Phần mở đầu: Đại biểu nên nói ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề; âm lượng, ngữ điệu thể hiện được nhiệt tình, tâm huyết nhằm thu hút sự chú ý của cử tri ngay từ ban đầu. - Phần nội dung: Đây là phần trọng tâm, do vậy đại biểu cần tập trung làm rõ các nội dung quan trọng; phải trình bày được các nội dung chính, trong đó làm rõ thực trạng, nguyên nhân, hướng giải quyết các vấn đề mà cử tri đang quan tâm. - Phần kết luận: Cần diễn đạt làm rõ các dự định của mình đối với hướng giải quyết các vấn đề đã trình bày để cử tri thấy được tinh thần trách nhiệm của đại biểu trong thực hiện nhiệm vụ. Trong quá trình trình bày, đại biểu nên nói chứ không nên đọc bài viết sẵn để thể hiện được năng lực của mình, đồng thời tạo được sự sinh động, sức hấp dẫn của buổi tiếp xúc; khi lên trình bày cần mang theo sổ ghi chép, đề cương để thể hiện tính nghiêm túc, sự chuẩn bị chu đáo của đại biểu và sự tôn trọng cử tri.
Đại biểu cần bố trí thời gian trình bày hợp lý: Khi trình bày, phát biểu, nên dành thời gian nhiều nhất cho phần nội dung chính; nội dung mà cử tri quan tâm nhiều hơn; dành đủ thời gian để trả lời câu hỏi của cử tri. Nên tránh xin nói thêm khi đã hết thời gian cho phép. Tiếp thu, tiếp nhận ý kiến Chất lượng hoạt động tiếp xúc cử tri thể hiện rõ ở tinh thần tiếp thu ý kiến của cử tri. Cần tuyệt đối tránh hai khuynh hướng: Thứ nhất là tiếp thu cả những vấn đề của cử tri nêu ra nhưng thiếu tính trung thực, khách quan, thiếu căn cứ; thứ hai là đi vào sa đà, lý giải cả những lĩnh vực mà đại biểu còn thiếu thông tin.
Để tiếp thu ý kiến của cử tri, các đại biểu cần chú ý sau khi cử tri nêu ý kiến, đề đạt nguyện vọng, đại biểu cần trao đổi với tinh thần dân chủ, thẳng thắn và cởi mở những vấn đề mà cử tri quan tâm; cần có thái độ luôn lắng nghe và chia sẻ những nguyện vọng chính đáng của cử tri; ghi chép đầy đủ, tổng hợp nhanh các ý kiến theo từng nhóm vấn đề, từ đó xác định trách nhiệm của mình đối với các vấn đề mà cử tri quan tâm. Khi thể hiện sự cam kết hay hứa hẹn với cử tri thì phải căn cứ vào nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng nhân dân và nhiệm vụ của đại biểu. Không hứa những gì mà mình không có khả năng và điều kiện làm. Cần phải thận trọng khi đưa ra lời hứa trước cử tri, bởi việc thực hiện đúng lời hứa sẽ tạo được niềm tin của cử tri và nâng cao uy tín của đại biểu.
Trong tiếp thu, tiếp nhận ý kiến đại biểu cần: - Chú ý lắng nghe: Việc chú ý lắng nghe tạo mối quan hệ gần gũi, thân thiết giữa đại biểu và cử tri, khuyến khích cử tri phát biểu, trao đổi những vấn đề còn tồn tại ở địa phương. Khi lắng nghe đại biểu có thể bằng cử chỉ, 109 thái độ, hành động (ánh mắt, gật đầu, ghi chép.) để động viên, khích lệ cử tri tiếp tục trao đổi. - Nên ghi chép nhanh, đầy đủ các câu hỏi, không bỏ sót chi tiết. - Thái độ tiếp thu ý kiến của cử tri phải vui vẻ, khiêm tốn, luôn giữ nét mặt tươi tắn, không tỏ ra bối rối, không lo sợ, không giận dữ trước những câu hỏi gai góc của cử tri.
