Phần mở đầu Tạo quan hệ: Trước tiên phải có tác phong chững chạc, tự tin. Không để lộ ra sự vụng về, thiếu tự tin qua nét mặt, cử chỉ và động tác ngay từ ban đầu; Chào hỏi và tự giới thiệu; Trình bày lý do của buổi thuyết trình. Làm cho thính giả tò mò: Bằng cách kể một câu chuyện vui hoặc một câu thơ có ý nghĩa liên quan đến chủ đề, hoặc đặt câu hỏi cho thính giả; Các vấn đề có tính mâu thuẫn của cuộc sống liên quan đến nội dung thuyết trình hoặc trích dẫn lời các danh nhân; Các câu chuyện thời sự hấp dẫn theo nguyên tắc tiêu cực trước, tích cực sau. 13 Định hướng: Từ các câu chuyện gây tò mò cho thính giả ở trên dẫn dắt người nghe đến mục tiêu chính của bài thuyết trình; Định hướng bằng sơ đồ trực quan; Đưa ra bố cục tổng quan hoặc nội dung chính của bài thuyết trình.
b) Giai đoạn triển khai Giai đoạn giữa là giai đoạn triển khai chính nội dung của bài thuyết trình. Đây là giai đoạn mà người thuyết trình cần đưa ra những lập luận sắc bén dựa trên những kỹ năng truyền tải thông tin một cách hoàn hảo, giúp cho người nghe đạt được mục tiêu là lĩnh hội thông tin, kỹ năng và thay đổi thái độ và hình thành tình cảm mới sau khi nghe xong nội dung của vấn đề. c) Kết thúc Phần này làm tốt sẽ tạo ấn tượng tốt nhất cho cả buổi thuyết trình. Phần kết thúc có ba trọng tâm: Trọng tâm 1: Tóm tắt một thông điệp; Trọng tâm 2: Liên kết với tương lai; Trọng tâm 3 : Tạo dựng ý kiến, quan điểm.
Những điều kiện để giao tiếp có hiệu quả (1, 2) 4. Tạo ra môi trường thuận lợi trong giao tiếp Để tạo ra môi trường giao tiếp hữu hiệu trong tổ chức, người quản lý hành chính phải mẫu mực trong các mối quan hệ liên cá nhân. Vai trò mẫu mực trong giao tiếp có thể được thực hiện qua các biện pháp: Tránh đơn phương thay đổi các quyết định trong hệ thống tổ chức. Đây là điều rất quan trọng, có thể ảnh hưởng tới công việc bởi vì một sự thay đổi trong hệ thống chính thức sẽ đe dọa các chuẩn mực hành vi trong hệ thống phi chính thức.
Con người hay có khuynh hướng chống đối lại hoặc có phản ứng tự vệ khi họ bị đe dọa. - Kêu gọi mọi cấp tham gia vào việc giải quyết các vấn đề có liên quan và ảnh hưởng tới quyết định. - Phải có khả năng tiếp thu các ý kiến trong các cuộc trao đổi thông tin. Điều này sẽ khích lệ mọi người đóng góp ý kiến.
Nắm chắc mục đích giao tiếp 14 - Nắm chắc mục đích giúp cho chúng ta đỡ mất thì giờ và hành động có hiệu quả hơn bởi vì khi đã kê khai được từng điểm đặc trưng của vấn đề, chia vấn đề khó khăn thành những vấn đề nhỏ để xử lý thì người giao tiếp sẽ thấy vấn đề không còn quá lớn lao, quá trừu tượng và quá khó giải quyết. Dĩ nhiên, đôi khi cũng phải giải thích minh bạch một số lớn thông tin chi tiết. Điều quan trọng ở đây là sẽ không phí thời gian để ôm đồm những chi tiết không cần thiết và có thể khởi sự nhanh hơn khi đã biết chính xác điều cần nhằm tới. - Nắm chắc mục đích chính xác sẽ làm cho thông điệp có hiệu quả hơn, bởi vì hiệu quả giao tiếp gắn liền với sự đáp ứng của cử tọa và người giao tiếp mới yên tâm phát triển mục đích của mình.
Sau khi xác định được mục tiêu giao tiếp phải biết lựa chọn phương thức giao tiếp thích hợp. Có nhiều phương thức giao tiếp, nhưng phải xác định phương thức thích hợp với mục tiêu. - Hãy sử dụng phương thức trình bày hay chỉ dẫn khi: (1) có đủ thông tin cần thiết; (2) có thể hiểu được thông tin đó không cần có sự giúp đỡ của ai khác và (3) chỉ quan tâm chủ yếu vào việc tìm ra một quyết định hợp lý, rành mạch và nhanh chóng. Thông thường hãy sử dụng phương thức bàn bạc và tham gia khi: (1) cần thêm thông tin; (2) cần ý kiến, quan điểm, sự đánh giá phê bình của người khác, và (3) quan tâm tới cảm nghĩ của những người có liên quan và muốn thực hiện các quyết định có hiệu quả.
Kinh nghiệm, kỹ năng trong giao tiếp Kinh nghiệm, kỹ năng có sự liên hệ chặt chẽ. Kinh nghiệm là những tri thức tích lũy được qua trải nghiệm thực tiễn. Kỹ năng là năng lực vận dụng có kết quả những tri thức về phương thức hành động đã được chủ thể lĩnh hội để thực hiện những nhiệm vụ tương ứng, ở mức độ kỹ năng, công việc hoàn thành trong điều kiện hoàn cảnh không thay đổi, chất lượng chưa cao, thao tác chưa thuần thục và chủ thể còn phải tập trung chú ý căng thẳng. Những cảm nhận có được lại nhờ kỹ năng quan sát, tích lũy kinh nghiệm quan hệ con người trên thực tiễn, kỹ năng lắng nghe, kỹ năng đọc trên nét mặt, cử chỉ đối tượng giao tiếp.
