Luận văn: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại New Toyo Pulppy Việt Nam

Luận văn phân tích thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại New Toyo Pulppy Việt Nam, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện hiệu quả.

• Tác giả: Nguyễn Thị Phát
• Người hướng dẫn: TS. Trần Thị Thanh Hải
• Trường học: Trường Đại Học Kinh Tế Tp. Hồ Chí Minh
• Chuyên ngành: Kế Toán (hướng ứng dụng)
• Đề tài: Hoàn Thiện Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ Tại Công Ty TNHH New Toyo Pulppy Việt Nam
• Loại tài liệu: Luận Văn Thạc Sĩ
• Năm xuất bản: 2019
• Địa điểm: Tp. Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Giới thiệu về Công ty TNHH New Toyo Pulppy Việt Nam

Công ty TNHH New Toyo Pulppy Việt Nam là một doanh nghiệp hàng đầu trong ngành sản xuất giấy sinh hoạt. Công ty được thành lập với mục tiêu cung cấp các sản phẩm giấy vệ sinh chất lượng cao cho thị trường Việt Nam và các nước trong khu vực. Với cơ cấu tổ chức hiện đại và bộ máy quản lý chuyên nghiệp, New Toyo Pulppy đã phát triển trở thành một trong những nhà sản xuất giấy sinh hoạt uy tín nhất. Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty bao gồm sản xuất, quản lý kho và phân phối sản phẩm giấy sinh hoạt. Ngoài ra, công ty cũng tổ chức công tác kế toán và kiểm soát nội bộ theo các tiêu chuẩn quốc tế để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả hoạt động.

1.1. Lịch sử hình thành và phát triển

New Toyo Pulppy Việt Nam được thành lập trên nền tảng của một tập đoàn Nhật Bản có kinh nghiệm dài trong ngành công nghiệp giấy. Công ty đã trải qua những giai đoạn phát triển quan trọng, từ khâu khởi động đến giai đoạn mở rộng quy mô sản xuất. Qua nhiều năm hoạt động, công ty đã xây dựng được uy tín trên thị trường và mở rộng mạng lưới phân phối.

1.2. Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý

Cơ cấu tổ chức của New Toyo Pulppy được thiết kế theo mô hình hiện đại với các bộ phận chuyên môn rõ ràng. Bộ máy quản lý bao gồm ban giám đốc, bộ phận kế toán, bộ phận kiểm soát nội bộ và các phòng ban chức năng khác. Sự phân chia trách nhiệm rõ ràng giúp công ty hoạt động hiệu quả và có kiểm soát.

II. Tổng quan về Hệ thống Kiểm soát Nội bộ theo COSO 2013

Hệ thống kiểm soát nội bộ là một công cụ quản lý quan trọng giúp các tổ chức đạt được mục tiêu hoạt động, báo cáo tài chính và tuân thủ pháp luật. Theo khung COSO 2013, kiểm soát nội bộ bao gồm năm thành phần chính: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, cùng với hoạt động giám sát. Mỗi thành phần đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ tài sản, đảm bảo tính chính xác của thông tin tài chính và tuân thủ các quy định pháp luật. Tại New Toyo Pulppy, hệ thống kiểm soát nội bộ cần được hoàn thiện để nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu rủi ro hoạt động.

2.1. Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ

Năm thành phần của COSO 2013 bao gồm: Môi trường kiểm soát (văn hóa, giá trị), Đánh giá rủi ro (xác định, phân tích rủi ro), Hoạt động kiểm soát (chính sách, quy trình), Thông tin và truyền thông (báo cáo, giao tiếp), và Hoạt động giám sát (kiểm tra, đánh giá). Các thành phần này liên kết với nhau để tạo nên một hệ thống kiểm soát toàn diện và hiệu quả.

2.2. Vai trò của kiểm soát nội bộ trong quản lý rủi ro

Kiểm soát nội bộ giúp công ty phát hiện, phân tích và giảm thiểu rủi ro một cách chủ động. Thông qua hoạt động kiểm soát ở các quy trình mua hàng, bán hàng, sản xuất và quản lý tiền mặt, công ty có thể ngăn ngừa gian lận và bảo vệ tài sản.

