CHƯƠNG 1 NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1.1 Đặc điểm chung của chi phí hoạt động, những sai sót thường gặp khi kiểm toán chi phí hoạt động và ý nghĩa kiểm toán chi phi hoạt động 1.1 Đặc điểm chung của chi phí hoạt động Trong nền kinh tế, các doanh nghiệp tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh tạo ra các loại sản phẩm và cung cấp dịch vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu của thị trường với mục tiêu lợi nhuận. Để thực hiện mục tiêu đó, doanh nghiệp phải thực hiện được giá trị sản phẩm hàng hóa, dịch vụ thông qua hoạt động bán hàng. Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh, đây là quá trình chuyển hóa vốn từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hóa sang hình thái vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán. Để thực hiện được quá trình bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp sẽ phát sinh các khoản chi phí làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ dưới hình thức các khoản tiền đã chi ra, các khoản khấu trừ vào tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ làm giảm vốn chủ sở hữu.
Chi phí hoạt động là một yếu tố rất quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đó là những chi phí xảy ra trong kỳ hoạt động kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, là những chi phí gián tiếp và không trực tiếp liên quan đến quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm. Chi phí hoạt động tại một khách hàng của VIETCPA nói chung thường bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí bán hàng: là những khoản chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm hàng hóa, lao vụ, dịch vụ trong kỳ, bao gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa, chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển,.
Nội dung của chi phí bán hàng bao gồm các yếu tố sau: Hoàng Thị Minh Thúy Lớp:CQ50/22.05 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính - Chi phí nhân viên bán hàng: là toàn bộ các khoản tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, bảo quản sản phẩm, hàng hóa, vận chuyển đi tiêu thụ và các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ). - Chi phí vật liệu, bao bì: là các khoản chi phí về vật liệu, bao bì để đóng gói, bảo quản sản phẩm, hàng hóa, vật liệu dùng sửa chữa TSCĐ dùng trong quá trình bán hàng, nhiên liệu cho vận chuyển sản phẩm hàng hóa. - Chi phí dụng cụ, đồ dùng: là chi phí về công cụ dụng cụ, đồ dùng đo lường, tính toán làm việc ở khâu bán hàng và cung cấp dịch vụ. - Chi phí khấu hao TSCĐ: Để phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, và cung cấp dịch vụ như nhà kho, cửa hàng, phương tiện vận chuyển, bốc dỡ.
- Chi phí bảo hành sản phẩm: là các khoản chi phí bỏ ra để sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hóa trong thời gian bảo hành. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: là các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ như: Chi phí cho thuê tài sản, thuê kho, thuê bến bãi, thuê dỡ vận chuyển, tiền hoa hồng đại lý. - Chi phí bằng tiền khác: là các khoản chi phí bằng tiền phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ nằm ngoài các chi phí kể trên như: Chi phí tiếp khách, hội nghị khách hàng, chi phí quảng cáo giới thiệu sản phẩm hàng hóa. Chi phí quản lý doanh nghiệp: là những khỏa chi phí liên quan trung đến toàn bộ hoạt động của các doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất kỳ một hoạt động nào gồm các chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý, chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khoản lập dự phòng phải thu khó đòi, chi phí dịch vụ mua ngoài,.
Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các yếu tố chi phí như sau: - Chi phí nhân viên quản lý: gồm tiền lương, phụ cấp phải trả cho ban giám đốc, nhân viên các phòng ban của doanh nghiệp và khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ, trên tiền lương nhân viên quản lý theo tỷ lệ quy định. Hoàng Thị Minh Thúy Lớp:CQ50/22.05 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính - Chi phí vật liệu quản lý: trị giá thực tế các loại vật liệu, nhiên liệu xuất dùng cho hoạt động quản lý của ban giám đốc và các phòng ban nghiệp vụ của doanh nghiệp, cho việc sửa chữa TSCĐ. dùng chung của doanh nghiệp. - Chi phí đồ dùng văn phòng: chi phí về dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý chung của doanh nghiệp.
- Chi phí khấu hao TSCĐ: khấu hao của những TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như văn phòng làm việc, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện truyền dẫn. - Thuế, phí, lệ phí: các khoản thuế như thuế nhà đất thuế môn bài, và các khoản phí, lệ phí giao thông, cầu phà. - Chi phí dự phòng: khoản trích lập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: các khoản chi phí về dịch vụ mua ngoài phục vụ chung toàn doanh nghiệp như: tiền điện, nước, thuê sửa chữa TSCĐ, tiền mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng phát minh sáng chế phân bổ dần ( không đủ tiêu chuẩn TSCĐ), chi phí trả cho nhà thầu phụ.
