CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG KIỂM TOÁN BCTC 1.1 Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1 Khái niệm Theo định nghĩa của Báo cáo COSO thì “KSNB là một quá trình bị chi phối bởi ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu sau đây: Mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động Mục tiêu về sự tin cậy của BCTC Mục tiêu về sự tuân thủ các luật lệ và quy định”. Một hệ thống KSNB bao gồm 5 bộ phận có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, là môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Theo VAS 400 của Việt Nam thì “hệ thống KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát”.
Qua các khái niệm trên, có thể rút ra định nghĩa chung về KSNB như sau: KSNB là một quá trình do con người quản lý, do ban lãnh đạo và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây: - BCTC đáng tin cậy - Các luật lệ và quy định được tuân thủ - Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả SVTH: Nguyễn Ánh Ngọc 3 Lớp:CQ50/22.03 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp GVHD:PGS.TS Phạm Tiến Hưng KSNB là một quá trình: KSNB bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương tiện giúp cho đơn vị đạt được mục tiêu của mình. KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người: KSNB không chỉ bao gồm những chính sách, thủ tục, biểu mẫu… mà phải bao gồm cả những con người trong tổ chức như hội đồng quản trị, ban giám đốc, các nhân viên… Chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng. KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không phải đảm bảo tuyệt đối, là các mục tiêu sẽ được thực hiện.
Vì khi vận hành hệ thống kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người dẫn đến không thực hiện được các mục tiêu. KSNB có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra. Các mục tiêu của KSNB: - Đối với BCTC, KSNB phải đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy, vì người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập BCTC phù hợp với đơn vị và chuẩn mực kế toán hiện hành. - Đối với tính tuân thủ, KSNB trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định.
Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị. Bên cạnh đó, KSNB phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm đạt được những mục tiêu của đơn vị. - Đối với mục tiêu hiện hữu và hiệu quả của các hoạt động, hệ thống KSNB nếu được thiết kế hữu hiệu và vận hành sẽ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị.2 Các bộ phận hợp thành hệ thống KSNB 1.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm những yếu tố ảnh hưởng có tính bao trùm đến việc thiết kế và vận hành các quá trình kiểm soát nội bộ gồm cả hệ thống kế toán và SVTH: Nguyễn Ánh Ngọc 4 Lớp:CQ50/22.03 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp GVHD:PGS.TS Phạm Tiến Hưng các nguyên tắc, quy chế, thủ tục, kiểm soát cụ thể. Một môi trường kiểm soát tốt chưa thể đảm bảo cho các quá trình kiểm soát và cả hệ thống kiểm soát nội bộ là tốt.
Song một môi trường kiểm soát không thuận lợi sẽ ảnh hưởng lớn đến tính hiệu lực, hiệu quả của cả hệ thống kiểm soát nội bộ. Những yếu tố của môi trường kiểm soát bao gồm: - Đặc thù về quản lý Đặc thù về quản lý là chỉ những quan điểm, triết lý và phong cách điều hành khác nhau của nhà quản lý cấp cao ở đơn vị. Có thể không trực tiếp chỉ đạo cho các quá trình kiểm soát nội bộ, nhưng một triết lý và quan điểm chỉ đạo kinh doanh nhấn mạnh đến mục tiêu tìm kiếm lợi nhuận một cách quá mức thì vô hình dung nó sẽ làm mờ đi tính đầy đủ trong việc thiết kế các quá trình kiểm soát và suy giảm tính hiệu lực trong việc duy trì các quá trình kiểm soát nội bộ ấy. - Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức trong một đơn vị phản ánh việc phân chia quyền lực, trách nhiệm và nghĩa vụ của mọi người trong tổ chức ấy cũng như mối quan hệ hợp tác, kiểm soát, phối hợp và chia sẻ thông tin lẫn nhau giữa những người khác nhau trong cùng một tổ chức.
Một cơ cấu tổ chức hợp lý không những giúp cho sự chỉ đạo điều hành của nhà quản lý được thực hiện thông suốt mà còn giúp cho việc kiểm soát lẫn nhau được duy trì thường xuyên và chặt chẽ hơn. Những nguyên tắc thông thường trong việc bố trí cơ cầu tổ chức gồm: Rõ ràng về chức năng nhiệm vụ và thiết lập sự điều hành kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của đơn vị, không bỏ sót bất cứ bộ phận nào không chịu sự kiểm soát, nhưng cũng không được để các bộ phận chịu sự kiểm soát chồng chéo. Thực hiện phân chia giữa chức năng : Phê chuẩn, thực hiện nghiệp vụ kinh tế, ghi sổ kế toán và bảo quản tài sản. Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các nhiệm vụ, các chức năng - Chính sách nhân sự: Con người là chủ thể trong mọi hoạt động của tổ chức, là yếu tố quan trọng nhất trong bất cứ hoạt động nào kể cả hoạt động kiểm soát.
