CHƯƠNG 1 NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1.1 Khái quát về Chi phí bán hàng trong kiểm toánn BCTC 1.1 Khái niệm, đặc điểm về Chi phí bán hàng Chi phí sản xuất kinh doanh là biểu hiện bằng tiền của các chi phí về lao động sống, lao động vật hóa mà doanh nghiệp đã bỏ ra trong quá trình sản suất kinh doanh trong một thời kì nhất định (tháng, quý, năm). Chi phí bán hàng là toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ. Chi phí bán hàng được theo dõi chi tiết theo từng nội dung chi phí như: Chi phí nhân viên, vật liệu, bao bì, dụng cụ, đồ dùng, khấu hao TSCĐ, bảo hành, dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác. Chi phí bán hàng bao gồm 7 loại: - Chi phí nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm, hàng hóa,… bao gồm tiền lương tiền ăn giữa ca, tiền công và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn,… - Chi phí vật liệu, bao bì: Phản ánh chi phí vật liệu, bao bì xuất dung cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa dịch vụ, như chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm, hàng hóa, chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng cho bảo quản, bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hóa trong quá trình tiêu thụ, vật liệu dùng cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ,… dung cho các bộ phận bán hàng.
Sinh viên: Nguyễn Văn Trọng Lớp niên chế: CQ54/22.10 14 Học viện Tài chính GVHD: TS. Hoàng Quang Hàm Luận văn tốt nghiệp - Chi phí dụng cụ, đồ dung: Phản ánh chi phí về công cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa như dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, phương tiện làm việc,… - Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng, như nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, phương tiện tính toán, đo lường, kiểm nghiệm chất lượng… - Chi phí bảo hành: Dùng để phản ánh khoản chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa. Riêng chi phí sửa chữa và bảo hành công trình xây lắp phản ánh ở TK 627 “ Chi phí sản xuất chung” mà không phản ánh ở TK này. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng như chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ phục phụ trực tiếp cho khâu bán hàng, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hóa đi bán, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu,… - Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí bằng tiền khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí đã kể trên nhue chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hóa, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng… 1.2 Đặc điểm hạch toán chi phí bán hàng Nguyên tắc và yêu cầu kế toán cơ bản trong việc ghi nhận các yếu tố trên báo cáo tài chính là trung thực, hợp lý và hợp pháp.
Đối với việc hạch toán Chi phí bán hàng thì cần chú trọng các nguyên tắc sau: - Nguyên tắc nhất quán: Các nguyên tắc và phương pháp doanh nghiệp áp dụng phải thống nhất ít nhất trong vòng một năm tài chính như chính sách khấu hao, chính sách phân bổ. - Nguyên tắc thận trọng: Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các ước tính kế toán trong điều kiện không chắc chắn. Như vậy, kế toán phải phản Sinh viên: Nguyễn Văn Trọng Lớp niên chế: CQ54/22.10 15 Học viện Tài chính GVHD: TS. Hoàng Quang Hàm Luận văn tốt nghiệp ánh ngay chi phí khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí và không được phản ánh thấp hơn hay cao hơn giá trị thực của khoản chi phí đó.
- Nguyên tắc phù hợp: Ghi nhận doanh thu, chi phí phải phù hợp với nhau tức là khi ghi nhận một khoản doanh thu thì đồng thời ghi nhận một khoản chi phí liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó. - Nguyên tắc trọng yếu: Thông tin được coi là trọng yếu trong trường hợp nếu thiếu thông tin đó hoặc thiếu chính xác của thông tin đó làm sai lệch đáng kể thông tin trình bày trên BCTC, làm ảnh hưởng quyết định của người sửa dụng thông tin trên BCTC. - Nguyên tắc kì kế toán: Chi phí phát sinh trong kì nào thì hạch toán vào kì đó. - Nguyên tắc chi phí: Chi phí bán hàng hoạch toán theo chi phí thực tế mà doanh nghiệp chi ra, không phụ thuộc vào giá thị trường, chú ý phân bổ chi phí giữa các kì.
