Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh thương mại điện tử phát triển mạnh mẽ, các doanh nghiệp Việt Nam đang đối mặt với áp lực nâng cao chất lượng quản lý và sử dụng hiệu quả nguồn lực sản xuất kinh doanh. Theo báo cáo năm 2014, phần mềm kế toán tài chính được sử dụng phổ biến nhất với tỷ lệ 88%, trong khi phần mềm ERP chỉ chiếm khoảng 17%, cho thấy mức độ ứng dụng ERP còn hạn chế. Công Ty Cổ Phần Hàng Hải – Dầu Khí Hải Âu, với hơn 300 nhân sự và đội tàu hoạt động trên tuyến quốc tế, đang trong quá trình hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán nhằm phù hợp với mô hình ERP. Mục tiêu nghiên cứu là khảo sát, phân tích thực trạng hệ thống thông tin kế toán hiện tại, phát hiện những điểm yếu và đề xuất giải pháp hoàn thiện để nâng cao hiệu quả quản lý, đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho nhà quản trị. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào các chu trình doanh thu, chi phí và các hoạt động kinh doanh liên quan tại Công ty trong giai đoạn từ năm 2007 đến 2015. Việc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán theo mô hình ERP được kỳ vọng sẽ giúp Công ty nâng cao năng lực cạnh tranh trong môi trường kinh doanh toàn cầu ngày càng khốc liệt.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết nền tảng về kế toán, hệ thống thông tin và hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Kế toán được định nghĩa là quá trình ghi nhận, phân loại, tổng hợp và cung cấp thông tin kinh tế nhằm hỗ trợ ra quyết định quản trị. Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) là một cấu trúc đặc biệt của hệ thống thông tin quản lý, thu thập, xử lý và báo cáo thông tin liên quan đến các nghiệp vụ tài chính. HTTTKT được phân loại theo đặc điểm thông tin cung cấp (tài chính, quản trị), phương thức xử lý (thủ công, trên nền máy tính) và cách tổ chức xử lý thông tin (phần hành kế toán, chu trình kế toán). ERP là hệ thống tích hợp quản lý toàn diện các nguồn lực doanh nghiệp, bao gồm các phân hệ tài chính, sản xuất, bán hàng, cung ứng, kho hàng, nhân sự, lập kế hoạch và quản trị hành chính. ERP có đặc điểm tích hợp, hoạt động theo quy tắc, xác định rõ trách nhiệm và liên kết các phòng ban trong doanh nghiệp. Lý thuyết về ERP cũng đề cập đến các bước triển khai hệ thống, ưu nhược điểm và các yếu tố tác động đến thành công của dự án ERP.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp phân tích định tính dựa trên khảo sát và phỏng vấn chuyên sâu các nhân viên kế toán, quản lý và các bộ phận liên quan tại Công Ty Cổ Phần Hàng Hải – Dầu Khí Hải Âu. Cỡ mẫu khảo sát gồm hơn 50 nhân sự chủ chốt trong bộ máy kế toán và quản lý. Dữ liệu thu thập được tổng hợp, so sánh và phân tích nhằm đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán hiện tại, xác định các điểm yếu và cơ hội cải tiến. Phân tích được thực hiện trong khoảng thời gian từ năm 2014 đến 2015, tập trung vào các chu trình doanh thu, chi phí và quy trình kế toán. Kết quả nghiên cứu làm cơ sở để đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán phù hợp với mô hình ERP, đồng thời đưa ra kiến nghị cho doanh nghiệp và nhà cung cấp phần mềm ERP.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Thực trạng hệ thống thông tin kế toán hiện tại còn nhiều hạn chế: Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán ASA chạy trên nền Access, với các phân hệ kế toán riêng biệt nhưng dữ liệu không được tích hợp đồng bộ. Việc chuyển đổi dữ liệu giữa các phân hệ phải thực hiện thủ công, dẫn đến sai sót và mất nhiều thời gian. Khoảng 70% nhân viên kế toán phản ánh khó khăn trong việc cập nhật và kiểm soát dữ liệu do phần mềm chưa đáp ứng được yêu cầu tự động hóa.

  2. Chế độ kế toán và tổ chức bộ máy kế toán phù hợp nhưng chưa tối ưu cho ERP: Công ty đã cập nhật theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, tuy nhiên các báo cáo quản trị chủ yếu được lập thủ công, chưa bao quát toàn bộ hoạt động doanh nghiệp. Bộ máy kế toán gồm 1 Giám đốc Tài chính kiêm kế toán trưởng, 1 Trưởng phòng, 1 Phó phòng và các kế toán viên chuyên trách, nhưng chưa có đội ngũ chuyên biệt cho vận hành hệ thống ERP.

