phần mở đầu, kết luận và phần phụ lục, luận văn có kết cấu 3 9 chƣơng: Chƣơng 1: Cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ doanh thu trong doanh nghiệp Chƣơng 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ doanh thu Cƣớc viễn thông – Công nghệ thông tin tại VNPT Quảng Bình Chƣơng 3: Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ doanh thu Cƣớc viễn thông – Công nghệ thông tin tại VNPT Quảng Bình. 10 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH THU TRONG DOANH NGHIỆP 1. TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1 1 1 Định nghĩa kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp là một chức năng quan trọng với những khái niệm khác nhau tùy theo quan điểm và mục tiêu của từng tổ chức, cụ thể: Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC): "Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị; bảo đảm độ tin cậy của các thông tin; bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý; và bảo đảm hiệu quả của hoạt động". Theo khuôn khổ COSO, "kiểm soát nội bộ là một tiến trình được thiết lập và vận hành bởi hội đồng quản trị, ban quản lý và các nhân sự khác, được thiết kế để đem lại một sự bảo đảm hợp lý đối với việc đạt được các mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo, và sự tuân thủ với các luật và quy định liên quan" (COSO, 2013, 2016).
Trong định nghĩa trên, một số nội dung cơ bản có thể hiểu nhƣ sau: Thứ nhất, kiểm soát nội bộ là một quá trình. Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và đƣợc kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phƣơng tiện để giúp cho đơn vị đạt đƣợc các mục tiêu của mình. Thứ hai, kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người.
Cần hiểu rằng, KSNB không chỉ là đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu… mà chủ yếu do những con ngƣời trong tổ chức nhƣ HĐQT, BGĐ và các nhân viên thực thi. Chính họ sẽ định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm 11 soát ở mọi nơi và vận hành chúng. Thứ ba, kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý. KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không phải đảm bảo tuyệt đối các mục tiêu sẽ đạt đƣợc.
Vì khi vận hành hệ thống kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con ngƣời… nên dẫn đến không đạt đƣợc các mục tiêu. KSNB có thể ngăn ngừa và phát hiện những sai phạm nhƣng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra. Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đƣa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vƣợt quá lợi ích mong đợi từ quá trình kiểm soát đó. Do đó, tuy ngƣời quản lý có thể nhận thức đầy đủ về các rủi ro, thế nhƣng nếu chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ vẫn không áp dụng các thủ tục để kiểm soát rủi ro.
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315: “KSNB là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan”. Tuy mỗi tổ chức đƣa ra những khái niệm khác nhau về kiểm soát nội bộ, nhƣng về cơ bản vẫn đảm bảo những điểm chung nhƣ mục tiêu của kiểm soát nội bộ và các yếu tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ Theo COSO 2016, KSNB là quá trình do ngƣời quản lý, hội đồng quản 12 trị (HĐQT) và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó đƣợc thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu dƣới đây: - Đảm bảo sự tin cậy của báo cáo tài chính (BCTC); - Đảm bảo sự tuân thủ các quy định và luật pháp; - Đảm bảo các hoạt động đƣợc thực hiện hiệu quả. Các yếu t cấu thành kiểm soát nội bộ Theo COSO 2013, KSNB bao gồm 5 thành phần: Môi trƣờng kiểm soát (control environment), hoạt động kiểm soát (control activities), đánh giá rủi ro (risk assessment), thông tin &truyền thông (communication and information system) và giám sát (monitoring of controls).
Các thành phần này cũng tƣơng tự nhƣ trong quy định của chuẩn mực kiểm toán Việt Nam - VSA 315. Mô hình kiểm soát nội bộ theo COSO (Nguồn: COSO 2013) Những nội dung cơ bản liên quan đến 5 thành phần của hệ thống KSNB và các nguyên tắc của hệ thống KSNB đƣợc tổng hợp theo bảng 1. Các thành phần và nguyên tắc của KSNB theo COSO 2013 Các thành phần Nguyên tắc của KSNB 1. Môi trƣờng 1.Chứng minh cam kết về tính toàn vẹn và giá trị đạo đức kiểm soát 2.Trách nhiệm giám sát tập thể 3.Thiết lập cơ cấu, thẩm quyền và trách nhiệm 4.Chứng minh cam kết về năng lực 5.Thực thi trách nhiệm giải trình 2.
Đánh giá rủi ro 6.Chỉ rõ các mục tiêu phù hợp 7.Xác định và phân tích rủi ro 8.Đánh giá rủi ro gian lận 9.Xác định và phân tích sự thay đổi đáng kể 3. Hoạt động kiểm 10.Lựa chọn và phát triển hoạt động KS soát 11.Lựa chọn và phát triển các kiểm soát chung công nghệ 12.Triển khai thông qua các chính sách và thủ tục 4. Thông tin và 13.Sử dụng thông tin có liên quan truyền thông 14.Giao tiếp nội bộ 15.Giao tiếp bên ngoài 5.Tiến hành các cuộc đánh giá liên tục và / hoặc riêng biệt 17.Đánh giá và thông báo (Nguồn: Tổng hợp dựa trên COSO 2013) COSO 2016 cũng dựa trên những yếu tố cơ bản theo COSO 2013 nhƣng tập trung vào thành phần rủi ro và thủ tục kiểm soát, có thể tóm lƣợc hai thành phần này nhƣ sau: 14 Môi trường kiểm soát Môi trƣờng kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị tác động đến việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Bởi vậy, môi trƣờng kiểm soát đóng vai trò là nhân tố nền tảng trong hệ thống KSNB.
