CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM TOÁN KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KHOẢN MỤC PHẢI THU KHÁCH HÀNG 1.1 Khái niệm, đặc điểm của khoản phải thu khách hàng a) Khái niệm PTKH là một trong những khoản mục quan trọng trên BCĐKT của doanh nghiệp. Khoản mục này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về các sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư hay tài sản cố định, dịch vụ đã cung cấp hay các khoản phải thu liên quan đến các công trình xây dựng cơ bản. Theo Điều 17 Thông tư 200/2014/TT-BTC về Nguyên tắc kế toán các khoản phải thu có ghi: - Phải thu của khách hàng gồm các khoản phải thu mang tính chất thương mại phát sinh từ giao dịch có tính chất mua – bán, như: Phải thu về bán hàng, cung cấp dịch vụ, thanh lý, nhượng bán tài sản (TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính) giữa doanh nghiệp và người mua (là đơn vị độc lập với người bán, gồm cả các khoản phải thu giữa công ty mẹ và công ty con, liên doanh, liên kết). Khoản phải thu này gồm cả các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác thông qua bên nhận ủy thác.
b) Đặc điểm Các khoản phải thu trên BCTC là một phần tài sản của doanh nghiệp mà doanh nghiệp sẽ thu được trong tương lai, do vậy việc hiểu và hạch toán đúng đắn các khoản phải thu là vô cùng quan trọng. Các khoản phải thu khách hàng là các khoản phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ khi thời điểm bán hàng và thời điểm thu tiền SV: Nguyễn Thị Kiều Oanh Lớp: CQ50/22.06 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp 5 Học viện Tài Chính không cùng một thời điểm. Các khoản phải thu khách hàng là một loại tài sản của doanh nghiệp bị người mua chiếm dụng mà đơn vị có trách nhiệm phải thu hồi. Bản chất của các khoản phải thu khách hàng là các khoản thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ nhưng chưa thu tiền ngay, đây là một hình thức tín dụng trong mua bán hàng hóa.
Thời hạn thanh toán của các khoản phải thu khách hàng tuỳ thuộc vào chính sách tín dụng của từng đơn vị và áp dụng đối với từng khách hàng cụ thể. Nợ phải thu khách hàng là một loại tài sản khá nhạy cảm với những gian lận như bị nhân viên chiếm dụng hay bị tham ô. Mặt khác, nợ phải thu khách hàng là khoản mục liên quan mật thiết đến kết quả kinh doanh. Chính vì vậy đây là một trong những cách thức để khai khống doanh thu và lợi nhuận.
Các khoản phải thu khách hàng được ghi nhận theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Song việc lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi cho nợ phải thu khách hàng dựa vào ước tính của các nhà quản lý nên có nhiều khả năng sai sót và khó kiểm tra. Bản chất của các khoản dự phòng phải thu khó đòi làm tăng chi phí quản lý doanh nghiệp do đó làm giảm lợi nhuận trong kỳ báo cáo vì vậy việc lập dự phòng phải tuân thủ nghiêm ngặt những quy định của chế độ tài chính hiện hành. Các doanh nghiệp lập dự phòng cho các khoản phải thu để đề phòng nợ phải thu thất thu khi khách hàng không có khả năng trả nợ và nhằm xác định giá trị thực của khoản tiền nợ phải thu.
Để theo dõi các khoản phải thu khách hàng, kế toán sử dụng TK 131 – phải thu khách hàng SV: Nguyễn Thị Kiều Oanh Lớp: CQ50/22.06 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp 6 Học viện Tài Chính 1.2 Tổ chức hệ thống chứng từ sổ sách kế toán khoản phải thu khách hàng Để theo dõi phải thu một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần có một hệ thống sổ sách kế toán liên quan đến khoản phải thu khách hàng bao gồm: sổ chi tiết theo dõi công nợ phải thu đối với từng khách hàng cụ thể, sổ cái tài khoản phải thu khách hàng, bảng tổng hợp các khoản phải thu khách hàng, bảng phân tích tuổi nợ, sổ theo dõi chi tiết dự phòng phải thu khó đòi. Cuối kỳ cần có biên bản đối chiếu công nợ đối với từng khách hàng để phát hiện chênh lệch nếu có. Các chứng từ liên quan đến khoản phải thu khách hàng: Hợp đồng kinh tế hoặc yêu cầu mua hàng Phiếu xuất kho Hoá đơn bán hàng Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, giấy báo Có Ngân hàng, Phiếu kế toán (khi trích lập dự phòng) Các biên bản liên quan đến xoá sổ một khoản nợ khó đòi.3 Quy trình hạch toán khoản phải thu khách hàng Nguyên tắc hạch toán khoản phải thu khách hàng Theo cuốn “Chế độ kế toán doanh nghiệp” do Bộ Tài Chính ban hành kèm theo Quyết định 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 có đưa ra những nguyên tắc khi hạch toán khoản phải thu khách hàng: a) Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không quá 12 tháng kể từ thời điểm báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hoá, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính.