- Chi phí bằng tiền khác: các khoản chi khác bằng tiền ngoài các khoản đã kể trên, như chi hội nghị, tiếp khách, chỉ công tác phí, chi đào tạo cán bộ và các khoản chi khác.2 Đặc điểm hạch toán CPBH, CPQLDN Nguyên tắc hạch toán Nguyên tắc và yêu cầu kế toán cơ bản trong việc ghi nhận các yếu tố trên báo cáo tài chính là trung thực, hợp lý và hợp pháp. Đối với việc hạch toán CPBH, CPQLDN thì cần chú trọng các nguyên tắc sau: Nguyên tắc nhất quán: Các nguyên tắc và phương pháp doanh nghiệp áp dụng phải thống nhất ít nhất trong vòng một năm tài chính như chính sách khấu hao, chính sách phân bổ. Nguyên tắc thận trọng: Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các ước tính kế toán trong điều kiện không chắc chắn. Như vậy, kế toán Hoàng Thị Minh Thúy Lớp:CQ50/22.05 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính phải phản ánh ngay chi phí khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí và không được phản ánh thấp hơn hay cao hơn giá trị thực của khoản chi phí đó.
Nguyên tắc phù hợp: Ghi nhận doanh thu, chi phí phải phù hợp với nhau tức là khi ghi nhận một khoản doanh thu thì đồng thời ghi nhận một khoản chi phí liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó. Nguyên tắc trọng yếu: Thông tin được coi là trọng yếu trong trường hợp nếu thiếu thông tin đó hoặc thiếu chính xác của thông tin đó làm sai lệch đáng kể thông tin trình bày trên BCTC, làm ảnh hưởng quyết định của người sử dụng thông tin trên BCTC. Nguyên tắc kì kế toán: Chi phí phát sinh trong kì nào thì hạch toán vào đúng kì đó. Nguyên tắc chi phí: CPBH, CPQLDN hạch toán theo chi phí thực tế mà doanh nghiệp chi ra, không phụ thuộc vào giá thị trường, chú ý phân bổ chi phí giữa các kì.
Hệ thống tài khoản Để hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, theo chế độ hiện hành, kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 641 – Chi phí bán hàng, gồm các tiểu khoản: - TK 6411: chi phí nhân viên bán hàng - TK 6412: chi phí vật liệu bao bì - TK 6413: chi phí dụng cụ đồ dùng - TK 6414: chi phí khấu hao tài sản cố định - TK 6415: chi phí bảo hành - TK 6417: chi phí dịch vụ mua ngoài - TK 6418: chi phí bằng tiền khác TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp, gồm các tiểu khoản: - TK 6421: chi phí nhân viên quản lý - TK 6422: chi phí vật liệu quản lý - TK 6423: chi phí đồ dung văn phòng - TK 6424: chi phí khấu hao tài sản cố định Hoàng Thị Minh Thúy Lớp:CQ50/22.05 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính - TK 6425: thuế, phí và lệ phí - TK 6426: chi phí dự phòng - TK 6427: chi phí dịch vụ mua ngoài - TK 6428: chi phí bằng tiền khác Chứng từ sử dụng Chứng từ sử dụng để hạch toán CPBH, CPQLDN liên quan đến nhiều phần hành khác nhau. Chứng từ về tiền: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, biên bản xác nhận, các quyết định đi kèm… Chứng từ phân bổ chi phí trả trước: Chính sách phân bổ chi phí, bảng tính việc phân bổ, các chứng từ khác liên quan dến việc hình thành chi phí…. Chứng từ về hàng tồn kho: Các phiếu nhập- xuất hàng hóa, bảng kê mua hàng Chứng từ tài sản cố định: Chứng từ và quyết định mua sắm liên quan đến việc hình thành TSCĐ, bảng tính phân bổ khấu hao, biên bản bàn giao, biên bản thanh lý TSCĐ…. Chứng từ về lương nhân viên: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương… Tùy theo yêu cầu quản lý của từng ngành, từng doanh nghiệp, TK 641, 642 có thể được mở thêm một số tiểu tài khoản khác để theo dõi các khoản chi phí thuộc về quản lý doanh nghiệp.3 Vai trò chi phí hoạt động - Bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý trong doanh nghiệp là hai bộ phận rất quan trọng đóng vai trò quyết định đến sự tồn tại của một doanh nghiệp.
Nếu như không có bộ phận bán hàng doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc tiêu thụ sản phẩm như vậy sẽ ảnh hưởng đến doanh thu trong kỳ của đơn vị, quá trình luân chuyển vốn gây ứ đọng vốn, và đó là điều mà không doanh nghiệp nào mong muốn cả. Cũng như vậy, nếu như không có bộ phận quản lý thì doanh nghiệp sẽ không định hướng được, không xác định được liệu các sản phẩm của mình có Hoàng Thị Minh Thúy Lớp:CQ50/22.05 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.