  3. Yếu tố con người và đào tạo là thách thức lớn trong triển khai ERP: Khoảng 60% nhân viên chưa hiểu rõ về ERP và quy trình vận hành hệ thống mới. Việc đào tạo chưa được tổ chức bài bản, dẫn đến tâm lý e ngại thay đổi và khó khăn trong tiếp nhận công nghệ mới.

  4. Lợi ích tiềm năng từ việc ứng dụng ERP rất rõ ràng: ERP giúp tích hợp dữ liệu, giảm sai sót kế toán, cải tiến quản lý hàng tồn kho và nâng cao hiệu quả sản xuất. Ví dụ, phân hệ quản lý hàng tồn kho giúp giảm vốn lưu động và tăng hiệu quả sử dụng dòng tiền. ERP cũng hỗ trợ quản lý nhân sự hiệu quả hơn, giảm chi phí và sai sót trong tính lương.

Thảo luận kết quả

Kết quả khảo sát cho thấy hệ thống thông tin kế toán hiện tại của Công ty chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý hiện đại và tích hợp dữ liệu toàn diện. Việc sử dụng phần mềm ASA với nền tảng Access và các phân hệ tách rời gây ra nhiều khó khăn trong việc đồng bộ dữ liệu và kiểm soát thông tin. So sánh với các nghiên cứu trong ngành, tình trạng này phổ biến ở nhiều doanh nghiệp Việt Nam chưa áp dụng ERP hoặc mới triển khai. Việc thiếu đội ngũ chuyên môn và đào tạo bài bản là nguyên nhân chính làm giảm hiệu quả ứng dụng ERP. Các nghiên cứu trước cũng nhấn mạnh vai trò của đội dự án và sự hỗ trợ từ lãnh đạo trong thành công của ERP. Việc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán theo mô hình ERP sẽ giúp Công ty nâng cao chất lượng thông tin, giảm thiểu sai sót và tăng cường kiểm soát nội bộ. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tỷ lệ sai sót kế toán trước và sau khi ứng dụng ERP, bảng so sánh thời gian xử lý nghiệp vụ kế toán và báo cáo quản trị, giúp minh họa rõ ràng hiệu quả cải tiến.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Xây dựng và đào tạo đội dự án ERP chuyên nghiệp: Tổ chức các khóa đào tạo bài bản cho nhân viên kế toán và các bộ phận liên quan về kiến thức và kỹ năng vận hành ERP. Mục tiêu nâng tỷ lệ nhân viên hiểu và sử dụng thành thạo ERP lên trên 80% trong vòng 12 tháng. Chủ thể thực hiện là Ban Giám đốc phối hợp với nhà cung cấp phần mềm.

  2. Cấu trúc lại quy trình kinh doanh và kế toán: Rà soát, chuẩn hóa và tái thiết kế các quy trình nghiệp vụ kế toán, doanh thu, chi phí để phù hợp với mô hình ERP, giảm thiểu các bước thủ công và trùng lặp. Thời gian thực hiện dự kiến 6 tháng, do phòng Tài chính – Kế toán chủ trì.

  3. Nâng cấp phần cứng và phần mềm hỗ trợ ERP: Đầu tư hệ thống máy chủ, mạng và phần mềm ERP hiện đại, có khả năng mở rộng và tích hợp dữ liệu đa phân hệ. Mục tiêu đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định 99,9% thời gian trong năm đầu tiên. Ban Quản trị công ty phối hợp với nhà cung cấp công nghệ thực hiện.

  4. Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ và báo cáo: Thiết lập các cơ chế kiểm soát chéo, audit trail trong ERP để tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm trong ghi nhận nghiệp vụ. Xây dựng hệ thống báo cáo tài chính và quản trị tự động, kịp thời. Thời gian triển khai 9 tháng, do phòng Kiểm soát nội bộ và Tài chính – Kế toán phối hợp thực hiện.

  5. Tăng cường truyền thông nội bộ về lợi ích và tầm quan trọng của ERP: Thường xuyên tổ chức các buổi hội thảo, chia sẻ kinh nghiệm để nâng cao nhận thức và sự đồng thuận trong toàn công ty. Mục tiêu tạo sự ủng hộ và tham gia tích cực của 100% nhân viên trong vòng 6 tháng.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp vận tải biển và dầu khí: Nhận diện các thách thức trong quản lý tài chính và vận hành, từ đó có chiến lược ứng dụng ERP phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị và năng lực cạnh tranh.

