Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Khóa luận tốt nghiệp tập trung nghiên cứu đề tài "Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Thép Thảo Chúc", thuộc chuyên ngành Kế toán doanh nghiệp. Trong cơ chế thị trường, chính sách tiền lương và quản lý chi phí nhân công là nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sản xuất kinh doanh, khả năng cạnh tranh và năng suất của người lao động. Đối với doanh nghiệp, tiền lương là yếu tố cấu thành chi phí và giá thành; đối với người lao động, đây là nguồn thu nhập chính bảo đảm đời sống và tái tạo sức lao động. Do đó, việc hạch toán chính xác, đầy đủ và kịp thời các nghiệp vụ tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp có ý nghĩa thiết thực trong quản lý tài chính doanh nghiệp.
- Mục tiêu nghiên cứu: Nghiên cứu thực trạng công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại đơn vị; tiến hành đối chiếu giữa lý luận kế toán với thực tiễn thực hiện, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Thép Thảo Chúc.
- Nhiệm vụ nghiên cứu:
- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp.
- Phân tích đặc điểm tổ chức hoạt động, bộ máy quản lý và tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH ĐT TM Thép Thảo Chúc.
- Phản ánh chi tiết thực trạng công tác kế toán tiền lương, hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán và quy trình kiểm soát nội bộ tại đơn vị trong kỳ khảo sát.
- Đưa ra các nhận xét, đánh giá ưu điểm, hạn chế và đề xuất giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương tại doanh nghiệp.
- Đối tượng nghiên cứu: Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp.
- Phạm vi nghiên cứu:
- Không gian: Tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Thép Thảo Chúc (Số 410 Quốc Lộ 1A, Phường Bình Hưng Hòa B, Quận Bình Tân, TP. Hồ Chí Minh).
- Thời gian: Số liệu khảo sát từ ngày 01/01/2021 đến ngày 31/03/2021 (Quý 1 năm 2021).
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khung lý thuyết và cơ sở pháp lý
Khóa luận vận dụng hệ thống lý luận kế toán tài chính doanh nghiệp và hệ thống văn bản quy phạm pháp luật hiện hành của Nhà nước:
- Chế độ kế toán: Áp dụng hệ thống tài khoản, chứng từ và hình thức sổ Nhật ký chung theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.
- Văn bản pháp luật về lao động và bảo hiểm: Bộ luật Lao động, Luật Công đoàn (Khoản 2 Điều 26), Nghị định số 191/2013/NĐ-CP của Chính phủ quy định về việc trích nộp kinh phí công đoàn.
- Hệ thống tài khoản chủ yếu:
- Tài khoản 334 – Phải trả người lao động: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán tiền lương, tiền công, phụ cấp, tiền thưởng cho người lao động.
- Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác: Gồm các tài khoản cấp hai như TK 3382 (Kinh phí công đoàn), TK 3383 (Bảo hiểm xã hội), TK 3384 (Bảo hiểm y tế), TK 3386 (Bảo hiểm thất nghiệp).
- Các tài khoản chi phí và đối ứng liên quan: TK 641 (Chi phí bán hàng), TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp), TK 622, TK 623, TK 627, TK 111 (Tiền mặt), TK 112 (Tiền gửi ngân hàng), TK 3335 (Thuế thu nhập cá nhân).
- Quy định tỷ lệ trích nộp theo lương:
- Trích vào chi phí doanh nghiệp (21,5%): BHXH 17,5%, BHYT 3%, BHTN 1% (chưa tính 2% KPCĐ).
- Khấu trừ vào lương người lao động (10,5%): BHXH 8%, BHYT 1,5%, BHTN 1%.
Phương pháp nghiên cứu
Tác giả sử dụng các phương pháp nghiên cứu thực tiễn trong công tác kế toán:
- Phương pháp thu thập tài liệu và ghi chép: Sử dụng bảng chấm công, phiếu lương, bảng thanh toán lương, phiếu chi, sổ nhật ký chung, sổ cái và báo cáo tài chính của phòng kế toán.
- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Trao đổi với kế toán trưởng, kế toán tiền lương và các nhân viên liên quan để tìm hiểu quy trình luân chuyển chứng từ và chi trả lương.
