Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Phương (chuyên ngành Hệ thống thông tin kinh tế và Thương mại điện tử, Trường Đại học Thương mại, dưới sự hướng dẫn của Th.S Hàn Minh Phương) tập trung giải quyết bài toán quản trị thông tin khách hàng tại một doanh nghiệp thương mại dịch vụ cụ thể.

Bối cảnh thực tiễn được tác giả nêu rõ: Trong bối cảnh kinh tế cạnh tranh gay gắt với sự xuất hiện của nhiều nhà cung cấp đa dạng sản phẩm và dịch vụ, mức độ trung thành của khách hàng đối với một đơn vị cung cấp có xu hướng suy giảm. Doanh nghiệp cần công cụ quản lý để xây dựng mối quan hệ bền vững, duy trì khách hàng hiện hữu và tìm kiếm khách hàng mới nhằm tối ưu hóa chi phí tiếp thị. Tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Quang Hanh, số lượng khách hàng gia tăng nhanh chóng theo đà mở rộng kinh doanh khiến phương pháp quản lý hồ sơ thủ công phát sinh nhiều bất cập, đòi hỏi phải tin học hóa quy trình quản trị.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu được văn bản xác định cụ thể:

  • Mục tiêu nghiên cứu: Phân tích và thiết kế phần mềm quản lý hồ sơ khách hàng cho Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Quang Hanh.
  • Nhiệm vụ nghiên cứu (4 nhiệm vụ):
    1. Hệ thống hóa kiến thức lý luận về phần mềm, phần mềm quản lý hồ sơ khách hàng và các phương pháp phân tích, thiết kế phần mềm.
    2. Nghiên cứu thực trạng công tác quản lý hồ sơ khách hàng và cơ cấu tổ chức của Công ty; sử dụng ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất (UML) đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin.
    3. Phân tích, thiết kế phần mềm quản lý hồ sơ khách hàng và thiết kế cơ sở dữ liệu (CSDL) cho hệ thống.
    4. Đưa ra các đề xuất, giải pháp hoàn thiện phần mềm quản lý hồ sơ khách hàng mang tính khả thi và phù hợp với thực tiễn hoạt động của công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Phần mềm quản lý hồ sơ khách hàng tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Quang Hanh.
  • Phạm vi không gian: Khóa luận thực hiện tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Quang Hanh (Địa chỉ: Số 21 đường Đại Phúc 9, Khu 3, Phường Đại Phúc, Thành phố Bắc Ninh, Tỉnh Bắc Ninh).
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu hoạt động kinh doanh và số liệu khảo sát được thu thập trong giai đoạn 3 năm, từ năm 2016 đến năm 2018.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận tiếp cận bài toán trên nền tảng lý luận kỹ thuật phần mềm và hệ thống thông tin quản lý. Về mặt khái niệm, tác giả dẫn định nghĩa phần mềm máy tính của Roger Pressman, gồm ba thành phần: các chương trình máy tính (mã nguồn, mã máy), cấu trúc dữ liệu (bộ nhớ trong, bộ nhớ ngoài) và hệ thống tài liệu liên quan (tài liệu người dùng, tài liệu phát triển, tài liệu kỹ thuật). Quy trình xây dựng phần mềm được khái quát theo 6 giai đoạn tuần tự:

  1. Phân tích và đặc tả yêu cầu phần mềm
  2. Thiết kế
  3. Lập trình
  4. Kiểm thử
  5. Cài đặt (Vận hành)
  6. Bảo trì

Tác giả so sánh hai phương pháp phân tích thiết kế: thiết kế hướng chức năng (phân rã hệ thống thành mô-đun, dùng biểu đồ dòng dữ liệu DFD, nhược điểm là khó tái sử dụng và khó quản lý khi hệ thống lớn) và thiết kế hướng đối tượng (xem hệ thống là tập hợp các đối tượng độc lập giao tiếp qua thông điệp, che giấu dữ liệu, ưu điểm là dễ bảo trì, dễ tái sử dụng và gần gũi với thực tế). Đề tài lựa chọn phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng sử dụng ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất UML (Unified Modeling Language), áp dụng các biểu đồ: ca sử dụng (Use Case Diagram), biểu đồ lớp (Class Diagram), biểu đồ trạng thái (State Diagram), biểu đồ tuần tự (Sequence Diagram), biểu đồ hoạt động (Activity Diagram), biểu đồ thành phần (Component Diagram) và biểu đồ triển khai (Deployment Diagram). Môi trường phát triển được lựa chọn là Microsoft Visual Studio kết hợp bộ công cụ giao diện DevExpress trên nền tảng .NET.

