phần mở đầu, phần nội dung và phần kết thúc. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản QPPL hiện nay phải tuân theo quy định tại Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015, Chương V Nghị định 34/2016/NĐ-CP; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ- CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. 14 Văn bản được ban hành phải tuân thủ đầy đủ các quy định về trình tự, thủ tục xây dựng, ban hành theo quy định của pháp luật Kiểm tra trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản QPPL làm cơ sở cho việc xử lý văn bản và xem xét, xử lý trách nhiệm cơ quan, người có thẩm quyền ban hành văn bản. Đồng thời, qua đó xem xét trách nhiệm của cơ quan, người có trách nhiệm tham mưu soạn thảo, thẩm định, thẩm tra, thông qua văn bản và kiến nghị xử lý theo quy định.
Văn bản được ban hành đúng trình tự, thủ tục là văn bản được xây dựng, ban hành tuân thủ đầy đủ các quy định về trình tự, thủ tục xây dựng, ban hành theo quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015, Nghị định 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Phương thức, quy trình kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân cấp huyện Phương thức kiểm tra văn bản QPPL của HĐND, UBND Gồm có hai phương thức tự kiểm tra văn bản và kiểm tra văn bản theo thẩm quyền. Đối với phương thức tự kiểm tra: Cơ quan ban hành xem xét lại một lần nữa về nội dung, hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày của văn bản. Nếu phát hiện có dấu hiệu bất hợp lý thì cơ quan ban hành văn bản có trách nhiệm kịp thời xử lý.
Đối với phương thức kiểm tra theo thẩm quyền gồm có kiểm tra văn bản do cơ quan, người ban hành văn bản gửi đến; Kiểm tra văn bản khi nhận được yêu cầu, kiến nghị của các cơ quan, tổ chức, cá nhân phản ánh về văn bản có dấu hiệu trái pháp luật; Kiểm tra văn bản theo địa bàn tại cơ quan ban hành 15 văn bản, chuyên đề, ngành, lĩnh vực. Quy trình kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND Quy trình tự kiểm tra văn bản QPPL gồm các công đoạn sau: Bước 1. Gửi văn bản kiểm tra: Đối với văn bản QPPL đã được cơ quan, người có thẩm quyền ký ban hành, khi phát hành văn bản, cơ quan, đơn vị làm nhiệm vụ phát hành văn bản có trách nhiệm đồng gửi văn bản cho đơn vị được phân công làm đầu mối tự kiểm tra văn bản đó để thực hiện việc tự kiểm tra. Nhận văn bản kiểm tra: Cơ quan được phân công làm đầu mối kiểm tra văn bản phải vào sổ để theo dõi việc gửi văn bản và nhận văn bản tự kiểm tra.
Việc vào sổ theo dõi là để kiểm tra được số văn bản đã phát hành được kiểm tra, theo dõi thời gian kiểm tra văn bản. Phân công kiểm tra: Cơ quan, đơn vị được phân công làm đầu mối kiểm tra, khi nhận văn bản tự kiểm tra, phân công chuyên viên hoặc cộng tác viên nghiên cứu, kiểm tra toàn bộ văn bản. Thực hiện kiểm tra văn bản: Chuyên viên hoặc cộng tác viên thực hiện việc kiểm tra văn bản theo tiêu chí về căn cứ pháp lý ban hành văn bản; thẩm quyền ban hành văn bản; nội dung văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày; thủ tục, xây dựng và ban hành. + Trường hợp không phát hiện văn bản có dấu hiệu trái pháp luật, chuyên viên kiểm tra phải ký tên và ghi rõ ngày, tháng, năm kiểm tra vào góc 16 trên bên phải của văn bản mà mình đã kiểm tra để xác nhận việc kiểm tra, thời điểm kiểm tra và lập Bản báo cáo tóm tắt (tên văn bản, căn cứ đối chiếu, kiểm tra, kết luận của người kiểm tra về tính hợp hiến, hợp pháp của văn bản.) để báo cáo Thủ trưởng đơn vị được phân công làm đầu mối tự kiểm tra.
+ Trường hợp phát hiện văn bản có dấu hiệu trái pháp luật, chuyên viên kiểm tra văn bản phải ký tên, ghi rõ ngày, tháng, năm kiểm tra; đồng thời lập Phiếu Kiểm tra văn bản có dấu hiệu trái pháp luật theo mẫu và Hồ sơ kiểm tra văn bản theo quy định trình Thủ trưởng đơn vị được phân công làm đầu mối tự kiểm tra văn bản xem xét, quyết định. Báo cáo kết quả tự kiểm tra Đối với văn bản có nội dung trái pháp luật, đơn vị được phân công tự kiểm tra có trách nhiệm phối hợp trao đổi làm rõ những nội dung trái pháp luật, thống nhất các biện pháp xử lý và chuẩn bị báo cáo với cơ quan, người đã ban hành văn bản đó để kịp thời xử lý theo quy định. Báo cáo kết quả tự kiểm tra văn bản có dấu hiệu trái pháp luật gồm những nội dung cơ bản: Đánh giá nội dung có dấu hiệu trái pháp luật của văn bản và đề xuất hướng xử lý, thời hạn xử lý, biện pháp khắc phục hậu quả do văn bản gây ra (nếu có); Xác định trách nhiệm của cán bộ, công chức tham mưu soạn thảo, thẩm định, thẩm tra và ban hành văn bản. Xử lý văn bản trái pháp luật đã ban hành Trên cơ sở báo cáo kết quả tự kiểm tra, cơ quan, người có thẩm quyền có trách nhiệm xử lý kịp thời văn bản trái pháp luật đã ban hành.