  2. Phòng Tài chính – Kế toán các doanh nghiệp vừa và lớn: Áp dụng các giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán, nâng cao chất lượng báo cáo tài chính và quản trị, giảm thiểu sai sót và tăng cường kiểm soát nội bộ.

  3. Nhà cung cấp và tư vấn triển khai phần mềm ERP: Hiểu rõ đặc thù ngành vận tải biển, nhu cầu và khó khăn của khách hàng để thiết kế giải pháp ERP phù hợp, tối ưu hóa quy trình triển khai và đào tạo.

  4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành Kế toán, Quản trị doanh nghiệp: Tham khảo mô hình nghiên cứu thực tiễn, phương pháp khảo sát và phân tích dữ liệu trong lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin kế toán, từ đó phát triển các nghiên cứu tiếp theo.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao doanh nghiệp cần hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trước khi triển khai ERP?
    Hoàn thiện hệ thống hiện tại giúp phát hiện và khắc phục các điểm yếu, chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, tạo nền tảng dữ liệu chính xác và đồng bộ. Điều này giảm thiểu rủi ro và chi phí khi triển khai ERP, đồng thời tăng khả năng thành công của dự án.

  2. Những khó khăn phổ biến khi triển khai ERP tại doanh nghiệp vận tải biển là gì?
    Khó khăn gồm chi phí đầu tư cao, thời gian triển khai dài (khoảng 2-5 năm), thiếu đội ngũ nhân sự có kỹ năng, sự thay đổi quy trình làm việc và tâm lý e ngại thay đổi của nhân viên. Ngoài ra, việc lựa chọn phần mềm phù hợp với đặc thù ngành cũng là thách thức lớn.

  3. Làm thế nào để đánh giá hiệu quả của hệ thống ERP sau khi triển khai?
    Có thể đánh giá qua các chỉ số như giảm thời gian xử lý nghiệp vụ kế toán, giảm tỷ lệ sai sót, tăng độ chính xác và kịp thời của báo cáo tài chính, cải thiện quản lý hàng tồn kho và nhân sự. Các biểu đồ so sánh trước và sau khi áp dụng ERP sẽ minh họa rõ hiệu quả.

  4. Vai trò của đội dự án trong thành công của ERP như thế nào?
    Đội dự án là cầu nối giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp, hiểu rõ quy trình hoạt động, phối hợp triển khai và vận hành hệ thống. Đội ngũ này cần được đào tạo bài bản, có kỹ năng quản lý dự án và truyền thông nội bộ để đảm bảo tiến độ và chất lượng dự án.

  5. Làm sao để giảm thiểu rủi ro khi triển khai ERP?
    Doanh nghiệp cần cam kết từ lãnh đạo, xác định rõ mục tiêu dự án, chuẩn bị nguồn lực đầy đủ, tổ chức đào tạo nhân viên, lựa chọn nhà cung cấp uy tín và có kế hoạch giám sát chặt chẽ. Quản lý rủi ro phải được thực hiện xuyên suốt quá trình triển khai.

Kết luận

  • Hệ thống thông tin kế toán hiện tại của Công Ty Cổ Phần Hàng Hải – Dầu Khí Hải Âu còn nhiều hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý hiện đại và tích hợp dữ liệu toàn diện.
  • Việc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán phù hợp với mô hình ERP là cần thiết để nâng cao chất lượng thông tin, giảm thiểu sai sót và tăng cường kiểm soát nội bộ.
  • Các yếu tố then chốt cho thành công của ERP bao gồm đội dự án chuyên nghiệp, sự hỗ trợ từ lãnh đạo, đào tạo nhân viên và lựa chọn phần mềm phù hợp.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể về đào tạo, tái cấu trúc quy trình, nâng cấp phần cứng – phần mềm và hoàn thiện kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo triển khai ERP hiệu quả.
  • Nghiên cứu mở ra hướng đi cho các doanh nghiệp vận tải biển và các ngành liên quan trong việc ứng dụng công nghệ thông tin kế toán hiện đại, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh trong bối cảnh hội nhập quốc tế.

Hành động tiếp theo: Ban lãnh đạo Công ty cần sớm thành lập đội dự án ERP, triển khai đào tạo và bắt đầu tái cấu trúc quy trình kế toán trong vòng 6 tháng tới để chuẩn bị cho giai đoạn triển khai hệ thống ERP toàn diện.