- Phương pháp tổng hợp, so sánh và đối chiếu: Tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đối chiếu giữa số liệu chứng từ gốc với sổ chi tiết và sổ cái; so sánh thực tế thực hiện tại đơn vị với các quy định của pháp luật kế toán hiện hành.
Nguồn dữ liệu
Dữ liệu sử dụng trong khóa luận gồm dữ liệu thứ cấp từ hồ sơ pháp lý, báo cáo tài chính năm 2019–2020 và hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán tiền lương Quý 1 năm 2021 do Công ty TNHH ĐT TM Thép Thảo Chúc cung cấp.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Giới thiệu chung về Công ty TNHH ĐT TM Thép Thảo Chúc
Chương 1 cung cấp tổng quan về quá trình hình thành, cơ cấu tổ chức và tình hình tài chính của doanh nghiệp:
- Thông tin pháp lý: Thành lập ngày 29/03/2018 theo Giấy phép kinh doanh số 0314953726, do Chi cục Thuế Quận Bình Tân quản lý. Đại diện pháp luật là bà Trần Thị Chúc. Ngành nghề kinh doanh gồm thép hộp, thép hình, thép ống, thép tấm, sắt thép xây dựng, xà gồ, phụ kiện, sản xuất ống thép phế liệu và tham gia đấu giá công trình xây dựng.
- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: Gồm 4 bộ phận trực thuộc: Phòng Giám đốc, Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán và Phòng Hành chính Nhân sự.
- Tổ chức bộ máy kế toán: Thực hiện theo mô hình kế toán tập trung với nhân sự gồm Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán lương và các khoản trích theo lương, Thủ quỹ.
- Chính sách kế toán áp dụng: Áp dụng Thông tư 200/2014/TT-BTC; hình thức ghi sổ Nhật ký chung; đơn vị tiền tệ là Đồng Việt Nam (VND); tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; hàng tồn kho hạch toán theo giá mua thực tế và phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO); trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng; niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12.
| Chỉ tiêu tài chính |
Năm 2019 (VND) |
Năm 2020 (VND) |
Chênh lệch 2020/2019 (VND) |
| Doanh thu bán hàng và CCDV |
113.000 |
131.814 |
+18.814 |
| Giá vốn hàng bán |
94.000 |
114.949 |
+20.949 |
| Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế |
113.000 |
120.546 |
+7.546 |
| Lợi nhuận sau thuế TNDN |
- |
96.237 |
- |
(Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh do công ty cung cấp)
- Định hướng phát triển: Giai đoạn 2021–2023 tập trung khai thác thị trường trong nước, mở rộng mạng lưới bán lẻ và nhà phân phối; giai đoạn 2023–2025 đa dạng hóa sản phẩm và hướng tới liên doanh, liên kết mở rộng quy mô.
Chương 2: Những vấn đề lý luận cơ bản về tiền lương và các khoản trích theo lương của doanh nghiệp
Chương 2 trình bày có hệ thống các nguyên lý kế toán liên quan đến lao động và tiền lương:
- Khái niệm và bản chất: Tiền lương là phần thù lao lao động biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động căn cứ vào thời gian, khối lượng và chất lượng công việc theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động. Các khoản trích theo lương gồm: BHXH (trợ cấp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí), BHYT (thanh toán viện phí, khám chữa bệnh), BHTN (trợ cấp khi mất việc làm) và KPCĐ (phục vụ hoạt động công đoàn tại cơ sở).
- Các hình thức trả lương:
- Lương theo thời gian: Gồm lương thời gian giản đơn (tính theo tháng, ngày, tuần, giờ) và lương thời gian có thưởng hoặc theo hiệu quả công việc. Công thức lương ngày:
$$\text{Lương ngày} = \frac{\text{Tiền lương cơ bản của tháng}}{\text{Số ngày làm việc theo quy định của 01 tháng}}$$
- Lương theo sản phẩm: Trả theo khối lượng sản phẩm hoàn thành đạt tiêu chuẩn nghiệm thu (trực tiếp, gián tiếp, có thưởng, lũy tiến).
- Tiền lương nghỉ phép: Trích trước chi phí lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất vào giá thành.