III. Thực trạng Hệ thống Kiểm soát Nội bộ tại New Toyo Pulppy

Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH New Toyo Pulppy Việt Nam cho thấy cả những điểm mạnh lẫn những hạn chế. Công ty đã xây dựng được môi trường kiểm soát cơ bản với sự cam kết từ ban lãnh đạo. Tuy nhiên, trong các quy trình kiểm soát cụ thể như quy trình mua hàng, bán hàng, sản xuất và quản lý tiền lương, vẫn còn tồn tại những khoảng trống. Thông tin và truyền thông giữa các bộ phận chưa đủ hiệu quả, dẫn đến thiếu sót trong việc đánh giá rủi ro và phòng ngừa. Cần có sự hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ để nâng cao hiệu quả quản lý và tuân thủ pháp luật.

3.1. Điểm mạnh trong môi trường kiểm soát

Ban lãnh đạo công ty có cam kết mạnh mẽ về tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ. Công ty đã thiết lập bộ máy quản lý với sự phân chia trách nhiệm rõ ràng. Ngoài ra, công ty có quy trình báo cáo tài chính theo tiêu chuẩn và tuân thủ các quy định của pháp luật.

3.2. Hạn chế trong hoạt động kiểm soát

Các quy trình kiểm soát cụ thể chưa được thực hiện đầy đủ tại các khâu mua hàng, bán hàng và sản xuất. Thông tin và truyền thông về rủi ro giữa các bộ phận còn chậm và không đầy đủ. Cần cải thiện hoạt động giám sát để đảm bảo hiệu quả của từng quy trình kiểm soát.

IV. Giải pháp Hoàn thiện Hệ thống Kiểm soát Nội bộ

Để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại New Toyo Pulppy Việt Nam, cần thực hiện một loạt giải pháp toàn diện. Thứ nhất, tăng cường môi trường kiểm soát thông qua đào tạo nhân viên về tầm quan trọng của kiểm soát và nâng cao nhận thức về rủi ro. Thứ hai, hoàn thiện quy trình đánh giá rủi ro bằng cách xây dựng bản đồ rủi ro chi tiết cho từng hoạt động. Thứ ba, cải thiện các quy trình kiểm soát cụ thể ở các khâu quan trọng như mua hàng, sản xuất và quản lý tiền mặt. Thứ tư, nâng cao thông tin và truyền thông giữa các bộ phận thông qua hệ thống báo cáo định kỳ. Cuối cùng, tăng cường hoạt động giám sát để đảm bảo tuân thủ các quy trình kiểm soát.

4.1. Nâng cao môi trường kiểm soát

Cần tổ chức đào tạo định kỳ cho toàn bộ nhân viên về hệ thống kiểm soát nội bộ và các quy trình kiểm soát. Ban lãnh đạo phải thể hiện cam kết rõ ràng về kiểm soát thông qua các chính sách và hành động cụ thể. Xây dựng bộ quy tắc đạo đức để hướng dẫn hành vi của nhân viên.

4.2. Cải thiện quy trình kiểm soát và hoạt động giám sát

Xây dựng hệ thống quy trình kiểm soát chi tiết cho từng hoạt động mua hàng, bán hàng, sản xuất. Lập bảng kiểm tra để theo dõi tuân thủ quy trình. Thiết lập chỉ tiêu hiệu suất để đánh giá hiệu quả của kiểm soát. Tăng cường kiểm tra nội bộ định kỳ để phát hiện sai sót kịp thời.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH NEW TOYO PULPPY VIỆT NAM VÀ BỐI CẢNH NGÀ NH GIẤY SINH HOẠT HIỆN NAY 1. Giới thiêụ về công ty TNHH New Toyo Pulppy Viêṭ Nam Công ty TNHH New Toyo Pulppy Viê ̣t Nam là công ty thương mại, sản xuất và kinh doanh giấ y sinh hoa ̣t các loa ̣i và khăn giấ y. Được to ̣a la ̣c ở số 8, đường số 6, KCN Viê ̣t Nam-Singapore, Phường Biǹ h Hòa, TX Thuâ ̣n An, Tin̉ h Biǹ h Dương. Công Ty nhập khẩu nguyên liệu như bột giấy, giấy vụn, hóa chất,….và máy móc ở nước ngoài như Đức, Thái Lan, Trung Quốc, Nhật Bản, Malaysia….sau đó đem về sản xuất tại Công ty.

