CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 1. Định nghĩa về hệ thống KSNB Có rất nhiều định nghĩa về hệ thống KSNB và khái niệm về hệ thống KSNB có thể hiểu tương đồng với khái niệm KSNB, ta có thể kể đến một vài định nghĩa sau đây: Theo Liên Đoàn Kế Toán Quốc Tế (IFAC – The International Federation of Accountant): “Hệ thống KSNB là hệ thống các chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu: bảo vệ tài sản của doanh nghiệp; bảo đảm độ tin cậy của thông tin; bảo đảm tuân thủ luật pháp; đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý.” Theo Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA – American Institute of Certified Public Accountants): “Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong doanh nghiệp để đảm bảo an toàn tài sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài.” Theo Chuẩn Mực Kiểm Toán Quốc Tế (ISA) 400: “Hệ thống KSNB là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể.
Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện các sai sót hay gian lận, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn.” Theo Chuẩn Mực Kiểm Toán Việt Nam (VSA) 400: “Hệ thống KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng 4 nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót, để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý, nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.” Định nghĩa về hệ thống KNSB thì vô cùng nhiều, nhưng định nghĩa được chấp nhận rộng rãi nhất vẫn là định nghĩa của COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) - là Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính Theo COSO 2013: “Kiểm soát nội bộ (Internal control) là quá trình được thực hiện bởi Hội đồng quản trị, nhà quản lý và nhân viên khác và được thiết lập nhằm cung cấp một sự bảo đảm hợp lý để đạt được những mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.” Qua định nghĩa này các nội dung cơ bản cần được hiểu như sau: Thứ nhất, kiểm soát nội bộ là một quá trình: bao gồm một chuỗi các hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp đơn vị đạt được các mục tiêu của mình. Thứ hai, kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người: chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ. Thứ ba, kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: kiểm soát nội bộ có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra.
Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích mà nó mang lại. Vì thế kiểm soát nội bộ chỉ có thể đảm bảo một cách hợp lý là các mục tiêu sẽ được thực hiện chứ không phải đảm bảo tuyệt đối. 5 Ta có thể hiểu một cách ngắn gọn rằng, KSNB là toàn bộ các biện pháp của nhà quản lý áp dụng cho doanh nghiệp của mình, nhằm đảm bảo các mục tiêu của doanh nghiệp được thực hiện một cách hiệu quả nhất. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ Mục tiêu của hệ thống KSNB rất rộng, nó bao trùm lên mọi hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại của doanh nghiệp.
Bản thân mỗi doanh nghiệp cần phải đặt ra mục tiêu cụ thể mà mình cần đạt được, bao gồm mục tiêu chung và mục tiêu của từng bộ phận trong doanh nghiệp. Dựa vào định nghĩa của KSNB theo COSO 2013, ta có thể xác định ba nhóm mục tiêu chính mà đơn vị nhắm đến, bao gồm: + Nhóm mục tiêu về hoạt động: Nhấn mạnh tính hữu hiệu và hiệu quả kinh doanh. Kiểm soát nội bộ giúp doanh nghiệp sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của mình. + Nhóm mục tiêu về báo cáo: Nhấn mạnh sự trung thực và tính đáng tin cậy của Báo cáo tài chính và Báo cáo phi tài chính.
+ Nhóm mục tiêu về tuân thủ: Nhấn mạnh việc tuân thủ luật và quy định hiện hành. Kiểm soát nội bộ hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của doanh nghiệp nhằm đảm bảo doanh nghiệp đạt được những mục tiêu mong muốn. Ngoài ra, sự phân chia các nhóm mục tiêu như trên chỉ mang tính tương đối vì một mục tiêu cụ thể có thể liên quan đến 2 hoặc 3 nhóm trên. Sự phân chia này chủ yếu dựa vào sự quan tâm của các nhóm đối tượng khác nhau đối với HTKSNB của đơn vị: nhóm mục tiêu về hoạt động xuất phát từ yêu cầu của đơn vị là chính; nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính chủ yếu xuất phát từ yêu cầu của cổ đông, nhà đầu tư và chủ nợ; nhóm mục tiêu về sự tuân thủ xuất phát từ yêu cầu của các cơ quan quản lý.
Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Về cơ bản, hệ thống KSNB có vai trò quan trọng trong quá trình quản lý doanh nghiệp, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định phù hợp trong quản lý công ty. Bên cạnh đó, KSNB cũng là một trong năm chức năng của quản lý bao gồm (xác định mục tiêu, lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, phối hợp và kiểm soát). Nhờ thiết lập hệ thống KSNB, nhà quản lý có thể nhận ra những thiếu sót trong hệ thống tổ chức để có thể đưa ra những biện pháp xử lý kịp thời. Các bộ phận hình thành hệ thống kiểm soát nội bộ Theo báo cáo COSO 2013, hệ thống KSNB được xây dựng dựa trên 5 bộ phận, có mối quan hệ chặt chẽ với nhau đó là: - Môi trường kiểm soát (Control Environment) - Đánh giá rủi ro (Risk Accessment) - Hoạt động kiểm soát (Control Activities) - Thông tin và truyền thông (Information and Communication) - Giám sát (Monitoring) Hình 1.1: Các thành phần chính của hệ thống kiểm soát nội bộ Khi thiết lập và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp cần chú ý 5 thành phần này, đồng thời cần quan tâm mức độ tác động của các 5 thành phần đến 7 hiệu quả kiểm soát để có biện pháp tối ưu trong quá trình thiết kế nhằm đạt được hiệu quả cao nhất.
Tùy vào từng loại hình doanh nghiệp và đặc điểm kinh doanh, các doanh nghiệp có thể vận dụng COSO 2013 một cách linh hoạt và phù hợp để thiết kế và vận hành hệ thống KSNB hoạt động một cách hiệu quả. Môi trường kiểm soát (Control Environment) Theo COSO 2013, môi trường kiểm soát là tập hợp các tiêu chuẩn, quy trình và cấu trúc làm nền tảng cho việc thiết kế và vận hành KSNB trong một đơn vị. Môi trường kiểm soát là bộ phận quan trọng nhất hình thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ, nơi mỗi người tiến hành các hoạt động và thực hiện nghĩa vụ kiểm soát của mình. Chính môi trường kiểm soát làm nền tảng cho các thành phần khác của KSNB.
Con người chính là yếu tố trung tâm, quan trọng nhất trong môi trường kiểm soát. Cần xây dựng một môi trường văn hóa đạo đức cho DN mà trong đó ban quản lý là những người đi đầu thực hiện, thể hiện tính trung thực, giá trị đạo đức để lan tỏa xuống toàn DN. Việc quản lý, kiểm soát nội bộ doanh nghiệp hiệu quả hay không tùy thuộc vào sự quản lý của quản lý cấp cao. Nhà quản lý cần xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cư xử đứng đắn để làm hình mẫu cho cấp dưới.
Sự phát triển của một công ty luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên. Mỗi nhân viên là một chi tiết cấu thành nên bộ máy của công ty. Vì vậy, tính trung thực và giá trị đạo đức của nhân viên cao sẽ tạo môi trường thuận lợi để phát huy sức mạnh tập thể giúp công ty hoàn thành kế hoạch, đạt được,mục tiêu của mình. Bên cạnh đó, mặc dù DN có thiết kế và vận dụng các chính sách, thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ thống kiểm soát nội bộ không thể phát huy hiệu quả.
8 HĐQT còn có trách nhiệm giám sát và chất vấn nhà quản lý về các quyết định và hành động của họ, gồm cả trách nhiệm liên quan đến việc thiết kế và vận hành một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu tại đơn vị. Độc lập và có chuyên môn phù hợp: HĐQT phải độc lập với nhà quản lý và các thành viên HĐQT cần có kỹ năng và kiến thức cần thiết để thực hiện chức năng giám sát. Cần phải phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, cơ cấu phù hợp là cơ sở để thực thi các mục tiêu và đảm bảo tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. Phân quyền và trách nhiệm cụ thể hóa quyền hạn và trách nhiệm của mỗi cá nhân ảnh hưởng như thế nào đối với đơn vị.
Để có được một đội ngũ nhân viên tốt, các nhà quản lý DN cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên. Một chính sách nhân sự tốt là một nhân tố đảm bảo cho môi trường kiểm soát mạnh. Cần xác định trách nhiệm rõ ràng của từng cá nhân đối với hệ thống KSNB.