CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI DOANH NGHIỆP. Cơ sở thực tiễn để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 1. Khái niệm và đặc điểm của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp. Khái niệm phần mềm kế toán trong DN Phần mềm kế toán: Là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu tiếp nhận thông tin, lưu trữ thông tin, xử lý thông tin, cung cấp thông tin theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị.
Phần mềm kế toán giúp kế toán tự động hóa rất nhiều thao tác thủ công thông thường, phần mềm kế toán có công cụ để xây dựng rất nhiều loại danh mục đối tượng, danh mục nhóm đối tượng danh mục vật tư hàng hóa, danh mục hạng mục/ công trình, danh mục công việc, danh mục nhóm công việc, danh mục loại thuế, danh mục tiền tệ. một khi bạn đã xây dựng bạn có thể dùng lại mà không phải mất công nhập lại nhiều lần. Thêm vào đó việc tự động sinh ra các báo cáo, sổ sách, tờ khai.sẽ giúp người kế toán giảm rất nhiều thao tác công sức để xây dựng những báo cáo sổ sách này. Không những thế việc tự động tính giá thành, tồn kho tức thời.Giúp giảm đáng kể các thao tác thủ công khó nhọc của kế toán và người quản lý.
Phần mềm kế toán giúp công tác kế toán chính xác hơn. Sử dụng phần mềm kế toán đảm bảo độ chính xác về các số liệu về các đối tượng, hàng hóa, giá thành. không những thế với phần mềm kế toán bạn có thể đối chiếu số liệu, kiểm tra số liệu dễ dàng để xác định những sai sót có thể xảy ra trong quá trình hạch toán của bạn 1.Đặc điểm phần mềm kế toán Tính tuân thủ: Phần mềm kế toán phải tuân thủ luật kế toán, các chuẩn mực kế toán, chế độ, thông tư, nghị định,…hiện hành. Sv: Dương Thị Phương 4 Lớp:CQ50/41.04 Học Viện Tài Chính Đồ án tốt nghiệp Sử dụng các phương pháp kế toán thực tế: phần mềm kế toán sử dụng các phương pháp kế toán thực tế như: Phương pháp Chứng từ kế toán, phương pháp đối ứng tài khoản, phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán… Tính mềm dẻo: Phần mềm kế toán phải có khả năng thay đổi linh hoạt để phù hợp với quy trình quản lý của doanh nghiệp, sự thay đổi của chế độ kế toán hiện hành, sự thay đổi trong yêu cầu của doanh nghiệp… 1.Một số đặc trưng cơ bản của phần mềm kế toán Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính.
Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. Bất cứ một phần mềm kế toán nào cũng cần lấy các phương pháp kế toán làm nền tảng để xây dựng.
Cụ thể phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tính giá, phương pháp cân đối tài khoản và tổng hợp, phương pháp đối ứng tài khoản. Các phương pháp kế toán được quy định bởi các nghị định, thông tư, chuẩn mực, luật kế toán của nhà nước. Do đó xây dựng phần mềm kế toán cũng cần nắm vững các yêu cầu của Nhà nước về tiêu chuẩn cũng như điều kiện của phần mềm. Dữ liệu đầu vào luôn là thành phần quan trọng khi sử dụng phần mềm kế toán, nên việc phân loại các chứng từ đầu vào là cần thiết.
Ví dụ như phân hệ kế toán tiền và phân hệ kế toán vật tư có sự khác biệt giữa các chứng từ, như phiếu thu/chi được sử dụng ở phân hệ kế toán tiền còn phiếu nhập, phiếu xuất lại được thể hiện ở phân hệ kế toán vật tư. Bởi vậy cần có sự phân loại chứng từ đầu vào để đảm bảo tính chính xác của thông tin khi lên các báo cáo và các sổ. Sv: Dương Thị Phương 5 Lớp:CQ50/41.04 Học Viện Tài Chính Đồ án tốt nghiệp Theo thông tư 200/2014/TT-BTC được Bộ Tài chính ban hàng năm 2014, doanh nghiệp có quyền tự chủ trong việc thiết kế các mẫu chứng từ sao cho phù hợp với hoạt động nội bộ. Tuy nhiên Báo cáo Tài chính vẫn theo quy định của Nhà nước ban hành mẫu có sẵn.
Về các Báo cáo Quản trị doanh nghiệp có quyền tự quyết dựa trên việc xây dựng công thức riêng của từng doanh nghiệp. Các loại báo biểu đều được lấy dữ liệu từ các chứng từ đã được nhập liệu và lưu trữ trong phần mềm. Phần mềm kế toán thực hiện lưu trữ các chứng từ ngoài bảng (thực chất là các chứng từ gốc đã được phân loại), các chứng từ điện tử (là các chứng từ được nhập liệu trong kỳ kế toán), các sổ kế toán. Phần mềm kế toán được hình thành từ thông tin kết hợp với phương pháp xử lý thông tin dưới sự hỗ trợ của phương tiện là máy tính và con người.