Các phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả triển khai bao gồm:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu:
    • Phiếu điều tra: Phát 10 phiếu khảo sát và thu về đủ 10 phiếu từ cán bộ nhân viên thuộc các phòng ban trong công ty nhằm xác định yêu cầu nghiệp vụ và tính năng hệ thống.
    • Quan sát thực tế: Trực tiếp theo dõi thao tác nghiệp vụ của nhân viên đội quản lý hồ sơ khách hàng trong thời gian thực tập.
    • Nghiên cứu tài liệu: Rà soát các quy trình quản lý, tài liệu kế toán, hóa đơn và văn bản lưu trữ nội bộ.
    • Phỏng vấn: Trao đổi trực tiếp với nhân viên để ghi nhận yêu cầu về giao diện và chức năng xử lý.
  • Phương pháp xử lý dữ liệu: Phân tích và thiết kế hệ thống hướng đối tượng để lập tài liệu phân tích - thiết kế; phương pháp thống kê mô tả để lập bảng số liệu, vẽ biểu đồ đồ họa; phương pháp so sánh đối chiếu giữa lý luận khoa học và thực tiễn hoạt động tại doanh nghiệp.

Thiết kế và triển khai

Phần mềm được thiết kế theo hướng đối tượng với các đặc tả kỹ thuật và mô hình hóa cụ thể từ văn bản:

1. Kiến trúc phân quyền và tác nhân (Actors)

Hệ thống xác định 4 tác nhân chính tham gia tương tác:

  • Nhân viên: Thực hiện cập nhật thông tin khách hàng, tải lên tài liệu làm việc, tra cứu hồ sơ và theo dõi kế hoạch làm việc cá nhân.
  • Ban giám đốc: Đăng nhập, tiếp nhận và xem các báo cáo thống kê phục vụ ra quyết định điều hành.
  • Người quản lý: Phụ trách toàn bộ các chức năng nghiệp vụ gồm quản lý danh mục khách hàng, quản lý hợp đồng, quản lý thông tin liên hệ, theo dõi lịch sử giao dịch và quản lý người dùng nội bộ.
  • Trưởng nhóm: Đăng nhập, thiết lập, điều chỉnh hoặc hủy kế hoạch làm việc với khách hàng cho từng nhân viên trong nhóm.

2. Yêu cầu chức năng và phi chức năng

  • 8 phân hệ chức năng chính: Quản lý thông tin khách hàng (thêm, sửa, xóa); Quản lý hợp đồng (tạo mới, cập nhật, xóa, tra cứu); Quản lý giao dịch (theo dõi phát sinh trong quá trình thực hiện); Quản lý thông tin liên hệ (lịch sử, thời gian liên hệ, hẹn gặp); Quản lý người dùng (thêm, sửa, xóa tài khoản nhân viên); Quản lý kế hoạch làm việc (lập và tra cứu lịch làm việc); Thống kê báo cáo (doanh thu, số lượng và tiến độ hợp đồng); Tra cứu thông tin tổng hợp.
  • Yêu cầu phi chức năng: Hệ thống sử dụng cơ sở dữ liệu tập trung nhằm đảm bảo tính toàn vẹn, độc lập dữ liệu và giảm dư thừa; tốc độ truy xuất nhanh; giao diện hoàn toàn bằng tiếng Việt, thiết kế nhất quán và dễ thao tác; khả năng mở rộng và nâng cấp trong tương lai.