Trả lời câu hỏi của cử tri Các câu hỏi mà cử tri đưa ra thường liên quan đến những vấn đề an sinh xã hội, đang gây nhiều bức xúc và được nhân dân quan tâm hoặc gắn với lĩnh vực công tác của đại biểu. Khi trả lời những câu hỏi của cử tri, đại biểu cần kiểm soát được cảm xúc, tránh lúng túng và rơi vào thế bị động. Để trả lời câu hỏi, đại biểu cần: - Nắm đầy đủ và chắc những vấn đề cử tri nêu ra. Nếu chưa rõ câu hỏi có thể đề nghị cử tri nhắc lại hoặc giải thích rõ hơn.
Đại biểu cần tập hợp và phân loại nhanh các câu hỏi thành những nhóm vấn đề chung để có cách trả lời khái quát nhất, tránh sự trùng lặp, mất nhiều thời gian khi trả lời. - Trước khi trả lời, đại biểu nên nói lời cảm ơn cử tri đã nêu ý kiến. - Khi trả lời, đại biểu nên chọn những vấn đề đã nắm vững để trả lời trước. Việc sắp xếp các vấn đề theo thứ tự ưu tiên để trả lời những câu hỏi mà đại biểu nắm rõ và 110 chắc chắn nhất sẽ cho phép đại biểu thể hiện năng lực và kỹ năng của mình.
Đối với những vấn đề chưa rõ, chưa am hiểu hoặc hiểu chưa đầy đủ đại biểu có thể trả lời chung chung hoặc xin tiếp thu, nghiên cứu và tìm hiểu thêm, tránh trả lời hấp tấp, vội vàng, tùy tiện. Những vấn đề không thuộc chức năng, phạm vi giải quyết của mình; những vấn đề khó trả lời ngay thì xin tiếp thu, đề nghị cử tri được để lại nghiên cứu kỹ hơn sẽ trả lời sau hoặc chuyển cho các cơ quan có trách nhiệm trả lời. Đại biểu không nên từ chối trả lời câu hỏi. - Về cách thức, đại biểu nên trả lời đúng vào câu hỏi của cử tri; ngắn gọn, rõ ràng.
- Khi không còn thời gian trả lời, đại biểu phải xin lỗi cử tri và xin phép trả lời bằng hình thức khác. - Kết thúc buổi tiếp xúc cử tri, đại biểu nên cảm ơn cử tri và các cá nhân, tổ chức có liên quan đến buổi tiếp xúc cử tri. Phần tiếp thu và trả lời câu hỏi là phần mà đại biểu dễ rơi vào tâm trạng bị động vì nội dung có thể bị dẫn dắt bởi cử tri. Vì vậy, khâu chuẩn bị thông tin, tâm lý, xác định đúng tư cách và thẩm quyền của bản thân là rất quan trọng đối với hiệu quả tiếp xúc.
Khi trình bày, tiếp thu ý kiến, trả lời câu hỏi của cử tri đại biểu nên chú ý âm lượng, ngữ điệu, tốc độ nói và ngôn từ sao cho có hiệu quả nhất, bảo đảm người nghe dễ nghe, hứng thú, tập trung. Bên cạnh đó, trong tiếp xúc cử tri các đại biểu cần quan tâm đến các yếu tố phi ngôn từ sao cho 111 bảo đảm đúng mực và ở trạng thái kiểm soát được. Đại biểu nên tránh những hành động như: che miệng, gãi đầu, chống tay vào hông, đút tay vào túi quần, túi áo, mân mê bút hoặc micro trên tay, sử dụng điện thoại (nhắn tin, đọc báo.), lúc trình bày không cúi xuống để ghi chép hoặc sửa văn bản, không sửa tóc hoặc sửa quần áo. Đại biểu cần biết khai thác lợi thế của các yếu tố phi ngôn ngữ như nhìn bao quát cả hội trường khi trình bày; tập trung hướng về phía cử tri đang có ý kiến; gật đầu đúng lúc để tỏ thái độ cảm thông, chia sẻ; mỉm cười để thể hiện sự thân thiện, gần gũi.
