CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT CHI TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP 1.1 Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1 Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ Khái niệm kiểm soát nội bộ ra đời khá lâu và đã phát triển ngày càng mạnh mẽ kể từ khi đạo luật Sarbanes-Oxley của Mỹ ra đời vào năm 2001. Khi nhắc đến kiểm soát nội bộ, có rất nhiều định nghĩa đã được nêu ra. Tùy theo từng lĩnh vực hoạt động cũng như là các yêu cầu về quản trị được đưa ra mà mỗi đơn vị có cách định nghĩa khác nhau. Theo quan điểm của Hiệp hội kế toán viên công chứng Mỹ (AICPA), Kiểm soát nội bộ “là các biện pháp được chấp nhận và được thực hiện trong tổ chức để bảo vệ tiền và các tài sản khác, cũng như kiểm tra sự chính xác trong ghi chép sổ sách”.
Theo báo cáo của Ủy ban Chống gian lận khi lập Báo cáo tài chính thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ(COSO, 1992) định nghĩa kiểm soát nội bộ là quá trình bị chi phối bởi Ban Gám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị được thiết kế nhằm cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để đạt được các mục tiêu về độ tin cậy của Báo cáo tài chính, sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động, đảm bảo sự tuân thủ các luật lệ và quy định. Trong báo cáo COSO (2013), kiểm soát nội bộ là quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu gồm báo cáo tài chính được lập, trình bày độc lập và đáng tin cậy, đảm bảo sự tuân thủ các quy định và pháp luật và đảm bảo các hoạt động được thực hiện hiệu quả. Từ năm 1992 đến 2013, quan điểm của COSO đã có những điểm thay đổi cơ bản như sau: - Ngăn ngừa, phát hiện và giảm thiểu các gian lận; - Ứng dụng sự phát triển của khoa học công nghệ; - Đáp ứng các nhu cầu, quy định, chuẩn mực; 9 - Sự thay đổi trong mô hình kinh doanh phù hợp với sự biến động của thế giới; - Hướng đến sự toàn cầu hóa thị trường và hoạt động kinh doanh mở rộng; - Tăng cường các chiến lược cạnh tranh và trách nhiệm giải trình trước xã hội; - Tiếp cận theo hướng mong đợi vào việc quản trị kinh doanh ở tầm vĩ mô. Theo báo cáo năm 1992 của Tổ chức quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) cho rằng, kiểm soát nội bộ là cơ cấu của một đơn vị, bao gồm sự nhận thức, các phương pháp cũng như quy trình và các nghiệp vụ của người lãnh đạo nhằm đảm bảo sự hợp lý để đạt được mục tiêu.
Trong báo cáo công bố vào năm 2004 của INTOSAI, “Kiểm soát nội bộ là một quá trình xử lý toàn bộ được thực hiện bởi nhà quản lý và các cá nhân trong tổ chức, quá trình này được thiết kế để phát hiện các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để đạt được nhiệm vụ của tổ chức” Vào năm 2013, INTOSAI đã cập nhật thêm những mục tiêu cần đạt được khi thực hiện kiểm soát nội bộ, bao gồm: - Thực hiện các hoạt động đảm bảo tính kỷ cương, có đạo đức, xem xét tính kinh tế và hiệu quả mang lại. - Thực hiện đúng trách nhiệm - Đảm bảo tuân thủ pháp luật hiện hành, nguyên tắc và quy định - Đảm bảo các nguồn lực chống thất thoát, sử dụng không đúng mục đích gây nên tổn thất Vào năm 2016, INTOSAI cập nhật thêm quy tắc nghề nghiệp INTOSAI (IFPP - INTOSAI Framework of Professional Pronouncements), bao gồm các quy định hướng dẫn về: tính liêm chính, độc lập, khách quan và không thiên vị, trung lập về chính trị, xung đột lợi ích của kiểm toán viên, thận trọng nghề nghiệp và bảo mật thông tin, trình độ, năng lực và kỹ năng chuyên môn (INTOSAI 2016). 10 Nhìn chung, định nghĩa kiểm soát nội bộ theo quan điểm của COSO và INTOSAI đều có các nội dung chính như sau: - Kiểm soát nội bộ là một quá trình - Được thiết kế và vận hành bởi con người - Thực hiện các mục tiêu của kiểm soát nội bộ - Cung cấp sự đảm bảo hợp lý Tại Việt Nam, căn cứ theo Chuẩn mực số 400 về đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ cho rằng: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát.” Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315, kiểm soát nội bộ “là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan.” Điều 39, Luật Kế toán 2015 định nghĩa kiểm soát nội bộ “là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra.” Theo quan điểm của Liên đoàn Kế toán quốc tế (IFAC) cho biết, kiểm soát nội bộ là một hệ thống gồm những chính sách và các thủ tục được xây dựng nhằm mục tiêu: Đầu tiên, là phải bảo vệ tài sản của đơn vị bao gồm tài sản hữu hình, tài sản vô hình và các tài sản phi vật chất khác như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng của đơn vị.