3. Mô hình hóa hướng đối tượng bằng UML

  • Biểu đồ lớp (Class Diagram): Xác định các thực thể và thuộc tính tương ứng:
    • Khách hàng: Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, fax, số tài khoản, email.
    • Hợp đồng: Mã hợp đồng, tên hợp đồng, mã khách hàng, mã nhân viên, nội dung hợp đồng, giá trị hợp đồng, loại hợp đồng, tình trạng hợp đồng, ngày ký, ngày kết thúc.
    • Nhân viên: Mã nhân viên, họ tên nhân viên, giới tính, chức vụ, địa chỉ thường trú, quê quán, số điện thoại, email, trình độ, số chứng minh thư, văn bằng chứng chỉ, kinh nghiệm.
    • Liên hệ: Mã khách hàng, thời gian liên hệ, nội dung liên hệ, ghi chú.
    • Giao dịch: Mã giao dịch, mã hợp đồng, mã nhân viên, nội dung, ngày bắt đầu, ngày kết thúc.
    • Tài liệu làm việc: Mã tài liệu, tên tài liệu, loại tài liệu, thủ tục thực hiện, nội dung.
    • Hồ sơ làm việc: Mã hồ sơ, tên hồ sơ, danh mục tài liệu, mã khách hàng.
    • Dịch vụ: Mã dịch vụ, tên dịch vụ, đơn giá, nội dung.
  • Biểu đồ động:
    • Biểu đồ trạng thái: Xây dựng cho 4 lớp nghiệp vụ trọng yếu gồm Khách hàng, Nhân viên, Giao dịch và Hợp đồng.
    • Biểu đồ tuần tự: Đặc tả luồng thông điệp giữa các đối tượng giao diện, điều khiển và thực thể cho 8 chức năng cốt lõi: Đăng nhập, Thêm khách hàng, Sửa thông tin khách hàng, Xóa khách hàng, Thêm hợp đồng, Sửa hợp đồng, Tra cứu thông tin khách hàng và Thống kê báo cáo.
  • Biểu đồ thành phần và triển khai:
    • Biểu đồ thành phần: Kết nối các thành phần giao diện người dùng (Nhân viên, Quản lý, Trưởng nhóm, Ban giám đốc) với các thành phần điều khiển nghiệp vụ (Quản lý khách hàng, Quản lý kế hoạch làm việc, Quản lý hợp đồng, Quản lý dịch vụ, Quản lý liên hệ, Quản lý người dùng) và các thành phần dữ liệu tương ứng tới khối Cơ sở dữ liệu tập trung.
    • Biểu đồ triển khai: Xác định cấu hình thực thi trên các máy trạm của nhân viên kết nối qua mạng nội bộ LAN tới máy chủ lưu trữ CSDL.

4. Công nghệ và giao diện

Hệ thống được định hướng lập trình trong Microsoft Visual Studio, thiết kế giao diện Form tương tác bằng bộ điều khiển DevExpress, cài đặt trên hệ điều hành Windows với CSDL tập trung quản lý bằng SQL. Giao diện được thiết kế mẫu cho: Menu chính, Quản lý khách hàng, Thêm mới khách hàng và Tra cứu khách hàng.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về phân tích, thiết kế phần mềm quản lí hồ sơ khách hàng

Chương này tập trung trình bày các khái niệm nền tảng về công nghệ phần mềm và quản trị quan hệ khách hàng. Tác giả làm rõ vai trò của hoạt động quản lý hồ sơ khách hàng trong việc thu hút khách hàng mới, duy trì đối tác cũ và tối ưu chi phí vận hành. Nội dung chương trình bày chi tiết quy trình phát triển phần mềm qua 6 giai đoạn, đối chiếu ưu nhược điểm giữa phương pháp phân tích hướng chức năng và phương pháp hướng đối tượng, qua đó khẳng định tính ưu việt của hướng đối tượng trong việc đóng gói dữ liệu và tái sử dụng mô-đun. Chương 1 giới thiệu cấu trúc các loại biểu đồ của ngôn ngữ UML, công cụ phát triển Microsoft Visual Studio kết hợp DevExpress, đồng thời tổng quan các đề tài nghiên cứu liên quan trong nước (công trình của Trần Ngọc Tuân năm 2013, Bùi Thị Thanh Ngần, Nguyễn Minh Tâm năm 2011) và tài liệu quốc tế (cuốn sách "The customer experience book" và nghiên cứu của Benge năm 2012). Tác giả chỉ ra hạn chế của các nghiên cứu trước là chủ yếu dùng phương pháp hướng chức năng hoặc chưa gắn sát với thực trạng vận hành tại một doanh nghiệp thương mại cụ thể.

