lời mở đầu và kết luận, nội dung của luận văn gồm 3 chƣơng: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về dự toán ngân sách trong doanh nghiệp Chƣơng 2: Thực trạng công tác dự toán tại công ty PVFCCo Chƣơng 3: Hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại công ty PVFCCo Luận văn còn có phần phụ lục trình bày các báo cáo dự toán ngân sách thực tế của công ty PVFCCo để minh chứng cho những vấn đề về thực tế tại công ty PVFCCo đã đƣợc đề cập trong luận văn và các báo cáo dự toán ngân sách đã đƣợc hoàn thiện theo quan điểm của tác giả. Những đóng góp mới của luận văn - Về lý thuyết: Hệ thống các lý luận về dự toán ngân sách 6 - Về thực tế: Thông qua phân tích thực trạng công tác lập dự toán ngân sách, đánh giá những thành công và bài học kinh nghiệm về hệ thống dự toán ngân sách hiện nay tại PVFCCo, tác giả đƣa ra một số giải pháp góp phần hoàn thiện dự toán ngân sách, đặc biệt là áp dụng kỹ thuật dự toán ngân sách cuốn chiếu thay thế cho dự toán ngân sách cố định hằng năm, giúp công tác dự toán ngân sách phát huy hết vai trò của nó, từ đó giúp nhà quản trị có kế hoạch ứng phó với các biến động của thị trƣờng và đƣa ra quyết định kinh tế phù hợp và kịp thời. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm dự toán ngân sách Ngân sách là một thuyết minh kế hoạch tài chính đƣợc chuẩn bị trƣớc cho giai đoạn sắp tới, thƣờng là 1 năm (Brookson, 2000).
Dự toán ngân sách là một kế hoạch chi tiết (Detailed plan) cho việc huy động và sử dụng nguồn lực tài chính và các nguồn lực khác trong một kỳ hoạt động – thƣờng là trong một năm tài chính (J.Blocher và cộng sự, 2013). Nhƣ vậy, có thể hiểu dự toán ngân sách hoạt động hằng năm là sự tính toán, dự kiến một cách toàn diện mục tiêu kinh tế tài chính mà doanh nghiệp cần đạt đƣợc trong một kỳ hoạt động (1 năm), đồng thời chỉ rõ cách thức huy động, sử dụng vốn và các nguồn lực khác để thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp. Ý nghĩa dự toán ngân sách Dự toán ngân sách hoạt động hằng năm là công việc không thể thiếu đƣợc đối với các nhà quản lý hoạt động trong môi trƣờng cạnh tranh ngày nay. Trong kế toán quản trị, dự toán là một nội dung trung tâm quan trọng nhất, nó thể hiện mục tiêu, nhiệm vụ của toàn doanh nghiệp; đồng thời dự toán cũng là cơ sở để kiểm tra kiểm soát cũng nhƣ ra quyết định trong doanh nghiệp.
Do vậy, dự toán phải đƣợc xây dựng cho toàn doanh nghiệp và cho từng bộ phận trong doanh nghiệp. Dự toán ngân sách hoạt động hằng năm thể hiện mục tiêu của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp, nhƣ bán hàng, sản xuất, nghiên cứu, marketing, dịch vụ khách hàng, tài chính. Dự toán định lƣợng kỳ vọng của nhà quản lý về thu nhập, các luồng tiền và vị trí tài chính trong một năm tài chính. Với những vai trò nhƣ vậy, dự toán ngân sách hoạt động hằng năm có ý nghĩa nhƣ sau: - Dự toán là sự tiên liệu tƣơng lai có hệ thống nhằm cung cấp cho nhà quản lý các mục tiêu hoạt động thực tiễn, kết quả thực tế sẽ đƣợc so sánh và đánh giá.
