_— N3 - ĐI ĐẾN MỘT QUYẾT ĐỊNH Nắm uững các quá trình uò phương pháp ra quyết định phải đi một bước dài hướng đến uiệc tăng tối đa hiệu quả uà hiệu năng của bạn. 39 CHƯƠNG1 NHẬN THỨC VẤN ĐỀ Điều quan trọng là phải chẩn đoán các vấn đề một cách chính xác. Trước khi đưa ra bất kỳ quyết định nào, phải nhận biết và xác định rõ vấn đề và những giới hạn của nó một cách rõ ràng. Điều này cũng có nghĩa là biết ai khác cần được lôi kéo vào trong vấn đề và phân tích sự tham gia của họ có ý nghĩa gì.
Tiếp cận những loại quyết định khác nhau theo những cách thức khác nhau để có những kết quả tốt. HIỂU RÕ TẠI SAO CẦN ĐƯA RA QUYẾT ĐỊNH Hầu hết các quyết định trong quản lý đều được thúc đẩy bởi một trong bốn loại sự kiện khác nhau, mỗi sự kiện đòi hỏi một cách ra quyết định cụ thể: 40 Thanh Lộc « Trở ngại - nhà doanh nghiệp quyết định về cách thức tốt nhất để giải quyết những vấn đề, những việc khẩn cấp, và những biến động đột ngột. e Cơ hội - nhà doanh nghiệp quyết định những bước đi ban đầu nào cần theo đuổi và theo đuổi như thế nào. ‹ Phân bố nguồn lực - nhà doanh nghiệp đứng giữa trong việc phân bố tiền bạc, nhân sự, hay vật tư.
e Thương lượng —- nhà doanh nghiệp ra những quyết định như người đại diện của một công ty hay những cá nhân. TỰ HỎI MÌNH Hỏi: Mình có xem xét tất cả các uấn đề có liên quan trong một bối cảnh toàn diện chưa? Hỏi: Mình có nhìn uào các uấn đề gây trở ngại một cách khách quan hưy không? -_ Hỏi: Những quyết định của mình có được tiến hành một cách có suy nghĩ hay theo tình cảm? Hỏi: Những quyết định của mình có thích hợp uới từng uấn đề riêng biệt không? Hỏi: Mình có nhận ra các uấn đề có xu hướng tái diễn không? 4 Quyết định trong hinh doanh XỬ TRÍ TOÀN BỘ CÁC VẤN ĐỀ Những quyết định mà xử trí chỉ một phần riêng biệt của vấn đề thường đi đến thất bại. Bất kỳ quyết định nào cũng đềú. ảnh hưởng ‹đến một bộ phận hay nhiều bộ phận tzg; toàn Mề, một hệ thống kinh doanh.xét liệu vấn/ đề được đặt ra mang tầm vóc rộng khắp công ty Hay là một sự cố biệt lập.có thể điều chuyển một nhân viên khó tính, nhidÈ, nếu vấn đề bị gây ra bởi việc quản lý tôi hay một chính: sách: tuyển dụng tôi, thì thực ra không có gì được: giải quyết cả.
Hãy "xế cứu thêm ; đào sâu để tìm ra tại sao lại cần đến một quyết đinh, Điều này xác lập những ranh giới chính xác—và dẫn đến những kết quả cao. Phải biết rõ ai sẽ bị ảnh hưởng bởi quyết định của bạn. THAM KHẢO Ý KIẾN CỦA NGƯỜI KHÁC Ngoài việc nhận biết các vấn đề, là một người ra quyết định bạn cần nhận biết những cá nhân liên quan. Hãy lập danh sách những người sẽ bị ảnh hưởng bởi một quyết định, chẳng hạn như những người ở cấp cao hơn có những quyền quyết định của chính họ ; những phòng ban khác có công việc sẽ bị ảnh hưởng đến ; và các khách hàng và nhà cung cấp.