Chương 2: Phân tích đánh giá thực trạng phần mềm quản lí hồ sơ khách hàng tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Quang Hanh

Chương 2 phản ánh toàn diện tình hình thực tế tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Quang Hanh (được chuyển đổi ngày 05/01/2015 từ tiền thân là Công ty TNHH TM Nguyên Phú Sỹ, Giám đốc Nguyễn Văn Sỹ). Ngành nghề kinh doanh chính là sản xuất đồ uống không cồn, nước khoáng (mã ngành 1104), bán buôn nhiên liệu khí gas hóa lỏng (mã ngành 4661), kinh doanh nước giải khát Facet, Lavie và các sản phẩm bánh kẹo.

Tình hình hoạt động kinh doanh giai đoạn 2016 - 2018 của công ty ghi nhận mức tăng trưởng đều qua các năm:

STT Chỉ tiêu Năm 2016 (nghìn đồng) Năm 2017 (nghìn đồng) Năm 2018 (nghìn đồng)
1 Tổng doanh thu 21.600.836 34.460.620 53.638.536
2 Tổng chi phí 20.250.368 32.405.924 50.437.289
3 Tổng lợi nhuận 1.350.468 2.054.696 3.201.247

Cơ cấu quản lý công ty gồm Giám đốc, Phó Giám đốc và 5 bộ phận: Kỹ thuật, Hành chính nhân sự, Sản xuất, Kinh doanh, Kế toán tài chính. Thực trạng hoạt động quản lý hồ sơ khách hàng tại thời điểm khảo sát chủ yếu diễn ra thủ công thông qua phần mềm văn phòng Microsoft Word, Microsoft Excel cài đặt trên hệ điều hành Windows 8 có phần mềm diệt virus BKAV. Cấu hình máy tính trang bị: CPU Intel Core i5, RAM 8GB DDR4, ổ cứng HDD 1TB + SSD 128GB, card màn hình rời NVIDIA Geforce GTX 1050, mạng LAN/WIFI.

Tác giả đã lập phiếu điều tra và phỏng vấn 10 cán bộ nhân viên đại diện cho các bộ phận: Lê Văn Hoàng (Trưởng phòng kỹ thuật), Phạm Quang Tiến (Trưởng phòng sản xuất), Vũ Trường Giang (Phó phòng kinh doanh), Phạm Thu Trang (Nhân viên kế toán), Vũ Thị Linh, Nguyễn Ngọc Ánh, Nguyễn Lan Hương (Nhân viên kinh doanh), Hoàng Anh Tuấn, Dương Minh Công (Nhân viên kỹ thuật), Lê Hoài Anh (Nhân viên sản xuất). Kết quả khảo sát thực trạng ghi nhận:

Tiêu chí khảo sát Kết quả ghi nhận từ phiếu điều tra (n = 10)
Tầm quan trọng của phần mềm 7/10 đánh giá rất quan trọng, 2/10 quan trọng, 1/10 không quan trọng
Chức năng cần thiết nhất 9/10 chọn quản lý thông tin và tài khoản khách hàng; 1/10 chọn quản lý hóa đơn/đơn hàng
Thời gian tìm kiếm hồ sơ hiện tại 8/10 đánh giá mất nhiều thời gian để tìm kiếm hồ sơ khi khách hàng tăng
Khó khăn hay gặp phải 7/10 gặp khó khi chỉnh sửa, thêm bớt và đối chiếu dữ liệu qua các năm; 3/10 lo ngại rủi ro mất mát, thất lạc tài liệu bản cứng
Yêu cầu về giao diện mới 7/10 yêu cầu giao diện đẹp, dễ sử dụng (45%); 5/10 tính nhất quán; 3/10 hỗ trợ tối đa người dùng; 1/10 đầy đủ thông tin
Môi trường cài đặt 100% (10/10) lựa chọn cài đặt trên máy tính nội bộ chạy Windows
Mức độ an toàn bảo mật hiện tại 10/10 đánh giá mức độ bảo mật chưa cao do lưu trữ bằng sổ sách và file văn phòng
Mức độ hài lòng với cách làm hiện tại 6/10 chưa hài lòng, 3/10 khá hài lòng
Nâng cao tính cạnh tranh 100% (10/10) khẳng định phần mềm mới giúp nâng cao năng lực cạnh tranh
Lãnh đạo quan tâm đến quản lý hồ sơ 100% (10/10) xác nhận ban lãnh đạo rất quan tâm
Cải thiện thời gian tìm kiếm 100% (10/10) tin tưởng phần mềm sẽ cải thiện tốc độ tìm kiếm
Hiệu quả kỳ vọng của phần mềm mới 7/10 chọn quản lý tổng thể, chi tiết, đồng bộ, mọi nơi, dễ tùy chỉnh; 1/10 ý kiến khác

Đánh giá chung: Công ty có thuận lợi là đội ngũ nhân sự trẻ, đã có website giới thiệu và đã phân loại khách hàng ban đầu. Tuy nhiên, hạn chế rất lớn là tốc độ xử lý chậm, thông tin thiếu tính đồng bộ gây trùng lặp dư thừa giữa các phòng ban, tính chính xác thấp, tài liệu dễ thất lạc và đặc biệt là không thể sao lưu, khôi phục khi xảy ra sự cố.