Biện pháp này nâng cao vai trò kế toán trách nhiệm trong kế toán quản trị. - Dự toán là cơ sở để nhà quản lý tổ chức thực hiện nhiệm vụ của doanh nghiệp, là phƣơng tiện để phối hợp các bộ phận trong doanh nghiệp và giúp các nhà quản 8 lý biết rõ cách thức các hoạt động trong doanh nghiệp đan kết với nhau. - Dự toán là cơ sở để kiểm tra, đánh giá chất lƣợng quản lý tại doanh nghiệp trong từng thời kỳ nhất định. - Dự toán là cơ sở giúp doanh nghiệp phát hiện, ngăn ngừa, hạn chế những rủi ro trong hoạt động, là cơ sở để ra quyết định trong doanh nghiệp.
Nội dung cơ bản của xây dựng dự toán ngân sách 1. Mô hình dự toán ngân sách Mô hình dự toán ngân sách chính là một hệ thống xác định vị trí, mối quan hệ các nhà quản trị, các bộ phận trong việc tổ chức thực thi dự toán ngân sách. Trong việc tổ chức ứng dụng dự toán ngân sách, chọn mô hình dự toán ngân sách là công việc đầu tiên để định vị những vấn đề quan hệ chuyên môn khi lập dự toán ngân sách với các cấp, các nhà quản trị trong một tổ chức. Nếu tiếp cận theo chiều thông tin, các mô hình dự toán ngân sách thƣờng tồn tại dƣới ba hình thức: mô hình thông tin từ trên xuống, mô hình thông tin phản hồi, mô hình thông tin từ dƣới lên.
Mô hình thông tin từ trên xuống Quản Quản trị trị cấp cấp cao cao Quản Quản trị trị cấp cấp trung trung gian gian Quản Quản trị trị cấp cấp trung trung gian gian Quản Quản trị trị cấp cấp Quản Quản trị trị cấp cấp Quản Quản trị trị cấp cấp Quản Quản trị trị cấp cấp cơ sở cơ sở cơ sở cơ sở cơ sở cơ sở cơ sở cơ sở Sơ đồ 1.1: Mô hình thông tin từ trên xuống (Nguồn: Huỳnh Lợi, 2009) Theo Huỳnh Lợi (2009), mô hình thông tin từ trên xuống là mô hình mà các chỉ tiêu dự toán ngân sách đƣợc định ra từ nhà quản trị cấp cao. Sau đó sẽ truyền xuống nhà quản trị cấp trung gian. Nhà quản trị cấp trung gian tiếp nhận sẽ xem xét và chuyển xuống cho nhà quản trị cấp cơ sở làm mục tiêu, kế hoạch trong việc tổ chức hoạt động tại từng bộ phận trong doanh nghiệp. Dự toán ngân sách đƣợc lập dựa trên mô hình thông tin từ trên xuống là dự toán đƣợc lập theo một chiều mà 9 không có sự phản hồi từ cấp dƣới.
Mô hình thông tin từ trên xuống có những ƣu, nhƣợc điểm sau: Ưu điểm: Nhà quản trị cấp cao nắm rõ mục tiêu của tổ chức nên các mục tiêu của dự toán ngân sách đảm bảo đƣợc chiến lƣợc sản xuất kinh doanh, ngăn cản đƣợc tình trạng nới lỏng dự toán ngân sách của các phòng ban, kết nối các bộ phận để thực hiện mục tiêu chiến lƣợc chung của tổ chức. Nhược điểm: Mô hình mang tính áp đặt từ nhà quản trị cấp cao nên dễ gây bất bình cho các bộ phận trong doanh nghiệp. Dự toán ngân sách đƣợc lập từ trên xuống thƣờng không chính xác, những thông tin nhà quản trị cấp cao có đƣợc thƣờng không đầy đủ, do đó các chỉ tiêu dự toán áp đặt xuống sẽ quá cao hoặc quá thấp so với mức độ hoạt động và năng lực thực tế của bộ phận, điều này không khuyến khích sự cộng tác chung và tăng năng lực sản xuất của các bộ phận trong tổ chức. Khi lập dự toán theo mô hình này đòi hỏi nhà quản trị cấp cao phải có cái nhìn tổng quan, toàn diện mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp và phải nắm vững chặt chẽ mọi hoạt động chi tiết của từng bộ phận cả về mặt định tính lẫn định lƣợng.