Công bố, lưu trữ kết quả tự kiểm tra: Kết quả tự xử lý văn bản QPPL trái pháp luật phải được công bố công khai, đưa tin trên các phương tiện thông tin đại chúng và phải được đăng công 17 báo, đăng trên trang thông tin điện tử của cơ quan ban hành hoặc niên yết tại trụ sở cơ quan ban hành hoặc các địa điểm khác có liên quan, đồng thời gửi cho cơ quan, tổ chức, cá nhân mà trước đó văn bản đã được gửi. Kết thúc quá trình kiểm tra, người kiểm tra phải lập hồ sơ về văn bản có nội dung trái pháp luật, chuyển bộ phận cơ sở dữ liệu nhằm xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu phục vụ công tác này, chuyển bộ phận văn thư lưu trữ hồ sơ. Quy trình kiểm tra văn bản QPPL theo thẩm quyền: Quy trình kiểm tra văn bản theo thẩm quyền cũng tương tự như quy trình tự kiểm tra, gồm các bước gửi văn bản kiểm tra, nhận văn bản, tổ chức kiểm tra và xử lý kết quả. Tuy nhiên trong từng bước, nội dung công việc có sự khác biệt.
Cụ thể quy trình gồm các bước như sau: Bước 1. Gửi văn bản kiểm tra: Trong văn bản QPPL, ở phần “Nơi nhận” của văn bản phải ghi rõ cơ quan có thẩm quyền kiểm tra văn bản. Sau khi ký, văn bản QPPL phải được gửi cho cơ quan kiểm tra theo thời gian quy định, cụ thể: văn bản QPPL của HĐND, UBND cấp tỉnh gửi đến Cục Kiểm tra văn bản của Bộ Tư pháp và tổ chức pháp chế của bộ, cơ quan ngang bộ có thẩm quyền kiểm tra theo ngành, theo lĩnh vực. Văn bản của HĐND, UBND cấp huyện gửi đến Sở Tư pháp; văn bản của HĐND, UBND cấp xã gửi đến Phòng Tư pháp để kiểm tra.
Tiếp nhận văn bản thuộc đối tượng kiểm tra: Cơ quan có trách nhiệm kiểm tra văn bản theo thẩm quyền nhận văn bản do các cơ quan gửi tới, mở Sổ văn bản đến để theo dõi việc gửi và tiếp nhận văn bản thuộc đối tượng kiểm tra. Phân công người kiểm tra: 18 Thủ trưởng cơ quan kiểm tra phân công người kiểm tra (chuyên viên kiểm tra hoặc cộng tác viên kiểm tra). Tiến hành kiểm tra: Người kiểm tra văn bản tiến hành xem xét, đánh giá tính hợp hiến, hợp pháp, tính thống nhất của văn bản được kiểm tra Để có thể xem xét, đánh giá về tính hợp hiến, hợp pháp, tính thống nhất của văn bản được kiểm tra, người kiểm tra văn bản cần tập hợp căn cứ pháp lý để xác định nội dung trái pháp luật của văn bản được kiểm tra, đánh giá và kết luận về tính hợp pháp của văn bản căn cứ theo 5 tiêu chí: có căn cứ pháp lý; đúng thẩm quyền; nội dung phù hợp với các quy định của pháp luật; trình bày đúng thể thức và tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật về thủ tục xây dựng, ban hành và đăng công báo. Báo cáo kết quả kiểm tra văn bản và đề xuất hướng xử lý: Khi phát hiện văn bản được kiểm tra có dấu hiệu trái pháp luật, người kiểm tra văn bản lập Phiếu kiểm tra văn bản, báo cáo Thủ trưởng cơ quan kiểm tra về kết quả kiểm tra và đề xuất hướng xử lý.
Căn cứ vào tính chất, mức độ trái pháp luật của văn bản và hậu quả gây ra, người kiểm tra văn bản có thể đề xuất hình thức xử lý văn bản trái pháp luật; xử lý trách nhiệm của cơ quan, người có thẩm quyền đã ban hành văn bản trái pháp luật; xử lý trách nhiệm đối với cán bộ, công chức đã tham mưu soạn thảo, thẩm định, thẩm tra, ban hành văn bản trái pháp luật trong trường hợp người đó có lỗi. Bước 6: Kết luận kiểm tra văn bản trái pháp luật: Thủ trưởng cơ quan kiểm tra văn bản xem xét, kết luận theo thẩm quyền hoặc trình cơ quan, người có thẩm quyền xem xét, kết luận về nội dung trái 19 pháp luật của văn bản. Kết luận kiểm tra phải có các nội dung cơ bản như: tên văn bản được kiểm tra; tên và nội dung văn bản làm cơ sở pháp lý để xác định nội dung trái pháp luật của văn bản được kiểm tra; ý kiến về nội dung trái pháp luật của văn bản được kiểm tra; yêu cầu cơ quan, người đã ban hành văn bản xem xét, xử lý và thông báo kết quả xử lý văn bản theo quy định của pháp luật, đồng thời kiến nghị việc xem xét, xử lý trách nhiệm đối với cơ quan, người đã tham mưu xây dựng, ban hành văn bản trái pháp luật. Kết luận kiểm tra được gửi cho cơ quan, người đã ban hành văn bản để xem xét, xử lý theo quy định của pháp luật.
Bước 7: Cơ quan, người đã ban hành văn bản phải tổ chức xem xét, xử lý văn bản đó và thông báo kết quả xử lý cho cơ quan kiểm tra văn bản.