Chương 3: Phân tích thiết kế phần mềm quản lý hồ sơ khách hàng tại Công ty TNHH TM và DV Quang Hanh

Chương 3 bắt đầu từ định hướng phát triển của công ty giai đoạn 2019-2021: mở rộng thêm nhiều chi nhánh tại Bắc Ninh và các tỉnh lân cận, đồng thời đa dạng hóa chủng loại sản phẩm đồ uống. Quy trình nghiệp vụ bài toán được tác giả mô tả chi tiết: từ bước gửi thư chào hàng, tiếp nhận liên hệ qua lễ tân, tư vấn, cung cấp hồ sơ năng lực (bản mềm hoặc chuyển phát nhanh bản cứng), đàm phán hợp đồng, lập 4 bản hợp đồng (công ty lưu 2 bản) trình Giám đốc ký, gửi tài liệu soát xét, xuất hóa đơn bán hàng kiêm phiếu bảo hành, theo dõi thanh toán đến dịch vụ hỗ trợ trong thời gian bảo hành.

Từ quy trình nghiệp vụ, tác giả tiến hành:

  1. Xác định 8 yêu cầu chức năng và hệ thống yêu cầu phi chức năng.
  2. Thiết lập bảng đặc tả Use Case chi tiết tương ứng với 4 tác nhân (Nhân viên, Ban giám đốc, Người quản lý, Trưởng nhóm).
  3. Xây dựng biểu đồ Use Case tổng quát và 5 biểu đồ Use Case phân rã chi tiết (Đăng nhập/đăng xuất, Quản lý khách hàng, Quản lý kế hoạch làm việc, Quản lý hợp đồng, Thống kê báo cáo).
  4. Thiết kế biểu đồ lớp (Class Diagram) với 8 lớp đối tượng thực thể và định nghĩa đầy đủ các trường dữ liệu, thuộc tính.
  5. Thiết lập 4 biểu đồ trạng thái (State Diagram) cho các lớp: Khách hàng, Nhân viên, Giao dịch, Hợp đồng.
  6. Thiết lập 8 biểu đồ tuần tự (Sequence Diagram) mô tả chi tiết tương tác thông điệp theo trục thời gian cho từng tác vụ: Đăng nhập, Thêm khách hàng, Sửa khách hàng, Xóa khách hàng, Thêm hợp đồng (với các bước kiểm tra tính hợp lệ và xác nhận thông tin khách hàng, nhân viên, dịch vụ), Sửa hợp đồng, Tra cứu khách hàng và Thống kê báo cáo.
  7. Xây dựng biểu đồ thành phần (Component Diagram) thể hiện mối liên hệ phụ thuộc giữa các giao diện, mô-đun xử lý logic và bảng dữ liệu, cùng biểu đồ triển khai (Deployment Diagram) trên kiến trúc máy trạm - máy chủ.
  8. Thiết kế cấu trúc CSDL và phác thảo giao diện phần mềm (menu chính, giao diện quản lý, form thêm mới và form tra cứu) sử dụng công cụ DevExpress.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính kèm số liệu trong văn bản

Khóa luận đã khảo sát và lượng hóa thực trạng hoạt động kinh doanh cũng như công tác ứng dụng CNTT tại Công ty Quang Hanh thông qua các dữ liệu xác thực:

  • Ghi nhận kết quả tài chính 3 năm (2016-2018) với doanh thu tăng từ 21,60 tỷ đồng lên 53,64 tỷ đồng, lợi nhuận sau thuế đạt 3,20 tỷ đồng năm 2018.
  • Thu thập và phân tích kết quả từ 10 phiếu điều tra thực tế: 70% nhân viên đánh giá phần mềm là rất quan trọng; 80% khẳng định phương thức thủ công gây mất nhiều thời gian; 60% chưa hài lòng với hiện trạng quản lý; 100% nhân viên thống nhất kiến nghị cần tin học hóa và cài đặt phần mềm trên nền tảng Windows.
  • Xây dựng hoàn chỉnh hồ sơ phân tích thiết kế hệ thống theo chuẩn UML, bao gồm: 6 biểu đồ Use Case, 1 biểu đồ lớp chi tiết với 8 lớp nghiệp vụ, 4 biểu đồ trạng thái, 8 biểu đồ tuần tự, 1 biểu đồ thành phần và 1 biểu đồ triển khai.