Nếu đội ngũ nhân viên, SVTH: Nguyễn Ánh Ngọc 5 Lớp:CQ50/22.03 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp GVHD:PGS.TS Phạm Tiến Hưng lực lượng lao động trong đơn vị có năng lực và đáng tin cậy thì nhiều quá trình kiểm soát khác có thể không cần thiết những vẫn đảm bảo các hoạt động trong đơn vị được diễn ra là tốt và BCTC có cơ sở để tin cậy. Nhưng nếu con người kém năng lực và không trung thực thì dù có tồn tại nhiều quá trình kiểm soát thì cũng không thể đảm bảo rằng hệ thống kiểm soát ấy là có hiệu quả. Một khía cạnh khác của chính sách nhân sự đó là khuyết điểm bẩm sinh của con người, tính chán nản. Ngay cả khi con người có năng lực và trung thực nhưng khi các vấn đề về cá nhân không được thỏa mãn thì họ có thể sinh ra tính chán nản và có thể làm rối loạn trong thực thi công việc của họ cũng như thực hiện các mục tiêu của tổ chức.
- Công tác kế hoạch Hệ thống kế hoạch thống nhất trong các đơn vị gồm các kế hoạch sản xuất – kỹ thuật – tài chính. Trong đó kế hoạch tài chính với các dự toán ngân sách tổng thể và dự toán chi tiết cho các bộ phận và các khoản mục nếu được xây dựng chắc chắn, có nền nếp và ổn định sẽ là điều kiện quan trọng cho việc kiểm soát nội bộ tốt, là mục tiêu cho hành động và căn cứ cho viẹc đánh giá kết quả. - Bộ phận kiểm toán nội bộ Chức năng của kiểm toán nội bộ ở các đơn vị là giám sát, kiểm tra và đánh giá một cách thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị, trong đó có cả hệ thống kiểm soát nội bộ. Bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động có hiệu quả sẽ giúp cho đơn vị có được những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động nói chung, chất lượng công tác kiểm soát nói riêng.
Tuy nhiên bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ có thể phát huy tác dụng tốt nếu nó được tổ chức và đảm bảo sự độc lập so với tất cả các bộ phận khác trong đơn vị, được giao quyền hạn đầy đủ theo chức năng và thực hiện báo cáo trực tiếp cho cấp có quyền hạn cao nhất trong đơn vị - Các yếu tố bên ngoài Ngoài các yếu tố trên, hoạt động của đơn vị còn chịu ảnh hưởng của môi trường bên ngoài như luật pháp, sự kiểm soát của các cơ quan Nhà nước, chỉ đạo của cấp trên hoặc của cơ quan quản lý chuyên môn, hay tác động từ phía nhà đầu tư, SVTH: Nguyễn Ánh Ngọc 6 Lớp:CQ50/22.03 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp GVHD:PGS.TS Phạm Tiến Hưng các chủ nợ…, tuy không thuộc phạm vi kiểm soát của nhà quản lý nhưng lại có ảnh hưởng rất lớn đến việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB.2 Hệ thống kế toán Hệ thống thông tin kế toán là hệ thống thu nhận, xử lý, ghi chép thông tin và báo cáo thông tin cho bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, bao gồm các phương pháp xử lý thông tin và hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán, được thiết kế để ghi chép và báo cáo cho nhà quản lý về các nghiệp vụ kinh tế tài chính diễn ra trong đơn vị, tình hình tài sản, nguồn vốn, kết quả và hiệu quả hoạt động kinh doanh. Đây là một yếu tố quan trọng trong hệ thống KSNB, nó không chỉ cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý mà còn thực hiện việc kiểm tra, giám sát nhiều mặt hoạt động của đơn vị, góp phần bảo vệ tài sản của đơn vị không bị thất thoát, gian lận hoặc sử dụng lãng phí. Các mục tiêu tổng quát của hệ thống KSNB về phương diện kế toán bao gồm: ● Sự phê chuẩn: mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được sự phê chuẩn hợp lý trước khi thực hiện nghiệp vụ đó.