15 TÓM TẮT CHƢƠNG Kỹ năng giao tiếp là một kỹ năng quan trọng trong quản trị văn phòng giúp hình thành khả năng ứng xử linh hoạt trong quá trình làm việc giữa nhân viên văn phòng với các đối tượng khác nhau. Nhìn chung, để hoạt động văn phòng có hiệu quả thì thái độ, ứng xử của người cán bộ văn phòng phải luôn chuẩn mực, luôn thể hiện sự bình tĩnh, tự chủ trong mọi tình huống, nhất là không được thể hiện thái độ trịch thượng, quan cách hay nóng nảy, cáu giận. Khi giao tiếp với người khác đòi hỏi người cán bộ văn phòng phải luôn biết tự kiềm chế vừa thể hiện sự cởi mở, chân thành, thông cảm nhưng lại nghiêm túc, đúng mực. Đặc biệt, phải luôn cảm giác được sự cân bằng làm hài lòng người dân, các đối tượng tham gia vào quá trình giao tiếp, nên nó mang tính chính trị, pháp lý, xã hội sâu sắc.
CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP THỰC HÀNH Câu 1: Phân tích bản chất và vai trò của giao tiếp trong quản trị văn phòng? Câu 2: Trình bày tầm quan trọng của lắng nghe và phân tích tầm quan trọng của lắng nghe trong công việc và trong cuộc sống. Câu 3: Kỹ năng thuyết phục là gì? Để thuyết phục trong giao tiếp cần chú ý đến đặc điểm nào? Câu 4: Trình bày các bước của triển khai thuyết trình hiệu quả? Câu 5: Hãy phân tích các nguyên tắc giao tiếp trong văn phòng? Nguyên tắc nào là quan trọng nhất, tại sao? Bài tập thực hành 1: Thực hiện 1 bài thuyết trình theo chủ đề tự chọn. Bài tập thực hành 2: Thực hiện giao tiếp giữa các nhóm với nhau về chủ đề giới thiệu bản thân, giới thiệu về cuốn sách hay, về người quan trọng nhất. Bài tập thực hành 3: Hãy thuyết phục bạn trai/ bạn gái khi có đề xuất sống thử, hút thuốc, chơi game vào tối khuya,.
Thuyết phục sếp của bạn khi điều chuyển công việc lên huyện,. 16 CHƢƠNG 2: KỸ NĂNG LẬP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ TRONG CƠ QUAN, TỔ CHỨC Mã chƣơng: 61082032-02 Nguyễn Thị Hồng Chuyên GIỚI THIỆU Kỹ năng lập và quản lý hồ sơ là quá trình giải quyết và sau khi giải quyết xong được sắp xếp và phân loại khoa học theo từng vấn đề, sự việc phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và từng đơn vị tổ chức, bộ phận sẽ giúp cho các cán bộ và thủ trưởng cơ quan tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc có căn cứ xác đáng và kịp thời. Do đó góp phần nâng cao hiệu xuất và chất lượng công tác của cán bộ cũng như toàn cơ quan, đơn vị. MỤC TIÊU Sau khi học xong bài này, người học có khả năng: - Trình bày được khái niệm, các loại hồ sơ; trình bày được vai trò của hồ sơ trong quản lý hành chính; mô tả, phân tích được kỹ năng lập và quản lý hồ sơ trong cơ quan, tổ chức.
- Hình thành thành thạo kỹ năng lập và quản lý hồ sơ cá nhân trong học tập và cuộc sống; rèn luyện tính tỉ mỉ, cận thận, có trách nhiệm. - Hình thành tư duy chịu trách nhiệm trong mọi vấn đề xảy đến trong cuộc sống, học tập và công việc của bản thân; nghiêm túc, tích cực, chủ động trong học tập. Khái quát chung về hồ sơ 1. Khái niệm hồ sơ Hồ sơ là một thuật ngữ được dùng khá phổ biến trong công tác hành chính văn phòng và công tác lưu trữ, thuật ngữ này được hiểu như sau: Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo 17 dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Các loại hồ sơ - Hồ sơ công việc (hồ sơ công vụ): Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, hoặc có cùng đặc trưng như: tên loại, tác giả… hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị. - Hồ sơ nguyên tắc: Là tập bản sao văn bản của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quy định về một mặt, một lĩnh vực công tác nhất định dùng làm căn cứ để giải quyết công việc hàng ngày (loại hồ sơ này không phải nộp vào lưu trữ mà chỉ dùng để giải quyết, xử lý công việc). - Hồ sơ trình ký: Là một tập văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề được sử dụng để soạn thảo dự thảo một văn bản trình cấp có thẩm quyền xem xét, ký duyệt và ban hành một văn bản mới. - Hồ sơ nhân sự: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh - sinh viên…).
Vai trò của hồ sơ trong quản lý hành chính nhà nước - Tài liệu được lập thành hồ sơ sẽ giúp cho việc tra tìm nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả, nâng cao hiệu xuất và chất lượng công tác của cán bộ.