11 Tiếp theo, kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo độ tin cậy của thông tin, nghĩa là đảm bảo thông tin kinh tế tài chính do bộ phận kế toán tổng hợp và xử lý, vì đây là thông tin quan trọng, có ảnh hưởng đến quyết định của nhà quản lý. Các thông tin được cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời và hợp lý, tính chính xác, độ tin cậy về tình trạng hoạt động của đơn vị cũng như phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh. Bên cạnh đó, đảm bảo việc thực hiện pháp luật của các đối tượng được kiểm soát, điều này đồng nghĩa với việc hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị được thiết kế phải đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật trong hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Mục tiêu cuối cùng của kiểm soát nội bộ là đảm bảo sự hiệu quả trong các hoạt động của tổ chức.
Vì vậy, kiểm soát nội bộ phải là hoạt động thường xuyên của đơn vị nhằm xác định các rủi ro có thể xảy ra trong từng hoạt động để tìm ra các biện pháp ngăn chặn kịp thời, đảm bảo sự hiệu quả hoạt động của đơn vị. Từ tất cả các định nghĩa ở Việt Nam và nước ngoài cho thấy, mục tiêu cốt lõi của kiểm soát nội bộ là tầm quan trọng của hành vi đạo đức, kịp thời phát hiện và ngăn chặn các gian lận, tham nhũng trong đơn vị từ đó đảm bảo tài chính của đơn vị được sử dụng đúng mục đích, các tài sản được kiểm soát chặt chẽ, không bị thất thoát hay lãng phí, điều này giúp cải thiện hiệu quả trong hoạt động.2 Các thành phần của kiểm soát nội bộ Mặc dù có sự khác biệt về cách thức tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ giữa các đơn vị với nhau do phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu,… Theo báo cáo INTOSAI (2016), các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm: 1.1Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát là nền tảng ý thức, thể hiện văn hóa của đơn vị. Vì vậy, hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ bị ảnh hưởng bởi các yếu tố tạo nên môi trường kiểm soát, mức độ ảnh hưởng tùy thuộc vào từng tổ chức và môi trường khác nhau.Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát bao gồm: - Sự trung thực và giá trị đạo đức 12 Để đảm báo tính trung thực và các giá trị đạo đức được tôn trọng, các nhà quản lý cấp cao phải xây dựng các chuẩn mực đạo đức rõ ràng, phổ biến rộng rãi đến toàn thể thành viên trong đơn vịnhằm ngăn chặn các hành vi thiếu đạo đức gây ảnh hưởng đến uy tín của cá nhân, tổ chức. Tuy vậy, dù nhà quản lý là người ban hành nhưng cũng phải đảm bảo việc tuân thủ, luôn làm gương cho cấp dưới trong việc thi hành các chuẩn mực đạo đức này.
Bên cạnh đó, để có thể đảm bảo sự trung thực và tuân thủ đạo đức nhà quản lý cần giảm thiểu các sức ép hay các điều kiện dẫn đến hành vi thiếu trung thực của đối tượng được kiểm soát trong môi trường kiểm soát nội bộ. - Đảm bảo năng lực làm việc Trong quá trình tuyển dụng nhà quản lý cần phải chú trọng đến các đối tượng có kiến thức chuyên môn vững vàng cũng như kinh nghiệm làm việc tương ứng với vị trí tuyển dụng. Khi giao công việc cho nhân viên thực hiện, nhà quản lý phải đảm bảo nhân viên nắm bắt được nhiệm vụ được giao, có đầy đủ kiến thức và kỹ năng để thực hiện nhằm đạt được sự hữu hiệu và hiệu quả mong muốn của nhà quản lý. - Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý Tùy thuộc vào quan điểm và nhận thức của nhà quản lý thông qua cách họ thể hiện cá tính, tư cách cũng như thái độ khi điều hành hoạt động của đơn vị sẽ thể hiện triết lý quản lý và phong cách điều hành.
Có một số nhà quản lý rất chú trọng đến việc lập BCTC, luôn đảm bảo hoàn thành kế hoạch đã đề ra, chấp nhận những hoạt động kinh doanh có mức rủi ro cao nhưng cũng sẽ mang lại mức lợi nhuận tương ứng.