Những hành vi này có tác dụng hỗ trợ rất lớn trong việc xác lập, cải thiện quan hệ giữa đại biểu với cử tri; tạo được bầu không khí nghiêm túc, dân chủ, cởi mở trong tiếp xúc cử tri. Xử lý thông tin và đánh giá sau tiếp xúc cử tri 3. Xử lý thông tin sau tiếp xúc cử tri Sau khi đã thu thập được thông tin từ các cuộc tiếp xúc cử tri, đại biểu cần thực hiện việc xử lý thông tin để chuẩn bị cho các hoạt động tiếp theo. Hiệu quả thu thập cũng như xử lý thông tin tùy thuộc rất nhiều vào sự hiểu biết, năng lực của người tổng hợp trong nắm bắt những vấn đề bức xúc của địa phương và của cử tri.
Đại biểu Hội đồng nhân dân (đặc biệt đại biểu là Thường trực Hội đồng nhân dân) cần nắm vững được những ưu điểm lợi thế cũng như những khó khăn của địa phương để hiểu được cử tri mong muốn những gì, cần gì, 112 địa phương có vấn đề gì bức xúc hiện nay, có điểm “nóng” không. Trong tiếp xúc cử tri ở các địa phương miền núi cần chú ý khai thác những thông tin về các vấn đề của đồng bào dân tộc thiểu số (số liệu, những khó khăn của đồng bào, nhu cầu của đồng bào. Trong và sau khi tiếp xúc cử tri, cần ghi chép, sắp xếp những thông tin thu thập được một cách khoa học. Ví dụ: thông tin liên quan đến nhiệm vụ của từng cấp như cấp xã, cấp huyện hay cấp tỉnh; theo nội dung từng lĩnh vực: kinh tế - xã hội, giáo dục.
để tìm ra nội dung quan trọng, những nhu cầu, mong muốn thiết thực của các cử tri; những vấn đề cử tri mong đợi mà đại biểu có thể đề xuất giải pháp và giải quyết (ví dụ: các vấn đề như nước sạch, đường giao thông.) hoặc đó là những vấn đề mà Hội đồng nhân dân phải giải quyết, hay các vấn đề bản thân hiểu rõ nhất, thuộc lĩnh vực chuyên môn của mình, đủ khả năng tham gia đề xuất phương án giải quyết. Việc xác định vấn đề theo mức độ quan trọng sẽ giúp đại biểu Hội đồng nhân dân nói chung, Thường trực Hội đồng nhân dân nói riêng có thể: - Tập trung chú ý hơn vào những việc có tính cấp thiết hơn. - Làm rõ được những mong muốn phổ biến, đại diện, chung nhất của các nhóm cử tri, chứ không phải là của một bộ phận thiểu số cử tri hay một cử tri riêng lẻ. - Giúp nhìn nhận vấn đề một cách tổng thể, trong mối liên kết với các vấn đề khác.
113 Đây cũng là cơ sở để Thường trực Hội đồng nhân dân phân loại, tổng hợp ý kiến, thông tin cần thiết chuẩn bị cho nội dung kỳ họp. Đại biểu tự đánh giá về kết quả tiếp xúc cử tri và rút kinh nghiệm Sau mỗi lần tiếp xúc cử tri, đại biểu Hội đồng nhân dân phải tự đánh giá kết quả hoạt động của mình, từ đó rút ra những kinh nghiệm cho bản thân để những lần tiếp xúc tiếp theo đạt kết quả cao hơn. Đại biểu cần tự đánh giá trên các mặt sau: Thứ nhất, công tác chuẩn bị đã tốt chưa? Còn vấn đề gì thiếu sót, sơ xuất cần rút kinh nghiệm? Thứ hai, cuộc tiếp xúc cử tri có được thực hiện theo đúng dự kiến về trình tự, thời gian không? Có thực hiện được đầy đủ các nội dung như dự kiến không? Nếu không đạt được như dự kiến do những nguyên nhân nào? Cần rút kinh nghiệm như thế nào? Thứ ba, kết quả từ cuộc tiếp xúc cử tri mang lại như thế nào?