Sản phẩm của công ty được tiêu thụ ở thị trường trong nước và nước ngoài.Tình hình sản xuất của công ty trong những năm qua khá ổn định, chiếm thị phần lớn nhất trong thị trường giấy tiêu dùng tại Việt Nam.Công ty luôn khẳng định vi ̣ trí thương hiê ̣u của miǹ h và là một trong những doanh nghiệp mạnh bằng những mu ̣c tiêu và chiến lược phát triển hợp lý. Công ty TNHH New Toyo Pulppy Việt Nam được phép kinh doanh mua bán, sản xuất chế biến, dự trữ các sản phẩm giấy cho các tổ chức thương nghiệp địa phương, các đối tượng tiêu thụ khác trong cả nước, tham gia xuất nhập khẩu các mặt hàng và ký kết các hợp đồng kinh tế với các tổ chức trong và ngoài nước. Quá trin ̀ h thành và phát triể n của công ty TNHH New Toyo ̀ h hin Pulppy Viêṭ Nam Công ty bắt đầu xây dựng nhà máy ở KCN Việt Nam -Singapore vào năm 1998 với diện tích rộng 40.Công ty TNHH New Toyo Pulppy Việt Nam được Công ty Benline Investment Limited (Hồng Kông) đầu tư có đăng ký trên thị trường chứng khoán Singapore. Tập đoàn New Toyo là nhà sản xuất hàng đầu các sản phẩm giấy sinh hoạt trong khu vực.

Các nhà máy của tập đoàn New Toyo được xây dựng tại Trung Quốc, Malaysia, Úc, Singapore và Việt Nam. Trong đó nhà máy tại Việt Nam, Công ty TNHH New Toyo Pulppy Việt Nam là nhà máy có vốn đầu tư lớn nhất. 7 Sau 2 năm kể từ ngày khánh thành, Công ty đã dần dần tự khẳng định được mình và đã được người tiêu dùng bình chọn và công nhận sản phẩm giấy Pulppy và An An là hàng Việt Nam chất lượng cao do báo Sài Gòn tiếp thị tổ chức. Hiện nay, sản phẩm của công ty được phân phối rộng khắp các tỉnh thành trong cả nước và được xuất khẩu qua các nước Hong Kong, Singapore, Ú c, Nhâ ̣t Bản, Campuchia, Hoa kỳ, Lào, Myanmar… chiếm được thị phần lớn trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh giấy sinh hoạt và được người tiêu dùng lựa chọn tin dùng.

Đến đầu năm 2003, công ty tăng vốn đầu tư từ 44,23 triệu USD lên 66,36 triê ̣u USD nhằm mở rộng sản xuất đáp ứng nhu cầu thị trường. Sản phẩm của công ty ngày càng tăng và được ưa chuộng với chất lượng đảm bảo tạo uy tín trên thị trường và Công ty đã nhận được giải thưởng The Top 40 FDI Award của tạp chí Saigon Times vì những hoạt động hiệu quả và xuất sắc. Năm 2004, Với sự đóng góp và nổ lực không ngừng Công ty đã chứng minh được vị trí của mình khi nhận được giấy chứng nhận thương hiệu hàng đầu Việt Nam và lọt vào top 5 ngành hàng hóa dược do Sài gòn tiếp thị bình chọn. Đây cũng là sự phấn đấu toàn thể nhân viên trong công ty.