Đánh giá người nào bạn cần phải tham khảo ý kiến để đảm bảo sự ủng hộ và thiện chí. Khi bạn đi đến một quyết định, phải đảm bảo mọi người trên danh sách của bạn 4 Thanh Lộc đều biết bạn đã quyết định cái gì và tại sao, cho dù bạn có tham khảo ý kiến của họ hay không. NHÂN BIẾT THỜI ĐIỂM THÍCH HỢP Khi bạn đang ra một quyết định, phải nắm rõ thời điểm liên quan, nhưng phải nhớ rằng chất lượng tư duy và việc thi hành phải là yếu tố then chốt. Bạn phải đi đến quyết định không nhanh quá mức nhưng cũng không có những trì hoãn không cần thiết.
Thời điểm đúng để bạn đưa ra quyết định là khi tất cả thông tin đã thu thập đầy đủ và tất cả các vấn đề đã được truyền đạt. Sự trì hoãn chỉ có lợi nếu như bạn cần có thêm thông tin sống còn hoặc nếu những tình huống đã thay đổi và các vấn đề phải được đánh giá lại. Ấp lực thời gian thực tế có thể cần thiết —nó giúp bạn tập trung, loại bổ sự chân chừ, và giảm bớt _số lượng giải pháp chọn lựa cần được xem xét. Một khi quyết định đã rõ ràng, hãy đưa nó ra một cách nhanh chóng, không chần chừ.
XẾP THỨ TỰ ƯU TIÊN CÁC YẾU TỐ Khi ra một quyết định, hãy xếp thứ tự ưu tiên các yếu tố quan trọng. Thường trong quá trình người ta coi một số yếu tố này thì quan trọng hơn những yếu tố khác—và sự phân tích sẽ hỗ trợ cho việc này. Thực tế, chỉ có 20 phần trăm các hoạt động có thể mang lại 80 phần trăm kết quả. Cái này được gọi là 4 Quyết định trong kinh doanh định luật Pareto, hay là qui tắc 80/20, hay là nguyên lý của cái gọi là “quan trọng thì ít và tầm thường thì nhiều”.
Khi ra quyết định, hãy dùng định luật Pareto để sắp xếp thứ tự ưu tiên của bạn. Cho mỗi yếu tố ảnh hưởng đến quyết định một mức độ quan trọng bằng nhau. Định luật Pareto tập trung vào 20 phần trăm quan trọng và cho 80 phần trăm kém quan trọng hơn ở thứ tự ưu tiên thấp hơn. Khi ra quyết định, chia các yếu tố liên quan vào thành các loại.
Xếp thứ tự ưu tiên chúng một cách chính xác, và phân bổ thời gian và nỗ lực một cách tương ứng sao cho các lĩnh vực sống còn của một quyết định không bị thông qua vội vã và những lĩnh vực không quan trọng thì không ngốn quá nhiều thời gian.Ð Các hoạt động Trở ngại S0% 60% 40% 20% Phân bố các yếu tố tạo ra một trở ngại Thanh Lộc TƯ DUY MỘT CÁCH CHIẾN LƯỢC Trước khi bạn đưa ra một quyết định chiến lược, đầu tiên bạn phải có được sự hiểu biết đầy đủ về tình hình hiện tại. Phải biết được môi trường chung, so sánh những thành tích, những yêu cầu bên ngoài, những nguyên nhân cơ bản của bất kỳ khiếm khuyết về thành tích, và cái giá của việc không hành động. Đây là năm giai đoạn điển hình trong kinh doanh vận hành trong cả các công ty khổng lồ và công ty nhỏ. Trong bất kỳ công ty nào, có những câu hỏi bạn có 'thể tự hỏi mình, chẳng hạn như: « Điều gì đang diễn ra trên thị trường, và nó hoạt động chống lại chúng ta như thế nào? « Ở đâu và tại sao chúng ta đang thực hiện kém hơn đối thú cạnh tranh của chúng ta? « Cái gì khách hàng của chúng ta đòi hỏi mà chúng ta không thể cung cấp? e Cái gì gây ra những thiếu sót trong thành tích của chúng ta? e« Những kết quả tiêu cực nào sẽ tiếp theo nếu chúng ta không hành động ngay lập tức? 29.