Hệ thống tài khoản Theo chế độ kế toán hiện hành, tài khoản 641 được chia thành các tiểu khoản sau: Bảng 1.1: Hệ thống tài khoản chi phí bán hàng Số hiệu Tên tài khoản 641 Chi phí bán hàng 6411 Chi phí nhân viên 6412 Chi phí vật liệu – bao bì 6413 Chi phí dụng cụ - đồ dùng 6414 Chi phí khấu hao TSCĐ 6415 Chi phí bảo hành 6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6418 Chi phí bằng tiền khác Sinh viên: Nguyễn Văn Trọng Lớp niên chế: CQ54/22.10 16 Học viện Tài chính GVHD: TS. Hoàng Quang Hàm Luận văn tốt nghiệp Ngoài ra có các tài khoản liên quan để phán ánh Chi phí bán hàng như: TK111, 112, 141, 142, 242, 331, 334… Chứng từ sử dụng Chứng từ sử dụng để hạch toán Chi phí bán hàng liên quan đến nhiều phần hành khác nhau. - Chứng từ về tiền: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, biên bản xác nhận, các quyết định đi kèm… - Chứng từ phân bổ chi phí trả trước: Chính sách phân bổ chi phí, bảng tính việc phân bổ, các chứng từ khác liên quan đến việc hình thành chi phí… - Chứng từ về hàng tồn kho: Các phiếu nhập – xuất hàng hóa, bảng kê mua hàng - Chứng từ tài sản cố định: Chứng từ và quyết định mua sắm liên quan đến việc hình thành TSCĐ, bảng tính phân bổ khấu hao, biên bản bàn giao, biên bản thanh lý TSCĐ… - Chứng từ về lương nhân viên: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương… - Tùy theo yêu cầu quản lý của từng ngành, từng doanh nghiệp, TK 641 có thể được mở thêm một số tiểu tài khoản khác để theo dõi các khoản chi phí thuộc về quản lý doanh nghiệp. Sơ đồ hạch toán CPBH Khi hạch toán chi phí bán hàng thì cần đảm bảo một số nguyên tắc: - Kế toán chi phí phải tính toán ghi chép, phản ánh một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác các khoản chi phí thuộc chi phí bán hàng.
Qua đó kiểm tra việc thực các kế hoạch chi phí nhằm đảm bảo chi đúng, chi có hiệu quả - Tập hợp và phân bổ đúng đắn các khoản chi phí phát sinh theo đúng đối tương chi phí. - Tổ chức hợp lý kế toán chi tiết chi phí bán hàng đáp ứng yêu cầu của chế độ hạch toán chi phí kinh doanh và tiết kiệm chi phí. Sinh viên: Nguyễn Văn Trọng Lớp niên chế: CQ54/22.10 17 Học viện Tài chính GVHD: TS. Hoàng Quang Hàm Luận văn tốt nghiệp Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán tổng quát chi phí bán hàng TK 334, 338 TK 641 TK 111, 112, 338 Chi phí lương và các khoản trích Các khoản giảm trừ theo lương của nhân viên bán hàng CPBH TK 911 TK 152, 153, (611), 111… Chi phí vật liệu, bao bì, CCDC KC CPBH để XĐ KQKD TK 214 Khấu hao TSCĐ phục vụ bán hàng TK 154, 335 Chi phí bảo hành TK 111, 112, 331 Chi phí dịch vụ mua ngoài Sinh viên: Nguyễn Văn Trọng Lớp niên chế: CQ54/22.10 18 Học viện Tài chính GVHD: TS.
Hoàng Quang Hàm Luận văn tốt nghiệp Đặc điểm của CPBH ảnh hưởng đến công tác kiểm toán CPBH có một đặc điểm quan trọng. Đây là khoản mục chi phí phát sinh không trực tiếp liên quan đến quá trình sản xuất sản phẩm nhưng lại là một chỉ tiêu trực tiếp tham gia vào việc xác định kết quả hoạt động kinh doanh. Chính vì đặc điểm đó mà nảy sinh nhiều vấn đề trong công tác kế toán cũng như kiểm toán đối với các khoản mục này. CPBH ảnh hưởng trọng yếu đến Báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
CPBH bị phản ánh sai lệch sẽ làm thay đổi lợi nhuận trước thuế, thuế, lợi tức và lợi nhuận sau thuế, dẫn đến số liệu trên BCKQKD phản ánh không trung thực kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. CPBH cũng ảnh hưởng tới các khoản mục trên Bảng cân đối kế toán. Một sự thay đổi lớn về CPBH sẽ làm thay đổi số dư của tài khoản lợi nhuận chưa phân phối, thuế và các khoản phải nộp Nhà nước,. CPBH phát sinh thường liên quan đến các khoản phải trả ngắn hạn hay các khoản phải trả ngay là những yếu tố có khả năng tồn tại gian lận cao.
CPBH là một trong các cơ sở để xác định thu nhập chịu thuế do đó luôn đòi hỏi đơn vị hạch toán tuân thủ theo đúng quy định. Điều này đòi hỏi các KTV phải thận trọng khi kiểm toán khoản mục này. CPBH liên quan mật thiết tới khâu tiêu thụ trong một doanh nghiệp , nó bao gồm cả những chi phí rất nhạy cảm, tùy thuộc vào đặc điểm của từng doanh nghiệp. Do vậy, kiểm tra tính đúng đắn trong việc phân loại, ghi nhận CPBH không chỉ giúp KTV đưa ra ý kiến nhận xét, tư vấn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý trong doanh nghiệp mà còn là cơ sở để KTV đánh giá độ tin cậy đối với BCTC của doanh nghiệp Như vậy, CPBH có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Từ đó CPBH cũng có những ảnh hưởng nhất định đến một cuộc kiểm toán. Sinh viên: Nguyễn Văn Trọng Lớp niên chế: CQ54/22.10 19 Học viện Tài chính GVHD: TS. Hoàng Quang Hàm Luận văn tốt nghiệp 1.