- Phương pháp hạch toán và kiểm soát nội bộ: Nêu rõ kết cấu TK 334, TK 338; sơ đồ hạch toán tổng hợp và nhận diện các rủi ro kiểm soát nội bộ trong quy trình tiền lương (rủi ro xác định mức lương, rủi ro chấm công - tính lương, rủi ro chi trả lương và rủi ro báo cáo biến động nhân sự).
Chương 3: Thực trạng tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH ĐT TM Thép Thảo Chúc
Chương 3 đi sâu vào quy trình thực tế phát sinh tại đơn vị trong Quý 1 năm 2021:
- Đặc điểm tiền lương tại công ty: Công ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian cho toàn bộ người lao động. Quy định ngày công làm việc trong năm là 312 ngày (26 ngày/tháng). Chế độ làm thêm giờ áp dụng: trả 150% lương cơ bản khi làm thêm ngày thường, trả 300% lương cơ bản khi làm vào ngày nghỉ lễ, tết. Công ty có phụ cấp ăn trưa; không thực hiện trích nộp Kinh phí công đoàn (KPCĐ).
- Hệ thống chứng từ và tài khoản kế toán sử dụng:
- Chứng từ: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Phiếu lương nhân viên, Phiếu chi tiền mặt (PC03/127), Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm.
- Tài khoản: TK 334, TK 3383 (BHXH), TK 3384 (BHYT), TK 3386 (BHTN), TK 641, TK 642, TK 111.
- Sổ sách: Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 334, Sổ chi tiết TK 3383, 3384, 3386.
- Quy trình tính và chi trả lương:
- Bước 1: Nhận bảng chấm công hàng ngày từ các trưởng phòng ban, cuối tháng tổng hợp ngày công thực tế và ngày nghỉ.
- Bước 2: Kế toán lương lập Bảng thanh toán lương tổng hợp cho toàn công ty, trình Kế toán trưởng kiểm tra và Giám đốc phê duyệt.
- Bước 3: Lập và in phiếu lương chi tiết cho từng cá nhân. Ví dụ minh họa tháng 03/2021 đối với nhân viên Vương Thị Thúy Hằng: Ngày công thực tế 26 ngày; Lương thời gian quy định: 9.000đ; Lương ngày công: 365.000đ; Lương đóng BHXH: 4.000đ; Tổng lương (gồm phụ cấp): 10.000đ; Khấu trừ BHXH: 4.294đ; Lương thực nhận: 10.413đ (số liệu trích xuất theo tài liệu minh họa của khóa luận).
- Bước 4: Kế toán tổng hợp lập Phiếu chi và chuyển cho Thủ quỹ chi trả lương trực tiếp bằng tiền mặt.
- Quy trình ghi sổ kế toán: Cuối tháng, kế toán lập Bảng phân bổ tiền lương và trích BHXH, BHYT, BHTN với tỷ lệ tổng cộng 32% (doanh nghiệp chịu 21,5% tính vào TK 641, 642; khấu trừ vào lương người lao động 10,5% ghi Nợ TK 334). Lập các phiếu hạch toán, ghi vào Sổ Nhật ký chung và kết chuyển sang Sổ Cái TK 334 cùng các sổ chi tiết bảo hiểm.
- Công tác kiểm soát nội bộ: Ban Giám đốc trực tiếp duyệt lương; Bảng chấm công được đối chiếu giữa máy chấm công và sổ theo dõi; tách biệt giữa nhân viên kế toán lương và thủ quỹ chi tiền; thủ quỹ lưu trữ riêng một bản ký nhận lương để đối chiếu khi có thắc mắc.
Chương 4: Nhận xét và kiến nghị
Dựa trên kết quả khảo sát, tác giả đưa ra các đánh giá và giải pháp:
- Đánh giá chung:
- Thuận lợi: Bộ máy kế toán gọn nhẹ, phân công nhiệm vụ cụ thể; đội ngũ nhân viên có trình độ cao đẳng, đại học; chứng từ được kiểm tra, đối chiếu và lưu trữ cẩn thận theo năm tài chính; tuân thủ đúng tỷ lệ trích các loại bảo hiểm bắt buộc theo quy định.