Luôn lạc quan—nhưng vẫn phải thực tế— khi hoạch định những mục tiêu tương lai của bạn. 4 Quyết định trong kinh doanh QUYẾT ĐỊNH TIẾN TỚI ĐẦU Trong một tình thế lý tưởng, bạn tính được công ty bạn sẽ như thế nào, và rồi bạn ra những quyết định cần thiết để đạt đến đó. Hãy làm việc này đầu tiên bằng cách nhận biết những thiếu sót và rồi đặt chúng thành văn bản, và kế tiếp đó vạch ra những hành động cần thiết để lấp kín những lỗ hổng. Những hành động này sẽ bao gồm: e« Sửa chữa việc kém thành tích « Đáp ứng các yêu cầu của khách hàng e Dẹp bỏ những nguyên nhân gây ra những thiếu sót e Thay những kết quả tiêu cực nguy hại bằng những lợi ích lớn lao.
Mỗi một hành động này đòi hồi thêm những quyết định bổ sung, tất cả được tạo ra bên trong quyết định tổng thể để đi từ chỗ không thể chấp nhận được đến chỗ hoàn chỉnh nhất. Exi Tư tìm biết bạn : đang ở đâu bạn muốn ễ tới đâu CHƯƠNG 2 QUYẾT ĐỊNH AI THAM GIA Ai tham gia, và tham gia như thế nào là quyết định đầu tiên của bạn khi bạn là người ra quyết định. Số người bạn có thể mời tham gia có thể là không, khi bạn tự quyết định một mình, cho đến tất cả, khi bạn cầm đầu một nhóm tìm kiếm ý kiến đóng góp. NHỮNG ĐIỂM CẦN NHỚ « Cả cấp trên và cấp dưới đều như nhau, phải trình bày quan điểm của mình.
e« Những người thi hành quyết định sẽ sẵn lòng hơn khi họ đã tham gia vào việc ra quyết định. e« Những quyết định tập thể cần thiết không được chậm chạp. « Vai trò của cấp trên phải được làm rõ trước khi quá trình ra quyết định khởi sự. 4 Quyết định trong hính doanh SỬ DỤNG CÁC CỐ VẤN Những luận cứ của các quyết định tập thể rất là mạnh.
Người ta nói “hai cái đầu vẫn hơn một cái đầu” là một ý kiến hay, mặc dù điều này cũng có thể bị phần bác bởi câu “lắm thầy thối ma”. Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp thì những cố vấn cung cấp tính chuyên môn cao và kinh nghiệm——vì vậy rõ ràng là cần phải có những “thầy” khác. Ví dụ, một quyết định chiến dịch khuyến mãi sẽ cần đến một chuyên viên về tiếp thị. Thật là lý tưởng nếu sự cố vấn cụ thể này được bổ sung bằng kinh nghiệm của một người đã từng giải quyết những vấn đề tương tự.
Tuy nhiên, người ra quyết định, sau khi cân nhắc tư vấn của các chuyên gia và những tay kinh nghiệm, phải dùng quyền hạn của mình để bảo đảm một quyết định đã được xem xét thấu đáo. XEM XÉT CHẶT CHẼ CÁC QUYẾT ĐỊNH Nếu bạn không có đầy đủ thẩm quyền để tiến hành, thì bạn phải tham khảo ý kiến của cấp thẩm quyền có liên quan—không chỉ để được ban quyển hạn tối hậu, mà còn để có thông tin đầu vào. Luôn luôn quan tâm đến việc các kế hoạch của bạn phải được xem xét chặt chẽ bởi bất kỳ cấp trên nào mà với sự nhận xét và kinh nghiệm của họ bạn eó thể tin cậy. Ngay cả nếu như bạn không muốn quyết định của bạn bị chế tài bởi cấp trên, thì phải nhớ rằng họ cũng muốn đưa ra một sự hợp tác quí giá nếu như họ 4s Thanh Lộc được thông tin đầy đủ tất cả quá trình đi đến quyết định.
Cần yêu cầu người khác xem xét nghiêm túc quyết định của bạn và cho bạn sự phản hồi.