phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung chính gồm 3 chƣơng: + Chƣơng 1: Một số vấn đề lý luận về quản lý hoạt động kiểm toán nội bộ của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam. + Chƣơng 2: Thực trạng quản lý hoạt động kiểm toán nội bộ của Ngân hàng + Chƣơng 3: Một số giải pháp cải thiện việc quản lý hoạt động kiểm toán nội bộ của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam. 7 Chƣơng 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KIỂM TOÁN NỘI BỘ CỦA NGÂN HÀNG NHÀ NƢỚC VIỆT NAM 1. Lý luận chung về kiểm toán nội bộ 1.
Hệ thống kiểm soát nội bộ và những hạn chế vốn có 1. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ * Khái niệm HT KSNB: - Uỷ ban các chuẩn mực kiểm toán quốc tế đƣa ra khái niệm KSNB là toàn bộ các biện pháp kiểm tra, kế toán hoặc các biện pháp khác do Ban Giám đốc chịu trách nhiệm xây dựng, áp dụng và giám sát nhằm mục đích bảo vệ tài sản của tổ chức, tính tin cậy của các ghi chép kế toán và của các báo cáo tài chính năm đƣợc lập trên cơ sở các ghi chép đó, việc tuân thủ các quy chế và thủ tục hiện hành và việc sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của tổ chức đó. - Liên đoàn kế toán quốc tế đƣa ra khái niệm: “HT KSNB là kế hoạch của đơn vị và toàn bộ các phƣơng pháp, các bƣớc công việc mà các nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo. HT KSNB trợ giúp cho các nhà quản lý đạt đƣợc mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự và kinh doanh có hiệu quả kể cả tôn trọng các quy chế quản lý, giữ an toàn tài sản, ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận, ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy”.
- Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 về Đánh giá rủi ro và KSNB nêu định nghĩa: «HT KSNB là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị đƣợc kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. HT KSNB bao gồm môi trƣờng kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát.” Từ những khái niệm này có thể rút ra các yêu cầu của kiểm soát bao gồm: + Hoàn thành các mục tiêu và mục đích hoạt động đã đề ra; 8 + Sử dụng các nguồn lực một cách kinh tế và hiệu quả; + Kiểm soát đủ các rủi ro có thể xảy ra; + Tính đáng tin cậy và thống nhất của các thông tin quản lý và tài chính. + Tuân thủ pháp luật và các quy định cũng nhƣ chính sách, kế hoạch, các thủ tục và quy chế nội bộ. * Các bộ phận cấu thành HT KSNB: - Môi trƣờng kiểm soát: Một khía cạnh quan trọng của công tác kiểm toán là xem xét cung cách bộ phận quản lý cao cấp nhất.
Bộ phận quản lý tạo ra môi trƣờng chung, nhờ đó xác lập thái độ của toàn đơn vị đối với hệ thống kiểm soát. Môi trƣờng kiểm soát chung cũng tạo ra các chính sách, trình tự và các chỉ dẫn đảm bảo cho sự giám sát liên tục và có hiệu quả đối với các hoạt động của đơn vị. Nếu thiếu một môi trƣờng kiểm soát chung sẽ kìm hãm các thủ tục kiểm soát và làm cho nó chỉ còn là hình thức mà thôi. Tuy nhiên, môi trƣờng kiểm soát mạnh chỉ là nền tảng, là điều kiện cần cho các thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng.
Để HT KSNB hoạt động tốt thì các thủ tục kiểm soát phải đƣợc thiết kế phù hợp và hoạt động hữu hiệu. - Hệ thống kế toán: Hệ thống kế toán là hệ thống dùng để ghi nhận, tính toán, phân loại, kết chuyển vào sổ cái, tổng hợp và lập báo cáo các nghiệp vụ phát sinh. Hệ thống kế toán ở một đơn vị bao gồm: hệ thống chứng từ, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống báo cáo. Thông qua việc quan sát, đối chiếu, tính toán và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp thông tin cho việc quản lý mà còn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị.
Hệ thống kế toán là một mắt xích, một yếu tố quan trọng của HT KSNB. - Các thủ tục kiểm soát: Thủ tục kiểm soát là các chính sách, các quy trình do Ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện nhằm quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị. Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm: + Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị; 9 + Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán; + Kiểm tra chƣơng trình ứng dụng và môi trƣờng tin học; + Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết; + Kiểm tra và phê duyệt các chứng từ kế toán, tài liệu kế toán; + Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài; + So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán; + Phân tích, so sánh số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch… * Nguyên tắc thiết lập và duy trì hoạt động HT KSNB: - Nguyên tắc chung: + Nguyên tắc toàn diện: trong cơ cấu tổ chức của đơn vị có nhiều bộ phận khác nhau nhƣng có quan hệ chặt chẽ với nhau. Sai phạm ở bộ phận này có thể dẫn đến tổn thất ở bộ phận khác.