Năm 2006, Phòng Công Nghiệp Thương Mại Việt Nam phối hợp với công ty nghiên cứu thị trường AC Neilsen đã tiến hành khảo sát và công nhận các thương hiệu Pulppy, May, An An là những thương hiệu nổi tiếng tại Việt Nam do người tiêu dùng bình chọn. Đến nay thương hiệu này vẫn còn tồn tại, trở nên thân thuộc và không thể thiếu với những gia đình, trường học, công ty, nhà hàng, khách sạn…bởi chất lượng, giá trị và tiện ích mà giấy sinh hoạt của công ty mang lại. Để tiếp tục theo đuổi mục tiêu kinh doanh và đem đến chất lượng tốt nhất cho người tiêu dùng thì năm 2007 công ty TNHH New Toyo Pulppy Việt Nam đã trang bị dây chuyền công nghệ và thiết bị hiện đại cho ra các loại sản phẩm mới với chất lượng cao hơn giấy vệ sinh, giấy lụa hộp, khăn giấy lụa, khăn giấy bỏ túi, khăn ăn, khăn giấy đa năng (Kitchen Towels) cùng với việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng hoàn chỉnh, công ty đã được chính thức cấp chứng chỉ chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 8 9001:2000 do tổ chức Det Norske Veritas chứng nhận. Từ năm 2001 đến năm 2009, Công Ty liên tục đạt được giấy chứng nhận Hàng Việt Nam Chất Lượng cao do người tiêu dùng bình chọn.Và đến năm 2010, Công ty đã nâng cấp hệ thống quản lý chất lượng và được Tổ chức Det Norske Veritas cấp chứng nhận đạt ISO 9001:2008.

Công ty có ý thức trách nhiệm cao với xã hội, bảo vệ môi trường sống và tận dụng nguồn tài nguyên thiên nhiên khi cung cấp những sản phẩm vệ sinh cao cấp cho thị trường. Với mục đích kinh doanh này, công ty đã và đang thể hiện trách nhiệm cũng như nỗ lực đóng góp cho những lợi ích thiết thực nhất vì môi trường sống và cộng đồng. Đến năm 2015 thì Công ty TNHH New Toyo Pulppy Viê ̣t Nam được công nhận là doanh nghiệp sản xuất giấy theo tiêu chuẩn FSC do hội đồng quản lý rừng công nhận và cấp chứng chỉ. Công ty vận hành hệ thống quản lý phù hợp với các yêu cầu của FSC về chuỗi hành trình sản phẩm, nguyên liệu tái chế và yêu cầu về sử dụng logo và nhãn hiệu.

Đến nay, công ty đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình. Và sản phẩm của công ty cũng được nhiều khách hàng trong cả nước biết đến thương hiệu và tin dùng với chất lượng cao, giá cả phù hợp. Công ty cũng khẳng định vị thế của mình trong ngành sản xuất kinh doanh giấy sinh hoạt, chiếm thị phần lớn trên cả nước. Hiểu được xu hướng tiêu dùng sản phẩm ngày càng chất lượng cao thì công ty luôn đặt chất lượng sản phẩm lên trên để đáp ứng nhu cầu của khách hàng hiện nay.

Công ty sẽ không ngừng cải tiến và nâng cao chất lượng máy móc, kỹ thuật trong quá trình sản xuất để đem lại những sản phẩm tốt nhất cho người tiêu dùng. Đặc điể m hoa ̣t đô ̣ng sản xuấ t kinh doanh của công ty TNHH New Toyo Pulppy Viêṭ Nam Công ty TNHH New Toyo Pulppy Việt Nam được phép kinh doanh mua bán, sản xuất chế biến, dự trữ các sản phẩm giấy lu ̣a cho các tổ chức thương nghiệp địa 9 phương, các đối tượng tiêu thụ khác trong cả nước, tham gia xuất nhập khẩu các mặt hàng và ký kết các hợp đồng kinh tế với các tổ chức trong và ngoài nước. Công ty sản xuấ t và kinh doanh các sản phẩ m giấ y lu ̣a cao cấ p. Các loa ̣i sản phẩ m của công ty như giấ y lu ̣a cuô ̣n, giấ y lu ̣a hô ̣p, khăn giấ y bỏ túi,khăn giấ y lu ̣a, khăn ăn, khăn giấ y đa năng.