Giải pháp và kiến nghị của tác giả

  • Chuyển đổi toàn diện phương thức quản lý hồ sơ khách hàng từ các tập tin rời rạc trên Word, Excel sang phần mềm quản lý chuyên dụng có CSDL tập trung.
  • Chuẩn hóa quy trình quản lý thông tin khách hàng, giao dịch, hợp đồng và kế hoạch làm việc theo hướng phân quyền rõ ràng giữa 4 nhóm tác nhân (Ban giám đốc, Người quản lý, Trưởng nhóm, Nhân viên).
  • Thiết kế giao diện đồ họa thân thiện, dễ sử dụng bằng tiếng Việt thông qua bộ điều khiển DevExpress trên Visual Studio, đáp ứng nguyện vọng của 70% nhân sự khảo sát.
  • Triển khai giải pháp lưu trữ tập trung trên máy tính nội bộ có khả năng bảo mật, kiểm soát truy cập và sao lưu dữ liệu tránh rủi ro thất lạc tài liệu giấy.

Đóng góp so với các nghiên cứu trước

Tác giả tự xác định những điểm khắc phục so với các công trình đi trước:

  • Khắc phục hạn chế của các đề tài trước đây vốn sử dụng phương pháp phân tích thiết kế hướng chức năng (như khóa luận của Trần Ngọc Tuân năm 2013), chuyển dịch sang phương pháp hướng đối tượng với UML hoàn chỉnh, giúp mô hình hóa gần gũi với thực tế kinh doanh, dễ dàng bảo trì và mở rộng hệ thống.
  • Bổ sung việc phân tích chi tiết thực trạng quản lý hồ sơ tại một doanh nghiệp thương mại sản xuất cụ thể có số liệu khảo sát định lượng (điều mà tác giả đánh giá là các nghiên cứu trước chưa phân tích sâu hoặc chưa làm rõ tầm quan trọng trong thực tiễn).
  • Tích hợp quy trình quản lý kế hoạch làm việc và theo dõi hợp đồng gắn liền với dịch vụ bảo hành sản phẩm đồ uống/khí gas đặc thù của doanh nghiệp.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Căn cứ vào phạm vi và nội dung văn bản, khóa luận dừng lại ở mức độ phân tích và thiết kế mô hình hệ thống phần mềm (đặc tả yêu cầu, thiết kế CSDL, vẽ biểu đồ UML và phác thảo giao diện mẫu), chưa hoàn thiện khâu lập trình toàn bộ mã nguồn cũng như chưa triển khai thử nghiệm diện rộng trên thực tế. Ngoài ra, quy mô khảo sát thực trạng còn hẹp, gói gọn trong 10 phiếu điều tra tại nội bộ một doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Tiếp tục tiến hành giai đoạn lập trình hiện thực hóa các mô-đun chức năng dựa trên bản thiết kế đã lập; thực hiện kiểm thử hệ thống với dữ liệu thực tế tại Công ty Quang Hanh; xây dựng tài liệu chuyển giao, hướng dẫn sử dụng và tiến tới nghiên cứu mở rộng phần mềm phục vụ mô hình chuỗi chi nhánh phân phối đa tỉnh thành theo định hướng 2019-2021 của doanh nghiệp.

Giá trị tham khảo

Tài liệu này hữu ích đối với sinh viên chuyên ngành Hệ thống thông tin kinh tế, Tin học quản lý, Thương mại điện tử và Công nghệ thông tin đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp hoặc đồ án môn học về phân tích thiết kế phần mềm quản lý doanh nghiệp.