- Khó khăn, tồn tại: Chưa xây dựng được quy chế thưởng rõ ràng để tạo động lực cho nhân viên; phương thức chi trả lương vẫn dùng tiền mặt qua thủ quỹ tiềm ẩn rủi ro kiểm quỹ và mất thời gian; công ty chưa thực hiện trích nộp Kinh phí công đoàn theo luật định; quy trình kế toán lương còn xử lý thủ công bằng bảng tính Excel, chưa tích hợp phần mềm kế toán chuyên dụng đồng bộ.
- Hệ thống kiến nghị hoàn thiện:
- Thanh toán lương qua thẻ ngân hàng (ATM): Giảm áp lực tiền mặt cho thủ quỹ, hạn chế rủi ro thất thoát, bảo đảm tính an toàn và bảo mật thu nhập cho nhân viên.
- Xây dựng quy chế khen thưởng theo 3 mức đánh giá:
- Loại 1 (Thưởng 30% lương cơ bản): Hợp đồng lao động trên 2 năm, đủ 26 ngày công, trực ngày lễ, hỗ trợ phòng ban, đóng góp ý kiến giúp đạt trên 100% mục tiêu doanh số.
- Loại 2 (Thưởng 25% lương cơ bản): Hợp đồng lao động từ 2 năm, đủ 26 ngày công, hỗ trợ phòng ban, đóng góp ý kiến giúp đạt trên 75% doanh số.
- Loại 3 (Thưởng 10% lương cơ bản): Hợp đồng lao động từ 2 năm, đủ 26 ngày công, hỗ trợ phòng ban, đóng góp ý kiến giúp đạt trên 55% doanh số.
- Định khoản tiền thưởng: Ghi Nợ TK 641, 642 / Có TK 334.
- Trích lập Kinh phí công đoàn (KPCĐ): Thực hiện trích 2% trên tổng quỹ lương theo đúng Điều 4 Nghị định 191/2013/NĐ-CP và Điều 26 Luật Công đoàn để tính vào chi phí quản lý kinh doanh (Nợ TK 641, 642 / Có TK 3382).
- Ứng dụng phần mềm kế toán: Áp dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp (như MISA SME.NET 2017) để tự động hóa tính lương, phân bổ chi phí bảo hiểm, hạn chế sai sót và cung cấp báo cáo nhanh chóng cho Ban Giám đốc.
Kết quả và đóng góp
- Kết quả nghiên cứu thực tiễn: Khóa luận đã phản ánh chi tiết toàn bộ quy trình hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại một doanh nghiệp thương mại ngành thép. Minh họa đầy đủ hệ thống chứng từ (bảng chấm công, bảng thanh toán lương, phiếu chi), mẫu sổ Nhật ký chung và sổ chi tiết các tài khoản 334, 3383, 3384, 3386 trong Quý 1/2021.
- Phát hiện những điểm chưa phù hợp: Chỉ ra việc doanh nghiệp chưa trích 2% Kinh phí công đoàn theo quy định của Nghị định 191/2013/NĐ-CP và chưa chuyển đổi sang hình thức chi trả qua tài khoản ngân hàng.
- Đóng góp của đề tài: Xây dựng phương án phân loại tiêu chí khen thưởng 3 cấp bậc gắn liền với thâm niên và hiệu quả doanh số; thiết kế quy trình hạch toán KPCĐ và đề xuất lộ trình tin học hóa công tác kế toán tiền lương bằng phần mềm MISA SME.NET.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế: Phạm vi số liệu thực tế của đề tài chỉ giới hạn trong Quý 1 năm 2021 (từ 01/01/2021 đến 31/03/2021) tại một doanh nghiệp thương mại có quy mô vừa và nhỏ; chưa phân tích sâu biến động quỹ lương qua các năm tài chính dài hạn hoặc tác động của chính sách thuế TNCN phức tạp.
- Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu số liệu cả năm tài chính; đánh giá hiệu quả kinh tế của chính sách tiền lương mới sau khi áp dụng quy chế thưởng và phần mềm kế toán tự động; khảo sát thêm công tác kế toán tiền lương tại các doanh nghiệp có hoạt động gia công, sản xuất kết cấu thép phức tạp.