Môi trƣờng bên trong bao gồm: đặc thù về quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch, ủy ban kiểm soát. Môi trƣờng bên ngoài, ví dụ nhƣ chính sách của nhà nƣớc, luật pháp… Đánh giá rủi ro Đối với mọi hoạt động của đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả. Việc đánh giá rủi ro là một quá trình linh hoạt, lặp đi lặp lại của việc nhận diện và đánh giá rủi ro đối với việc các mục tiêu của đơn vị phải đạt đƣợc. Các nhà quản lý cần cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các loại rủi ro gây nên (trong quá trình thực hiện mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể).
Để giới hạn đƣợc rủi ro ở mức chấp nhận đƣợc, ngƣời quản lý cần phải dựa trên mục tiêu đã đƣợc xác định của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro, từ đó mới có thể quản trị đƣợc rủi ro. Đánh giá rủi ro gồm các bƣớc sau đây: - Xác định mục tiêu của đơn vị: Mục tiêu tuy không phải là một thành phần của kiểm soát nội bộ, nhƣng việc xác định nó là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro. Bởi lẽ một sự kiện có trở thành một rủi ro quan trọng đối với tổ chức hay không sẽ phụ thuộc vào mức độ tác động tiêu cực của nó đến mục tiêu của tổ chức. Xác định mục tiêu bao gồm đƣa ra sứ mệnh, hoạch định các mục tiêu chiến lƣợc cũng nhƣ các mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
Việc xác định mục tiêu có thể đƣợc thực hiện qua việc ban hành văn bản hoặc qua nhận thức hoặc phát biểu hằng ngày của nhà quản lý. Những mục tiêu chủ yếu trong doanh nghiệp bao gồm: Mục tiêu hoạt động là mục tiêu liên quan hiệu lực và hiệu quả của tất cả các 15 hoạt động trong một doanh nghiệp (cách thức thực hiện, lợi nhuận, bảo vệ tài sản); Mục tiêu báo cáo tài chính (Đảm bảo độ tin cậy, sự phù hợp, sự đầy đủ, sự kịp thời, sự nhất quán, sự dể hiểu của các thông tin và các yêu cầu khác đƣợc quy định bởi các nhà ban hành chuẩn mực, cơ quan quản lý nhà nƣớc và các chính sách của tổ chức); Mục tiêu về tính tuân thủ (các quy định, quy trình và các nguyên tắc mang tính pháp lý phải đƣợc tuân thủ). - Nhận diện rủi ro: Rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị hay chỉ ảnh hƣởng đến từng hoạt động cụ thể. Ở mức độ toàn đơn vị, các nhân tố có thể làm phát sinh rủi ro đó là sự đổi mới kỹ thuật, nhu cầu của khách hàng thay đổi, cải tiến sản phẩm của đối thủ cạnh tranh, thay đổi trong chính sách của nhà nƣớc, trình độ nhân viên không đáp ứng với yêu cầu hoặc thay đổi cán bộ quản lý … Trong phạm vi từng hoạt động (nhƣ bán hàng, mua hàng, kế toán,…) rủi ro có thể phát sinh và tác động đến bản thân từng hoạt động trƣớc khi gây ảnh hƣởng dây chuyền đến toàn đơn vị.
Mục đích của tiến trình nhận diện rủi ro là xác định tất cả các rủi ro có khả năng ảnh hƣởng đến việc đạt đƣợc các mục tiêu cũng nhƣ các rủi ro đang nổi lên – các rủi ro đang gia tăng mức độ liên quan và quan trọng đối với tổ chức mà có thể phát hiện bằng cách rà soát và phân tích các yếu tố ảnh hƣởng đến rủi ro có liên quan đến tổ chức. Để nhận diện rủi ro, nhà quản lý có thể sử dụng nhiều phƣơng pháp khác nhau nhƣ dự báo, phân tích dữ liệu quá khứ, rà soát thƣờng xuyên các hoạt động thông qua các cuộc họp tiếp xúc khách hàng, họp giao ban trong đơn vị. - Phân tích và đánh giá rủi ro: Việc đánh giá rủi ro rất khó để thực hiện chính xác, thông thƣờng quy trình phân tích và đánh giá rủi ro bao gồm các bƣớc nhƣ sau: ƣớc lƣợng tầm cỡ của rủi ro, qua ảnh hƣởng có thể có của nó đến mục tiêu của tổ chức; xem xét khả năng, xác suất xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng để đối 16 phó với rủi ro.