Các thành phần của phần mềm kế toán bao gồm: Phần cứng: bao gồm các thiết bị tin học như máy tính, máy in… Phần mềm Các thủ tục Cơ sở dữ liệu Con người 1.Yêu cầu của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp Tiêu chuẩn phần mềm kế toán là những tiêu thức mang tính bắt buộc hoặc hướng dẫn về chất lượng, tính năng kỹ thuật của phần mềm kế toán làm cơ sở cho các đơn vị kế toán lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp và đơn vị sản xuất phần mềm kế toán tham khảo khi sản xuất phần mềm kế toán. Dựa vào thông tư 103/2005/TT-BTC của Bộ tài chính ký ngày 24 tháng 11 năm 2005 về việc “Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện hoạt động của phần mềm kế toán”, ta thấy phần mềm kế toán cần đạt được các yêu cầu sau: Phần mềm kế toán phải có hỗ trợ cho người sử dụng tuân theo các quy định cụ thể của Nhà nước về Kế toán. Sv: Dương Thị Phương 6 Lớp:CQ50/41.04 Học Viện Tài Chính Đồ án tốt nghiệp Khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toán theo các nội dung sau: Đối với chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán nếu được lập và in ra trên máy theo phần mềm kế toán phải đảm bảo nội dung của chứng từ kế toán quy định tại Điều 17 của Luật Kế toán và quy định cụ thể đối với mỗi loại chứng từ kế toán trong các chế độ kế toán hiện hành. Đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm các nội dung khác vào chứng từ kế toán được lập trên máy tính theo yêu cầu quản lý của đơn vị kế toán trừ các chứng từ kế toán bắt buộc phải áp dụng đúng maxi quy định.
Chứng từ kế toán điện tử được sử dụng để ghi sổ kế toán theo phần mềm kế toán phải tuân thủ các quy định về chứng từ kế toán và các quy định riêng ề chứng từ điện tử. Đối với tài khản kế toán và phương pháp kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng và phương pháp kế toán được xây dựng trong phần mềm kế toán phải tuân thủ theo quy định của chết độ kế toán hiện hành phù hợp với tính chất hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị. Việc mã hóa các tài khoản trong hệ thống tài khoản và các đối tượng kế toán phải đảm bảo tính thống nhất, có hệ thống và đảm bảo thuận lợi cho việc tổng hợp và phân tích thông tin của ngành và đơn vị. Đối với hệ thống sổ kế toán: Sổ kế toán được xây dựng trong phần mềm kế toán được in ra phải đảm bảo các yêu cầu: đảm bảo đầy đủ sổ kế toán; đảm bảo mối quan hệ giữa sổ kế toán trong các chế độ kế toán hiện hành; số liệu dduowcdj phản ánh trên các sổ kế toán phải được lấy từ số liệu trên chứng từ đã được truy cập, đảm bảo tính chính xác khi chuyển số dư từ sổ này sang sổ khác.
Đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm các chỉ tiêu khác vào sổ kế toán theo yêu cầu quản lý của đơn vị. Đối với báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính được xây dựng trong phần mềm kế toán khi in ra phải đúng mẫu biểu, nội dung và phương pháp tính toán các chỉ tiêu theo quy định của chế độ kế toán hiện hành phù hợp với từng lĩnh vực. Việc mã hóa các chỉ tiêu báo cáo phải đảm bảo tính thống nhất, thuận lợi cho việc tổng hợp số liệu kế toán giữa các đơn vị trực thuộc và các đơn vị khác có liên quan. Sv: Dương Thị Phương 7 Lớp:CQ50/41.04 Học Viện Tài Chính Đồ án tốt nghiệp Chữ số và chữ viết trong kế toán: Chữ số và chữ viết trong kế toán trên giao diện của phần mềm và khi in ra phải tuân thủ theo quy định của Luật Kế toán.
Trường hợp đơn vị kế toán cần sử dụng tiếng nước ngoài trên sổ kế toán thì có thể thiết kế, trình bày song ngữ hoặc phiên bản song song bằng tiếng nước ngoài nhưng phải thống nhất với phiên bản tiếng việt. Giao diện mỗi màn hình phải dễ hiểu, dễ truy cập và dễ tìm kiếm. In và lưu trữ tài liệu kế toán: Tài liệu kế toán được in ra từ phần mềm kế toán phải có đầy đủ yếu tố pháp lý theo quy định: đảm bảo sự thống nhất giữa số liệu kế toán lưu giữ trên máy và số liệu kế toán trên sổ kế toán, báo cáo tài chính được in ra từ máy để lưu trữ. Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán trên máy được thực hiện theo quy định về thời gian lưu trữ tài liệu kế toán hiện hành.
Trong quá trình lưu trữ, đơn vị kế toán phải đảm bảo các điều kiện kỹ thuật để có thể đọc được các tài liệu lưu trữ.