Giá trị tham khảo
- Đối tượng tham khảo:
- Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán và Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận, báo cáo thực tập tốt nghiệp về mảng kế toán tiền lương.
- Kế toán viên tại các doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ cần tài liệu mẫu về quy trình luân chuyển chứng từ, bảng phân bổ tiền lương và trích bảo hiểm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
- Nội dung giá trị: Hệ thống sơ đồ hạch toán, mẫu bảng chấm công, bảng phân bổ tiền lương và quy trình kiểm soát nội bộ chứng từ lương tại Chương 3; tiêu chí xây dựng thang bảng thưởng và căn cứ trích lập KPCĐ tại Chương 4.
Câu hỏi thường gặp
1. Công ty Thép Thảo Chúc áp dụng hình thức trả lương nào và quy định ngày công chuẩn ra sao?
Công ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian dựa trên bảng chấm công hàng ngày cho tất cả các phòng ban. Quy định số ngày làm việc chuẩn là 26 ngày/tháng (312 ngày/năm trên tổng số 360 ngày quy ước). Làm thêm giờ được trả 150% lương cơ bản vào ngày thường và 300% vào ngày nghỉ lễ, tết.
2. Tỷ lệ trích các khoản theo lương thực tế tại doanh nghiệp được thực hiện như thế nào?
Doanh nghiệp trích nộp bảo hiểm với tổng tỷ lệ 32%, trong đó:
- Doanh nghiệp chịu 21,5% tính vào chi phí kinh doanh (BHXH 17,5%, BHYT 3%, BHTN 1%).
- Người lao động chịu 10,5% khấu trừ trực tiếp vào lương (BHXH 8%, BHYT 1,5%, BHTN 1%). Doanh nghiệp chưa trích 2% Kinh phí công đoàn.
3. Vì sao tác giả kiến nghị công ty phải thực hiện trích lập Kinh phí công đoàn?
Căn cứ Khoản 2 Điều 26 Luật Công đoàn và Điều 4 Nghị định 191/2013/NĐ-CP, mọi doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế hoạt động theo Luật Doanh nghiệp đều là đối tượng bắt buộc đóng kinh phí công đoàn với mức 2% trên tổng quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH, không phân biệt doanh nghiệp đã thành lập công đoàn cơ sở hay chưa.
4. Quy trình thanh toán và ghi sổ kế toán tiền lương tại công ty gồm những bước nào?
Quy trình gồm 4 bước chính:
- Nhận và kiểm tra đối chiếu bảng chấm công cuối tháng.
- Kế toán lương lập Bảng thanh toán lương trình Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
- Lập phiếu lương chi tiết cho từng người lao động.
- Lập phiếu chi tiền mặt để thủ quỹ chi trả, sau đó kế toán tổng hợp lập bảng phân bổ, phiếu hạch toán để ghi vào Sổ Nhật ký chung và các Sổ Cái, Sổ chi tiết TK 334, TK 338.
5. Đề xuất quy chế khen thưởng tại công ty được chia thành những mức nào?
Tác giả đề xuất 3 mức xét thưởng hàng tháng dựa trên thời gian hợp đồng lao động (trên 2 năm), làm đủ 26 công và mức độ đóng góp doanh số:
- Mức 1: Thưởng 30% lương cơ bản (đạt trên 100% doanh số mục tiêu).
- Mức 2: Thưởng 25% lương cơ bản (đạt trên 75% doanh số mục tiêu).
- Mức 3: Thưởng 10% lương cơ bản (đạt trên 55% doanh số mục tiêu).
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Huỳnh Lê Hoàng Quyên đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận và phản ánh chi tiết thực trạng công tác kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH ĐT TM Thép Thảo Chúc theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Công trình đã làm rõ quy trình lập chứng từ, ghi sổ Nhật ký chung, theo dõi tài khoản 334, 338 cũng như cơ chế kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp trong Quý 1 năm 2021. Trên cơ sở chỉ ra các hạn chế về phương thức trả lương tiền mặt, thiếu trích lập KPCĐ và xử lý thủ công bằng Excel, tác giả đã đề xuất 4 nhóm giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác kế toán và quản trị nhân sự tại đơn vị.