Những phần có giá trị tham khảo cao trong văn bản bao gồm:

  • Phương pháp xây dựng công cụ khảo sát thực tế: Bảng câu hỏi điều tra và cách thức lượng hóa đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT tại doanh nghiệp vừa và nhỏ (Chương 2).
  • Bộ hồ sơ mô hình hóa UML: Cách thức phân rã ca sử dụng, xác định thuộc tính cho các lớp thực thể (Khách hàng, Hợp đồng, Giao dịch, Nhân viên, Kế hoạch làm việc) và xây dựng biểu đồ tuần tự cho các chức năng thêm, sửa, xóa, tra cứu, báo cáo (Chương 3).
  • Mô tả quy trình nghiệp vụ thương mại: Trình tự xử lý hồ sơ khách hàng, ký kết và lưu trữ hợp đồng 4 bản, xuất hóa đơn kiêm bảo hành gắn liền với thực tiễn cung ứng hàng hóa dịch vụ.

Câu hỏi thường gặp

1. Địa bàn khảo sát thực tế của khóa luận là đơn vị nào và hoạt động trong lĩnh vực gì?
Khóa luận khảo sát tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Quang Hanh (Số 21 đường Đại Phúc 9, Khu 3, Phường Đại Phúc, Thành phố Bắc Ninh), do ông Nguyễn Văn Sỹ làm Giám đốc. Doanh nghiệp hoạt động chính trong lĩnh vực sản xuất nước khoáng, nước tinh khiết đóng chai, nước giải khát Facet, bán buôn khí gas hóa lỏng và nước khoáng Lavie.

2. Thực trạng cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin tại công ty trước khi thiết kế phần mềm mới như thế nào?
Công ty quản lý hồ sơ khách hàng chủ yếu bằng Word và Excel trên hệ điều hành Windows 8 có phần mềm BKAV. Máy tính trang bị CPU Intel Core i5, RAM 8GB DDR4, ổ cứng HDD 1TB kết hợp SSD 128GB, card đồ họa rời NVIDIA Geforce GTX 1050, mạng LAN/WIFI, tuy nhiên tốc độ truy xuất còn chậm và chưa có cơ chế sao lưu, phục hồi dữ liệu khi gặp sự cố.

3. Kết quả khảo sát 10 cán bộ nhân viên về thực trạng quản lý hồ sơ ghi nhận những con số nào đáng chú ý?
Có 7/10 người đánh giá phần mềm quản lý là rất quan trọng; 8/10 người cho rằng việc tìm kiếm hồ sơ mất nhiều thời gian; 7/10 người gặp khó khăn khi chỉnh sửa, đối chiếu số liệu qua các năm; 6/10 người chưa hài lòng với cách thức quản lý hiện tại; 10/10 người đồng thuận rằng việc áp dụng phần mềm mới sẽ nâng cao năng lực cạnh tranh cho công ty.

4. Biểu đồ lớp (Class Diagram) trong phần mềm được thiết kế gồm những thực thể nào?
Hệ thống thiết kế 8 lớp đối tượng gồm: Khách hàng, Hợp đồng, Nhân viên, Liên hệ, Giao dịch, Tài liệu làm việc, Hồ sơ làm việc và Dịch vụ, mỗi lớp đều được xác định các thuộc tính quản lý cụ thể.

5. Quy trình ký kết và quản lý hợp đồng thực tế tại công ty diễn ra như thế nào theo mô tả của tác giả?
Khi khách hàng thống nhất điều khoản dịch vụ, người quản lý lập hợp đồng trình Giám đốc ký duyệt. Hợp đồng lập thành 4 bản (công ty giữ lại 2 bản). Đơn hàng hoàn tất sẽ xuất hóa đơn bán hàng kiêm phiếu bảo hành để làm căn cứ thanh toán và hỗ trợ kỹ thuật sau bán hàng.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Phương đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý theo phương pháp hướng đối tượng và ngôn ngữ mô hình hóa UML. Thông qua việc khảo sát thực tế tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Quang Hanh, tác giả đã phản ánh rõ nét những bất cập của phương pháp lưu trữ hồ sơ khách hàng thủ công trên Word và Excel đối với một doanh nghiệp đang tăng trưởng doanh thu. Đề tài đã xây dựng được bản đặc tả yêu cầu chi tiết, hệ thống biểu đồ UML hoàn chỉnh và thiết kế giao diện mẫu đáp ứng mục tiêu tin học hóa công tác quản trị hồ sơ khách hàng cho doanh nghiệp.