Vì lẽ đó, HT KSNB phải đƣợc thiết kế theo hƣớng khuyến khích phát triển một môi trƣờng KSNB trong đó coi trọng một cách thích hợp chức năng KSNB, sao cho mọi lĩnh vực hoạt động đều phải đƣợc kiểm soát, mọi rủi ro tiềm tàng ở từng loại hoạt động nghiệp vụ đều phải đƣợc nhận diện và quản lý. + Nguyên tắc 4 mắt: để giảm thiểu rủi ro trong các lĩnh vực hoạt động của đơn vị thì HT KSNB phải thiết kế sao cho mỗi hoạt động phải đƣợc kiểm soát qua ít nhất 2 ngƣời. - Nguyên tắc lợi ích và chi phí: Mọi thủ tục kiểm soát chỉ có thể đƣợc chấp nhận nếu chi phí để xây dựng và thực hiện nó thấp hơn lợi ích do bản thân nó mang lại. HT KSNB phải định lƣợng đƣợc mức độ rủi ro để có thể tăng cƣờng kiểm soát tại những vùng có rủi ro cao hơn.
Trong hoạt động của Ngân hàng Trung ƣơng có rất nhiều loại rủi ro. Để kiểm soát hữu hiệu các rủi ro, cần thực hiện một số nguyên tắc sau: + Sự cần thiết phải thiết lập chức năng quản lý rủi ro độc lập xem xét tất cả các hoạt động và các khía cạnh của rủi ro. + Đối với mỗi loại rủi ro, cần có chính sách quản lý rủi ro thích hợp, điều này bao gồm thiết lập giới hạn hoạt động đối với các rủi ro định lƣợng (rủi ro tín dụng, thị trƣờng,…) và xác định các quy trình thích hợp để loại trừ các rủi ro định tính ( rủi ro 10 lừa đảo, rủi ro pháp lý, danh tiếng,…). + Chính sách rủi ro nên bao gồm quy trình cần thiết để có thể quản lý các hoạt động mới.
Tất cả mọi cá nhân liên quan cần nhận thức đầy đủ rủi ro gắn với hoạt động mới và cách đƣa chúng vào hệ thống quản lý rủi ro chung. + Việc tuân thủ các chính sách cần đƣợc quản lý liên tục và mọi hành vi vƣợt quá giới hạn hoạt động cũng nhƣ vi phạm quá trình loại trừ rủi ro cần đƣợc đánh giá và báo cáo thích hợp. - Nguyên tắc thiết lập thủ tục kiểm soát: + Phân công, phân nhiệm và tách chức năng: không để một ngƣời phụ trách tất cả các khâu của một quy trình nghiệp vụ; không bố trí nhân viên kiêm nhiệm các công việc khác nhau để có thể lợi dụng phần việc này để tham ô công quỹ ở phần việc kia hoặc gian lận mà không bị phát hiện, ví dụ: bất kiêm nhiệm giữa ngƣời giữ sổ sách kế toán và ngƣời giữ tài sản, ngƣời trực tiếp mua sắm tài sản; bất kiêm nhiệm giữa chức năng kế toán với chức năng hoạt động. + Các thủ tục phê chuẩn đúng đắn: từng nghiệp vụ đƣợc phân quyền phân cấp ủy nhiệm thích hợp gồm 2 cấp độ: phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể.
+ Chứng từ và sổ sách đầy đủ. + Biện pháp bảo vệ tài sản vật chất và sổ sách. + Thực hiện kiểm tra độc lập. + Phân tích rà soát.
Vai trò của Hệ thống kiểm soát nội bộ - Phát hiện và phòng ngừa rủi ro: Theo từ điển Tiếng Việt phổ thông: “Rủi ro là điều không lành mạnh, không tốt bất ngờ xảy ra”. Trong mọi tổ chức, rủi ro đƣợc hiểu là tập hợp của các khả năng xấu có thể xảy ra của một sự việc nào đó cũng nhƣ hậu quả của nó đối với hoạt động của tổ chức. Trên thực tế, có rất nhiều loại rủi ro khác nhau đƣợc xâm nhập từ bên ngoài cũng nhƣ phát sinh bên trong tổ chức. Rủi ro thƣờng đƣợc phân loại vào những nhóm chính nhƣ 11 rủi ro chiến lƣợc, rủi ro hoạt động, rủi ro tài chính, … Có thể coi quản lý rủi ro trong một tổ chức là một quy trình đƣợc thiết lập bởi hội đồng quản trị, ban quản lý và các cán bộ có liên quan áp dụng trong quá trình xây dựng chiến lƣợc hoạt động của tổ chức, thực hiện xác định những sự vụ có khả năng xảy ra gây ảnh hƣởng đến tổ chức đồng thời quản lý rủi ro trong phạm vi cho phép nhằm đƣa ra mức độ đảm bảo trong việc đạt đƣợc mục tiêu.
Nhƣ vậy, quản lý rủi ro đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của HT KSNB. "Một HT KSNB đƣợc coi là có hiệu lực khi yếu tố đánh giá và quản lý rủi ro đƣợc thiết lập và hoạt động có hiệu quả. HT KSNB vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích nhƣ: giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh, bảo vệ tài sản, tiền bạc, thông tin.