SV: Nguyễn Thị Kiều Oanh Lớp: CQ50/22.06 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp 7 Học viện Tài Chính b) Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận trong tài khoản này đối với các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường. c) Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được. d) Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ theo thoả thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao. đ) Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu của khách hàng theo từng loại nguyên tệ.
Đối với các khoản phải thu bằng ngoại tệ thì thực hiện theo nguyên tắc: - Khi phát sinh các khoản nợ phải thu của khách hàng (bên Nợ tài khoản 131), kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh (là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi chỉ định khách hàng thanh toán). Riêng trường hợp nhận trước của người mua, khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu thì bên Nợ tài khoản 131 áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh đối với số tiền đã nhận trước; - Khi thu hồi nợ phải thu của khách hàng (bên Có tài khoản 131) kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho từng đối tượng khách nợ (Trường hợp khách nợ có nhiều giao dịch thì tỷ giá thực tế đích danh được xác định là tỷ giá bình quân gia quyền di động các giao dịch của khách nợ đó). Riêng trường hợp phát sinh giao dịch nhận trước tiền SV: Nguyễn Thị Kiều Oanh Lớp: CQ50/22.06 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp 8 Học viện Tài Chính của người mua thì bên Có tài khoản 131 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế (là tỷ giá ghi vào bên Nợ tài khoản tiền) tại thời điểm nhận trước; - Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật. Tỷ giá giao dịch thực tế khi đánh giá lại khoản phải thu của khách hàng là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp chỉ định khách hàng thanh toán tại thời điểm lập Báo cáo tài chính.
Trường hợp doanh nghiệp có nhiều khoản phải thu và giao dịch tại nhiều ngân hàng thì được chủ động lựa chọn tỷ giá mua của một trong những ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch. Các đơn vị trong tập đoàn được áp dụng chung một tỷ giá do Công ty mẹ quy định (phải đảm bảo sát với tỷ giá giao dịch thực tế) để đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ phát sinh từ các giao dịch trong nội bộ tập đoàn. Để theo dõi các khoản phải thu khách hàng, kế toán sử dụng TK 131 “Phải thu khách hàng”. Kết cấu của TK này như sau: Bên Nợ phản ánh số tiền bán vật tư, sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ phải thu khách hàng; Số tiền thừa mà doanh nghiẹp phải trả lại cho khách hàng; Điều chỉnh khoản chênh lệch do tỷ giá ngoại tệ tăng với các khoản phải thu khách hàng có nguồn gốc ngoại tệ.
Bên Có phản ánh số tiền đã thu ở khách hàng (kể cả tiền ứng trước của khách hàng); Số chiết khấu thanh toán, số chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và giá bán của hàng đã tiêu thụ bị trả lại trừ vào nợ phải thu; Các nghiệp vụ khác làm giảm khoản phải thu khách hàng (như chênh lệch tỷ giá, thanh toán bù trừ, xoá sổ nợ khó đòi…). TK 131 có thể đồng thời vừa dư bên Nợ vừa dư bên Có. Dư Nợ: Phản ánh số tiền doanh nghiệp còn phải thu khách hàng. Dư Có: Phản ánh số tiền người mua đặt trước hoặc trả thừa.
SV: Nguyễn Thị Kiều Oanh Lớp: CQ50/22.06 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp 9 Học viện Tài Chính 131: Phải thu của khách hàng 635 511 Chiết khấu thanh toán Doanh thu Tổng giá Chưa thu tiền Phải thanh toán 33311 521 Thuế GTGT Chiết khấu thương mại giảm giá, hàng bán bị trả lại 33311 711 Thu nhập do Thuế GTGT Tổng số tiền khách thanh lý hàng phải thanh toán Nhượng bán TSCĐ chưa thu tiền 111,112,113 111,112 Khách hàng ứng trước Các khoản chi hộ khách hàng hoặc thanh toán tiền 331 337 Bù trừ nợ Phải thu theo tiến độ kế hoạch HĐXD 3331 2293,642 Nợ khó đòi xử lý xóa sổ Thuế GTGT 413 Sơ đồ 1.