: Cung cấp case study thực tế về mô hình tổ chức bộ máy kế toán tinh gọn (mô hình 5 nhân sự cho nhà máy gần 100 lao động), phương pháp chuyển đổi tính giá xuất kho trên phần mềm Misa SME và giải pháp trích lập dự phòng giảm giá vật tư.
  • Kiểm toán viên và chuyên viên tư vấn tài chính: Sử dụng làm tài liệu đối chiếu khi đánh giá rủi ro kiểm toán đối với khoản mục Hàng tồn kho (Mã số 140 và 141 trên Bảng cân đối kế toán), kiểm tra tính tuân thủ trong quy trình lập phiếu xuất nhập kho và kiểm kê định kỳ.
  • Cán bộ quản lý chuỗi cung ứng và Trưởng bộ phận kho vận: Tham khảo quy trình luân chuyển chứng từ kho, các biểu mẫu đánh giá nhà cung cấp và phương pháp kiểm soát định mức nguyên vật liệu trong quy trình sản xuất liên tục.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo nên áp dụng phương pháp Kê khai thường xuyên hay Kiểm kê định kỳ? Doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo nên áp dụng phương pháp Kê khai thường xuyên vì hoạt động nhập xuất diễn ra hàng ngày với lưu lượng lớn. Phương pháp này cho phép theo dõi liên tục số dư Tài khoản 152 tại mọi thời điểm, giúp kiểm soát kịp thời biến động kho của hơn 50 danh điểm vật tư và ngăn ngừa thất thoát hiệu quả.

Hạn chế lớn nhất của phương pháp tính giá bình quân gia quyền cuối kỳ là gì? Hạn chế lớn nhất là toàn bộ việc tính toán dồn vào ngày 30 hoặc 31 hàng tháng, tạo độ trễ thông tin giá vốn nghiêm trọng. Kế toán không thể tính toán chính xác giá thành tức thời cho từng mẻ bánh xuất xưởng trong tháng, gây khó khăn cho ban giám đốc trong việc định giá bán và đàm phán hợp đồng thương mại.

Khi nào doanh nghiệp bắt buộc phải trích lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu? Theo Chuẩn mực VAS 02 và Thông tư 200/2014/TT-BTC, doanh nghiệp phải trích lập dự phòng qua Tài khoản 2294 vào cuối niên độ kế toán khi giá trị thuần có thể thực hiện được của nguyên vật liệu thấp hơn giá gốc ghi sổ, hoặc khi có sự giảm giá nguyên liệu mà giá thành sản xuất sản phẩm cao hơn giá bán ước tính.

Tại sao quy trình sản xuất bánh Cracker Amis không phát sinh chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ? Quy trình sản xuất bánh Cracker Amis là một chu kỳ công nghệ liên tục, khép kín từ khâu nhào trộn đến đóng thùng chỉ kéo dài 3 đến 4 tiếng. Khi kết thúc mỗi ca làm việc, toàn bộ nguyên vật liệu đưa vào dây chuyền đều đã hoàn thành thành phẩm nhập kho, do đó Tài khoản 154 không có số dư dở dang.

Làm thế nào để kiểm soát tỷ lệ hao hụt nguyên vật liệu trong chế biến thực phẩm? Doanh nghiệp cần ban hành định mức kinh tế kỹ thuật chi tiết cho từng mẻ bánh, khống chế lượng bột hồi tái chế tối đa 10kg/mẻ, kiểm tra độ ẩm bột mỳ và nhiệt độ nướng 3 khoang chính xác, đồng thời áp dụng Phiếu đề nghị cấp vật tư gắn liền với lệnh sản xuất cụ thể của từng ca máy.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất, bám sát các quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC và Chuẩn mực kế toán VAS 02.
  • Phân tích chi tiết thực trạng tổ chức hạch toán trên phần mềm Misa SME tại Công ty Cổ phần Thực phẩm Green Việt Nam giai đoạn 2013 - 2015, làm rõ ưu điểm của mô hình kế toán tập trung và chỉ ra độ trễ của phương pháp tính giá bình quân cuối kỳ.
  • Đề xuất 4 nhóm giải pháp mang tính đột phá và khả thi cao: chuyển đổi phương pháp tính giá sang bình quân liên hoàn, thiết lập quy trình trích lập dự phòng Tài khoản 2294, hoàn thiện biểu mẫu kế hoạch thu mua và siết chặt định mức kỹ thuật.
  • Lộ trình triển khai giải pháp được xác định rõ ràng với các mốc thời gian 30 ngày, 60 ngày và Quý 1, hướng tới mục tiêu cắt giảm 15% - 20% thời gian xử lý chứng từ và đưa tỷ suất lợi nhuận thuần vượt mốc 1,5%.
  • Doanh nghiệp cần nhanh chóng phê duyệt kế hoạch nâng cấp quy trình kế toán kho và phân công trách nhiệm cụ thể cho Phòng Kế toán cùng Ban Quản đốc xưởng để tối ưu hóa chi phí sản xuất ngay từ chu kỳ kinh doanh mới.