Do đó lập dự toán theo mô hình thông tin từ trên xuống chỉ phù hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, có ít sự phân cấp về quản lý hoặc đƣợc sử dụng trong những trƣờng hợp đặc biệt mang tính chất tình thế, nhất thời mà phải tuân theo sự chỉ đạo của cấp quản lý cao hơn. Mô hình thông tin phản hồi Quản Quản trị trị cấp cấp cao cao Quản Quản trị trị cấp cấp trung trung gian gian Quản Quản trị trị cấp cấp trung trung gian gian Quản Quản trị trị cấp cấp Quản Quản trị trị cấp cấp Quản Quản trị trị cấp cấp Quản Quản trị trị cấp cấp cơ cơ sở sở cơ cơ sở sở cơ cơ sở sở cơ cơ sở sở Sơ đồ 1.2: Mô hình thông tin phản hồi (Nguồn: Huỳnh Lợi, 2009) 10 Theo Huỳnh Lợi (2009) việc lập dự toán theo mô hình này theo trình tự nhƣ sau: Các chỉ tiêu dự toán đƣợc ƣớc tính từ ban quản lý cấp cao nhất của doanh nghiệp mang tính dự thảo, đƣợc phân bổ xuống các đơn vị cấp trung gian. Trên cơ sở đó cấp trung gian phân bổ cho các đơn vị cấp cơ sở. Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào các chỉ tiêu dự thảo, căn cứ vào khả năng, điều kiện của mình để xác định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện đƣợc và bảo vệ trƣớc bộ phận quản lý cấp trung gian.
Bộ phận quản lý cấp trung gian, trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán từ các bộ phận cấp cơ sở, kết hợp với một tầm nhìn tổng quát và toàn diện hơn về hoạt động của các bộ phận cấp cơ sở, để xác định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện đƣợc ở bộ phận mình và bảo vệ trƣớc bộ phận quản lý cấp cao. Bộ phận quản lý cấp cao, trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán từ các bộ phận cấp trung gian kết hợp với tầm nhìn tổng quát và toàn diện hơn về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, hƣớng các bộ phận khác nhau đến việc thực hiện các mục tiêu chung, sẽ xét duyệt thông qua các chỉ tiêu dự toán cho các bộ phận trung gian, trên cơ sở đó bộ phận trung gian xét duyệt thông qua các chỉ tiêu cho các bộ phận cấp cơ sở. Khi dự toán ở các bộ phận đƣợc xét duyệt thông qua sẽ trở thành dự toán chính thức định hƣớng cho hoạt động kỳ kế hoạch. Mô hình thông tin phản hồi có những ƣu, nhƣợc điểm sau: Ưu điểm: Thu hút và tập trung đƣợc trí tuệ, kinh nghiệm của các cấp quản lý khác nhau vào quá trình lập dự toán, vừa kết hợp tầm nhìn tổng quát và toàn diện của quản lý cấp cao với khả năng cụ thể của cấp quản lý cấp trung gian và các cấp cơ sở.
Chính sự kết hợp trên nên dự toán có tính khả thi cao. Nhược điểm: Mô hình thông tin phản hồi đòi hỏi hao tốn nhiều thời gian, chi phí cho thông tin dự thảo, phản hồi và xét duyệt thông qua. Đồng thời, nếu tổ chức quá trình lập 11 dự toán thực hiện không đƣợc tốt, sẽ không cung cấp thông tin kịp thời cho kỳ kế hoạch. Khi lập dự toán theo mô hình này đòi hỏi phải có sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận, giữa các cá nhân trong từng bộ phận để đƣa ra những số liệu phù hợp cho bộ phận của mình.