Các sản phẩ m của của công ty đươ ̣c bán rô ̣ng khắ p các hê ̣ thố ng siêu thi,̣ trường ho ̣c, khách sa ̣n, cửa hàng,nhà hàng…trên cả nước và xuấ t khẩ u qua nhiề u nước như Hong Kong, Singapore, Ú c, Nhâ ̣t Bản, Campuchia, Hoa kỳ, Lào, Myanmar…Thương hiê ̣u của công ty đươ ̣c nhiề u khách hàng biế t đế n và ưa chuô ̣ng vì chấ t lươ ̣ng giấ y cũng như giá cả phải chăng kèm với các chiń h sách ưu đaĩ như Anan, Pulppy, May. Công Ty TNHH New Toyo Pulppy Viê ̣t Nam được trang bị dây chuyền công nghệ và thiết bị hiện đại nhất từ Nhật Bản, Đức và Ý, cùng với đó là một nguồn nhân lực được đào tạo bài bản chuyên sâu đã đem đến những sản phẩm giấy lụa tốt nhất cho khách hàng, đặc biệt là hệ thống Gas Hood Dryer là hệ thống đầu tiên ở Viê ̣t Nam cho phép nhiệt độ sấy giấy lên đến 3500C, điều này đảm bào không còn vi khuẩn tồn tại trên sản phẩm. Nguyên vâ ̣t liê ̣u của công ty chủ yế u là bô ̣t giấ y, giấ y vu ̣n, hóa chấ t, film đươ ̣c nhâ ̣p khẩ u từ Nhâ ̣t Bản, Trung Quố c, Thái Lan, Malaysia…và mô ̣t số mua trong nước. Nguồ n nguyên vâ ̣t liê ̣u luôn đươ ̣c đảm bảo chấ t lươ ̣ng và cung ứng kip̣ thời cho viê ̣c sản xuấ t công ty.

Công ty luôn có ý thức bảo vê ̣ môi trường số ng và tài nguyên thiên nhiên vì thế công ty luôn sử du ̣ng nguồ n NVL có nguồ n gố c rõ ràng và theo tiêu chuẩ n FSC. Cơ cấ u tổ chức và bô ̣ máy quản lý hoa ̣t đô ̣ng ta ̣i công ty TNHH New Toyo Pulppy Viêṭ Nam GENERAL MANAGER ACTING GENERAL MANAGER DEPUTY GM ACTING GM PLANNING SECURITY LOCAL EXPORT FINANCE FACTORY FACTORY QUALITY MARKETING RD SUPPLY HR & ADMIN SALE SALE PM & MA CV & LG CONTROL CHAIN PAPER CONVERTING MAKING AFH GENERAL LOGISTIC PURCHASING HR & CHANNEL ACC SUPPLY CHAIN ADMIN GT SALE WAREHOUSE HSE CHANNEL ACC FOLKLIFT DESPATCH PURCHASING DISTRIBUTION TECHNICAL PART MT CASH SERVICE QMS ISO CHANNEL FLOW &FSC ACC HANOI SALE CUSTOM WAREHOUSE SECURITY DEVELOPMENT SECTION IT MAINTENANCE Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức Công ty thiết lập bộ máy tổ chức phù hợp với điều kiện và loại hình hoạt động kinh doanh của mình. Đứng đầu lãnh đạo công ty là các ban giám đốc trong đó tổng giám đốc là người lãnh đạo cao nhất và là người đại diện cho mọi quyền lợi, nghĩa vụ của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật. Tổng giám đốc là người chỉ đạo trực tiếp và chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, là người vạch ra kế hoạch năm và kế hoạch dài hạn trên cơ sở định hướng chiến lược kinh doanh.Phó tổng giám đốc sẽ là người hỗ trợ cho tổng giám đốc công ty.

Phó tổng giám đốc được phân công phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác của công ty và chịu trách nhiệm về các lĩnh vực được giao. 11 Ngoài ra, công ty còn phân công cụ thể ban giám đốc từng bộ phận chịu trách nhiệm cho từng phòng ban bao gồm: Giám đốc tài chính: Quản lý điều hành tài chính, kế toán của công ty. Tổ chức hạch toán các nghiệp vụ kinh tế, thực hiện thanh toán các hợp đồng, lập dự toán chi phí, kế hoạch thu chi tài chính.