Lời mở đầu Ngày nay, kiểm soát nội bộ đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của công ty mình như: con người, tài sản, vốn ….,góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng, và phát triển đi lên của doanh nghiệp Chi nhánh hoá dầu Đà Nẵng cũng không nằm ngoài mục tiêu đó. Là đơn vị trực thuộc Công ty Hoá dầu Việt Nam, hoạt động chủ yếu của chi nhánh là tiếp nhận và phân phối hàng hóa trên địa bàn các tỉnh duyên hải miền Trung và các tỉnh Tây Nguyên. Với thị trường khá rộng lại thêm đặc tính hàng hóa cồng kềnh, đa dạng, Chi nhánh thường xuyên vận chuyển hàng hóa, ngoài ra chính sách tín dụng của Chi nhánh chỉ áp dụng đối với khách hàng lớn mà khách hàng của Chi nhánh đa số là khách hàng thường xuyên.
Dẫn đến khoản phải thu tại chi nhánh chiếm đến 50% tổng tài sản(theo số liệu cuối tháng 9-2009). Tuy nhiên Chi nhánh chưa có bộ phận kiểm soát riêng biệt, các nhân viên kiêm nhiệm nhiều chức năng. Bên cạnh đó hiện tại ở Chi nhánh đang áp dụng phần mềm kế toán Solomon, đặc điểm của phần mềm là các sổ độc lập nhau, phù hợp với doanh nghiệp có sự phân chia công việc tách bạch giữa các kế toán viên, tuy nhiên một kế toán viên lại kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau, ví dụ kế toán tiền mặt kiêm thủ quỹ, kế toán hàng hóa kiêm kế toán thanh toán… Trên cơ sở nhận thức được tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ cùng với trải qua thời gian thực tập tại chi nhánh, em quyết định chọn đề tài” Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và phải thu khách hàng tại chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng” làm đề tài thực tập tốt nghiệp. Đề tài gồm các nội dung chính sau Phần 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền SVTH : Cao Thị Mai Ngọc – Lớp: 32K6.2 Trang 1 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS.
Nguyễn Mạnh Toàn Phần 2: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng Phần 3: Đánh giá thực trạng và một số ý kiền nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng. PHẦN 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN 1. Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ 1. Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ Kiểm tra, kiểm soát luôn là chức năng quan trọng trong quản lý.
Bên cạnh việc tổ chức hoạt động của đơn vị, vấn đề kiểm soát luôn được các nhà quản lý xây dựng,coi trọng nhằm giảm thiểu rủi ro và đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Vậy kiểm soát nội bộ (KSNB) là gì? Theo định nghĩa của COSO Ủy ban các tổ chức tài trợ (Committee of Sponsoring Organization), kiểm soát nội bộ là quy trình được áp dụng bởi hội đồng quản trị, nhà quản lý và các cá nhân khác, được thiết lập để đem lại sự bảo đảm tương đối nhằm thực hiện các mục tiêu sau: - Báo cáo tài chính đáng tin cậy. - Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 2 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS.
Nguyễn Mạnh Toàn - Tuân thủ các quy định và quy chế Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400, hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực, hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng tài sản của đơn vị. Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm thực hiện bốn mục tiêu sau: 1- Bảo vệ tài sản của đơn vị, ngăn ngừa và phát hiện các hành vi lãng phí, gian lận hoặc sử dụng tài sản không hiệu quả. 2- Cung cấp thông tin kế toán chính xác và đáng tin cậy. 3- Đánh giá hiệu quả hoạt động của đơn vị 4- Đánh giá việc chấp hành các chính sách quy định tại đơn vị Như vậy, hệ thống KSNB thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đã đề ra.
KSNB không chỉ giới hạn ở chức năng tài chính và kế toán mà còn phải kiểm soát các chức năng khác như hành chính, quản lý sản suất. Do đó, có thể thấy rằng hai mục tiêu đầu là mục tiêu của KSNB về kế toán, còn hai mục tiêu sau là mục tiêu KSNB về quản lý. Sự cần thiết của KSNB Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều công ty còn lỏng lẻo, khi các công ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình, còn những công ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Cả hai mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin, kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận.
Đối với những công ty mà có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổ đông, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng cao của cổ đông. Xét về điểm này, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là một nhân tố SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 3 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS. Nguyễn Mạnh Toàn của một hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối với công ty có nhà đầu tư bên ngoài. Các nhà đầu tư sẽ thường trả giá cao hơn cho những công ty có rủi ro thấp hơn.
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử đụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thề phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính? Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát mà ở đó bạn không quản lý bằng lòng tin, mà bằng những quy định rõ ràng nhằm: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm.),bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp. đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính,đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng như các quy định của luật pháp, đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra, bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của doanh nghiệp mà hệ thống kiểm soát nội bộ được sử dụng khác nhau.
Nhưng nói chung hệ thống kiểm soát nội bộ gồm 5 yếu tố chính sau: - Môi trường kiểm soát: - Đánh giá rủi ro: xác định các rủi ro xuất phát từ các nhân tố bên trong, bên ngoài doanh nghiệp - Hệ thống thông tin kế toán: bao gồm các phương pháp và hệ thống sổ sách chứng từ kế toán, được thiết lập bởi nhà quản lý để ghi chép và báo cáo về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh cũng như tài sản và nguồn vốn của đơn vị SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 4 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS. Nguyễn Mạnh Toàn - Các thủ tục kiểm soát: là các chính sách và thủ tục được thiết lập bởi nhà quản lý của đơn vị để đảm bảo thực hiện các mục tiêu đã định. - Giám sát hệ thống kiểm soát: là quá trình đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Mỗi một yếu tố trong hệ thống bao gồm các chính sách và các thủ tục được doanh nghiệp thiết kế và thực hiện nhằm đảm bảo thực hiên các mục tiêu nói trên.
Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm các nhân tố có tính chất môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và sự hữu hiệu của các chính sách, thủ tục của đơn vị. Các yếu tố này chủ yếu liên quan đến quan điểm, thái độ, nhận thức và hành động của nhà quản lý đơn vị. - Đặc thù về quản lý: + Quan điểm của nhà quản lý: nếu nhà quản lý có quan điểm kinh doanh trung thực, lành mạnh, coi trọng tính trung thực của BCTC, đồng thời có những biện pháp để hạn chế tối đa rủi ro kinh doanh. Như vậy, môi trường kiệm soát sẽ mạnh, và chặt chẽ.
+ Phân bổ quyền lực: nếu quyền lực được phân chia hợp lý cho nhiều người thì môi trường kiểm soát sẽ tốt hơn - Cơ cấu tổ chức: là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các thành viên trong đơn vị. Một cơ cấu tổ chức tốt là cơ sở cho việc kiểm tra, giám sát, tổ chức hoạt động trong doanh nghiệp, góp phần tạo nên môi trường kiểm soát mạnh cũng như đảm bảo việc thực hiện mục tiêu của đơn vị. - Chính sách nhân sự: bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lí nhân sự và các chế độ khác của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt, khen thưởng, kỉ luật các nhân viên của mình.